Truyền thông đóng vai trò gì trong tổ chức sự kiện?

Đây là hình thức mà doanh nghiệp tạo ra để gắn kết với nhau thông qua đó để học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm. Để gây ấn tượng mạnh với khách mời tham dự thì một kịch bản hay, địa điểm nổi bật và dàn ekip phục vụ chuyên nghiệp là điều không thể thiếu bên cạnh đó làm thế nào để thu hút người tham gia và gây được sự chú ý của mọi người thì đó mới là vấn đề. Vì thế truyền thông sự kiện ra đời với mong muốn đem nhiều giá trị đến cho công ty tăng cường sự ảnh hưởng và gây được tiếng vang trong ngành.

Chị Tuyết Anh chuyên viên tại HCMC Events cho biết: “Với sự phát triển mạnh mẽ của mạng xã hội thì quảng bá hình ảnh trước khi diễn ra chương trình là một điều quan trọng để thu hút sự chú ý của công chúng. HCMC Events luôn hiểu rõ được điều đó và những chương trình mà đơn vị đồng hành gây được nhiều tiếng vang và dấu ấn trong lòng khách hàng”

Mô hình làm việc nhằm quảng bá gây sự chú ý cho buổi tiệc — Buổi tiệc thu hút được số lượng lớn người tham gia

Khái niệm

Truyền thông là hoạt động quảng cáo để tạo sự chú ý trong quá trình tổ chức sự kiện. Nó bao gồm như chạy quảng cáo trên các nền tảng thông tin đại chúng, email marketing, quảng cáo trên đài truyền hình, tạp chí và những phương tiện thu hút. Mục đích là gây sự chú ý với đối tượng mà doanh nghiệp nhắm đến xây dựng hình ảnh và quảng bá đẩy mạnh thương hiệu. Trước khi hoạt động diễn ra tiếp thị và quảng bá là yếu tố cốt lõi để tăng sự chú ý và thu hút khán giả.

Một yếu tố quan trọng để đánh dấu sự thành công của chương trình — Buổi lễ ra mắt sản phẩm thu hút được số lượng lớn nhà báo và phóng viên đưa tin

Mặt hình thức

Về cơ bản thì hoạt động này được làm việc trên các nền tảng online và offline như

Quảng cáo truyền thống là bao gồm tất cả như quảng cáo trên báo, tạp chí, truyền hình và đài phát thanh. Đây là hình thức phổ biến và được sử dụng từ trước để nhằm thông báo về công việc sắp diễn ra và thu hút sự quan tâm của khán giả.
Quảng cáo trên mạng xã hội là phương pháp phổ biến nhất hiện nay. Độ phổ biến và sự ảnh hưởng của nó rất lớn như Facebook, Instagram, Twitter,.. giúp cho events sắp tới của bạn dễ dàng nhìn thấy dễ cập nhật và tạo sự chú ý
Quảng cáo trực tiếp là sử dụng những công cụ phát sóng trực tiếp, giúp khán giả tham gia sự kiện từ xa hoặc bất cứ nơi đâu. Điều này tạo nên sự thuận tiện thu hút lượng lớn người tăng khả năng tiếp cận.
Email marketing là hình thức quảng cáo dưới dạng email, bạn sẽ gửi mail với mục đích mời họ đến tham dự buổi lễ. Mô hình này giúp tăng khả năng tương tác và thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp.

Ngoài ra các ban tổ chức sẽ tạo những trang website chính thức, các video quảng cáo và các triển lãm hoặc cuộc thi nhằm PR để tăng thêm sự tương tác đối với kế hoạch của bạn sắp tới.

Mô hình tiếp thị hiệu quả — Tăng số lượng người quan tâm và tham dự chương trình

5 bước thực hiện cụ thể

Bước 1: Lên kế hoạch cụ thể cho các công việc sắp diễn ra, bao gồm mục tiêu chi phí cụ thể từng hạng mục, đối tượng hướng đến, địa điểm, thời gian, và những thứ cần thiết khác.

Bước 2: Lên chiến dịch quảng cáo chi tiết bao gồm tất cả những việc lựa chọn phương tiện quảng cáo, kế hoạch phát sóng, tạo nội dung cụ thể, quảng bá và tạo mối quan tâm cho khách hàng và sản phẩm

Bước 3: Triển khai chiến dịch là các bước thực hiện các kế hoạch đã lên như lịch phát sóng, sáng tạo nội dung, và các hoạt động xúc tiến nhằm thu hút công chúng

Bước 4: Đánh giá kết quả và tối ưu hóa việc đánh giá dựa trên nhiều chỉ số khác nhau. Bao gồm độ bao phủ của chiến dịch, tiếp cận cận được được người xem, số lượng người tham gia, và những chỉ số liên quan

Bước 5: Phân tích và rút ra kinh nghiệm từ chiến dịch đã chạy đúc kết lại những điểm mạnh và điểm yếu những sai sót không đáng có để cải thiện được chất lượng trong những lần tiếp theo

Phải có kế hoạch chi tiết mới đảm bảo sự thành công của hoạt động — Có chiến dịch quảng cáo rõ ràng mới hướng tới đối tượng cụ thể

Những lưu ý cần thiết

Khi thực hiện cần những lưu ý những điều sau để tránh những sự cố không mong muốn và luôn phải đảm bảo rằng các hạng mục phải được hoàn thành một cách chỉnh chu và đem lại hiệu quả mong muốn

Mục tiêu: Trước khi bắt đầu công việc cần phải xác định rõ mục tiêu hướng đến. Phải có kế hoạch rõ ràng cụ thể, đo lường được và phù hợp với mục đích sử dụng

Đối tượng khách hàng: Xác định rõ đối tượng đang hướng tới từ đó mới có thể lên chiến dịch rõ ràng và các hạng mục phù hợp

Ngân sách: Tính toán các chi phí dự trù, các hạng mục cần thiết và các chi phí bao gồm cho việc thuê địa điểm, thiết bị âm thanh, ánh sáng, ẩm thực, thiết kế, thi công và những hạng mục liên quan

Thời gian và địa điểm: Lựa chọn địa điểm phù hợp đảm bảo sự an toàn và thu hút được sự quan tâm của người tham dự

Nội dung: Nội dung phải đặc sắc có tính sáng tạo và thu hút được mục tiêu đối tượng hướng đến

Phương tiện: Lựa chọn và xem xét kỹ các phương tiện để quảng cáo phù hợp với ngân sách và đúng đối tượng người xem

Một hoạt động không thể thiếu trong quá trình quảng bá hình ảnh — Hình ảnh của doanh nghiệp được nhiều người biết đến

Tóm lại, truyền thông đóng vai trong không thể thiếu trong việc tổ chức sự kiện từ giai đoạn tiếp thị trước, xây dựng lòng tin và tham gia trong suốt chương trình, cho đến khi kết thúc. Bằng cách lên chiến dịch cụ thể tối ưu hóa những hạng mục thì việc vận hành sẽ dễ dàng hơn và hiệu quả mang lại đáng kể tạo ấn tượng mạnh mẽ cho khách hàng và sự gắn kết đặc biệt với khán giả.