Tiếp thị sự kiện là gì? Tất tần tật về Event Marketing 2024

Tổ chức sự kiện từ khâu lên ý tưởng đến lúc bán sạch vé không là việc dễ dàng. Một nửa thành công của cuộc chiến này nằm ở khâu tiếp thị sự kiện hay Event Marketing. Các nhà chiến lược đều mong muốn đưa lan tỏa mạnh mẽ hơn sự kiện của mình đến khán giả thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là social media. Vậy thực chất, Event Marketing là gì và hoạt động như thế nào, cùng HCMC Events đi tìm lời giải ngay dưới đây!

Tiếp thị sự kiện là gì?

Tiếp thị sự kiện hay Event Marketing là chiến lược quảng bá liên quan đến việc tiếp xúc trực tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng tại các chương trình đặc biệt như lễ hội âm nhạc, hội trợ, hội nghị,… Các nhãn hàng thường tận dụng Event Marketing để tiếp cận khách hàng tự nhiên hơn thông qua việc lấy mẫu trực tiếp hoặc thống kế số liệu tương tác.

Chìa khóa để xây dựng một chiến lược tiếp thị sự kiện thành công là xác định đúng nhóm khách hàng mục tiêu và tạo ra những trải nghiệm đọng lại ấn tượng trong lòng họ. Thông qua các tìm kiếm cơ hội với các dữ liệu nhân khẩu học (của khách hàng hiện tại và tương lai) mà doanh nghiệp sẽ biết cách tạo ra những ấn tượng về mối quan hệ giữa đôi bên. Ngoài ra, các sự kiện được marketing tốt không chỉ mang lại lợi ích cho thương hiệu ngay tại thời điểm đó mà còn tạo ra dấu ấn lâu dài sau khi kết thúc.

Vì sao các doanh nghiệp lại đầu tư vào Event Marketing?

Tiếp thị sự kiện là một phần quan trọng trong kế hoạch truyền thông tổng thể tại nhiều công ty. Bởi đây là cơ hội tuyệt vời để quảng bá thương hiệu cũng như kết nối với tệp khách hàng có chung lối sống, sở thích và hoạt động nhất định. Thông qua việc tổ chức và truyền thông sự kiện, các doanh nghiệp hay nhãn hàng có thể kết nối vô cùng hiệu quả với người tiêu dùng, giúp:

Gia tăng nhận thức về thương hiệu, nhãn hàng, công ty
Thu hút sự chú ý của những người quan tâm đến chương trình, tạo danh sách khách hàng tiềm năng
Định hướng khách hàng theo thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải.
Tăng doanh thu bán hàng.

Lợi ích của tiếp thị sự kiện — Event Marketing là cơ hội tuyệt vời để quảng bá thương hiệu và gắn kết với khách hàng

Ngoài ra, một số sự kiện mang đậm nét đẹp văn hóa dân tộc được marketing tốt cũng giúp lưu truyền những giá trị truyền thống. Mặt khác, event cũng là nơi mọi người cùng giao lưu, trao đổi và truyền cảm hứng tích cực đến xã hội. Hiện nay, có rất nhiều sự kiện nhân văn đang diễn ra và được tiếp thị rộng rãi giúp giải quyết phần nào đó các vấn đề trong xã hội, thể hiện tinh thần tương thân tương ái của dân tộc.

Các hình thức Event Marketing thường gặp

Event có nhiều loại và hình thức khác nhau, nhưng thường được chia thành 3 nhóm chính như sau:

Sự kiện doanh nghiệp: Những sự kiện của doanh nghiệp thường mang tính chất nội bộ nhưng lại có tác động quảng cáo rất tốt, ví dụ như hội nghị, hội thảo, khai trương, khánh thành,…
Sự kiện khách hàng: Đây là hoạt động tiếp thị quan trọng tại nhiều doanh nghiệp, được thực hiện dưới hình thức tri ân, tổng kết, giới thiệu sản phẩm,… Để chương trình thu hút được nhiều khách hàng, rất cần các hình thức tiếp thị sự kiện và quảng cáo như khuyến mãi, giảm giá, quà tặng mang về,….
Sự kiện phi lợi nhuận: Đây là những chương trình có mục tiêu từ thiện hoặc quyên góp tiền tại các lễ hội để khơi dậy lòng nhân ái của khách mời.

Sự kiện doanh nghiệp — Tổ chức sự kiện tạo nên cơ hội quảng bá rất tốt cho hình ảnh doanh nghiệp

Hướng dẫn chọn mục tiêu chiến lược cho Event Marketing

Để thiết lập mục tiêu tiếp thị sự kiện hiệu quả, bạn cần đảm bảo chúng là những mục tiêu thông minh. Nếu đặt một đích đến quá cao, bạn rất dễ bị hụt hẫng nếu không đạt được. Ngược lại, nếu mục tiêu quá thấp hoặc không đáng giá bạn sẽ chỉ đạt được những kết quá tầm thường. SMART là mô hình giúp các doanh nghiệp xác định mục tiêu phù hợp với định hướng.

Specific – Tính cụ thể

Khi đặt mục tiêu cho hoạt động tiếp thị sự kiện, bạn hãy thể hiện rõ về những gì muốn đạt được. Mô hình câu hỏi 5W1H sẽ giúp bạn làm cho mục tiêu thêm cụ thể hơn:

What (Cái gì) – Hãy xác định chính xác những gì bạn đang cố gắng làm .
Who (Ai) – Cân nhắc về đối tượng cần tham gia để đạt được mục tiêu.
When (Khi nào) – Định khung thời gian hoàn thành
When (Ở đâu) – Chọn vị trí hoặc hoạt động có liên quan
Why ( Tại sao) – Vì sao bạn lại chọn mục tiêu này

Mô hình 5W1H — 5W1H là mô hình lý tưởng để xác định mục tiêu tiếp thị sự kiện

Measurable – Khả năng đo lường

Nghĩa là mục tiêu cho việc tiếp thị sự kiện phải gắn liền với các con số và định lượng được. Tiêu chí này sẽ giúp bạn theo dõi và định lượng được mục tiêu, sau đó có thể đo lường chính xác tác động của chúng. Để đạt được tiêu chí đo lường, bạn hãy tự động đặt câu hỏi như “Số liệu nào sẽ được dùng để tính toán về mức độ thành công của sự kiện”.

Đo lường hiệu quả tiếp thị sự kiện — Thành công của Event Marketing được đánh giá qua các số liệu thực tế

Attainable – Khả năng đạt được

Đừng quên cân nhắc giữa tính thực tế và ước muốn của bạn. Hãy đảm bảo mục tiêu đề ra có thể đạt được mà không quá xa vời hay dễ bỏ cuộc giữa chừng. Điều này cũng không có nghĩa bạn chỉ có thể hướng đến những gì đơn giản, dễ dàng vì như thế sẽ khiến chương trình nhàm chán và mất hứng thú cho khách mời.

Relevant – Tính thực tế

Có những mục tiêu tuy rất khả thi và cụ thể thế nhưng nếu không phù hợp với tình trạng doanh nghiệp thì cũng khó thực hiện được. Tính hiện thực trong tiếp thị sự kiện sẽ được phản ánh thông qua kết quả đạt được tại một thời điểm hay bối cảnh nhất định. Việc đặt một mục tiêu xa rời thực tế sẽ gây lãng phí nguồn lực của cá nhân, tổ chức.

Tính thực tế của chiến dịch Event Marketing — Mục tiêu chiến dịch triển khai phải dựa trên những điều kiện thực tế của doanh nghiệp

Time-Bound – Giới hạn thời gian

Deadline vừa là cột mốc cho mục tiêu và là động lực thúc đẩy những bên có liên quan hoàn thành nó. Nếu không xác định thời hạn cụ thể, khả năng không đạt được là điều hoàn toàn hiển nhiên. Thời hạn quá xa so với mức thực tế sẽ khiến người thực hiện trở nên ì ạch, chậm trễ. Nhưng nếu thời hạn quá ngắn sẽ làm giảm hiệu quả của kế hoạch tổng thể.

Deadline cho tiếp thị sự kiện — Event Marketing chỉ có thể thành công khi đặt ra những deadline cụ thể

Các tiêu chí đo lường chiến dịch tiếp thị sự kiện hiệu quả

Dưới đây là một số tiêu chí giúp đơn vị tổ chức đo lường hiệu quả của chiến dịch tiếp thị sự kiện đã triển khai.

Số lượng tham gia

Các chỉ số như số lượng tham gia, nguồn và thời gian đăng ký cao điểm,… sẽ giúp bạn biết chiến dịch có thực sự thu hút được nhóm đối tượng mục tiêu hay không, cũng như đo lường chính xác mức độ thành công của hoạt động tiếp thị sự kiện. Bạn có thể đánh giá số liệu này từ nguồn đăng ký chính, dù đó là trực tiếp hay mạng xã hội.

Số lượng khách mời tham gia sự kiện — Số lượng khán giả sẽ giúp bạn biết được độ hiệu quả của chiến dịch truyền thông

Nếu việc quảng bá, tiếp thị của bạn là chất lượng, đủ tạo nên kích thích và tò mò thì số lượng đăng ký và tham gia thực tế sẽ không quá chênh lệch. Nếu số lượng người tham gia thực tế cao hơn nhiều so với KPI đã đặt, thì Event marketing của bạn đã thành công ngoài sức mong đợi. Tuy nhiên, nếu hai con số chênh lệch nhiều, số lượng tham gia thực tế thấp hơn so với đăng ký, bạn nên xem lại kế hoạch truyền thông của mình và tìm hiểu lý do vì sao họ lại không đến.

Đề cập trên mạng xã hội

Theo dõi các lượt đề cập trên nền tảng mạng xã hội là một tiêu chí tuyệt vời để xem mọi người đánh giá về sự kiện của bạn thế nào. Trong đó, Hootsuite là một trong những công cụ quản lý các mạng xã hội như Facebook, Instagram và Twitter được các marketer sử dụng phổ biến. Các thông tin doanh nghiệp cần đo lượng bao gồm:

Hashtag (#abc) có được sử dụng không? Xuất hiện bao nhiêu lần?
Bao nhiêu lần đề cập đến thương hiệu và lượt hiển thị trên mạng xã hội?
Những lượt tương tác từ những người tham dự sự kiện, ảnh đăng đến tweet những trích dẫn từ diễn giả?
Có bất kỳ nhận xét tiêu cực hoặc khiếu nại nào không?

Thực hiện các khảo sát sự kiện

Việc thu thập dữ liệu thông qua khảo sát khách mời là rất cần thiết sau khi chương trình kết thúc. Số liệu khảo sát là dữ liệu quan trọng, có tính thực tế cao để đánh giá độ hài lòng của khách mời trong tất cả các giai đoạn của Event Marketing.

Trước sự kiện: Gửi khảo sát trước khi diễn ra để tìm ra những nội dung mà khách mời quan tâm nhất. Bạn cũng có thể thu thập những thông tin về các hoạt động, trò chơi, loại thức ăn, đồ uống được phục vụ,…
Trong sự kiện: Lập những cuộc khảo sát nhanh để biết thêm thông tin về những gì đang diễn ra và có sự điều chỉnh phù hợp.
Sau sự kiện: Nên có một bản khảo sát gửi đến người tham dự sau chương trình để biết cảm nhận của họ và những đề xuất để cải thiện trong tương lai. Bạn có thể gửi từng loại khảo sát khác nhau cho khách mời, nhà tài trợ,… vì mỗi bên đều có những tiêu chuẩn đánh giá riêng.

Khảo sát trong sự kiện — Nên có những cuộc khảo sát nhỏ bằng cách phỏng vấn trong sự kiện để biết điều khách hàng quan tâm

Sự hài lòng của khách mời

Dù mục tiêu thực hiện tiếp thị sự kiện là gì, thì chúng đều phải hướng đến việc làm hài lòng người tham dự. Tùy vào tính chất chương trình mà mức độ hài lòng sẽ được đánh giá theo những tiêu chí khác nhau. Tuy nhiên, cách phổ biến để đo lường chỉ số này là tạo một cuộc khảo sát trực tuyến. Hãy đảm bảo rằng những câu hỏi trong form khảo sát đủ chất lượng để cho ra các số liệu cụ thể về mức độ hài lòng của mọi người.

Khảo sát độ hài lòng của khách hàng — Trải nghiệm của khách mời sau sự kiện là thước đo quan trọng cần được thống kê

Độ tương tác của người tham dự

Việc đo lượng độ tương tác của cả khách mời trực tiếp và trực tuyến cũng cung cấp các số liệu thực tế chứng minh độ thành công của Event Marketing. Khi thống kê chỉ số này, bạn nên tổng hợp trên cả nền tảng mạng xã hội và thực tế. Ngoài ra, bạn cũng có thể đo được mức độ này dựa trên thống kế số lượng câu hỏi mà khách mời đặt ra, ý kiến nào được số đông đề cập hoặc bao nhiêu người biết về chương trình.

Khách mời tương tác với sự kiện — Sự tương tác của khán giả cũng là minh chứng cho thành công của chương trình

Tổng doanh thu đạt được

Nếu sự kiện của bạn có bán vé và thu về lợi nhuận thì doanh thu là tiêu chí cực kỳ quan trọng ảnh hưởng đến kết quả Event Marketing. Chỉ số có thể tiết lộ nhiều thông tin quan trọng đi kèm như hạng vé nào được bán nhanh nhất, doanh thu đạt mức đề ra ở giai đoạn nào, đặc điểm của nhóm khách hàng ở từng hạng vé khác nhau,…. Đây là cơ sở đó sẽ có những điều chỉnh sao cho phù hợp với thị hiếu công chúng.

Tỷ lệ chuyển đổi

Tỷ lệ chuyển đổi được tính dựa trên phần trăm người dùng đã thực hiện hành động cụ thể sao khi nhìn thấy các hoạt động truyền thông, marketing của bạn. Ví dụ: Có 100 người dùng đọc bài đăng trên website của doanh nghiệp và có 10 người trong số đó yêu cầu được tư vấn thông tin về chương trình thì tỷ lệ chuyển đổi sẽ là 10%.

Những lưu ý quan trọng giúp bạn thực hiện Event marketing thành công

Dù tính chất chương trình của bạn là hội nghị, hội thảo hay tiệc cuối năm,… thì để đạt được thành công cũng rất cần sự đầu tư về thời gian, công sức, tài chính và kinh nghiệm. Do đó, trước thềm diễn ra, đơn vị tổ chức cần lên kế hoạch kỹ lưỡng và đảm bảo mọi quy trình được giám sát chặt chẽ. Dưới đây là một số lưu ý để việc tiếp thị sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.

Lựa chọn địa điểm phù hợp: Khi chọn địa điểm tổ chức, bạn cần cân nhắc các tiêu chí như khả năng di chuyển của mọi người, tình hình giao thông, khu vực đỗ xe,… Điều này góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến khách mời của doanh nghiệp.
Lồng ghép khéo léo các nội dung bán hàng: Tổ chức sự kiện không phải là cơ hội để quảng cáo sản phẩm. Bạn nên đảm bảo việc quảng bá thương hiệu/ sản phẩm và các nội dung khác nên được lồng ghép phù hợp, tránh gây phản cảm với khách tham dự.
Tối ưu chi phí phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng chương trình: Lên ý tưởng, kế hoạch, lựa chọn địa điểm, bố trí nhân sự,… sao cho tiết kiệm và phù hợp để đảm bảo ngân sách doanh nghiệp mà vẫn tạo được ấn tượng tốt với khách hàng.
Đưa ra nhiều khuyến mãi và quà tặng hấp dẫn: Tạo ra nhiều ưu đãi và quà tặng cho khách tham dự sẽ thu hút được sự quan tâm của mọi người. Bạn có thể tham khảo một số quà tặng như voucher khuyến mãi, bình giữ nhiệt, móc khóa,…

Quà tặng sự kiện — Doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm những phần quà cho khách mời sau sự kiện

Trên đây là những chia sẻ chi tiết của HCMC Events về chủ đề tiếp thị sự kiện cũng như các thông tin liên quan. Việc tận dụng Event Marketing là điều vô cùng cần thiết trong thời đại các nền tảng kỹ thuật số phát triển như hiện nay. Hy vọng bài viết trên đã mang lại nhiều thông tin bổ ích cho quý bạn đọc, đặc biệt là các Event Planner và Marketer. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn về kế hoạch tổ chức và tiếp thị sự kiện trọn gói cùng nhiều dịch vụ hấp dẫn khác.

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
Website: https://hcmcevents.com/
Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM