Tổ chức teambuilding cần dự trù loại chi phí nào?

Một mùa hè mới lại bắt đầu, cũng là thời điểm lý tưởng để các doanh nghiệp thực hiện những chuyến du lịch cho nhân viên để khơi dậy tinh thần hứng khởi trong công việc. Một trong những phần không thể thiếu của các chuyến đi này, là hoạt động tập thể để gắn kết đồng đội. Để chương trình diễn ra đúng kế hoạch và mục tiêu đề ra, việc dự trù kinh phí tổ chức teambuilding là không thể bỏ qua. 

Đại diện Công ty Mobifone chia sẻ: “Chúng tôi cực kỳ hài lòng về dịch vụ trọn gói của HCMC Events. Nhờ đội ngũ ekip tận tâm, năng động cùng kịch bản độc đáo, mới lạ, công ty đã mang đến cho chúng tôi những giây phút đầy cảm xúc và đáng nhớ.” 

Teambuilding là gì?

Theo ngữ nghĩa tiếng Việt, thuật ngữ này ý chỉ những hoạt động mang tính xây dựng tập thể, hội nhóm. Về bản chất, đây là một chuyến du lịch có kèm theo các trò chơi cho người tham gia trải nghiệm các tình huống, thử thách sẵn có để họ rút ra những bài học thực tiễn khi làm việc nhóm. Mục tiêu cuối cùng của chương trình là giúp cá nhân hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bởi yếu tố cốt lõi trong một tập thể vững mạnh là sự gắn kết chặt chẽ giữa các thành viên, làm sao để họ cảm nhận được giá trị và tầm quan trọng của bản thân. 

Các hình thức tổ chức phổ biến

Tùy vào quy mô và mục đích thực hiện của từng doanh nghiệp mà sẽ có các loại hình khác nhau. Về cơ bản, chương trình sẽ được chia thành hai nhóm chủ yếu là: Indoor (Trong nhà) và Outdoor (Ngoài trời). 

Trong nhà

Hình thức này được thực hiện trong một không gian hẹp, quy mô nhỏ, thời gian ngắn và số lượng thành viên tham gia ít. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ kết hợp chung với các buổi tiệc tại văn phòng hoặc các sự kiện hội nghị, hội thảo đơn giản. Mục đích của chương trình là tạo không khí vui vẻ và những phút giây thư giãn, xóa đi khoảng cách và giúp các thành viên trở nên thân thiết, gắn kết với nhau hơn. Các trò chơi sử dụng indoor không cần quá nhiều đạo cụ như: ghép tranh, bịt mắt đoán tên, đuổi hình bắt chữ, dáng sticker, nghe nhạc đoán bài hát… 

Ngoài trời

Chương trình ngoài trời thường diễn ra tại những khu bãi rộng như khu dã ngoại, sân cỏ, bãi biển, công viên… và được kết hợp cùng chương trình du lịch, gala dinner của công ty với số lượng thành viên tham dự lớn. Các trò chơi ngoài trời sẽ yêu cầu vận động nhiều và sử dụng các đạo cụ chuyên dụng. Phần lớn những trò đều mang tính tập thể và có sự hợp tác của tất cả thành viên như: xây tháp người, ném trứng, đua thuyền trên cạn, truyền ống nước… 

Quy trình thực hiện chương trình cơ bản 

Để chương trình vận hành một cách có hiệu quả thì rất cần đến một quy trình cụ thể, bài bản. Điều này không những giúp người thực hiện dễ dàng theo dõi tiến độ mà còn kiểm soát một cách chắc chắn. Với teambuilding, cũng nên xây dựng quy trình thực hiện chi tiết để tiến hành đạt hiệu quả cao nhất. 

HCMC Events gợi ý quy trình cơ bản mà bạn có thể tham khảo: 

• Xác định mục tiêu và mục đích thực hiện 
• Thống nhất số lượng và có bảng mô tả về đối tượng tham gia
• Xác định quy mô thực hiện, thời gian, địa điểm và ngân sách dự kiến 
• Xây dựng kế hoạch và ý tưởng chính 
• Lựa chọn trò chơi phù hợp 
• Lên kịch bản và timeline cụ thể
• Tiến hành và tổng kết sau chương trình

8 loại chi phí cần biết khi tổ chức teambuilding

Chi phí thức hiện chương trình luôn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu. Việc cân bằng giữa ngân sách sẵn có và mục tiêu nâng cao tinh thần đồng đội, trách nhiệm công việc không phải là điều dễ dàng. Vì vậy để tiết kiệm chi phí, một bản dự trù ngân sách với đầy đủ 8 hạng mục sau sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề.    

1. Phục vụ nhóm/ đoàn

Với đặc điểm gắn liền với những địa điểm du lịch, vì vậy mọi người thường phải di chuyển một khoảng rất xa nơi sinh sống và làm việc. Lúc này sẽ có rất nhiều hạng mục báo giá đi kèm mà người thực hiện nên quan tâm: 

• Chỗ ở: Tùy vào ngân sách của công ty mà có thể lựa chọn các khách sạn với nhiều hạng mức khác nhau như 2, 3 , 4, 5 sao. Lưu ý, vào thời điểm mùa du lịch giá phòng sẽ có sự chênh lệch nhất định. 
• Ăn uống: Sau những hoạt động ngoài trời tiêu hao nhiều năng lượng của cơ thể, việc thưởng thức những bữa ăn chất lượng tại nhà hàng khách sạn hay resort là rất quan trọng. Để mọi người có được trải nghiệm tốt nhất mà không tốn quá nhiều chi phí, bạn nên liên hệ trước với nhà hàng để lựa chọn menu phù hợp. 
• Phương tiện di chuyển: Tại những địa điểm du lịch, có rất nhiều loại hình di chuyển phù hợp cho các đội nhóm đông thành viên như ô tô, tàu thủy, máy bay… Cũng giống như chỗ ở, vào mùa cao điểm giá thành sẽ có sự chênh lệch mà bạn nên cân nhắc phương tiện phù hợp. 

2. Quà tặng thưởng

Một chương trình từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc là cả một chặng đường dài, với nhiều thử thách mà các thành viên phải vượt qua. Chắc chắn sẽ có những khoảnh khắc mà mọi người muốn bỏ cuộc, lúc này những phần quà giá trị trở thành động lực giúp họ tiếp tục cuộc chơi. Chính vì vậy, khoản chi cho các món quà bằng hiện kim hoặc hiện vật là điều bắt buộc sau chương trình. 

3. Kịch bản, đạo cụ chương trình

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu về nội dung chương trình khác nhau. Lúc này, các đơn vị thuê ngoài sẽ là lựa chọn hoàn hảo, vừa giúp xây dựng kịch bản phù hợp, sáng tạo mà còn tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian. 

Với kinh nghiệm nhiều năm trong việc tổ chức sự kiện, liên hệ ngay với HCMC Events bạn sẽ nhận được tư vấn kịch bản teambuilding chỉn chu, trong thời gian sớm nhất. Chúng tôi tự tin mang đến cho quý khách hàng những nội dung, đạo cụ chất lượng, sáng tạo, độc đáo và mới lạ. 

4. Nhân sự thực hiện

Mỗi sự kiện đều cần rất nhiều bộ phận hỗ trợ từ phía sau để đảm bảo về mặt nội dung và hình ảnh cho chương trình. 

• MC: Người dẫn dắt là linh hồn của toàn bộ chương trình. MC phải là người truyền được năng lượng, động lực cho các thành viên trong đoàn và dẫn lối cho họ về được đích đến. 
• Nhân sự setup: Chi phí thuê nhân sự như hỗ trợ vận hành, bộ phận y tế, âm thanh ánh sáng, vũ đoàn sân khấu, PG… cũng là hạng mục không nên bỏ qua. 

5. Quay, chụp ảnh

Với hạng mục này, doanh nghiệp có thể lưu trữ được những khoảnh khắc ý nghĩa khi chương trình diễn ra, tạo hình ảnh ảnh truyền thông trước và sau khi tổ chức. Rất nhiều đối tác của HCMC Events đã vỡ òa trong niềm vui khi nhìn lại những hình ảnh được chúng tôi “bắt trọn” trong suốt chương trình. Các hạng mục quay chụp mà HCMC Events cung cấp cho khách hàng bao gồm: 

• Chụp hình 
• Quay video 
• Quy bằng thiết bị ghi hình trên cao (Flycam)

6. Thuê địa điểm thực hiện

Hiện nay với sự phát triển của ngành sự kiện, chương trình teambuilding có mặt tại rất nhiều địa điểm và loại hình khác nhau như sân bóng, resort, bãi biển, trên mặt nước, ngay tại không gian sảnh của công ty… 

7. Thuê loa, đài, âm thanh, ánh sáng

Tùy thuộc vào số lượng, quy mô thực hiện chương trình mà bạn có thể lựa chọn công suất dàn âm thanh, ánh sáng sau cho hợp lý. Nếu tiến hành vào buổi tối hoặc các không gian kín thì nên đầu tư nhiều vào hạng mục này. 

8. Thiết kế, in ấn

Nỗi quan tâm cuối cùng trong bảng dự trù ngân sách mà các doanh nghiệp có là thiết kế và in ấn. Những nội dung cần được chuẩn bị sẵn bao gồm: backdrop sự kiện (Phông nền), khu vực check-in, hashtag cầm tay, photo booth, trang trí sân khấu… 

Trên đây là những kiến thức cơ bản để thực hiện hoạt động teambuilding suôn sẻ, thành công. Tuy nhiên để chương trình trở nên đặc biệt và tiết kiệm hơn, bạn nên tìm đến sự giúp đỡ của những đơn vị chuyên nghiệp bên ngoài. Là thương hiệu có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, HCMC Events cung cấp dịch vụ trọn gói với mức chi phí cực kỳ ưu đãi, phù hợp với ngân sách công ty. Liên hệ ngay Hotline: 0939.311.911 – 0913.311.911 để được tư vấn kịch bản và báo giá nhanh chóng nhất nhé!