Dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói tại TP.HCM

Lễ khai trương là một sự kiện quan trọng, đánh dấu sự ra mắt của một doanh nghiệp, cửa hàng, hoặc một công ty mới. Sự kiện này không chỉ là dịp để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mà còn là cơ hội để gây ấn tượng với khách hàng và đối tác. Do đó, việc sử dụng dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói tại TP.HCM sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tạo ra một sự kiện ấn tượng, chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về quy trình tổ chức lễ khai trương, từ việc lên ý tưởng đến việc thực hiện và các yếu tố quan trọng khác.

Tổ chức lễ khai trương cần chú ý những gì?

Mục đích, lý do tổ chức lễ khai trương

Lễ khai trương không chỉ đơn thuần là một nghi thức khởi đầu, mà còn mang những mục đích chiến lược rõ ràng. Đối với doanh nghiệp, đây là cơ hội để:

• Giới thiệu thương hiệu: Đưa thương hiệu mới đến gần hơn với khách hàng mục tiêu, xây dựng nhận diện và tạo dấu ấn ban đầu.
• Tạo dựng mối quan hệ: Tạo cơ hội giao lưu, kết nối với đối tác, khách hàng tiềm năng và các bên liên quan.
• Khẳng định vị thế: Chứng tỏ sự hiện diện và cam kết phát triển lâu dài của doanh nghiệp trên thị trường.

Ý tưởng và chủ đề

Một lễ khai trương thành công thường gắn liền với một ý tưởng và chủ đề rõ ràng. Ý tưởng không chỉ giúp sự kiện trở nên độc đáo mà còn phản ánh đúng bản sắc và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Ví dụ, một cửa hàng thời trang có thể chọn chủ đề “Phong cách sống đẳng cấp”, trong khi một công ty công nghệ có thể tổ chức với chủ đề “Khởi nguồn cho tương lai số”.

Thời gian và địa điểm tổ chức lễ khai trương

Địa điểm và thời gian tổ chức buổi lễ khai trương nên được chọn để phù hợp với khách mời của sự kiện. Đặc biệt đối với một số chủ doanh nghiệp có quan niệm cho rằng ngày, giờ tốt sẽ mang lại may mắn, tài lộc trong kinh doanh thì thời gian cho sự kiện càng phải được lưu ý.

Đối tượng mục tiêu

Việc lựa chọn thời gian và địa điểm phải phù hợp với đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng đến. Nếu đối tượng là khách hàng trẻ, năng động, thời gian vào buổi chiều tối tại các địa điểm trung tâm có thể là lựa chọn tối ưu. Ngược lại, với nhóm đối tượng là các doanh nhân, việc tổ chức vào buổi sáng sớm tại các trung tâm hội nghị sang trọng sẽ tạo được ấn tượng tốt hơn.

Xây dựng kịch bản

Kịch bản của lễ khai trương bao gồm nhiều phần, mỗi phần đều có ý nghĩa riêng và cần được xây dựng cẩn thận. Dưới đây là một số phần trong một sự kiện lễ khai trương:

• Lễ khai mạc: Đây là thời điểm quan trọng để bắt đầu sự kiện, nên tổ chức với sự nghiêm túc và trang trọng.
• Cắt băng khai trương: Nghi thức này không thể thiếu, nó thể hiện sự khởi đầu và mở ra cơ hội mới cho doanh nghiệp.
• Chương trình giải trí: Có thể bao gồm các tiết mục ca nhạc, múa, hoặc biểu diễn nghệ thuật để tạo không khí vui tươi, phấn khởi.
• Minigame và quà tặng: Những hoạt động này giúp tăng cường tương tác và làm cho khách mời cảm thấy thoải mái, thú vị.

Một người dẫn chương trình chuyên nghiệp sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và cuốn hút hơn. Đó là lý do doanh nghiệp nên đầu tư cho sự kiện khai trương một MC có kinh nghiệm để dẫn dắt chương trình sao cho hiệu quả nhất.

Xây dựng nội dung triển khai

Nội dung triển khai cần bám sát theo kịch bản đã định. Cần lưu ý đến việc phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần của chương trình, đảm bảo sự kiện diễn ra một cách liền mạch và thu hút.

Trong lúc buổi lễ được diễn ra, doanh nghiệp cần đảm bảo đội ngũ nhân sự hoàn thành đúng nhiệm vụ của mình: Đội ngũ tiếp đón chuyên nghiệp, hướng dẫn khách mời vào đúng khu vực; MC dẫn chương trình thu hút; Đội múa lân hoạt náo, tạo được bầu không khí cho chương trình.

Thi công và dàn dựng

Việc thi công và dàn dựng là giai đoạn quan trọng để hiện thực hóa ý tưởng. Từ việc dựng sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, cho đến trang trí không gian đều cần phải được thực hiện tỉ mỉ, chuyên nghiệp.

Các khó khăn gặp phải khi tự tổ chức lễ khai trương

Để tổ chức một sự kiện khai trương cần lưu ý rất nhiều yếu tố, một số doanh nghiệp quyết định tự tổ chức lễ khai trương, tuy nhiên có thể gặp phải một số khó khăn như:

Thiếu kinh nghiệm: Doanh nghiệp không có nhân sự có chuyên môn về lĩnh vực tổ chức sự kiện nói chung và lễ khai trương nói riêng. Do đó sẽ tốn nhiều thời gian để tìm hiểu, đôi khi không biết bắt đầu từ đâu hay cần làm những gì.

Thiếu nguồn lực: Một sự kiện khai trương để thực sự thu hút cần có một quy mô và những hoạt động đủ hiệu quả. Doanh nghiệp nếu không có đủ nhân sự, thiết bị để tổ chức một sự kiện thì sẽ không tổ chức được buổi lễ khai trương như mong muốn.

Chi phí phát sinh: Trên thực tế, lễ khai trương có nhiều yếu tố từ lớn đến nhỏ cần chi trả. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm quản lý chi phí sẽ dễ dẫn đến tình trạng chi phí vượt ngoài dự tính.

Rủi ro kỹ thuật: Doanh nghiệp lựa chọn thuê lại các thiết bị để tổ chức lễ khai trương cho mình. Tuy nhiên, các vấn đề về âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị có thể phát sinh trong quá trình tổ chức mà không kịp thời xử lý nếu không có nhân sự có chuyên môn về mặt kỹ thuật.

Tại sao nên chọn dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói?

Bởi một số khó khăn khi lựa chọn tự tổ chức lễ khai trương, doanh nghiệp quyết định tìm đến những dịch vụ chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện. Việc lựa chọn dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian và công sức: Các đơn vị chuyên tổ chức các sự kiện khai trương sẽ có một đội ngũ chuyên nghiệp sẽ lo toàn bộ quy trình từ lên kế hoạch đến thực hiện.

Giảm thiểu rủi ro: Các công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm để tổ chức một lễ khai trương suôn sẻ từ A tới Z. Không những thế, khi có rủi ro phát sinh, họ sẽ biết cách xử lý các tình huống bất ngờ.

Đảm bảo tính chuyên nghiệp: Đơn vị tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp tổ chức một buổi lễ sao cho thật thu hút. Sự kiện được tổ chức một cách chỉn chu cũng giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt với khách mời.

Tối ưu hóa chi phí: Các gói dịch vụ trọn gói thường có giá ưu đãi, minh bạch và không có chi phí phát sinh ngoài dự tính.

Báo giá các dịch vụ và chi phí đi kèm

Dịch vụ khai trương cho các doanh nghiệp bao gồm dịch vụ khai trương cửa hàng, công ty, công xưởng, chi nhánh,… Tùy theo quy mô tổ chức và gói dịch vụ mà chi phí bỏ ra cũng sẽ khác nhau. Dưới đây là một số mức chi phí để bạn đọc tham khảo:

Mức cơ bản

Giá trị: Chi phí từ 9.000.000đ

Quy mô: Từ 35 – 40 khách mời

Các hạng mục bao gồm: Trang thiết bị và vật dụng (âm thanh, đạo cụ, bàn ghế, sân khấu, backdrop), nhân sự biểu diễn, các thiết bị/dịch vụ đi kèm khác.

Mức tiêu chuẩn

Giá trị: Chi phí từ 15.000.000đ

Quy mô: Từ 40 – 100 khách mời

Các hạng mục bao gồm: Trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bàn ghế, sân khấu, backdrop, standee), đạo cụ phục vụ khai trương, tiệc teabreak, nhân sự biểu diễn, MC dẫn chương trình, các thiết bị/dịch vụ đi kèm theo yêu cầu của khách hàng.

Mức cao cấp – VIP

Giá trị: Chi phí từ 40.000.000đ

Quy mô: Lên tới 500 khách mời.

Các hạng mục bao gồm: Trang thiết bị chuyên nghiệp (âm thanh, ánh sáng, bộ đàm, bàn hình LED, sân khấu, bàn ghế, backdrop, standee), đạo cụ cho lễ khai trương, tiệc finger food, nhân sự biểu diễn, ban nhạc hoặc vũ đoàn trình diễn, ca sĩ, nhân sự media, dịch vụ thiết kế, các dịch vụ kèm theo khác theo nhu cầu của khách hàng.

Lưu ý: Các chi phí trên chỉ mang tính chất tham khảo. Tùy theo quy mô và nhu cầu của khách hàng mà một buổi lễ khai trương sẽ có những hạng mục với chi phí cụ thể. Để biết thông tin cụ thể, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ để trao đổi để nắm rõ thông tin.

Một số sự kiện khai trương nổi bật tại TP.HCM

Dưới đây là một số sự kiện khai trương nổi bật tại thành phố HCM trong những năm gần đây:

Các thiết bị, vật dụng cần thiết khi tổ chức lễ khai trương

Một số thiết bị, vật dụng cần có cho một buổi lễ khai trương bao gồm:

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng: Hệ thống loa, micro, đèn LED, đèn sân khấu.
• Sân khấu: Thiết kế và thi công sân khấu theo chủ đề.
• Backdrop: Trang trí backdrop theo yêu cầu.
• Bàn ghế: Cung cấp bàn ghế cho khách mời.
• Hạng mục trang trí: Các sản phẩm in ấn như standee, banner, backdrop; hoa và bóng bay trang trí.
• Mâm cúng khai trương: Một mâm cúng có ý nghĩa cầu cho sự khởi đầu diễn ra thuận lợi.
• Trang phục: Đồng phục cho nhân viên, MC, PG.
• Các thiết bị khác: Máy chiếu, màn hình LED, thiết bị livestream.

Sự chuẩn bị sẵn sàng các trang thiết bị, vật dụng sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức một buổi lễ khai trương suôn sẻ và tránh được rủi ro không đáng có.

Các nhân sự cần thiết cho tổ chức lễ khai trương

MC, PG, đội văn nghệ

MC và PG đóng vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt chương trình và tương tác với khách mời. Nhóm múa và nhóm nhảy sẽ tăng thêm phần sinh động cho sự kiện, tạo không khí vui tươi và sôi động.

Đội múa lân

Múa lân là một phần không thể thiếu trong lễ khai trương, mang ý nghĩa cầu chúc may mắn, thành công cho doanh nghiệp.

Ca sĩ, nghệ sĩ, KOL/KOC

Việc mời các ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng sẽ làm tăng sức hút cho sự kiện, thu hút đông đảo người tham dự và tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. Đó là lý do dạo gần đây, một số doanh nghiệp có xu hướng muốn mời các KOC/KOL để tạo sức hút cho lễ khai trương của mình.

Đội ngũ quay phim, chụp hình

Đội ngũ quay phim, chụp hình chuyên nghiệp sẽ giúp ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện, phục vụ cho công tác truyền thông và lưu giữ kỷ niệm.

Quy trình tổ chức khai trương trọn gói của HCMC Events

Quy trình tổ chức lễ khai trương trọn gói của HCMC Event bao gồm:

Khảo sát yêu cầu của khách hàng và tư vấn: Đội ngũ của HCMC Events sẽ khảo sát địa điểm, hiểu rõ yêu cầu và mục tiêu của khách hàng, sau đó tiến hành tư vấn và trao đổi phương án.

Lên kế hoạch và thiết kế lễ khai trương: Dựa trên yêu cầu của khách hàng, HCMC Events sẽ lên kế hoạch chi tiết và thiết kế sự kiện.

Tiến hành thi công, dàn dựng: HCMC Events có đội ngũ chuyên nghiệp, giúp khách hàng tiến hành thi công sân khấu, trang trí không gian, lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng.

Chạy thử và kiểm tra chương trình: Kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ hệ thống trước khi sự kiện diễn ra. Nhân sự đảm bảo rằng mọi thứ nằm trong tầm kiểm soát và tránh rủi ro không đáng có.

Triển khai sự kiện: Trong ngày tổ chức lễ khai trương, HCMC Events sẽ có một đội ngũ để điều phối toàn bộ chương trình theo kịch bản đã định.

Hậu sự kiện: Sau khi buổi lễ kết thúc, HCMC Events sẽ tiến hành tổng kết đánh giá kết quả của sự kiện, đồng thời xin ý kiến cũng như phản hồi từ khách hàng. Sau đó hai bên hoàn tất thanh toán. 

Những lưu ý khi lựa chọn công ty dịch vụ tổ chức khai trương tại TP.HCM

Khi lựa chọn dịch vụ tổ chức lễ khai trương ở TP.HCM, doanh nghiệp nên lưu ý một yếu tố sau để lựa chọn cho mình một đơn vị ưng ý:

Kinh nghiệm và độ uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ: Chọn đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là khai trương.  Đơn vị cần có khả năng giải quyết các tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện, đảm bảo rằng mọi vấn đề đều được xử lý một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Nếu tốt hơn, họ nên có danh sách khách hàng đã phục vụ và các dự án thành công trước đó.

Dịch vụ trọn gói và đa dạng: Đơn vị tổ chức sự kiện nên cung cấp dịch vụ trọn gói từ ý tưởng, thiết kế, thi công, đến quản lý sự kiện. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Khả năng sáng tạo trong mỗi sự kiện: Sự kiện khai trương cần độc đáo và ấn tượng để thu hút khách mời và tạo dấu ấn. Để đáp ứng với mong muốn của khách hàng, đơn vị tổ chức cần có khả năng sáng tạo, đưa ra ý tưởng mới lạ và phù hợp với thương hiệu của từng doanh nghiệp.

Quy trình làm việc chuyên nghiệp, minh bạch: Đơn vị tổ chức sự kiện nên có quy trình làm việc rõ ràng, từ việc lập kế hoạch, chuẩn bị cho đến thực hiện và đánh giá sau sự kiện. Điều này giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và không có sai sót. Bên cạnh đó, sự minh bạch là yếu tố cần có để doanh nghiệp tránh những đơn vị cung cấp có nhiều chi phí ẩn và phát sinh thêm.

Đơn vị có các mối quan hệ với các đối tác khác: Một đơn vị tổ chức sự kiện có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, nghệ sĩ, MC, và các dịch vụ phụ trợ khác sẽ giúp sự kiện của bạn được thực hiện nhanh chóng và chất lượng hơn.

Tại sao nên chọn HCMC Events làm công ty tổ chức khai trương tại TP.HCM

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HCMC Events tự hào là đối tác tin cậy, chuyên nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện khai trương tại TP.HCM. Dưới đây là những lý do chính mà doanh nghiệp nên chọn HCMC Events làm công ty tổ chức lễ khai trương cho của mình:

Kinh nghiệm lâu đời

HCMC Events có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đơn vị hiểu rõ những yếu tố quan trọng để tạo nên một sự kiện ấn tượng. Từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế sân khấu, đến việc quản lý thời gian và nhân sự, mọi thứ đều được chúng tôi chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất.

Tổ chức nhiều chương trình lớn (sự kiện trong nước và ngoài nước)

Không chỉ giới hạn trong các sự kiện khai trương nhỏ lẻ, HCMC Events còn có kinh nghiệm tổ chức nhiều chương trình lớn, từ các sự kiện trong nước đến các sự kiện quốc tế. Chúng tôi đã hợp tác với nhiều thương hiệu lớn, tổ chức các lễ khai trương quy mô tại những địa điểm sang trọng hay các showroom của những thương hiệu nổi tiếng. 

Chuyên nghiệp với slogan đặc trưng

Sự chuyên nghiệp của HCMC Events được thể hiện qua slogan đặc trưng “Chất lượng làm nên danh tiếng”. Mỗi sự kiện mà chúng tôi tổ chức đều mang đậm dấu ấn riêng, phù hợp với yêu cầu và mong muốn của khách hàng. Đội ngũ nhân viên của HCMC Events không chỉ giàu kinh nghiệm mà còn luôn sáng tạo, linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp tối ưu.

Đầy đủ các công ty con phụ trách từ trang thiết bị đến nhân sự

Một trong những ưu điểm nổi bật của HCMC Events là sự đa dạng và đầy đủ về các dịch vụ hỗ trợ. Đơn vị có các công ty con phụ trách từ việc cung cấp trang thiết bị, âm thanh ánh sáng, đến việc cung cấp nhân sự chuyên nghiệp như MC, nhóm múa lân, nhóm nhảy, PG, ca sĩ, nghệ sĩ… Điều này giúp HCMC Events có thể kiểm soát chất lượng dịch vụ tốt nhất, đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được đáp ứng một cách hoàn hảo, đồng thời tối ưu hóa chi phí.

Hệ thống kho bãi rộng, luôn luôn có sẵn và sẵn sàng

Với hệ thống kho bãi rộng rãi, HCMC Events luôn có sẵn các thiết bị cần thiết để phản ứng nhanh chóng trước mọi yêu cầu của khách hàng, dù là những yêu cầu gấp rút nhất. Hệ thống kho bãi rộng lớn cũng giúp chúng tôi dễ dàng quản lý và vận chuyển thiết bị đến bất kỳ địa điểm nào tại TP.HCM, đảm bảo sự kiện của bạn được tổ chức một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Hợp đồng chi tiết từng thành phần

HCMC Events cung cấp hợp đồng chi tiết từng thành phần, giúp khách hàng nắm rõ các hạng mục dịch vụ, chi phí và trách nhiệm của hai bên. Việc này không chỉ giúp tránh các hiểu lầm không đáng có mà còn đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách hàng. Với HCMC Events, mọi điều khoản đều được quy định rõ ràng và minh bạch.

Việc tổ chức một lễ khai trương thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chuyên nghiệp. Dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói của HCMC Events sẽ giúp doanh nghiệp của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, ấn tượng. Hãy liên hệ với HCMC Event ngay hôm nay để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất cho sự kiện khai trương của bạn.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HCMC EVENTS

• Tel: 0913 199 866 – 0989 496 239
• Website: https://hcmcevents.com/
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM