Tổ chức Gala Dinner cần những nhân sự gì

Để tổ chức thành công bất kỳ sự kiện nào cũng đều cần kết hợp giữa nhiều yếu tố như nhân lực, vật lực và tài lực,…Tuy nhiên xét về tầm quan trọng thì nhân lực vẫn là yếu tố cần thiết nhất. Vì nhân lực là nhân tố có thể tạo ra những nguồn lực còn lại. Qua bài biết này, HCMC Events sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về việc tổ chức Gala Dinner cần những nhân sự gì.

Vai trò của Gala Dinner

Gala Dinner là một sự kiện có vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực, mang lại nhiều lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức. Việc tổ chức Gala Dinner một cách chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức và tạo dựng hình ảnh đẹp trong mắt các bên liên quan. Đây là cơ hội để doanh nghiệp, tổ chức giới thiệu những dự án mới, những sản phẩm, dịch vụ mới đến với các nhà đầu tư và khách hàng tiềm năng, từ đó thu hút sự quan tâm và hợp tác.

Chương trình Gala Dinner được tổ chức với concept và chủ đề khác nhau cũng là dụng ý gắn kết nhân viên nội bộ. Giúp kích thích tinh thần làm việc và nâng cao sự gắn kết giữa các thành viên, những bộ phận trong công ty lại với nhau.

Hơn thế nữa, một số doanh nghiệp còn tận dụng tổ chức bữa tiệc này dành cho những hoạt động thiện nguyện của mình. Thông qua Gala Dinner, doanh nghiệp kết nối những tài trợ, nhà hảo tâm với nhau để giúp đỡ những hoàn cảnh khó khăn, góp phần tạo nên một xã hội tốt đẹp hơn.

Gala Dinner thường gồm 2 phần chính có thể gọi là phần lễ và phần tiệc:

Phần lễ là phần quan trọng nhất bao gồm từ khâu đón tiếp khách mời đến những lời phát biểu từ phía đại diện doanh nghiệp, trao thưởng,…Sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp phần lớn được thể hiện ở phần này.
Phần tiệc được diễn ra sau phần lễ. Đây là lúc khách mời cùng doanh nghiệp thưởng thức bữa tiệc đã được chuẩn bị. Khoảng thời gian này là lúc thích hợp để các bên trực tiếp trò chuyện thân mật, chia sẻ cùng nhau để củng cố thêm mối quan hệ tốt đẹp đã được thiết lập. Các tiết mục văn nghệ, minigame cũng sẽ được sắp xếp phù hợp để tăng thêm sự hấp dẫn cho bữa tiệc.

Nhân sự cần có để tổ chức Gala Dinner

Trong một chương trình Gala Dinner, đơn vị tổ chức cần bố trí nhiều bộ phận nhân sự đảm nhiệm những công việc chuyên môn khác nhau để đảm bảo tính chuyên nghiệp và chương trình được tổ chức một cách suôn sẻ.

Quản lý sự kiện

Đây là bộ phận cao nhất trong hệ thống nhân sự của bất kỳ sự kiện nào. Họ đóng vai trò người tổ chức và điều hành thành công các chương trình. Về chuyên môn, họ là những chuyên gia với nền tảng kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm dày dặn về việc lên kế hoạch, tổ chức thực hiện và đánh giá sự kiện. Bộ phận có thể gồm 2 nhóm nhân sự chính:

Giám đốc quản lý sự kiện: Quản lý chung toàn bộ hoạt động của bộ phận, chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch, điều hành và đánh giá các sự kiện.
Chuyên viên quản lý dự án: Phụ trách quản lý một hoặc nhiều dự án sự kiện cụ thể, bao gồm việc lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi tiến độ dự án.

Vì đây là bộ phận quan trọng nhất nên nhân sự tại bộ phận này cần là những người có kiến thức chuyên môn sâu rộng, kinh nghiệm lâu năm là một lợi thế; ngoài ra còn cần khả năng xử lý yêu cầu và lập kế hoạch tốt, khả năng giao tiếp và nối kết các bộ phận, nhạy bén trong vấn đề xử lý tình huống, kỹ năng làm việc nhóm và quản lý thời gian tốt,…

Quản lý tài chính

Bên cạnh nhân lực thì tài lực cũng là một yếu tố chủ chốt cấu thành nên sự thành công của một sự kiện. Nhiệm vụ của người quản lý tài chính bao gồm:

Lập kế hoạch và dự toán ngân sách: Xác định mục tiêu tài chính của sự kiện. Dự toán các khoản chi phí cho tất cả các hạng mục của sự kiện, bao gồm địa điểm, trang thiết bị, nhân sự, thực phẩm, đồ uống, quảng cáo,…Bên cạnh đó, bộ phận này cũng làm công tác quản trị rủi ro tài chính và đưa ra những hướng giải quyết dự phòng.
Quản lý thu chi: Theo dõi sát sao các khoản thu chi có trong sự kiện. Thanh toán các hóa đơn đúng hạn và lưu trữ để đối chiếu khi cần.

Tìm kiếm nguồn tài trợ: Xác định các nguồn tài trợ tiềm năng cho sự kiện, bao gồm nhà tài trợ, nhà đầu tư và các tổ chức phi lợi nhuận. Chuẩn bị hồ sơ tài trợ và thuyết trình để kêu gọi tài trợ. Quản lý các khoản tài trợ một cách hiệu quả và tuân thủ các điều khoản của hợp đồng tài trợ.

Phân tích kết quả tài chính: Sau khi sự kiện kết thúc, thu thập và phân tích tất cả các dữ liệu tài chính liên quan. Đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách và xác định những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác quản lý tài chính. Lập báo cáo kết quả tài chính và đưa ra các đề xuất cải thiện cho các sự kiện trong tương lai.

Dẫn dắt, giám sát sự kiện

Bộ phận giám sát đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và an toàn. Họ có trách nhiệm:

Theo dõi và giám sát toàn bộ diễn biến của sự kiện: Bao gồm các hoạt động trên sân khấu, khu vực khách mời, khu vực hậu cần,…
Phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh: Ví dụ như sự cố kỹ thuật, sự cố an ninh, sự cố y tế.
Đảm bảo an toàn cho khách mời, diễn viên và nhân viên: Phối hợp với các lực lượng an ninh để đảm bảo trật tự an ninh trong suốt sự kiện.
Hỗ trợ các bộ phận khác trong công tác tổ chức: Hỗ trợ bộ phận hậu cần bố trí trang thiết bị, hỗ trợ bộ phận âm thanh ánh sáng điều chỉnh âm lượng, ánh sáng, v.v.
Ghi chép và báo cáo các vấn đề phát sinh: Sau khi sự kiện kết thúc, bộ phận giám sát cần lập báo cáo chi tiết về các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện và đề xuất các giải pháp khắc phục cho những lần tổ chức sau.

Quản lý hậu cần

Quản lý hậu cần không chỉ có nhiệm vụ điều phối nhân sự trong ban hậu cần, mà còn phối hợp với những bộ phận khác để mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất cho sự kiện. Công việc của quản lý hậu cần cũng được chia thành trước, trong và sau sự kiện.

Trước sự kiện: Xác định nhu cầu và lên kế hoạch chi tiết về nhân sự, trang thiết bị, địa điểm,…Lập checklist cho các hạng mục để thuận tiện trong việc theo dõi hoạt động. Điều phối và quản lý các khâu có liên quan, đảm bảo các hạng mục được chuẩn bị đúng tiến độ.
Trong sự kiện: Giám sát chặt chẽ các hoạt động hậu cần. Xử lý vấn đề phát sinh nếu có. Phối hợp làm việc với các bộ phận khác.
Sau sự kiện: Làm công tác điều phối nhân sự dọn dẹp và bàn giao trang thiết bị cho nhà cung cấp. Lập báo cáo vào cuối sự kiện để đánh giá hiệu quả hoạt động.

Ban hậu cần

Dưới sự điều phối của quản lý hậu cần, ban hậu cần thực hiện những nhiệm vụ được giao theo kế hoạch. Bên cạnh đó, ban hậu cần còn là bộ phận hỗ trợ đắc lực trong mọi sự kiện. Ngoài nhiệm vụ chính, họ còn phối kết hợp hoạt động với những bộ phận khác cần trợ giúp. Những nhiệm vụ chính của ban hậu cần có thể kể đến gồm: chuẩn bị, vận chuyển và sắp xếp trang thiết bị, xử lý vấn đề phát sinh, đón tiếp khách mời và sắp xếp chỗ ngồi, thu dọn sau sự kiện,…Nhân sự hậu cần được ví như người thi công của một chương trình. Họ là nhân tố quan trọng quyết định đến sự đặc sắc, hấp dẫn của sự kiện.

Nhân sự trình diễn

Bộ phận này bao gồm MC, vũ đoàn, lễ tân, các PGs, PBs… Đây là những người sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách mời xuyên suốt thời gian diễn ra chương trình.

Lễ tân, PGs là người đầu tiên tiếp xúc với khách mời. Do đó cần chọn những nhân sự có khả năng gây ấn tượng ban đầu thật tốt với quý vị khách mời. Tiếp đó cần có nhân sự trình diễn văn nghệ đặc sắc để thu hút sự chú ý và tăng thêm phần hấp dẫn cho bữa tiệc. Đặc biệt là MC – người dẫn dắt toàn bộ nội dung sự kiện. Để chương trình diễn ra trơn tru, MC cần có khả năng biểu đạt lưu loát với phong thái tự tin.

Đó là lí do vì sao nhân sự ở bộ phận này cần ưu tiên lựa chọn người có khả năng đáp ứng cao về độ chuyên nghiệp và kinh nghiệm làm việc.

Bộ phận kỹ thuật

Nhân viên kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Họ cần có chuyên môn kỹ thuật cao, khả năng làm việc độc lập và teamwork tốt, đồng thời phải luôn linh hoạt và sáng tạo để đáp ứng mọi yêu cầu của ban tổ chức. Họ thường là đơn vị được các doanh nghiệp thuê bên ngoài để hỗ trợ kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, trang thiết bị điện tử,…Đây là bộ phận cần đảm bảo công việc xuyên suốt và hạn chế sự cố hết mức có thể. Bởi chỉ một trục trặc kỹ thuật sẽ mất thời gian xử lý, gây ảnh hưởng đến sự trải nghiệm của khách mời.

Những lưu ý khi lựa chọn nhân sự cho Gala Dinner

Mỗi vị trí nhân sự sẽ có những yêu cầu khác nhau về trình độ làm việc. Tuy nhiên nhìn chung tất cả đều cần đáp ứng hai yêu cầu mấu chốt sau.

Có năng lực

Kiến thức và kỹ năng chuyên môn: Nhân sự tổ chức Gala Dinner cần có kiến thức chuyên môn sâu rộng và kỹ năng về tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, họ cũng cần kỹ năng giao tiếp và khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt, nhanh chóng
Kinh nghiệm: Đây là yếu tố bắt buộc đối với những sự kiện lớn, quan trọng với các doanh nghiệp. Những nhà tổ chức với kinh nghiệm làm việc dày dặn sẽ biết cách tạo ra được những chương trình tốt nhất đối với từng nhóm đối tượng khách hàng khác nhau.

Tác phong chuyên nghiệp

Thái độ làm việc: Ngoài trình độ thì thái độ làm việc cũng quan trọng không kém. Nhân sự tổ chức Gala Dinner cần thể hiện sự chuyên nghiệp, nhiệt tình, cẩn trọng, trách nhiệm. Có tinh thần làm việc nhóm, hợp tác tốt với các bộ phận khác. Luôn sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ đồng nghiệp.
Hình ảnh: Ăn mặc lịch sự, gọn gàng, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và tính chất sự kiện. Giữ thái độ niềm nở, lịch thiệp, tạo ấn tượng tốt với khách mời. Tạo sự gần gũi với khách mời nhưng vẫn đảm bảo sử dụng ngôn ngữ phù hợp.
Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu. Lắng nghe cẩn thận, thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời. Giải quyết khiếu nại, thắc mắc của khách mời một cách chuyên nghiệp.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp

HCMC Events là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức Gala Dinner với đội ngũ chuyên nghiệp và sáng tạo. Với nhiều dịch vụ trọn gói, chúng tôi tận tâm tư vấn khách hàng một cách nhiệt tình và có thể đáp ứng được nhu cầu cho khách hàng.
Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi tự tin nắm bắt và hiểu rõ nhu cầu khách hàng cho một Gala Dinner thành công. Chúng tôi cung cấp trang thiết bị hiện đại, kế hoạch rõ ràng, in ấn chất lượng, và đội ngũ kỹ thuật tận tâm. Đối tác thân thiết chúng tôi gồm Vietcombank, Honda, Dat xanh Group, FLC Group,…
Với thông tin và kinh nghiệm tích lũy, chúng tôi hy vọng sẽ là đối tác tổ chức hội nghị lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn. Hotline chúng tôi luôn mở để giải quyết mọi khó khăn của bạn một cách nhanh chóng!
Website: https://hcmcevents.com/
Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
Address:
Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.
Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.