Quy trình tổ chức khai trương nhà hàng chuyên nghiệp

Khai trương một nhà hàng mới là một dịp đặc biệt và quan trọng để tạo dấu ấn ban đầu tốt đẹp trong lòng khách hàng và đối tác. Một buổi lễ khai trương thành công sẽ giúp quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng mới và tạo niềm tin cho cộng đồng địa phương. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn quy trình chi tiết để tổ chức một lễ khai trương nhà hàng hoành tráng và chuyên nghiệp.

Khai trương nhà hàng cần chuẩn bị những gì?

Tổ chức một buổi lễ khai trương nhà hàng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, từ cơ sở vật chất đến nhân sự và nội dung chương trình. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần được lưu ý trước khi tổ chức khai trương nhà hàng.

Backdrop chương trình/ màn hình LED

Backdrop hoặc màn hình LED là yếu tố quan trọng để tạo không gian sân khấu hấp dẫn và chuyên nghiệp. Những thiết kế backdrop đẹp mắt và sáng tạo sẽ giúp tạo điểm nhấn cho sự kiện và thu hút sự chú ý của khách mời.

Thiết kế backdrop với logo, tên nhà hàng, và các chi tiết trang trí phù hợp với phong cách và concept của nhà hàng.
Sử dụng màn hình LED để phát các video giới thiệu, quảng cáo hoặc trình chiếu hình ảnh về nhà hàng.
Tận dụng công nghệ ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt để tạo không gian sân khấu sinh động và ấn tượng.

Bộ cắt băng khánh thành

Nghi thức cắt băng khánh thành là một trong những điểm nhấn quan trọng của buổi lễ khai trương nhà hàng. Bộ cắt băng đẹp mắt và phù hợp với phong cách của nhà hàng sẽ giúp tăng thêm tính chuyên nghiệp và độ ấn tượng cho sự kiện.

Lựa chọn bộ cắt băng với thiết kế độc đáo, sang trọng và phù hợp với concept của nhà hàng.
Chuẩn bị kéo, dụng cụ cắt băng và trang phục phù hợp cho người thực hiện nghi thức cắt băng.
Chuẩn bị một chiếc giỏ hoặc khay đẹp mắt để đựng những mẩu băng sau khi cắt.

Nhân sự hỗ trợ

Để tổ chức một sự kiện lớn như lễ khai trương nhà hàng, việc có đủ nhân sự hỗ trợ là rất quan trọng. Nhà hàng nên lựa chọn những nhân viên chuyên nghiệp và được đào tạo bài bản để giúp buổi lễ diễn ra một cách trôi chảy và suôn sẻ.

Tuyển dụng hoặc thuê nhân viên lễ tân, phục vụ, an ninh, kỹ thuật và các nhân viên khác theo nhu cầu.
Đào tạo nhân viên về quy trình làm việc, giao tiếp với khách và xử lý tình huống khẩn cấp.
Lên kế hoạch phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên và tổ chức họp nhóm trước sự kiện.

Hệ thống sân khấu, âm thanh, ánh sáng

Một sân khấu hoàn hảo với âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp sẽ tạo ra không gian lý tưởng cho buổi lễ khai trương và để lại ấn tượng tốt cho khách mời. Nhà hàng nên xem xét và chuẩn bị kỹ về khâu sân khấu và âm thanh ánh sáng để có một buổi lễ khai trương thành công nhất:

Thiết kế sân khấu phù hợp với quy mô và concept của sự kiện.
Lắp đặt hệ thống âm thanh chất lượng cao để đảm bảo âm thanh rõ ràng và đều khắp khu vực sự kiện.
Sử dụng hệ thống chiếu sáng chuyên nghiệp, bao gồm đèn sân khấu, đèn trang trí và các hiệu ứng ánh sáng đặc biệt.
Trải thảm dẫn khách từ khu vực đón tiếp đến sân khấu để tạo cảm giác sang trọng và chuyên nghiệp.

Xây dựng nội dung chương trình hấp dẫn

Nội dung chương trình là yếu tố then chốt để tạo nên một buổi lễ khai trương thành công và gây ấn tượng tốt với khách mời. Một chương trình hấp dẫn, đa dạng và phù hợp sẽ giúp giữ chân khách hàng và tạo dấu ấn khó phai trong tâm trí khách tham dự. Dưới đây là một trong những yếu tố nhà hàng không thể bỏ qua để xây dựng một nội dung chương trình hấp dẫn.

Lên kế hoạch nội dung chương trình với các hoạt động giải trí như biểu diễn nghệ thuật, trò chơi, minishow, và các hoạt động tương tác với khách mời.
Mời các nghệ sĩ, ca sĩ, nhóm nhạc hoặc diễn viên hài nổi tiếng tham gia biểu diễn.
Chuẩn bị các phần quà tặng, giải thưởng và ưu đãi hấp dẫn để tri ân khách hàng.
Lên kịch bản chi tiết cho từng phần của chương trình, bao gồm thời gian, diễn biến và người phụ trách.

Quy trình tổ chức chương trình khai trương nhà hàng chuyên nghiệp

Để chương trình khai trương nhà hàng được diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và thành công nhất, nhà hàng nên xây dựng một bản kế hoạch chi tiết và tiến hành đúng với kế hoạch đã đề ra. Dưới đây là một quy trình tổ chức khai trương nhà hàng chuyên nghiệp được HCMC Events sử dụng trong nhiều sự kiện khai trương.

Bước 1: Tiến hành kiểm tra các hạng mục trước buổi lễ

Kiểm tra và chuẩn bị mọi thứ từ sớm, bao gồm sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, backdrop, và các vật dụng cần thiết khác.
Đảm bảo nhân viên đã được thông báo và có mặt đúng giờ để chuẩn bị cho buổi lễ.
Kiểm tra lại danh sách khách mời và xác nhận họ đã nhận được thông tin về sự kiện.

Bước 2: Đón khách

Tạo không gian đón tiếp ấn tượng và chuyên nghiệp từ cổng vào sảnh của nhà hàng.
Có nhân viên lễ tân chu đáo để hướng dẫn khách hàng đến khu vực tổ chức sự kiện.
Phân công nhân viên phục vụ nước và đồ ăn nhẹ cho khách mời trong quá trình chờ đợi.

Bước 3: Phát biểu khai mạc chương trình

Chủ nhà hàng hoặc người dẫn chương trình chính thức khai mạc buổi lễ và giới thiệu về nhà hàng.
Giới thiệu khách mời quan trọng và các đối tác đồng hành cùng sự kiện.
Chia sẻ một số thông tin về lịch sử, triết lý kinh doanh và đặc điểm nổi bật của nhà hàng.

Bước 4: Triển khai các tiết mục văn nghệ

Tổ chức các tiết mục biểu diễn văn nghệ như ca múa nhạc, màn xiếc, hoặc phần trình diễn đặc sắc khác.
Đảm bảo rằng mỗi tiết mục đều được chuẩn bị kỹ lưỡng và phù hợp với đối tượng khán giả.
Tạo không gian ấm cúng và thoải mái để khách mời có thể thưởng thức và tận hưởng chương trình.

Bước 5: Chủ nhà hàng phát biểu, chia sẻ cảm xúc

Chủ nhà hàng hoặc người đại diện chính thức của nhà hàng chia sẻ về hành trình xây dựng và phát triển của thương hiệu.
Kể lại những câu chuyện, trải nghiệm và tri thức đằng sau việc thành lập nhà hàng.
Bày tỏ lòng biết ơn đến khách hàng, đối tác và nhân viên đã đồng hành và ủng hộ nhà hàng trong suốt thời gian qua.

Bước 6: Tiến hành nghi thức cắt băng khánh thành

Chuẩn bị cho nghi thức cắt băng khánh thành với sự tham gia của chủ nhà hàng, đối tác và khách mời quan trọng.
Làm lễ cắt băng theo truyền thống và chụp ảnh lưu niệm để lưu giữ khoảnh khắc đặc biệt này.
Phát biểu ngắn gọn và cảm động về ý nghĩa của việc khai trương và cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Bước 7: Giới thiệu về dịch vụ và ưu đãi của nhà hàng

Trình bày chi tiết về các loại dịch vụ, thực đơn, không gian và tiện ích mà nhà hàng cung cấp.
Giới thiệu các chương trình khuyến mãi, ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng trong thời gian khai trương.
Tổ chức tour tham quan nhà hàng để khách mời có cơ hội khám phá không gian và trải nghiệm dịch vụ trực tiếp.

Bước 8: Đãi tiệc mời khách

Chuẩn bị bữa tiệc hoặc buffet đa dạng và phong phú để khách mời có thể thưởng thức các món ăn ngon.
Đảm bảo rằng dịch vụ phục vụ và không gian ẩm thực đều đạt chuẩn và mang tính chuyên nghiệp.
Tạo điều kiện cho khách mời giao lưu, trò chuyện và tận hưởng không khí vui vẻ, ấm áp của buổi tiệc.

Bước 9: Kết thúc buổi lễ

Phát biểu cảm ơn khách mời đã dành thời gian tham dự và ủng hộ sự kiện khai trương.
Phát quà tri ân hoặc quà tặng nhỏ cho khách mời làm dấu ấn cuối cùng của buổi lễ.
Đảm bảo rằng mọi hoạt động đã diễn ra suôn sẻ và khách hàng rời đi với ấn tượng tích cực về nhà hàng.

Các chi phí cần thiết để tổ chức chương trình khai trương nhà hàng

Tổ chức một sự kiện khai trương nhà hàng thành công đòi hỏi sự đầu tư chi phí đáng kể. Tuy nhiên, đây là một khoản đầu tư cần thiết để tạo dấu ấn và thu hút khách hàng ngay từ những ngày đầu tiên. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tính toán chi phí hợp lý, chủ nhà hàng sẽ có một sự khởi đầu thuận lợi cho nhà hàng mới của mình.

Khi tổ chức một sự kiện khai trương nhà hàng, việc tính toán và quản lý chi phí là vô cùng quan trọng. Bằng cách xác định rõ các khoản chi phí cần thiết và lập kế hoạch chi tiêu hợp lý, chủ doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng buổi khai trương diễn ra suôn sẻ và thành công. Dưới đây là một số gợi ý để giúp chủ doanh nghiệp tổ chức một sự kiện khai trương nhà hàng hiệu quả:

Chi phí cho nhân sự

Chi phí cho nhân sự là khoản chi phí bắt buộc phải có trong tất các các chương trình, sự kiện nói chung và sự kiện khai trương nhà hàng nói riêng. Dưới đây là một số chi phí cố định cho nhân sự bắt buộc phải có trong sự kiện:

Chi phí cho MC: chi phí này sẽ giao động vào khoảng từ 1.000.000đ đến 3.000.000đ tùy vào năng lực, kinh nghiệm cũng như độ nổi tiếng của MC. Chủ nhà hàng nên cân nhắc để lựa chọn MC phù hợp với nhu cầu mà mình mong muốn để đảm bảo chi phí nằm trong khả năng cho phép.
Nhân sự đón tiếp khách hàng: Đội ngũ nhân sự này sẽ có nhiện vụ chào đón, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong suốt buổi lễ. Chi phí cho đội ngũ nhân sự này thường rơi vào 300.000đ đến 400.000đ/ người/ sự kiện.

Nhân sự vận hành sự kiện: được cho là đội ngũ nhân sự quan trọng, không thể thiếu trong tất cả các sự kiện, doanh nghiệp nên lựa chọn những nhân sự giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Do đó chi phí cho đội ngũ nhân sự này thường cao, rơi vào tầm 1.5000.000đ đến 2.000.000đ/ người.
Nhân viên phục vụ: Chi phí thường sẽ được tính theo giờ làm việc, sẽ giao động từ 300.000đ đến 400.000đ/ người/sự kiện.
Nhân sự an ninh: doanh nghiệp có trả theo lương cố định hoặc theo giờ làm việc, chi phí này thường rơi vào khoảng từ 250.000đ đến 300.000đ/ người/ sự kiện.

Chi phí nội thất và trang trí

Để sự kiện khai trương để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng thì ngoài các yếu tố dịch vụ, lời phát biểu thì không gian của nhà hàng cũng là yếu tố quan trọng không kém góp phần mang lại sự thành công cho sự kiện.

Chủ nhà hàng nên chú trọng đầu tư về các yếu tố về cơ sở vật chất như sân khấu, cổng khai trương, banner, hệ thống âm thanh ánh sáng,… Các chi phí này sẽ giao động theo nhu cầu của chủ nhà hàng hoặc theo quy mô của chương trình khai trường.

Chi phí đãi tiệc trà nhẹ

Chi phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô và số lượng khách mời của nhà hàng. Mức giá cho bữa tiệc sẽ giao động từ 200.000đ – 300.000đ/ người. Mức chi phí này sẽ bao gồm các loại bánh ngọt, trà và hoa quả, chi phí sẽ có sự biến động cao hơn hoặc thấp hơn tùy thuộc vào các loại bánh trái mà nhà hàng lựa chọn.

Một số chi phí khác

Ngoài các chi phí cố định cho các hạng mục bắt buộc phải có trong chương trình, nhà hàng nên có thêm bảng hoạch định ngân sách cho một số chi phí khác như chi phí cho quà tặng, voucher hoặc là chi phí truyền thông marketing.

HCMC Events, công ty sự kiện với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương

HCMC Events – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện với đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và giàu kinh nghiệm. Chúng tôi luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong ngành sự kiện để đảm bảo rằng mỗi sự kiện mà chúng tôi tổ chức đều là duy nhất và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Tất cả các sự kiện lớn nhỏ đều được chúng tôi luôn cung cấp cho đối tác kế hoạch rõ ràng, những trang thiết bị hiện đại, đặc biệt là đội ngũ nhân viên, kỹ thuật viên chuyên nghiệp và tận tâm. Đối tác thân thiết chúng tôi gồm Vietcombank, Honda, Dat xanh Group, FLC Group,…

Hy vọng với kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi hy vọng sẽ trở thành đối tác đưa ra các giải pháp tổ chức sự kiện cho bạn. Hotline chúng tôi luôn mở để giải quyết mọi khó khăn của bạn một cách nhanh chóng! Để biết thêm chi tiết về các dịch vụ hoặc cần tư vấn, thiết kế, báo giá trọn gói về các dịch vụ tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.