Hội nghị trực tuyến: Mô hình làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp

Cùng với sự phát triển của công nghệ, hiện nay các giải pháp họp online đang trở thành lựa chọn hàng đầu tại các doanh nghiệp, tổ chức và cả chính phủ. Mô hình làm việc này khắc phục được nhiều hạn chế so với hình thức truyền thống. Trong đó, việc tổ chức hội nghị trực tuyến hiệu quả là vấn đề được nhiều đơn vị quan tâm.

Ban lãnh đạo Công ty công ty Mobifone nhận xét: “Tôi rất hài lòng về dịch vụ tổ chức sự kiện online tại HCMC Events. Sở hữu đội ngũ ekip chuyên nghiệp, năng động cùng kịch bản tổ chức độc đáo và hệ thống trang thiết bị hiện đã mang lại cho chúng tôi một cuộc họp thành công.”

Hội nghị trực tuyến là gì?

Đây là một kiểu họp được thực hiện nhờ sự trợ giúp của các phần mềm, website và các thiết bị công nghệ thông qua môi trường internet. Các đại biểu tham dự sẽ không có mặt tại cùng một địa điểm, mà họ sẽ được kết nối và trao đổi thông tin cùng nhau nhờ đường truyền mạng. Kiểu đàm thoại dạng này sẽ giúp giảm thiểu tối đa chi phí, thuận tiện khi tổ chức và mang lại nhiều hiệu quả trong công việc.

Cuộc họp online có khả năng kết nối mọi người ở nhiều địa điểm khác nhau — Hình thức trao đổi từ xa giúp tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian

Vì sao cần tổ chức hội nghị trực tuyến?

Trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển, những sản phẩm công nghệ phục vụ cho quá trình làm việc trở nên hiện đại và tối ưu hơn. Bên cạnh đó, dưới sự tác động của đại dịch Covid-19, xã hội đã dần trở nên quen thuộc hơn với những “cuộc họp không cần phải tiếp xúc trực tiếp”.

Thực hiện những buổi trao đổi online sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:

Xóa bỏ mọi khoảng cách về địa lý, kết nối nhanh chóng và chính xác tới nhiều cá nhân ở mọi địa điểm
Công tác tổ chức được triển khai nhanh chóng, giảm thiểu nhiều chi phí và thời gian di chuyển
Trao đổi thông tin, xử lý vấn đề một cách nhanh chóng, nâng cao sự tương tác với khách hàng hoặc đối tác
Đào tạo kiến thức chuyên môn dễ dàng và hiệu quả
Có thể ứng dụng cho hầu hết các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau

Hội nghị trực tuyến hình thức được nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cả chính phủ lựa chọn — Hình thức này được ưa chuộng nhờ xóa bỏ mọi khoảng cách về địa lý và kết nối nhanh mọi người

Những hình thức họp từ xa phổ biến hiện nay

So với các cuộc họp truyền thống, hình thức trao đổi online đã và đang phát huy được nhiều ưu điểm đáng kể. Sự phát triển của khoa học – công nghệ đã tạo nên rất nhiều kiểu trao đổi từ xa mà doanh nghiệp, tổ chức, chính phủ có thể lựa chọn. Phổ biến nhất là 3 nhóm sau:

1. Trao đổi qua thiết bị truyền hình

Đây là hình thức tổ chức cuộc họp bằng việc sử dụng công cụ “phần cứng” kết hợp với “phần mềm” để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua môi trường internet. Giải pháp này được cho là khá tốn kém bởi doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống phần cứng tại các điểm cầu. Nhu cầu hội họp bao nhiêu thì phải thiết lập bất nhiêu. Tuy vậy, cũng không thể phủ nhận lợi ích mà hình thức trao đổi qua truyền hình mang lại.

Ưu điểm: Có thể kết nối được nhiều điểm cầu, trình chiếu thông tin rõ nét, nâng cao trải nghiệm của người tham dự.
Nhược điểm: Tốn chi phí khá cao.

Hình thức trao đổi này thường dùng cho những cuộc họp có quy mô lớn và quan trọng — Kiểu “trao đổi từ xa” này tốn khá nhiều chi phí trong việc chuẩn bị dụng cụ

2. Họp qua các phần mềm hoặc website

Là kiểu tổ chức thông quá các phần mềm hoặc web chat miễn phí như Zoom, Google Meeting, Skype, Hangout… Tuy nhiên, những ứng dụng này cũng vấp phải nhiều nhược điểm nên chỉ thích hợp ứng dụng cho các cuộc họp tức thời, diễn ra trong thời gian ngắn.

Ưu điểm: Không tốn nhiều chi phí đầu tư, có thể sử dụng máy tính hoặc điện thoại thông minh.
Nhược điểm: Các tính năng bị hạn chế, khi trình chiếu dễ bị lỗi.

Hình thức họp qua các phần mềm hoặc website — Họp qua các phần mềm hoặc website thích hợp ứng dụng cho các cuộc họp tức thời

3. Họp bằng các thiết bị điện thoại truyền hình

Đây là dòng điện thoại chuyên dùng cho những cuộc họp online. Về cơ bản, chúng cũng giống như một chiếc điện thoại bình thường nhưng được trang bị micro hiện đại, có độ nhạy cao và thu âm đến 360 độ. Phần loa ngoài phát âm thanh với bán kính rộng, đáp ứng cho nhiều người cùng nghe và khả năng kết nối nhiều điểm cùng lúc.

Ưu điểm: Đáp ứng nhu cầu sử dụng cá nhân, hiệu quả và có chi phí rẻ.
Nhược điểm: Không hiển thị hình ảnh nên chỉ có thể trao đổi qua âm thanh, tiếng nói.

Hình thức họp bằng điện thoại truyền hình — Kiểu họp này chỉ có thể trao đổi âm thanh giữa những người tham dự

Cách tổ chức một cuộc họp online thành công

Thực tế, hội nghị trực tuyến đã có mặt khá lâu trước đây nhưng không được phổ biến rộng rãi. Tuy nhiên dưới sự bùng phát của dịch bệnh Covid-19, những cuộc họp online trở thành mô hình làm việc bắt buộc và dần phát huy được tối đa vai trò của chúng. Vậy làm thế nào để tổ chức một chương trình thành công. Hãy cùng chúng tôi theo dõi những nội dung tiếp sau đây!

Xác định chính xác thời gian tổ chức

Đây là công việc đầu tiên và quan trọng nhất mà người chủ trì phải xác định. Công việc này sẽ giúp những đại biểu hay khách mời tham dự biết về thông tin chương trình cũng như để họ chuẩn bị tốt những phần tiếp theo. Để chuyên nghiệp hơn, bạn có thể gửi cho khách mời một lời nhắc nhở thông qua điện thoại, email hoặc mạng xã hội trước một ngày cuộc họp diễn ra.

Lựa chọn thiết bị chính sẽ sử dụng

Thiết bị cần có cho hội nghị trực tuyến là yếu tố then chốt quyết định sự thành công cho chương trình. Với những hình thức đã giới thiệu phía trên, bạn có thể lựa chọn thiết bị phù hợp với mục đích và ngân sách chương trình. Nếu thực hiện những cuộc họp bằng video, sẽ cần ít nhất một màn hình TV kèm với micro và camera. Còn đối với hội thảo trên website sẽ cần ít nhất, bạn cần đảm bảo đường truyền mạng tốt, màn hình máy tính và phần mềm được kết nối với nhau.

Thiết bị công nghệ là yếu tố quyết định sự thành công của chương trình — Cần có ít nhất một màn hình TV kèm với micro và camera để chương trình diễn ra thành công

Lên kế hoạch chi tiết

Để đảm bảo nội dung cho cuộc họp, bạn nên gửi đến khách mời những thông tin chính ít nhất là trước một ngày. Trong đó phải đề cập rõ ràng vai trò, nhiệm vụ của người tham dự trong chương trình. Điều này sẽ giúp mọi người có sự chuẩn bị chu đáo để thông tin cuộc họp được trình bài rõ ràng, chính xác hơn. Đây cũng là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong khâu tổ chức.

Đừng để người tham dự phân tâm

Vì không ở cùng trong một không gian, nên những đại biểu tham dự rất dễ bị phân tâm hoặc thậm chí là không giao tiếp với nhau. Do đó, người chủ trì cần phải đảm bảo chương trình được diễn ra đúng quy tắc và đạt hiệu quả. Ngay khi kết thúc, thư ký cuộc họp có thể gửi các ghi chú hoặc bản tóm tắt nội dung chương trình cho những người tham dự. Việc làm này sẽ giúp họ nhớ lại những thông tin quan trọng trong cuộc họp, đồng thời nắm được nhiệm vụ được triển khai.

Người chủ trì cần đảm bảo cuộc họp được diễn ra đúng trình tự và thành công — Sau khi kết thúc, thư ký có thể gửi bản tóm tắt nội dung để các đại biểu nắm rõ nội dung hơn

Giải pháp hội nghị trực tuyến đã và đang trở thành xu hướng làm việc hiện nay. Việc đầu tư một phòng họp với đầy đủ trang thiết bị là cách để bạn tổ chức thành công chương trình. Đón đầu xu thế đó, HCMC Events đã nhanh chóng cập nhật công nghệ và trở thành một trong những đơn vị tổ chức sự kiện online hàng đầu tại khu vực miền Nam. Quý khách hàng, doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu thực hiện những chương trình dạng này, xin vui lòng liên hệ theo Hotline 0939.311.911 – 0913.311.911 để nhận tư vấn nhanh chóng.