Virtual Events là gì? Những điều bạn cần biết về loại hình này.

Cụm từ Virtual Events còn khá mới mẻ đối với một số bạn, và nó còn có tên gọi khác là sự kiện trực tuyến. Loại hình này đã xuất hiện từ lâu bằng hình thức livestream, online,… và phát triển mạnh mẽ vào thời kì dịch Covid 19 bắt đầu bùng nổ. Vào thời kì đó, hình thức này được nhiều doanh nghiệp sử dụng và đạt những hiệu ứng vô cùng tốt.

Ông Giang – Phó Giám Đốc VNNIC có đôi lời: “Để có được buổi hội thảo diễn ra thuận lợi và tốt đẹp chắc chắn không thể thiếu công được công sức và sự chuyên nghiệp trong các hạng mục của ban tổ chức. Nhờ vào sự chuyên nghiệp, chỉnh chu trong công tác tổ chức của HCMC Events mà hội thảo của VNNIC được diễn ra tốt hơn mong đợi của tôi.”

Khái niệm về sự kiện trực tuyến

Sự kiện trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu, là biện pháp tối ưu nhất cho việc thay thế cho những buổi họp, buổi học truyền thống có những hạn chế về mặt địa lí giúp các đơn vị tổ chức giảm thiểu được những chi phí, thời gian dư thừa của các cuộc học, buổi học. Ngoài ra loại hình này còn được gọi là livestream, webinar,…. Virtual events được tổ chức dưới hình thức phát trực tiếp. Để tham gia, người tham dự kết nối và tương tác với chương trình bằng những thiết bị có kết nối Internet. Thông thường, chương trình sẽ phát trực tiếp trên các nền tảng như: Website, Facebook, Instagram, Tiktok,…

Xu hướng của thời đại

Như các bạn cũng biết được, những năm gần đây khoa học – công nghệ đang phát triển vô cùng nhanh chóng. Điều đó, bắt buộc các ngành nghề phải áp dụng khoa học, công nghệ vào trong quá trình làm việc, phát triển và ngành dịch vụ cũng không ngoại lệ. Các chương trình trực tuyến đang dần trở nên phổ biến bởi tính hiệu quả và tiện lợi mà nó mang lại. Tuy nhiên việc áp dụng hình thức này chỉ thích hợp với những chương có quy mô nhỏ hoặc phát trực tiếp (livestream) trên các nền tảng mạng xã hội và các kênh truyền thông.

Với tình hình dịch bệnh chưa được kiểm soát triệt để, thì việc lựa chọn hình thức tổ chức nhằm hạn chế những tiếp xúc giữa nhiều người thì Virtual Events chính là biện pháp tối ưu nhất. Bởi chính ưu điểm tương tác người xem lớn trong khoảng thời gian ngắn, tiện lợi và nhanh chóng, đặc biệt là hạn chế tập trung đông người tại một nơi. Hình thức này đang dần trở thành công cụ quan trọng cho các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp. Chỉ cần áp dụng công nghệ hiện đại là bạn có thể tiết kiệm thời gian, không gian, chi phí và truyền tải thông điệp chương trình đến mọi nơi.

Giải pháp tối ưu

Virtual Events được xem là giải pháp tối ưu đối với những trường hợp có yếu tố ngoại cảnh ảnh hướng đến chương trình. Đây là sẽ những lưu ý để có được chương trình trực tuyến chuyên nghiệp:

Nội dung sáng tạo

Để có thể truyền tại đầy đủ thông điệp, trọn vẹn thông điệp của thương hiệu bằng hình thức trực tuyến là câu hỏi muôn thuở của đơn vị tổ chức. Lời giải đáp duy nhất đó chính là phân loại đối tượng khách mời, đáp ứng cho họ tất cả những điều họ muốn và thực hiện giải đáp những mong muốn đó bằng tính năng bình luận, trò chuyện.

Bằng cách này, khoảng cách giữa thương hiệu bạn đến với cộng đồng sẽ gần hơn. Những chương trình bạn có thể áp dụng:

• Hội nghị, hội thảo
• Những buổi họp của công ty
• Ra mắt sản phẩm mới
• Các buổi workshop, định hướng nghề nghiệp, kỹ năng
• Các khóa học
• Chương trình ca nhạc, giải trí
• Gameshow

Lựa chọn nền tảng để thực hiện

Để lựa chọn được nền tảng phù hợp, ban phải dựa vào tính chất, quy mô, đối tượng khách mờ. Nếu bạn quyết định thực hiện chương trình với đối tượng mở, cần số lượng người tham gia lớn thì Facebook và Youtube là hai nền tảng thích hợp nhất cho việc phát sóng trực tiếp.

Đối với các chương trình giới hạn số lượng người tham dự, yêu cầu về đối tượng, có thu phí, bạn có thể sử dụng hình thức phát trực tiếp trên website như là dạng hội thảo như Webinar, phần mềm, ứng dụng như Teams, Meet,… Các dạng sự kiện này bắt buộc phải sử dụng phần mềm của bên thứ ba để có thể kết nối với khách mời. Các phần mềm, ứng dụng này có những chức năng tối ưu riếng cho các chương trình online như trò chuyên, bình luận, đặt câu hỏi, xin ưu tiên phát biểu, xem được số lượng và mức độ tương tác của người tham dự.

Đầu tư vào các thiết bị

Việc đầu tư chi phí đúng và đủ vào các thiết bị hỗ trợ việc tổ chức, sản xuất nhằm hạn chế được những gián đoạn trong khi chương trình đang phát sóng gây cảm giác khó chịu, bất tiện đối với người tham dự và điều này có thể làm ngắt mạch cảm xúc của họ. Đây là những lưu ý về trang thiết bị bạn không nên bỏ qua:

• Chất lượng âm thanh, hình ảnh
• Máy quay và thiết bị chất lượng cao
• Thường xuyên kiểm tra đường truyền đảm bảo tính ổn định khi phát sóng.

Kiểm duyệt nội dung chính

Kịch bản chương trình cần phải được đầu tư, chuẩn bị chua đáo trước khi diễn ra để hạn chế những rủi ro có thể phát sinh và những sai sót. Đặc biệt, người dẫn chương trình và khách mời, diễn giả cần phải bàn bạc, thảo luận vớ nhau về nội dung trước khi diễn ra để có sự thống nhất với nhau về các vấn đề. Bên cạnh đó, có thể dự đoán và chuẩn bị những phương pháp dự phòng cho những tình huống ngoài ý muốn có thể xảy ra.

Sự kiện trực tuyến có tiềm năng cao về số lượng người tham dự đông đảo hơn so với truyền thống, bởi vì nó không giới hạn về quy mô và số lượng người tham gia. Bạn sẽ thu thâp được dữ liệu người tham dự tiềm năng để cho những chương trình sau. Việc của bạn chỉ cần data ấy từ những chương trình trước để tổ chức một chương trình hấp dẫn và thu hút.

Những lý do chọn Virtual Events

Tổ chức sự kiện bằng hình thức trực tuyến đang ngày càng được sử dụng rộng rãi và phổ biến bởi những ưu điểm mà nó mang lại mà hình thức truyền thống không thể có được. Và đây là những lý do bạn lựa chọn loại hình này:

• Khả năng tiếp cận cao, độ phủ rộng: Đây chính là ưu điểm lớn nhất vì nó có thể tiếp cận cùng lúc số lượng người lớn. Còn các chương trình truyền thống sẽ bị hạn chế bởi địa điểm tổ chức.
• Giảm thiếu chi phí: Giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí như địa điểm ban tổ chức, vận chuyển, ăn uống,…
• Truyền thông tốt: Nếu chương trình được đầu tư tốt thì sẽ tạo được hiệu ứng tốt trên các kênh truyền thông, có hội “vàng” cho việc quảng hình ảnh của thương hiệu.
• Các yếu tố ngoại cảnh: Hạn chế được những yếu tố ngoại cảnh như: Thời tiết, dịch bệnh, giao thông,… ảnh hưởng đến số lượng người tham gia chương trình.

Qua bài viết, chắc hẳn bạn biết được thế nào là Virtual Events và những ưu điểm, tính chất của hình thức tổ chức này. Để bạn có góc nhìn mới hơn về các loại hình được ưu chuộng, sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. Mong rằng với những điều mà HCMC Events nêu ở trên có thể giúp bạn có thêm sự lựa chọn trong việc tổ chức sự kiện hay chương trình truyền thông, quảng bá sản phẩm.