Tổ chức hội nghị đóng vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, nhà nước, đặc biệt là khu vực nền kinh tế dẫn đầu như thành phố Hồ Chí Minh. Hiểu rõ về dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói sẽ giúp bạn tìm kiếm được đơn vị tốt nhất cho mình. Cùng chúng tôi tìm hiểu về dịch vụ này nhé!
Tạo sự khác biệt, ấn tượng với khách hàng luôn là tiêu chí tổ chức hội nghị mà các doanh nghiệp hướng đến. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần hiểu rõ những kiến thức cơ bản về hội nghị từ đó xác định được ý tưởng tổ chức như thế nào cho hợp lý nhất.
Tổ chức hội nghị là hoạt động phổ biến tại cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Hội nghị diễn ra như một cuộc họp nhằm trao đổi về phương án, chiến lược của nhà nước, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hội nghị nhằm tổng kết những gì đã diễn ra trong thời gian nhất định, đánh giá mức độ phát triển, tăng trưởng một dự án hay tập thể nào đó.
Tùy vào từng loại hình hội nghị sẽ có mục đích cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung đều có những mục đích chính sau:
+ Tạo sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
+ Giao lưu, gặp gỡ với giới truyền thông, đối tác, cơ quan công quyền.
+ Phát triển nhiều mối quan hệ bền vững.
+ Nâng cao cái nhìn của đối tác, khách hàng về thương hiệu, hình ảnh của doanh nghiệp.
Hiện nay có rất nhiều loại hình tổ chức hội nghị, tùy vào mục đích mà chúng ta tổ chức cho phù hợp. Dưới đây là 7 loại hình tổ chức phổ biến tại thành phố Hồ Chí Minh mà bạn nên tham khảo:
Hội nghị thượng đỉnh là hội nghị cấp cao với sự tham dự của các nguyên thủ quốc gia, lãnh đạo cấp cao, nguyên thủ quốc tế,… họp bàn về sự phát triển bền vững của đất nước trên nhiều lĩnh vực, sự hợp tác phát triển giữa các quốc gia,…. Các công đoạn chuẩn bị cho sự kiện hết sức cẩn trọng, đảm bảo tính an toàn tuyệt đối và đảm bảo tốt các phương án dự phòng trong trường hợp khẩn cấp.
Hội nghị tổng kết là sự kiện nội bộ công ty, doanh nghiệp. Tại đây sẽ diễn ra những báo cáo về tiến độ công việc năm vừa qua, hoạch định chiến lược cho năm tới. Bên cạnh đó là khen thưởng những cá nhân, bộ phận phấn đấu đạt thành tích xuất sắc. Hội nghị được tổ chức với sự tham dự của nhân viên và lãnh đạo công ty.
Hội nghị hợp tác xúc tiến thương mại là sự kiện được tổ chức bởi các doanh nghiệp nhằm quảng bá dự án, sản phẩm đến hợp tác, cũng có thể được tổ chức bởi chính phủ hoặc các tổ chức phi chính phủ. Hội nghị này tập trung vào các mục của dự án đầu tư tiềm năng để phân tích các vấn đề, biện pháp nhằm thúc đẩy hoạt động đầu tư thương mại.
Hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Sự kiện thường được tổ chức hằng năm nhằm gửi đến khách hàng, đối tác những lời cảm ơn đã đồng hành cùng doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ tiếp thu những ý kiến của khách hàng để ngày càng cải thiện, vững mạnh hơn.
Hội nghị khoa học diễn ra nhằm thảo luận hoặc công bố về một nghiên cứu khoa học đã thành công của một cá nhân hay tổ chức. Tại đây, các chuyên gia sẽ thẩm định và đặt các câu hỏi cho dự án này để có những nhận định khách quan về kết quả nghiên cứu, đưa ra quyết định có khả quan hay không. Đối với hội nghị này sẽ không thiên về quảng bá sản phẩm, hình ảnh của bất kì doanh nghiệp nào.
Hội nghị ra mắt sản phẩm nhằm mục đích công bố đến khách hàng, đối tác sản phẩm công ty sắp bày bán trên thị trường. Với hội nghị này, yếu tố truyền thông là rất cần thiết nhằm lan tỏa thương hiệu đến đông đảo công chúng. Đây là bước đệm rất quan trọng để doanh nghiệp khẳng định thương hiệu, chuẩn bị thật tốt trước khi sản phẩm tiếp cận với khách hàng.
Đây là một buổi hội nghị rất phổ biến tại thành phố Hồ Chí Minh. Tại đây sẽ mời đến các diễn giả nổi tiếng trong lĩnh vực marketing, tài chính, ngân hàng,…để trao đổi với người tham gia những kiến thức hay, ý nghĩa. Đặc biệt người tham gia sẽ có khoảng thời gian để đặt ra những câu hỏi thắc mắc về lĩnh vực để được giải đáp hoặc tranh luận về vấn đề nào đó trong xã hội.
Khi tổ chức một hội nghị, bên cạnh việc lên kế hoạch, chúng ta cũng cần lưu ý những điều dưới đây để tránh rủi ro cho sự kiện.
Địa điểm là một yếu tố vô cùng quan trọng trong công đoạn tổ chức hội nghị. Chúng ta cần xác định số lượng khách mời để tìm kiếm hội trường phù hợp. Chúng ta nên xem xét tới các yếu tố: Không gian có thoải mái hay không? Có trang bị sẵn máy chiếu, âm thanh, ánh sáng hay không? Địa điểm đó có hạn chế thi công trên tường hội trường hay không? Nhà tổ chức nên giải quyết được những câu hỏi này trước khi quyết định thuê hội trường tại địa điểm.
Mỗi hội nghị diễn ra đều cần đến truyền thông nhằm lan tỏa những thông tin, thông điệp sự kiện muốn gửi đến công chúng, khách hàng mục tiêu. Khoảng thời gian hợp lý để tiến hành truyền thông là từ 1 đến 2 tuần trước hội nghị diễn ra để thông tin về sự kiện, khởi động làm nóng trước sự kiện. Đồng thời sau khi kết thúc hội nghị, chúng ta vẫn tiếp tục duy trì truyền thông để giữ mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
Mỗi hội nghị diễn ra, mục đích là tạo nhiều mối quan hệ đến khách hàng mục tiêu và những khách hàng tiềm năng chưa có nhu cầu. Chính vì vậy đơn vị tổ chức nên phân bố nhân viên phụ trách phần lấy thông tin khách hàng. Từ những thông tin đó chúng ta có thể liên tục làm Marketing giới thiệu sản phẩm, đến lúc khách hàng có nhu cầu sẽ nhớ đến công ty.
HCMC Events là đơn vị chuyên tổ chức hội nghị uy tín, chất lượng, chuyên nghiệp hàng đầu tại thành phố Hồ Chí Minh. Với những dịch vụ trọn gói đi kèm, khách hàng sẽ được tận tâm, tận tình tư vấn từ văn phòng sale sự kiện đến bộ phận điều hành sự kiện.
Với 14 năm hoạt động trong ngành tổ chức hội nghị, chúng tôi tự tin nắm bắt và hiểu rõ nhu cầu khách hàng cho một hội nghị diễn ra thành công. Ngoài ra chúng tôi cung cấp đến hội nghị bạn:
+ Trang thiết bị an toàn, chất lượng và hiện đại.
+ Kế hoạch tổ nghị rõ ràng.
+ In ấn backdrop, banner,…với nhiều mẫu mã, nguyên liệu in ấn chất lượng.
+ Đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm, làm việc chuyên nghiệp, tận tâm với khách hàng.
“Chất lượng làm nên danh tiếng”, đây là slogan, là mục tiêu mà công ty đã và đang làm được. Chúng tôi luôn tạo được những mối quan hệ thân thiết với khách hàng khi sử dụng dịch vụ và đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp như: Vietcombank, Techcombank, Honda, Dat xanh Group, FLC Group,… Đặc biệt chúng tôi còn là đối tác thân thiết trong nhiều năm liền như: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài nguyên Môi trường, Bộ Y tế, Bộ Công thương, Bộ Khoa học Công nghệ,…
Với những thông tin chúng tôi cung cấp cùng với nhiều năm kinh nghiệm, mong rằng bạn đã có cho mình đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị phù hợp với doanh nghiệp mình. Chúng tôi chờ bạn ở đầu dây hotline, những khó khăn của bạn sẽ được giải quyết nhanh chóng.
