Dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói tại TPHCM

Tổ chức hội nghị là một hoạt động quan trọng, mang nhiều ý nghĩa đối với doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Đây được coi là dịp để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm cũng như củng cố quan hệ giữa các bên tham gia. Vì tính chất trang trọng của hội nghị mà khâu tổ chức cần phải được thực hiện chỉn chu. Các tổ chức, doanh nghiệp có xu hướng tìm đến đơn vị chuyên tổ chức các hội nghị, hội thảo nhằm thay họ tổ chức một chương trình thành công.

Bài viết cung cấp cho bạn đọc một số chi phí liên quan tới dịch vụ tổ chức hội nghị cũng như các hạng mục mà HCMC Events đem lại cho khách hàng để thực hiện tổ chức một chương trình hội nghị diễn ra tốt đẹp.

Hội nghị là gì? 

Hội nghị là một cuộc họp hoặc sự kiện có quy mô lớn, nơi mà các chuyên gia, nhà nghiên cứu, doanh nhân hoặc những người có mối quan tâm chung đến từ nhiều nơi khác nhau cùng tập trung lại để thảo luận, trình bày và trao đổi về các chủ đề, lĩnh vực cụ thể. Hội nghị thường được tổ chức theo lịch trình rõ ràng, với các phiên họp, bài thuyết trình, và thảo luận về các vấn đề quan trọng trong lĩnh vực đó.

Hội nghị thường có sự tham gia của nhiều người và được tổ chức định kỳ. Hội nghị có thể hàng năm nhằm tạo ra cơ hội thường xuyên để các thành viên trong cộng đồng cùng nhau gặp gỡ và thảo luận. Một số loại hình hội nghị bao gồm: Hội nghị tổng kết năm, hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển, hội nghị khách hàng.

Các loại chi phí tổ chức hội nghị

Tổ chức một hội nghị là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý chi phí một cách hiệu quả. Các loại chi phí liên quan đến tổ chức hội nghị có thể chia thành nhiều loại khác nhau dựa trên tính chất và mục đích. Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về các loại chi phí phổ biến khi tổ chức một hội nghị.

Chi phí thuê địa điểm

Chi phí thuê địa điểm là một trong những khoản chi phí lớn nhất khi tổ chức hội nghị. Địa điểm tổ chức phải phù hợp với quy mô và tính chất của sự kiện, có thể bao gồm khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng hoặc các khu vực ngoài trời.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê địa điểm bao gồm:

• Quy mô hội nghị: Số lượng khách tham dự và diện tích địa điểm cần thuê.
• Thời gian thuê: Thời gian diễn ra hội nghị diễn ra trong bao lâu (một ngày, vài ngày hay một tuần).
• Vị trí địa lý: Địa điểm ở trung tâm thành phố thường có chi phí cao hơn so với vùng ngoại ô.

Chi phí thiết bị cho dịch vụ tổ chức hội nghị

Các loại thiết bị là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ hội nghị nào, bao gồm âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình, thiết bị dịch thuật,…. Các thiết bị này không chỉ giúp truyền tải thông tin mà còn tạo ra một trải nghiệm tốt hơn cho người tham dự.

Nếu hội nghị được tổ chức tại các địa điểm không có sẵn thiết bị thì đơn vị tổ chức cần phải thuê từ các công ty cung cấp dịch vụ. Một quy mô tổ chức hội nghị càng lớn thì càng cần sự chuẩn bị chỉn chu cho hạng mục thiết bị. Bên cạnh đó, chi phí cho kỹ thuật viên cài đặt và vận hành thiết bị trong suốt sự kiện cũng rất cần thiết. 

Chi phí nhân sự

Một hội nghị cần có những nhân sự có chuyên môn trong lĩnh vực vận hành để đảm bảo mọi thứ nằm trong tầm kiểm soát. Đây là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo sự thành công của hội nghị. Nhân sự bao gồm những người làm công tác tổ chức, điều phối, và hỗ trợ kỹ thuật.

Ngoài ra, những nhân sự được điều phối để phục vụ cho một hội nghị khác cũng quan trọng không kém. Nhân sự sự kiện bao gồm: MC, PG/PB, đội ngũ quay chụp – media, nhân sự cho hạng mục trang trí, sắp xếp và phục vụ khác. Chi phí cho nhân sự còn phụ thuộc vào yếu tố về kinh nghiệm và thương hiệu cá nhân của họ. Ví dụ một MC có nhiều năm kinh nghiệm thì chi phí chi trả sẽ cao hơn so với một MC mới vào nghề.

Chi phí quà tặng cho khách mời

Một số hội nghị có tính chất tri ân khách hàng như hội nghị khách hàng thì phần quà tặng cần phải được chuẩn bị cẩn thận. Việc lựa chọn quà tặng phụ thuộc vào ngân sách, đặc điểm của khách mời và mục tiêu của hội nghị. Đó có thể là những món quà nho nhỏ mang tính kỷ niệm hay sản phẩm của chính doanh nghiệp muốn gửi tới khách hàng của mình.

Nếu quà tặng được đặt hàng riêng với logo hoặc thông điệp của hội nghị, cần phải tính đến chi phí sản xuất và thiết kế. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí này bao gồm số lượng, chất liệu, và độ phức tạp của quà tặng.

Chi phí ăn uống và đi lại

Chi phí ăn uống là một phần quan trọng trong bất kỳ hội nghị nào để tạo nên không gian giao lưu và kết nối giữa các người tham dự. Chi phí này bao gồm các bữa ăn, đồ uống, tiệc đứng, teabreak hoặc tiệc giao lưu. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí ăn uống và giải trí bao gồm số lượng và chất lượng bữa ăn. Số lượng người tham gia lớn và thực đơn cao cấp sẽ có chi phí cao hơn.

Chi phí vận chuyển và đi lại bao gồm chi phí di chuyển của người tham dự và diễn giả đến địa điểm tổ chức hội nghị. Chi phí này bao gồm vé máy bay, tàu hỏa, xe buýt hoặc xe ô tô tùy theo nơi tổ chức hội nghị và điểm đón của khách mời.

Chi phí in ấn tài liệu

In ấn tài liệu là một phần quan trọng giúp cung cấp thông tin cần thiết và tạo ấn tượng chuyên nghiệp đối với khách mời. Chi phí in ấn và tài liệu là các chi phí liên quan đến việc sản xuất và in ấn tài liệu hội nghị về thông tin chương trình, thống kê số liệu và các tài liệu quảng cáo. 

Các loại chi phí này bao gồm chi phí cho việc thiết kế và biên tập các tài liệu và chi phí cho việc in ấn. Chi phí in ấn tài liệu có thể dao động tùy thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng, chất lượng in ấn, và loại tài liệu cần in. 

Chi phí khác

Ngoài các chi phí trên, còn có một số chi phí khác liên quan đến tổ chức hội nghị như: 

• Chi phí xin giấy phép tổ chức và bảo hiểm sự kiện
• Chi phí cho khâu quản truyền thông, quảng cáo
• Thiết lập cho phần đăng ký tham gia hoặc khảo sát khách mời
• Dự phòng cho các chi phí phát sinh không dự đoán trước

Mục đích của việc tổ chức hội nghị

Tùy vào từng loại hình hội nghị sẽ có mục đích cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung đều có những mục đích chính sau:

+ Tạo sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.

+ Giao lưu, gặp gỡ với giới truyền thông, đối tác, cơ quan công quyền.

+ Phát triển nhiều mối quan hệ bền vững.

+ Nâng cao cái nhìn của đối tác, khách hàng về thương hiệu, hình ảnh của doanh nghiệp.

Các loại tổ chức hội nghị

Hiện nay có rất nhiều loại hình tổ chức hội nghị, tùy vào mục đích mà chúng ta tổ chức cho phù hợp. Dưới đây là 7 loại hình tổ chức phổ biến tại thành phố Hồ Chí Minh mà bạn nên tham khảo:

Hội nghị thượng đỉnh

Hội nghị thượng đỉnh là hội nghị cấp cao với sự tham dự của các nguyên thủ quốc gia, lãnh đạo cấp cao, nguyên thủ quốc tế,… họp bàn về sự phát triển bền vững của đất nước trên nhiều lĩnh vực, sự hợp tác phát triển giữa các quốc gia,…. Các công đoạn chuẩn bị cho sự kiện hết sức cẩn trọng, đảm bảo tính an toàn tuyệt đối và đảm bảo tốt các phương án dự phòng trong trường hợp khẩn cấp.

Hội nghị tổng kết

Hội nghị tổng kết là sự kiện nội bộ công ty, doanh nghiệp. Tại đây sẽ diễn ra những báo cáo về tiến độ công việc năm vừa qua, hoạch định chiến lược cho năm tới. Bên cạnh đó là khen thưởng những cá nhân, bộ phận phấn đấu đạt thành tích xuất sắc. Hội nghị được tổ chức với sự tham dự của nhân viên và lãnh đạo công ty.

Hội nghị xúc tiến thương mại

Hội nghị hợp tác xúc tiến thương mại là sự kiện được tổ chức bởi các doanh nghiệp nhằm quảng bá dự án, sản phẩm đến hợp tác, cũng có thể được tổ chức bởi chính phủ hoặc các tổ chức phi chính phủ. Hội nghị này tập trung vào các mục của dự án đầu tư tiềm năng để phân tích các vấn đề, biện pháp nhằm thúc đẩy hoạt động đầu tư thương mại.

Hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Sự kiện thường được tổ chức hằng năm nhằm gửi đến khách hàng, đối tác những lời cảm ơn đã đồng hành cùng doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ tiếp thu những ý kiến của khách hàng để ngày càng cải thiện, vững mạnh hơn.

Hội nghị khoa học

Hội nghị khoa học diễn ra nhằm thảo luận hoặc công bố về một nghiên cứu khoa học đã thành công của một cá nhân hay tổ chức. Tại đây, các chuyên gia sẽ thẩm định và đặt các câu hỏi cho dự án này để có những nhận định khách quan về kết quả nghiên cứu, đưa ra quyết định có khả quan hay không. Đối với hội nghị này sẽ không thiên về quảng bá sản phẩm, hình ảnh của bất kì doanh nghiệp nào.

Hội nghị ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng

Hội nghị ra mắt sản phẩm nhằm mục đích công bố đến khách hàng, đối tác sản phẩm công ty sắp bày bán trên thị trường. Với hội nghị này, yếu tố truyền thông là rất cần thiết nhằm lan tỏa thương hiệu đến đông đảo công chúng. Đây là bước đệm rất quan trọng để doanh nghiệp khẳng định thương hiệu, chuẩn bị thật tốt trước khi sản phẩm tiếp cận với khách hàng.

Hội nghị Workshop

Đây là một buổi hội nghị rất phổ biến tại thành phố Hồ Chí Minh. Tại đây sẽ mời đến các diễn giả nổi tiếng trong lĩnh vực marketing, tài chính, ngân hàng,…để trao đổi với người tham gia những kiến thức hay, ý nghĩa. Đặc biệt người tham gia sẽ có khoảng thời gian để đặt ra những câu hỏi thắc mắc về lĩnh vực để được giải đáp hoặc tranh luận về vấn đề nào đó trong xã hội.

HCMC Events – Đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp 

Tổ chức một hội nghị là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý chặt chẽ. Từ việc lên kế hoạch, thiết lập ngân sách, tổ chức nội dung, đến phần thực hiện và đánh giá, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của hội nghị. Với sự chuẩn bị và phối hợp chặt chẽ trong khâu tổ chức, một hội nghị không chỉ là cơ hội để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm mà còn là nền tảng để xây dựng và phát triển mối quan hệ cho các bên tham gia.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn tổ chức hội nghị chuyên nghiệp thì HCMC Events là lựa chọn hoàn hảo. Chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ giàu kinh nghiệm và sáng tạo, luôn sẵn sàng biến ý tưởng của bạn thành hiện thực. Với sự am hiểu sâu sắc về quy trình tổ chức sự kiện, chúng tôi đảm bảo mang lại cho bạn một hội nghị đáng nhớ và thành công.

Với hơn 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HCMC Events tự hào là đơn vị đã đồng hành và tổ chức thành công cho hàng ngàn hội nghị, hội thảo cho khách hàng. Chúng tôi cung cấp dịch vụ toàn diện từ chọn địa điểm, set up sân khấu, thiết bị âm thanh – ánh sáng, đội ngũ media, dịch vụ ăn uống, đưa đón,… đến trọn gói các nhân sự phục vụ sự kiện. Với các giải pháp linh hoạt, HCMC Events đáp ứng mọi quy mô và ngân sách của bạn. 

Tổ chức thực hiện một hội nghị thành công là điều rất cần thiết cho một đơn vị/doanh nghiệp. HCMC Events sẵn lòng là đơn vị đồng hành cùng doanh nghiệp trong dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo thành công và ấn tượng nhất. Liên hệ để biết thêm chi tiết về dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói nhé!

————————————————————————

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HCMC EVENTS

Tel: 0913 199 866 – 0989 496 239

Website: https://hcmcevents.com/

Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội

Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM