Hướng dẫn viết kịch bản tổ chức sự kiện độc đáo và hấp dẫn nhất

Kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết, chuyên nghiệp không chỉ mang đến sự thành công cho chương trình mà còn để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham dự. Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức sự kiện thì tham khảo những chia sẻ dưới đây của HCMC Events để biết cách viết gây ấn tượng và gợi ý cho bạn một số mẫu kịch bản độc đáo và hấp dẫn nhất.

Kịch bản tổ chức sự kiện đóng vai trò như thế nào trong quá trình tổ chức sự kiện?

Kịch bản được xem là chìa khóa trong quá trình tổ chức sự kiện. Khi lên kế hoạch tổ chức bạn cần có một kế hoạch cụ thể và chi tiết, bởi vị thông qua đó tất cả những người tham gia sự kiện như: Quản lý, phụ trách chính, quản lý âm thanh – ánh sáng, MC, PG, vũ công,…có thể kiểm soát toàn bộ chương trình và phối hợp ăn ý với nhau hơn

Đồng thời hạng mục này đóng vai trò quan trọng, tất cả những công việc và nhiệm vụ của mọi người được phân chia rõ ràng và công bằng.

Một kịch bản chỉnh chu sẽ góp phần trong việc truyền tải những thông điệp có giá trị tới người xem. Thông qua đó nhân sự sẽ nắm bắt được nhiệm vụ cụ thể của mình một cách rõ ràng, dựa vào đó sẽ hoàn thiện công việc và tăng năng suất cho chương trình. Ngân sách các hạng mục được thể hiện rõ ràng trong quá trình lên kế hoạch và ban tổ chức có thể dự đoán được chi phí và đề phòng các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình triển khai sự kiện.

Ngoài ra, hạng mục này còn đóng góp một số vai trò nhất định như: timeline chương trình, trình tự thực hiện, đảm bảo kế hoạch cho sự kiện, ước lượng khung thời gian, nội dung cụ thể và tối ưu hóa nguồn lực – kinh phí – thiết bị – nhân sự cho chương trình.

Hướng dẫn cho bạn cách viết

Để viết một kịch bản sự kiện hội tụ đầy đủ các yếu tố sáng tạo, độc đáo và hấp dẫn người thực hiện phải nắm được tâm lý khách hàng cũng những một số quy luật như:

Phương pháp 5W1H

Nếu bạn ứng dụng được phương pháp này thì việc viết của bạn sẽ đơn giản hơn rất nhiều

Mục đích sự kiện
Thông điệp mà chương trình hướng tới
Thời gian diễn ra
Địa điểm tổ chức

Ngoài ra, phương pháp này cho phép người viết trả lời các vấn đề dựa trên ngân sách để tránh tình trạng thiếu hụt ngân sách và mất cân bằng trong chi tiêu.

Phân loại sự kiện

Loại hình sự kiện được phân chia theo các yếu tố sau:

Sự kiện họp báo, thông cáo báo chí
Ra mắt sản phẩm mới
Chương trình từ thiện, gây quỹ
Lễ khai trương, khánh thành
Lễ kỷ niệm, liên hoan, lễ hội,….

Xác định được loại hình chương trình bạn có thể đặt mục tiêu chương trình muốn hướng đến. Ví dụ sự kiện giới thiệu và ra mắt sản phẩm mới khác với sự kiện gây quỹ hoặc nhà sáng tạo có thể lồng ghép với nhau một cách hợp lý và phải đạt được mục tiêu ban đầu.

Vì vậy mỗi một hình thức tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần phải xác định từ ban đầu để việc xây dựng không gặp khó khăn.

Phân loại theo mục đích

Mỗi chương trình sẽ có những mục đích thực hiện khác nhau, theo mục đích sẽ bao gồm 3 loại như:

Kịch bản tổng quát ( Nội dung, timeline tổ chức, người phụ trách)
Kịch bản MC ( Dẫn chương trình cho MC)
Kịch bản âm thanh ánh sáng ( Hướng dẫn kỹ thuật, nhân viên âm thanh – ánh sáng)

Luôn bám sát theo yêu cầu của sự kiện

Luôn bám sát và đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đối tác để chương trình đạt được thành công như mong đợi. Để xây dựng một mẫu kế hoạch đúng với tiêu chí và thể hiện đúng tinh thần mà sự kiện hướng đến người viết cần phải nắm rõ mục đích và yêu cầu cụ thể của đối tác.

Những yếu tố bắt buộc

Người viết cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung dưới đây để đảm bảo được chất lượng nội dung:

Đủ 3 phần: Khai mạc, timeline chương trình, nội dung chính, bế mạc

Kịch bản cần phải cung cấp đầy đủ thông tin về: Chủ đề, nội dung, ý tưởng, và thông điệp muốn truyền tải
Đủ thời lượng cho phép không quá dài cũng không quá ngắn
Nội dung phải logic và liên kết với nhau
Lồng ghép nhạc phù hợp, hấp dẫn và lôi cuốn, bạn nên thêm một vài chi tiết mang tính độc đáo – keymoment vào kịch bản.

Tham khảo các mẫu kịch bản

Dưới đây là một số mẫu HCMC Events gợi ý bạn có thể tham khảo thêm:

1. Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện hội thảo

Địa điểm: Sảnh ABC

Thời gian tổ chức sự kiện: 7h30 đến 10h30, ngày 22 tháng 2 năm 2024

Thời gian:

Từ 7h30 đến 8h: Đón khách và ổn định chỗ ngồi

8h00 – 8h15:

MC giới thiệu diễn giả, điểm qua nội dung chính của hội nghị
MC giới thiệu các diễn giả và khách mời tham gia

8h15 – 10h30: Hội thảo bắt đầu, diễn giả chia sẻ

10h30 – 11h00: Thời gian hỏi đáp dành cho khách mời

11h00 – 11h30: Teabreak – Nghỉ ngơi

11h30 – 11h45: MC điểm lại nội dung hội thảo

11h45 – 12h00

Tiết mục văn nghệ
Diễn giả nói lời cảm ơn và kết thúc hội thảo

2. Mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương cửa hàng

Địa điểm: Địa chỉ cửa hàng

Thời gian tổ chức: 9h00 đến 12h00, ngày 23 tháng 02 năm 2024

Timeline

9h00 – 9h30: Đón khách và ổn định chỗ ngồi

Nhân viên thu thiệp mời và kiểm soát khách mời theo danh sách
Nhân viên cửa hàng và người của bạn tổ chức đứng cửa đón, điều phối khách mời
Quầy checkin
Cho khách lấy số may mắn phục vụ cho minigame

9h30 – 9h45: Văn nghệ

Nhóm nhảy và ca sĩ thực hiện các tiết mục warm up cho chương trình

9h45 – 10h: Khai mạc

MC trình bày lý do
Giới thiệu đại biểu và khách mời

10h – 10h15: Chiếu video giới thiệu cửa hàng

Video tóm tắt về quá trình thành lập và phát triển
Giá trị cốt lõi của cửa hàng

10h15 – 10h130: Ban lãnh đạo phát biểu

10h30 – 10h40: Cắt băng khai trương

Mời đại diện, đối tác trong ngành, chủ cửa hàng lên sân khấu cắt băng khai trương
Nhân viên chuẩn bị
Hệ thống âm thanh và pháo sẵn sàng

10h40 – 11h: Văn nghệ

11h – 12h: Tổ chức chương trình bốc thăm trúng thưởng

12h: Bế mạc

Những lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện

Trong quá trình lên ý tưởng bạn cần phải lưu ý những điều sau đây:

Nắm vững các thông tin cũng như yêu cầu của đối tác và khách hàng để đưa ra định hướng đúng về đối tượng
Cân đối các chương trình hoạt động phù hợp với mức ngân sách đề ra
Phân chia nội dung cụ thể và thời gian hợp lý
Nội dung cần phải thể hiện đầy đủ bằng những ý tưởng sáng tạo và mới mẻ
Trình tự chương trình được sắp xếp hợp lý liên kết với nhau không tạo ra cảm giác nhàm chán cho người xem
Nội dung sáng tạo lồng ghép những chi tiết bất ngờ để tạo điểm nhấn

Kết luận

Nếu nói kịch bản tổ chức sự kiện chính là nền tảng cốt lõi để quyết định sự thành công hoặc thất bại của chương trình thật không sai. Vì thế, các doanh nghiệp đang có ý định tổ chức sự kiện thì cần phải cân nhắc để đưa ra những phương án hợp lý nhất đem lại hiệu quả cao cho công việc. Bài viết trên HCMC Events đã cung cấp cho bạn đầy đủ những kiến thức cũng như kinh nghiệm để viết kịch bản chương trình. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong tương lai sau này, chúc bạn cho chương trình của bạn diễn ra thành công tốt đẹp!

Thông tin liên hệ

Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Du Lịch Quốc Tế Hòa Bình

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
Website: https://hcmcevents.com/
Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM