Tổ chức Kick Off là gì? Tất tần tật thông tin cần biết
Tổ chức Kick Off là hoạt động quan trọng đánh dấu sự khởi đầu trong kinh doanh. Chính vì vậy mà sự kiện rất được các doanh nghiệp chú trọng và đầu tư thực hiện. Tuy nhiên với những ai chưa có kinh nghiệm, việc đảm nhiệm một chương trình có tính chất trọng đại này thực sự là khó khăn.
Mr.John Lê – Chuyên viên điều hành sự kiện tại HCMC Events chia sẻ: “Hầu hết các doanh nghiệp đều đánh giá cao vai trò của của việc thực hiện buổi lễ khởi động dự án với mục đích quảng bá sản phẩm, đặc biệt là trong ngành bất động sản. Để tạo nên thành công cho chương trình, đội ngũ nhân viên của HCMC Events luôn sẵn sàng thiết kế những mẫu kịch bản phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp chứ không rập khuôn theo nguyên tắc cứng nhắc.”
Giới thiệu về sự kiện Kick Off
Trong lĩnh vực kinh doanh, thuật ngữ ngày có nghĩa là khởi động hay nói dễ hiểu hơn là khai trương. Đây là bước đánh dấu sự khởi đầu của một dự án khi các bên chính thức ký kết và xác nhận có liên quan đến nhau. Mục đích là để doanh nghiệp thể hiện ý chí tích cực cùng ấn tượng lâu dài trong tâm trí của đối tác. Thông qua buổi lễ khởi động, những bên có trách nhiệm sẽ cùng nhau đưa ra các phương án và nhiệm vụ cụ thể để cùng phát triển.
Trên thực tế những buổi họp chuẩn bị cho sự kiện còn tạo nên sự đồng lòng, tin tưởng của các thành viên cùng tham dự. Bởi nếu thiếu đi yếu tố này, các bên liên quan sẽ không có kế hoạch và cách làm việc thống nhất, dễ dẫn đến sai sót không đáng có. Đặc biệt trong các dự án có vốn đầu tư lớn, việc khởi động càng trở nên quan trọng để có thể đạt được những mục tiêu đề ra.
4 điều cần biết để tổ chức Kick Off thành công
Thực hiện một buổi khởi động dự án với những người đồng hành hiểu rõ về quy trình sẽ giúp bạn tận dụng tốt cuộc thảo luận với khách hàng và các bên liên quan. Quy trình triển khai cơ bản gồm các giai đoạn sau:
1. Giai đoạn chuẩn bị
Người đảm nhiệm chính cần chuẩn bị những nội dung, hoạt động sẽ có trong buổi lễ. Tips để bạn không bỏ sót hạng mục nào là hãy liệt kê thật chi tiết và gửi cho các bên có liên quan duyệt trước. Tùy theo yêu cầu của dự án mà bạn có thể gửi trước 1 hoặc vài ngày. Nội dung có thể đi theo một timeline cụ thể như:
- Phần giới thiệu chung về dự án
- Mục tiêu và quy mô
- Các mốc tiến độ nổi bật
- Ngân sách dự kiến và chất lượng đạt được
- Các đội nhóm đảm nhiệm chính và những đơn vị có liên quan
- Kế hoạch truyền thông chi tiết theo từng giai đoạn
- Đánh giá và kế hoạch đề phòng rủi ro
- Vấn đáp giữa những bên tham gia
2. Bắt đầu sự kiện
Buổi lễ khởi động nên được bắt đầu bằng những tiết mục văn nghệ hoặc các minigame để mang đến sự thoải mái và vui tươi. Bạn có thể đặt ra các quy tắc để chương trình không bị dài dòng mà vẫn hướng tới một kết quả chung cuối cùng, hạn chế những mâu thuẫn phát sinh. Bên cạnh đó, cũng nên đảm bảo việc rõ ràng trong công bố lý do, thông báo nội dung chương trình cũng như các vấn đề cần trao đổi để khách mời nắm và đi theo kế hoạch.
3. Dẫn dắt chương trình
Nếu bạn là người dẫn dắt chính trong buổi lễ thì vai trò chính của bạn là điều hướng, đảm bảo mọi vấn đề được quyết và thống nhất kết quả cuối cùng. Các nội dung chính cần trao đổi như mục tiêu, tiến độ, ngân sách… Đừng quên làm rõ ràng các mong đợi và mức độ hỗ trợ của những bên liên quan nhé!
4. Vấn đáp và tổng kết
Phần cuối của lễ khởi động dự án là hoạt động đặt câu hỏi và giải đáp thắc mắc để làm rõ thông tin. Đây là nội dung vô cùng quan trọng đảm bảo việc triển khai dự án không xảy ra bất kỳ vấn đề nào liên quan đến nhầm lẫn.
Kết thúc buổi Kick Off, nên có biên bản tổng kết để đảm bảo những mục quan trọng như kế hoạch hành động, phụ trách, deadline từng phần… Đồng thời, bản tổng kết này sẽ phải được gửi cho những bên liên quan xác nhận để mọi người nắm và triển khai theo đúng vai trò.
Những lưu ý cần nắm khi tổ chức khởi động dự án
Dù bạn đã chuẩn bị sẵn sàng theo đúng trình tự, thế nhưng thực tế lại không đạt được kết quả như kỳ vọng. Tại sao lại dẫn đến vấn đề như vậy? Những yếu tố nào quyết định sự thành công của chương trình? HCMC Events sẽ chia sẻ ngay dưới đây.
1.Lập kế hoạch đúng cách
Là người chịu trách nhiệm chính trong chương trình, bạn phải trực tiếp tham gia và triển khai các công việc của dự án. Với việc bắt đầu có quy trình, bạn sẽ đánh giá được năng lực thực tế cũng những nhìn nhận những vấn đề rủi ro trong từng giai đoạn.
Để sự kiện diễn ra thành công, hãy đảm bảo là tất cả mọi người hiểu rõ về dự án, cũng như sản phẩm, quy trình thực hiện. Đồng thời vạch ra được những điều cần trao đổi để buổi lễ đạt được mục tiêu đề ra.
2.Chọn thời điểm diễn ra lễ khởi động phù hợp
Trước mỗi sự kiện, ban tổ chức nên có những cuộc họp nhỏ để lên kế hoạch hoàn chỉnh. Tuy nhiên, buổi lễ chính thức phải được xác định rõ địa điểm, thời gian và cách thực hiện hợp lý nhất. Thời gian có thể được thay đổi dựa trên quy mô, độ phức tạp hay các vấn đề khác. Nhưng hãy luôn cố gắng khắc phục nếu đó là thời điểm lý tưởng nhất để đạt được thành công.
3. Đừng khiến chương trình diễn ra quá cứng nhắc
Trên thực tế, ý nghĩa phổ biến nhất của lễ khởi động dự án là các hoạt động giúp nâng cao tinh thần cho tất cả mọi người. Chính vì thế, để bầu không khí diễn ra một cách nhàm chán hay trì trệ là điều tuyệt đối không nên. Hãy cố gắng xen vào nhiều hoạt động tương tác để mọi người cảm nhận sự thoải mái, sẵn sàng chia sẻ, bàn bạc và đi đến thống nhất trong không khí vui vẻ thay vì quá cứng nhắc.
Trên đây là những điều bạn cần biết để tổ chức Kick Off diễn ra thành công và đạt được mục tiêu cuối cùng. Hy vọng chia sẻ của HCMC Events là bổ ích để bạn thực hiện được chương trình suôn sẻ nhất. Bên cạnh đó, nếu chưa có kinh nghiệm hoặc cần tư vấn những ý tưởng thú vị hơn, vui lòng liên hệ đến Hotline 0913 311 911 – 0989 496 239 để được hỗ trợ chi tiết nhất.
