Hướng dẫn thiết kế bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là hạng mục quan trọng mà bất kì doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng. Để hiểu hơn về vai trò cũng như cách lập một bảng kế hoạch chuyên nghiệp nhất thì đừng bỏ qua nội dung mà HCMC Events chia sẻ ngay sau đây.

Tại sao phải lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?

Việc lên kế hoạch và thiết kế bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là chìa khóa đi tới thành công của chương trình, đồng thời cũng đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đem lại hiệu quả cao nhất. Đây không chỉ giúp bạn kiểm soát chi phí mà còn tạo cơ hội để phối hợp các nguồn lực và tối ưu hóa ngân sách tổ chức. Đồng thời cũng tránh được những rủi ro tài chính và đảm bảo mọi khoản chi được dự trù đúng đắn.

Vai trò của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Trong quá trình tổ chức sự kiện chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu trong mọi hoạt động của công ty. Kế hoạch dự trù kinh phí là nơi chứa đựng toàn bộ các hoạt động chi tiêu trong suốt quá trình tổ chức:

1. Xác định nguồn lực

Bảng kế hoạch giúp xác định nguồn lực cần thiết cho sự kiện từ nhân sự đến vật tư, dịch vụ và các yếu tố cần thiết trong quá trình tổ chức. Điều này giúp đảm bảo rằng không có yếu tố nào bị thiết sót và tất cả mọi hạng mục được chuẩn bị đầy đủ

2. Kiểm soát chi phí

Lập bảng dự trù giúp thiết lập một giới hạn cho mỗi khoản chi phí, giúp ngăn chặn vượt quá ngân sách dự kiến. Việc kiểm soát chi phí là quan trọng để để đảm bảo sự kiện được tổ chức hiệu quả và không gặp phải các vấn đề tài chính sau này.

3. Quản lý nguồn lực

Hạng mục này cung cấp cái nhìn tổng quan về nguồn lực, giúp cho ban tổ chức quản lý chi tiêu một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc phân bổ nhân sự, quản lý thời gian, và sử dụng tối ưu các nguồn nhân lực khác nhau để đạt được mục tiêu sự kiện.

Bảng dự trù kinh phí cũng là nơi chứa đựng toàn bộ khoản chi tiêu bắt buộc phải có hoặc dự kiến phải trong quá trình diễn ra. Người lập bảng phải không chỉ đưa ra hoạch định cụ thể mà còn phải nêu chi tiết giá tiền từng hạng mục. Vì vậy kế hoạch chi tiêu phải được trình bày rõ ràng, chi tiết, minh bạch và không có bất cứ sai sót nào. Đồng thời cũng đem lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.

Giảm tối đa rủi ro thiếu hụt ngân sách
Tăng tỉ lệ thành công, giảm sai sót. Điều này sẽ giúp để lại những ấn tượng tốt trong lòng khách hàng
Tránh lãng phí ngân sách và tiết kiệm chi phí

Các hạng mục chi phí cần thiết cho sự kiện

Sự kiện là hoạt động mang tính ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp và tổ chức. Để đảm bảo chương trình diễn ra thành công và tạo được ấn tượng tích cực, việc xác định và lập kế hoạch cho các hạng mục chi phí là rất cần thiết. Dưới đây là danh sách các hạng mục chi phí phổ biến cho sự kiện:

1. Nhân sự

Lương, thưởng phúc lợi cho đội ngũ nhân viên, chuyên viên tổ chức
Chi phí cho diễn giả, diễn viên, những người có vai trò chính
Chi phí cho nhân viên an ninh và y tế

2. Vật tư và thiết bị

Thuê và vận chuyển trang thiết bị: âm thanh – ánh sáng, thiết bị kỹ thuật phục vụ cho chương trình
Mua hoặc thuê màn hình LED, máy chiếu và các thiết bị điện tử
Chi phí cho trang trí và thiết kế không gian sự kiện

3. Quảng cáo và tiếp thị

Chi phí cho quảng cáo trực tuyến, ngoại tuyến
In ấn, banner, poster quảng cáo
Chi phí cho chiến lược tiếp thị và truyền thông xã hội

4. Logistics, lắp đặt và vận chuyển

Chi phí cho vận chuyển, lắp đặt và lưu kho trước và sau sự kiện
Phí đỗ xe và dịch vụ gửi xe cho khách hàng tham dự

5. Dịch vụ ăn uống

Tiệc teabreak cho khách hàng
Thuê đội ngũ đầu bếp, nhân viên phục vụ

6. Đăng ký và quản lý khách hàng

Phần mềm đăng ký sự kiện và chi phí liên quan
Máy quét, máy in mã vạch và dịch vụ quản lý khách hàng

7. Phí đối tác và nhà tài trợ

Phí liên quan đến việc hợp tác và đàm phán với đối tác
Phí liên quan đến các gói tài trợ và quảng cáo

8. Chương trình giải trí

Buổi biểu diễn hoặc giải thưởng cho khách hàng
Thuê nghệ sĩ, ban nhạc hoặc DJ (nếu có)

9. Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Dịch vụ hỗ trợ dịch thuật, take care, hướng dẫn viên hoặc chăm sóc khách hàng

10. Phí khẩn cấp và dự trữ

Dành một phần nhỏ của ngân sách cho các chi phí dự kiến hoặc khẩn cấp

Hướng dẫn lên kế hoạch thiết kế bảng dự trù kinh phí

Kế hoạch dự trù kinh phí được hiểu đơn giản là bản đề xuất, trình bày về ý tưởng của sự kiện bao gồm: phong cách trang trí, số lượng khách mời, ngân sách dự kiến, timeline sự kiện,…Đây được xem nền tảng cho sự thành công sau này. Người viết cần trình bày sao cho người đọc hiểu được ý tưởng, mục tiêu và mục đích triển khai. Về cơ bản. một bản proposal sẽ có bố cục gồm:

Mục đích tổ chức: Phần này cần phải ngắn gọn, bao quát và dễ hiểu
Thông tin sự kiện; Cần phải có địa điểm, thời gian tổ chức, số lượng khách mời, yêu cầu về trang phục,…
Kịch bản chương trình: Nội dung chi tiết. vai trò của từng người và ban tổ chức, thời gian cụ thể
Thiết kế: Các ấn phẩm thiết kế backdrop, banner, trang trí sân khấu, photo booth, standee,…
Quá trình thực hiện: Chỉ ra những công việc cụ thể mà từng thành viên đảm nhận, kịch bản MC,…
Hình ảnh: Không nên cho trình bày bằng chữ sẽ gây nhàm chán đồng rất cho hình dung cho người đọc, bạn có thể lồng ghép hình ảnh minh họa để cụ thể hóa ý tưởng của bạn

Nếu đến đây bạn vẫn chưa hình dung thì đừng lo, HCMC Events sẽ hướng dẫn cho bạn các bước xây dựng bảng dự trù kinh phí:

Bước 1: Lập danh sách các hạng mục xây dựng sự kiện

Sử dụng checklist các hạng mục công việc là điều cần thiết để tránh xảy ra thiếu sót. Hãy chuẩn bị cho mình một quyển số hoặc giấy note để ghi lại tất cả các chi phí cần có. Khi hoàn thành hãy tick để mọi người nhìn vào có thể biết được những việc xong và chưa xong và chuẩn bị công đoạn tiếp theo

Bước 2: Ước tính chi phí phát sinh cho những rủi ro

Một số sự kiện khi tổ chức, doanh nghiệp cần phải dự trù tối thiểu 5% cho chi phí phát sinh trên tổng số tiền cần chi. Với những sự kiện có quy mô lớn cần phải chuẩn bị ngân sách nhiều hơn để đảm bảo giải quyết được mọi vấn đề xảy ra

Bước 3: Hoàn thành tổng kinh phí dự trù

Việc cuối cùng là biến các số liệu đã đã tìm hiểu dưới dạng file và trình bày khoa học để người phụ trách có thể dễ dàng kiểm soát và theo dõi.

Mẫu kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Với những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức thì việc lên kế hoạch khá dễ dàng. Nhưng đối với những người mới vào nghề và chưa có cơ hội thử sức thì hãy tham khảo qua những mẫu kế hoạch mà HCMC Events gợi ý:

Mẫu 1

Mẫu 2

Mẫu 3

HCMC Events – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín chất lượng

HCMC Events tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đồng thời còn là đối tác đáng tin cậy trong việc lên kế hoạch và quản lý ngân sách. Chúng tôi luôn đồng hành và lắng nghe và thấu hiểu những mong muốn và yêu cầu của khách hàng. Sự chuyên nghiệp và sáng tạo không ngừng đã giúp HCMC Events kiến tạo nên những chương trình đặc sắc, góp phần nâng cao uy tín và vị thế của đơn vị trong lĩnh vực. Nếu bạn đang tìm một đối tác tin cần để đảm nhiệm sự kiện của mình thì hãy để chúng tôi để được trải nghiệm những dịch vụ tốt nhất. Liên hệ qua số Hotline 0913 311 911 – 0989 496 239 để được tư vấn và báo giá dịch vụ nhanh nhất hoặc truy cập vào Website HCMC Events để biết thêm thông tin chi tiết.

Như vậy, HCMC Events đã chia sẻ cho bạn những thông tin hữu ích về bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Hy vọng với những thông tin trên có thể hỗ trợ bạn trong quá trình tổ chức và không phải gặp những vấn đề phát sinh không mong muốn.

> Xem thêm tại: https://hcmcevents.com/tin-tuc

Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Du Lịch Quốc Tế Hòa Bình

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
Website: https://hcmcevents.com/
Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM