Tổng hợp những mẫu kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp

Kịch bản tổ chức sự kiện đóng vai trò tất yếu đối sự vận hành chương trình và đặc biệt là quyết định đến sự thành công của chương trình. Thế nhưng, vẫn còn nhiều người vẫn không biết làm cách nào để có thể xây dựng một cách chi tiết, chuyên nghiệp, hấp dẫn mà vẫn truyền tải đầy đủ thông điệp của chương trình một cách trọn vẹn, đầy đủ và hiệu quả. Vậy thì thông qua bài viết này hãy để HCMC Events giúp bạn nhé!

Bà Diễm – đại diện công ty KL Maritime Việt Nam có đôi lời: “Ngày khai trương chính là ngày hệ trọng, bởi vì đó là ngày đánh dấu cột mốc sự bắt đầu của công ty. Chúng tôi, KL Maritime rất hài lòng với dịch vụ của HCMC Events. Chúng tôi xin cảm ơn tập thể công ty HCMC Events đã thực hiện ngày trọng đại này của chúng tối một cách rất chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ tiếp tục hợp tác HCMC Events trong các sự kiện khác của công ty.”

Vai trò tất yếu của kịch bản

Vai trò người lên nội dung đối với một chương trình là vô cùng quan trọng. Việc lên nội dung chương trình một cách chi tiết và đúng với thông điệp muốn truyền tải của chương trình là tương đối khó khăn đối với những người mới bắt đầu tập làm quen với công việc này.

Tác dụng của việc xây dựng kịch bản

Cái khó làm trong ngành dịch vụ, đó chính là “chiều” theo ý của khách hàng, nếu bạn được ý khách hàng này nhưng khách hàng khác không vừa ý. Vì tất cả các hoạt động tổ chức bạn phải thật cẩn thận. Vì vậy, hầu hết các đơn vị thực hiện đều phải được bàn bạc kỹ lượng với khách hàng để đáp ứng đúng nhu cầu và truyền tải đúng thông điệp của khách hàng.

Vậy nó có thật sự cần thiết đối với một chương trình sự hay không? HCMC Events sẽ nói cho bạn biết vì sao nó lại quan trọng như vậy:

• Nắm rõ các hoạt động của chương trình, các bộ phận sẽ làm việc với nhau ăn ý hơn, đẩy nhanh tiến độ.
• Nhân sự của đơn vị thực hiện chương trình phải tuân thủ và đảm bảo hoàn thành đúng nhiệm vụ đã được giao. Nhân sự phải “thuộc lòng” các hoạt động của chương trình nhằm mục đích làm đúng theo kế hoạch mang đến sự hài lòng của khách hàng trong quá trình diễn ra và sau khi kết thúc.
• Nhân sự sẽ không quên vị trí và nhiệm vụ mình phụ trách đặc biệt là trong những chương trình có quy mô và tính quốc tế như hội thảo, hội nghị, triển lãm quốc tế.

Lý do cần phải viết kịch bản

Bởi vì nó chính là cầu nối giữa các hạng mục, giúp cho chương trình được diễn ra liên tục và chuyên nghiệp. Trên thực tế, thì nó chính là chiếc la bàn cho tất cả các bộ phận thực hiện theo đúng kế hoạch. Trong các chương trình có quy mô lớn thì nó càng thể hiện được vai trò kết nối, đảm bảo toàn bộ chương trình được thực thi theo đúng kế hoạch.

HCMC Events sẽ giải thích vì sao bạn cần phải chú trọng và đầu tư kỹ càng:

• Chỉ đạo, hướng dẫn các bộ phận một cách dễ dàng.
• Phải dựa theo đúng trình tự thời gian diễn ra.
• Đảm bảo các hạng mục được diễn ra theo đúng tiến độ.
• Đo lường được thời gian cho hạn mục.
• Tối ưu, tiết kiệm nhân lực, thiết bị, chi phí,…
• Có thể dự đoán, kiểm soát được những tình huống có thể xảy ra.

Hướng dẫn viết kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chi tiết

Muốn có được một nội dung chương trình tốt, chuyên nghiệp bên cạnh khả năng viết, lên nội dung chương trình. Bạn còn phải hiểu rõ những ý kiến, quy định của khách hàng hay quản lý để từ đó có thể đáp ứng một cách tốt nhất. Những lưu ý ở dưới đây sẽ giúp bạn có thể lên nội dung cho chương trình sự trong khoảng thời gian ngắn nhất với sự chuyên nghiệp và cụ thể nhất.

Tìm hiểu rõ thông tin trước khi viết

Mục đích cuối cùng của các chương trình là truyền thông, quảng bá hình ảnh sản phẩm, công ty. Vì vậy, nếu chương trình diễn ra thành công thì mục đích truyền thông đạt hiệu quả cao. Bắt buộc tất cả bộ phận thuộc đơn vị tổ chức cần phải sát sao trong tất cả các khâu, các hạng mục phải được diễn ra theo đúng theo kế hoạch chương trình.

Kế hoạch chương phải dựa theo loại hình và đối tượng khách mời,… thì việc lên nội dung chương trình cũng như vậy. Tùy vào từng loại hình, nội dung chương trình phải phù hợp với loại hình đó và phải đảm bảo những tiêu chí sau:

• Mục đích và thông điệp của chương trình muốn truyền tải.
• Đối tượng, khách mời tham dự.
• Thời gian diễn ra? Diễn ra ở địa điểm nào? Địa điểm đó có phù hợp?
• Chương trình diễn ra có đúng như kế hoạch?

Phân loại kịch bản theo tính chất của sự kiện

Có 2 nội dung chính được phân loại theo những nhóm sự kiện có những tính chất, đặc điểm tương đồng:

• Chi tiết: Đây là loại chú trọng nhiều vào giọng đọc, cách truyền tải của MC để thể hiện đúng thông điệp.
• Tổng quát: Trái ngược với chi tiết thì loại này không chú trọng quá nhiều vào lời nói mà thường tập trung vào những hoạt động, tiết mục của chương trình diễn ra như thế nào. Bên cạnh đó, cũng sẽ được dùng cho phía khách hàng để họ có thể nắm bắt được các hạng mục của chương trình. Từ đó, bộ phận kỹ thuật nắm bắt được nhiệm vụ của mình đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Những mẫu kịch bản theo từng loại sự kiện

Như đã trình bày ở phía trên thì mỗi một chương trình sẽ có nội dung, tính chất khác nhau. HCMC Events sẽ hướng dẫn gửi đến bạn những mẫu phổ biến hiện nay theo từng loại.

Lễ kỷ niệm

LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY ABC

Địa điểm:…..

Thời gian dự kiến: XhXp-YhYp, Ngày…. Tháng….Năm….

Họp lớp

BUỔI HỌP LỚP A, KHÓA…, NĂM….

Địa điểm:…..

Thời gian dự kiến: XhXp-YhYp, Ngày…. Tháng….Năm….

Họp báo

NGÀY HỌP BÁO RA MẮT SẢN PHẨM Z

Địa điểm:…..

Thời gian dự kiến: XhXp-YhYp, Ngày…. Tháng….Năm….

Lễ khai trương

LỄ KHAI TRƯƠNG  CÔNG TY ABC

Địa điểm:…..

Thời gian dự kiến: XhXp-YhYp, Ngày…. Tháng….Năm….

Mong rằng, với những mẫu mà HCMC Events giới thiệu ở trên đây có thể giúp bạn trở nên chuyên nghiệp trong việc viết kịch bản tổ chức sự kiện trong khoảng thời gian sớm nhất. Chúc bạn có một chương trình mỹ mãn và thành công vang dội.