Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện mới nhất và những điều cần biết 

Để tiến hành bất kỳ sự kiện nào, dù quy mô lớn hay nhỏ thì việc đầu tiên mà cá nhân hoặc nhà tổ chức cần chuẩn bị là giấy phép tổ chức. Dù không quá khó khăn, nhưng quy trình xin cấp phép tổ chức sự kiện khiến nhiều người đau đầu vì mất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức. Ngay trong bài viết dưới đây, HCMC Events sẽ gửi đến bạn mẫu đơn xin tổ chức sự kiện mới nhất và những thông tin quan trọng cần biết nên đừng vội lướt qua nhé!

Quy trình nộp đơn xin tổ chức sự kiện năm 2024

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật và phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể. 

Bước 2: Nộp đầy đủ hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền. Bạn có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo 1 trong 3 hình thức sau: 

• Trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền
• Qua đường bưu điện (Tùy từng cơ quan có thể hoặc không áp dụng phương thức này)
• Qua internet (Tùy từng cơ quan có thể hoặc không áp dụng phương thức này)

Bước 3: Cơ quan tiếp nhận xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ. Nếu cần thiết, cơ quan có quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện, chương trình hoặc tham vấn ý kiến của các cơ quan, ban ngành liên quan. 

Bước 4: Đến ngày hẹn, cá nhân nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả là giấy phép tổ chức sự kiện. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan tiếp nhân sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp và nêu rõ lý do. 

Cơ quan nào có quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện 

Hầu hết các loại hình sự kiện đều cần có sự cho phép của các cấp chính quyền trước khi tiến hành tổ chức, chỉ trừ các event nội bộ như đám cưới, sinh nhật, liên hoan,… thì không cần xin giấy phép. Vậy cơ quan nào có quyền phê duyệt đơn xin tổ chức sự kiện? Tùy vào tính chất chương trình mà cơ quan tiếp nhận giấy phép sẽ khác nhau, một số cơ quan tiêu biểu như: 

• Thủ tướng Chính phủ: Người có quyền phê duyệt các hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao với thành viên tham dự là người đứng đầu/ quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các quốc gia. Những sự kiện liên quan đến chính trị, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, nhân quyền hoặc bí mật quốc gia. 
• Thủ trưởng cơ quan Nhà nước cấp Trung ương, địa phương: Hội nghị, sự kiện quốc tế của cơ quan hoặc địa phương mà không thuộc các trường hợp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ. 
• Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân: Những chương trình quy định của Bộ Chính Trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng. 
• Bộ/ Sở thông tin truyền thông: Các chương trình họp báo, công bố hoặc có tính chất tuyên truyền, có sự tham gia của các đơn vị, cá nhân ngoài phạm vi lãnh thổ. 
• Bộ/Ban chỉ huy quân sự/ Bộ tư lệnh công binh/ Tổng Cục (Cục) An Ninh: Chương trình có sử dụng vật thể như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa,… hoặc sự kiện có sự tham dự của quan chức chính phủ. 
• Sở văn hóa & thể thao du lịch/ Cục nghệ thuật biểu diễn/ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Show giải trí, âm nhạc, liveshow, khánh thành, khai trương, thành lập,… 
• Trung tâm bảo vệ quyền tác giả: Sự kiện có sử dụng âm nhạc do nhạc sĩ sáng tác và đã được đăng ký bản quyền. 

Những loại hồ sơ cần chuẩn bị để xin giấy phép tổ chức sự kiện

Từng sự kiện khác nhau mà cá nhân/ tổ chức sẽ phải xin phép Sở văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Cục Bản quyền,… Và cũng tùy theo tính chất chương trình mà các loại giấy tờ chuẩn bị sẽ có sự khác nhau. 

Hội thảo – Hội nghị 

Trên cơ sở những thành phần hồ sơ được liệt kê ngay dưới đây, mỗi lĩnh vực thuộc một cơ quan quản lý chuyên môn khác nhau thì sẽ được bổ sung thêm các giấy tờ khác. Cụ thể:

• Văn bản xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan/ tổ chức đảm nhận chương trình cụ thể. Nếu đối tượng thực hiện sự kiện là doanh nghiệp thì phải có bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập. Nếu là tổ chức thì đối tượng xin cấp phép cũng phải cung cấp được bản sau Giấy chứng nhận thành lập. 
• Đơn xin tổ chức sự kiện/ hội theo theo mẫu được quy định. 
• Bản sao các tài liệu về nội dung chương trình như kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, âm nhạc sử dụng, … hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo,… 
• Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm diễn ra, giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức nếu có. 

Sự kiện họp báo 

Tại sự kiện họp báo có sự tham gia của các đơn vị truyền thông hoặc quảng bá trên mạng xã hội, ban tổ chức cần chuẩn bị: 

• Đơn xin tổ chức sự kiện họp báo
• Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc đơn vị thực hiện (2 bản sao được công chứng)
• Văn bản về nội dung, mục đích họp báo, giấy phép biểu diễn, quà tặng khuyến mãi,… có trong sự kiện
• Thời gian cấp phép: 1 ngày (không kể ngày lễ tết, cuối tuần)

Lễ hội âm nhạc 

Tại các sự kiện âm nhạc trong nhà hoặc ngoài trời, đơn vị tổ chức cần có: 

• Đơn xin tổ chức sự kiện biểu diễn âm nhạc, có nêu rõ: thời gian, địa điểm, nội dung buổi diễn, quy trình tổ chức bán vé,…
• Bản sao công chứng giấy phép hoạt động
• Hợp động thuê địa điểm tổ chức 
• Bản ghi lời văn bản các tiết mục biểu diễn
• Tài liệu liên quan đến quyền tác giả, quyền của chủ sở hữu tác phẩm biểu diễn
• Thời gian cấp phép: 7 ngày (không kể ngày lễ tết, cuối tuần)

Sự kiện trình diễn thời trang 

• Đơn xin tổ chức sự kiện trình diễn thời trang 
• Danh sách người mẫu, nhà thiết kế trình diễn
• Hình mẫu các loại trang phục sẽ trình diễn 
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức trình diễn
• Tổ chức phúc khảo trước khi chính thức tổ chức ít nhất 5 ngày trước khi tổ chức trình diễn thời trang

Sự kiện triển lãm

• Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện có nêu rõ địa điểm, thời gian, nội dung tổ chức triển lãm
• Danh mục tác phẩm được triển lãm: chủ đề, nội dung, chất liệu, kích thước,…
• Danh mục tác giả thực hiện tác phẩm 
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức
• Mẫu giấy mời khách tham dự triển lãm

Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện chuẩn nhất

HCMC Events gửi đến bạn một vài mẫu đơn xin tổ chức sự kiện được áp dụng hiện hành 2024. 

Những câu hỏi chung về đơn xin tổ chức sự kiện

Để có một chương trình thành công là cả một quá trình từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch đến việc triển khai thực tế và thường tiêu tốn nhiều thời gian cũng như tiền bạc. Do đó, cá nhân hay tổ chức đảm nhận có nhiệm vụ chuẩn bị chi tiết các giấy tờ xin cấp phép tổ chức để đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch. 

Thời hạn nộp đơn xin tổ chức sự kiện là khi nào?

Tổ chức/ Cá nhân sẽ phải nộp hồ sơ tổ chức sự kiện ít nhất 10 ngày trước thềm diễn ra. Riêng các buổi trình diễn thời trang, cuộc thi sắc đẹp hay các sự kiện mà nhà nước cần duyệt phác thảo, bạn nên nộp hồ sơ ít nhất trước 30 ngày. 

Xin giấy phép tổ chức cần lưu ý những gì? 

Trong quá trình nộp đơn xin tổ chức sự kiện có thể phát sinh những tình huống bất ngờ như cần điều chỉnh nội dung, bổ sung thêm giấy tờ cần thiết… Do đó, không nên đợi đến sát ngày mới tiến hành xin phép. 

Tùy thuộc vào loại hồ sơ xin cấp phép mà các cơ quan thẩm quyền cần có thời gian xem xét và phê duyệt (không tính các ngày lễ, nghỉ cuối tuần). Vậy nên cần tính toán thời gian kỹ càng để dự tính thời gian nộp và trả kết quả chính xác. 

Trước khi chính thức nộp hồ sơ hoàn chỉnh, cá nhân/ tổ chức nên đến cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn về hồ sơ, điều kiện tổ chức của sự kiện. 

Có nên ủy quyền việc xin giấy phép tổ chức sự kiện cho HCMC Events không?

Ủy quyền có thể xác định bằng hình thức giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền cho dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại HCM Events. Vì thế, nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian và chưa có kinh nghiệm làm việc với cơ quan ban ngành, có thể liên hệ đến các đơn vị sự kiện lâu năm trong ngành như HCMC Events để sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói có bao gồm xin giấy phép với chi phí tiết kiệm nhất. 

Trên đây là những kiến thức tổng quan về đơn xin tổ chức sự kiện và quy trình chi tiết có liên quan. HCMC Events hy vọng những chia sẻ trên đây đã giúp quý doanh nghiệp có được giấy phép tổ chức nhanh chóng nhất, tránh những trục trặc không đáng có, ảnh hưởng để công việc của mình.

• Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
• Website: https://hcmcevents.com/
• Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM