Mẫu checklist tổ chức sự kiện mà dân event chuyên nghiệp sử dụng
Tổ chức sự kiện là một quy trình chuyên nghiệp và bao gồm nhiều yếu tố như ngân sách, nguồn lực, tính chất chương trình,… Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo chi tiết và kỹ lưỡng. Mẫu checklist tổ chức sự kiện chi tiết được HCMC Events chia sẻ dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thành công chương trình. Mời quý bạn đọc cùng theo dõi!
Tổng quan về checklist tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là hoạt động phổ biến và đóng vai trò quan trọng tại hầu hết các công ty, doanh nghiệp. Để thực hiện một chương trình thành công, đáng nhớ, bạn cần có một checklist thật chi tiết và logic.
Checklist tổ chức sự kiện là gì?
Checklist tổ chức sự kiện là một danh sách tổng quan các công việc, nhiệm vụ cần hoàn thành trong quy trình thực hiện chương trình. Checklist này thường bao gồm các giai đoạn từ trước đến sau sự kiện. Lập danh sách các đầu việc chi tiết sẽ giúp ban tổ chức làm việc chuyên nghiệp hơn, dễ dàng kiểm soát các đầu mục một cách rõ ràng.
Lợi ích của việc lập checklist sự kiện
- Kiểm soát quy trình tổ chức sự kiện: Checklist giúp bạn theo dõi tiến độ và đảm bảo không có hạng mục nào bị bỏ sót. Ví dụ, checklist tổ chức sự kiện có thể liệt kê các công việc cụ thể như: chuẩn bị sự kiện, đặt lịch với diễn giả, bố trí chỗ ngồi cho khách mời,… Bằng cách tick vào các đầu mục đã hoàn thành, bạn có thể kiểm soát quy trình tổ chức được tốt hơn.
- Nâng cao tính tổ chức và hiệu suất công việc: Nhờ có checklist sự kiện, bạn có thể sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên, quy định deadline và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho nhân sự. Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo mọi người đều biết rõ công việc của mình.
- Tiết kiệm thời gian và các tài nguyên khác: Với checklist tổ chức sự kiện, bạn sẽ không còn quên mất hoặc bỏ soát những đầu việc quan trọng. Chúng sẽ giúp bạn theo dõi quy trình theo từng bước một, điều này vừa giúp bạn tối ưu thời gian vừa tránh lãng phí các nguồn tài nguyên khác như nhân sự, tiền bạc,…
Các công cụ checklist mà dân sự kiện chuyên nghiệp thường dùng
Excel hoặc Google Sheets: Bạn có thể dễ dàng tạo checklist tổ chức sự kiện gồm số thứ tự, công việc, mô tả chi tiết, deadline, người (team) phụ trách, trạng thái hoàn thành và ghi chú trên các công cụ này. Sau đó sử dụng các định dạng và màu sắc để phân loại hoặc tạo sự tương phản giữa các cột để làm nổi bật các công việc quan trọng.
Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp: Đây là những công cụ có tính năng tạo nhanh danh sách công việc, phân công, theo dõi tiến độ, trò chuyện và làm việc nhóm rất được các công ty sự kiện ưa chuộng: Notion, Asana, Trello, OneNote, Jira, Monday, Basecamp,…
Ứng dụng di động: Với những ứng dụng trên điện thoại, bạn cũng có thể tạo các checklist tổ chức sự kiện bất kỳ lúc nào và nơi đâu chỉ cần có internet: Todoist, Any.do, Microsoft To Do, Google Keep,…
Mẫu checklist sự kiện có sẵn: Nếu bạn không muốn tự tạo hoàn toàn checklist, thì vẫn có thể tìm kiếm và chỉnh sửa các mẫu có sẵn trên mạng. Những mẫu này thường được thiết theo cấu trúc chung, bạn chỉ cần nhập các nội dung cần thiết là được.
Mẫu checklist tổ chức sự kiện tham khảo
| MẪU CHECKLIST TỔ CHỨC SỰ KIỆN THAM KHẢO | ||||
| STT | Nội dung công việc | Phụ trách | Deadline | Tình trạng |
| A. TRƯỚC SỰ KIỆN | ||||
| Chương trình kế hoạch | ||||
| 1 | Agenda tổng thể sự kiện hội thảo | |||
| 2 | Phân chia các tiểu ban, xác định mục đích, mục tiêu | |||
| 3 | Kịch bản MC hội thảo | |||
| 4 | Thuê MC, chốt kịch bản cùng MC, tổng duyệt, chạy thử chương trình | |||
| 5 | Họp nhân sự sự kiện | |||
| – Lên chi tiết các hạng mục công việc, phân công nhiệm vụ | ||||
| – Danh sách liên hệ | ||||
| 6 | Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ, chương trình trong sự kiện | |||
| Trang thiết bị | ||||
| 7 | Hoàn thiện trang trí không gian hội thảo: ghế ngồi, đồ decor, backdrop, băng rôn, sân khấu | |||
| 8 | Rà soát việc trang trí | |||
| 9 | Sơ đồ bố trí chỗ ngồi cho khách tham gia, đại biểu, ca sĩ,… | |||
| 10 | Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, phông nền,… | |||
| 11 | Thuê địa điểm tổ chức sự kiện | |||
| 12 | Liên hệ bên đặt tiệc teabreak, tiệc bàn tròn | |||
| 13 | Thuê thảm đặt dọc lối vào | |||
| 14 | Chuẩn bị nhạc nền, slide chiếu theo từng tiết mục hội thảo | |||
| 15 | Chuẩn bị pháo sáng, pháo kim tuyến (nếu cần) | |||
| Khách mời | ||||
| 16 | Lập danh sách khách mời đầy đủ thông tin | |||
| 17 | Gửi thư mời và xác nhận tham gia | |||
| 18 | Mời các cơ quan báo chí | |||
| 19 | Danh sách diễn giả chia sẻ | |||
| 20 | Thiết kế thư mời | |||
| Công tác nhân sự | ||||
| 21 | Danh sách lễ tân bao gồm: | |||
| – Lễ tân đón tiếp khách mời vòng ngoài | ||||
| – Lễ tân tiếp nhận đăng ký tham dự sự kiện của khách hàng và trao tài liệu | ||||
| – Lễ tân hướng dẫn, bố trí khách mời vào chỗ ngồi | ||||
| – Lễ tân trao hoa, quà cho khách mời | ||||
| 22 | Các nhân sự khác: | |||
| – Nắm chính sự kiện: Quản lý và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong ban tổ chức. | ||||
| – Nhân sự sự kiện: Hỗ trợ quản lý sự kiện và giúp giải quyết các vấn đề phát sinh. | ||||
| – Kỹ thuật viên: Vận hành và kiểm tra các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu và kỹ thuật khác trong sự kiện. | ||||
| – Nhân viên phục vụ: Hỗ trợ các hoạt động như dọn dẹp, phục vụ thức ăn và nước uống, hướng dẫn khách hàng | ||||
| – Bảo vệ: quản lý bãi đỗ xe và an ninh. | ||||
| – Quay phim và chụp ảnh: Ghi lại các khoảnh khắc quan trọng và chụp ảnh sự kiện để sử dụng cho mục đích quảng cáo và báo chí. | ||||
| Hạng mục hậu cần | ||||
| 23 | Đặt vé máy bay cho diễn giả | |||
| 24 | Bố trí xe đưa đón cho khách mời | |||
| 25 | Đặt phòng khách sạn lưu trú cho diễn giả (nếu cần) | |||
| 26 | Chuẩn bị bảng tên, nước uống, hoa để bàn | |||
| 27 | Quà tặng cho khách tham dự hoặc diễn giả diễn thuyết | |||
| Hạng mục truyền thông | ||||
| 28 | Chuẩn bị content đê tăng tải trên các phương tiện mạng xã hội | |||
| 29 | Thư cảm ơn sau sự kiện | |||
| 30 | Thiết kế các ấn phẩm truyền thông: backdrop, băng rôn, banner, poster sự kiện | |||
| 31 | Quay phim chụp ảnh trong sự kiện | |||
| B. TRONG NGÀY DIỄN RA SỰ KIỆN | ||||
| 32 | Điều phối lễ tân, an ninh để hướng dẫn khách mời đổ xe và di chuyển vào khu vực check in sự kiện | |||
| 33 | Kiểm tra và phân công đội ngũ thiết bị: âm thanh, ánh sáng | |||
| 34 | Trao đổi lại với MC sự kiện, ban biểu diễn văn nghệ | |||
| 35 | Điều phối lễ tân tặng quà cho khách | |||
| 36 | Kiểm tra công tác vệ sinh bên trong, bên ngoài | |||
| 37 | Điều phối nhân sự sự kiện vào đúng vị trí đã phân công | |||
| 38 | Phục vụ nước uống cho khách mời | |||
| 39 | Phát tài liệu cho khách mời | |||
| C. SAU SỰ KIỆN | ||||
| 40 | Gửi thư cảm ơn đến khách mời và diễn giả tham dự | |||
| 41 | Đưa tin về sự kiện hội nghị hội thảo | |||
| 42 | Họp rút kinh nghiệm | |||
| 43 | Tổng kết chi phí | |||
| 44 | Thực hiện thanh toán theo hợp đồng cho các bên thuê ngoài: MC, âm thanh, ánh sáng,… | |||
| 45 | Tổng dọn khu vực tổ chức hội thảo | |||
Những công việc cần có trong mẫu checklist tổ chức sự kiện
Chị Minh Anh, chuyên viên sự kiện tại HCMC Events chia sẻ: “Để tổ chức thành công bất kỳ chương trình nào, dù quy mô lớn hay nhỏ thì cũng cần có một checklist tổ chức sự kiện cụ thể và chi tiết. Đây là cơ sở để mọi người có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đảm bảo chất lượng công việc.”
Ấn định mục đích và mục tiêu tổ chức chương trình
Xác định mục đích – mục tiêu của sự kiện là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng để để xây dựng nên một checklist tổ chức sự kiện hợp lý. Đây cũng là yếu tố cần thiết giúp cho việc lựa chọn đối tượng khách mời, thiết kế chương trình, phân bố ngân sách, đo lường kết quả và tăng cường mối quan hệ với đối tác được thuận lợi hơn.
Lập danh sách khách hàng mục tiêu
Khách hàng hay nhóm công chúng muốn hướng đến là yếu tố quan trọng cần xác định sau mục tiêu chương trình. Bởi chi khi xác định đúng nhóm đối tượng này, bạn mới đưa ra được những ý tưởng, nội dung phù hợp để thu hút và khiến họ ấn tượng về sự kiện cũng như doanh nghiệp.
Xác định mức ngân sách dự kiến
Ngân sách là yếu tố cốt lõi mà dân sự kiện cần quan tâm khi lập kế hoạch tổng thể và checklist công việc. Xác định ngân sách được sử dụng là cách để bạn phân bổ các nguồn lực và mức độ ưu tiên hợp lý, tránh gây lãng phí cũng như đảm bảo mang đến hiệu quả tối đa cho chương trình.
Lựa chọn thời gian và địa điểm
- Về thời gian: Bạn nên lựa chọn thời gian sao cho phù hợp với mục đích chương trình, đối tượng tham dự sao đó mới thông báo chính xác cho khách mời.
- Về địa điểm: Nên dựa trên số lượng khách ước tính để tìm kiếm địa điểm phù hợp, khảo sát thực tế và ký hợp đồng xác nhận chi tiết.
Bố trí nhân sự
Trong bảng checklist tổ chức sự kiện cần thể hiện rõ số lượng và công việc cho các nhân sự như PG, lễ tân, quay phim, chụp hình, người điều hành, xử lý các tình huống phát sinh,…Đồng thời, trong quá trình thực hiện, nên bố trí một người quản lý chịu trách nhiệm kiểm tra và đốc thúc hoàn thành công việc.
Truyền thông về chương trình
Truyền thông là công việc không thể bỏ qua trong quá trình tổ chức sự kiện và các dạng chương trình khác. Thông qua hoạt động truyền thông, đơn vị tổ chức có thể quảng bá thông tin về event đến nhiều đối tượng khách hàng, gia tăng nhận thức về thương hiệu cũng như thu hút đông đảo mọi người tham gia.
Các phương tiện truyền thông, quảng bá được sử dụng phổ biến ngay nay có thể kể đến như:
- Đăng tin trên trang web chính và những trang web có liên quan đến ngành nghề hoặc lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
- Tận dụng sức ảnh hướng của mạng xã hội như: Facebook, Tiktok,Twitter, LinkedIn, Instagram,…
- Phát sóng trên bản tin truyền hình hoặc các đài phát thanh địa phương
- Phát triển các dịch vụ quảng cáo trực tuyến như Facebook Ads, Tik Tok Ads, Google Adwords, …
Dù lựa chọn hình thức hoặc công cụ nào, thì hoạt động truyền thông cũng cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng, các khâu thiết kế và biên tập nội dung phải được kiểm tra khắt khe trước đi truyền tin. Điều này sẽ giúp đảm bảo hiệu quả tối đa cho việc quảng bá sự kiện.
Chuẩn bị giấy phép tổ chức sự kiện và các tài liệu khác
Các hạng mục cần có giấy phép trong việc tổ chức sự kiện bao gồm: Đơn xin tổ chức, Văn hóa thông tin, Xin tuyến, bãi – bến đậu xe, Ủy ban, Cấp cứu, Cứu hỏa, Công an, Tổ chức biểu diễn, Công ty bảo vệ,….
Ngoài giấy phép tổ chức, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị thêm một số tài liệu khác để mọi việc được diễn ra suôn sẻ:
- Thông tin chi tiết về chương trình: Địa điểm, thời gian và timeline các hoạt động sẽ diễn ra.
- Tài liệu thuyết trình của các khách mời hoặc diễn giả
- Tài liệu liệu giới thiệu về công ty, brochure, poster hoặc banner để quảng bá và thu hút thêm khách hàng đăng ký tham gia.
Bố trí thiết bị sự kiện
- Hệ thống âm thanh ánh sáng: Micro, dàn loa, amply, mixer, kỹ thuật viên
- Hệ thống ánh sáng: Đèn hội trường, đèn sân khấu, đèn par,….
- Hệ thống trình chiếu: Màn hình led, máy chiếu, ấn phẩm video, powerpoint, bút chỉ, thiết bị điều khiển từ xa,…
- Media: Bố trí máy quay, chụp ảnh
- Trang trí: Backdrop, Standee, banner, photo booth, hoa để bàn đại biểu…
- Vật dụng: Bàn check-in, thảm đỏ, biển tên cho khách, vòng tay sự kiện, …
Setup tiệc và trang phục
Chuẩn bị tiệc là một phần quan trọng để khách tham dự sự kiện được thư giãn, tạo không gian để giao lưu và trao đổi với nhau một cách tự nhiên. Trong checklist tổ chức sự kiện, hạng mục setup tiệc nên được chuẩn bị dựa theo số lượng khách dự kiện, nên trình bày và phục vụ nhanh gọn, sẵn sàng các dụng cụ như đĩa, dao, thìa, khay, khăn lau,… đặc biệt khâu vệ sinh an toàn thực phẩm là vấn đề cần được chú trọng hàng đầu.
Trang phục của nhân sự cũng nên tương thích với concept sự kiện và tạo ra sự kiện kết với thương hiệu. Ngoài ra, lựa chọn trang phục cũng cần mang lại sự thoải mái cho người mặc để dễ dàng tham gia các hoạt động trong chương trình.
Báo cáo sau chương trình
Báo cáo tổng kết là bước quan trọng để đánh giá hiệu quả và rút ra những kinh nghiệm cho sự kiện tiếp theo. Bảng báo cáo nên thể hiện rõ ràng các chỉ số như số lượng khách tham dự thực tế, phát biểu của khách mời, phản hồi của khách về sự kiện, đánh giá thiết bị, nhân sự,…. để cải thiện cho những chương trình kế tiếp.
Trên đây là tổng hợp tất tần tật những thông tin về checklist tổ chức sự kiện mà HCMC Events muốn gửi đến quý bạn đọc. Mong rằng với thông tin tham khảo này, sẽ giúp bạn thực hiện được một chương trình suôn sẻ và thành công. Bên cạnh đó, nếu đang cần tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có sẵn những checklist phù hợp với nhiều loại event khác nhau, bạn vui lòng liên hệ theo thông tin sau để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.
- Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
- Website: https://hcmcevents.com/
- Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
- Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
- Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
- Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM
