Tham khảo kinh nghiệm tổ chức teambuilding chuyên nghiệp

Teambuilding không chỉ là một hoạt động tập thể mà còn là một cầu nối quan trọng giúp nâng cao tinh thần làm việc và tạo sự gắn kết trong một tổ chức. Tuy nhiên, việc tổ chức một chương trình teambuilding chuyên nghiệp và hiệu quả không hề dễ dàng. Đó là lý do tại sao HCMC Events muốn chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức teambuilding từ A đến Z, dựa trên những kinh nghiệm thực tế của chúng tôi trong nhiều năm làm việc với các công ty, doanh nghiệp, và đối tác lớn. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để nhận được những thông tin hữu ích và chi tiết để tổ chức một chương trình teambuilding thành công, mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của bạn nhé! 

Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình

Trước khi tổ chức một chương trình teambuilding, việc lên ý tưởng và chủ đề cho chương trình là bước quan trọng đầu tiên mà mọi doanh nghiệp cần quan tâm. Điều này đặc biệt quan trọng vì nó sẽ xác định không chỉ mục tiêu mà còn loại hình hoạt động phù hợp để đạt được mục tiêu đó. Việc nắm rõ thị hiếu của nhân viên cũng là yếu tố không thể bỏ qua, giúp doanh nghiệp lựa chọn được ý tưởng teambuilding phù hợp nhất.

Đối với việc chọn địa điểm tổ chức, có sự phân loại giữa trong nhà và ngoài trời. Tùy thuộc vào loại hình hoạt động và mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn từ các loại hình teambuilding như gặp gỡ, hội thảo, trò chơi hoặc sự kiện. Việc này giúp tạo ra một môi trường phù hợp cho các hoạt động teambuilding và đảm bảo sự thành công của chương trình.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức teambuilding

Việc xác định địa điểm và thời gian tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thành công của chương trình. Teambuilding có thể tổ chức ở nhiều địa điểm khác nhau như bãi biển, khu vực sông nước, núi rừng hay trong nhà. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp còn kết hợp chương trình teambuilding với các tour du lịch tham quan, tạo ra một trải nghiệm đa dạng và phong phú cho nhân viên.

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức cần phản ánh đúng điều kiện của công ty và nhu cầu của nhân viên tham gia. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động trong chương trình sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất. Sau khi xác định được địa điểm, thời gian cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự thuận tiện và sự tham gia đầy đủ của tất cả các thành viên.

Lập danh sách số người tham gia hoạt động

Việc lên danh sách số người sẽ  ảnh hưởng rất nhiều đến việc lên checklist và kế hoạch cụ thể cho chương trình. Doanh nghiệp cần phải xác định chính xác số lượng người tham gia thông qua việc khảo sát và xác nhận lại nhiều lần để đảm bảo sự chính xác.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng  lưu ý rằng một số thành viên có thể muốn dẫn theo con cái và gia đình của họ, đặc biệt là đối với những chuyến đi kéo dài nhiều ngày. Do đó, doanh nghiệp có thể cho phép họ đăng ký và chi trả những khoản chi phí phát sinh cho gia đình theo yêu cầu nhất định, tùy thuộc vào chế độ công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều được quan tâm và hỗ trợ đầy đủ trong quá trình tham gia teambuilding.

Xác định ngân sách 

Việc hoạch định ngân sách cho tổ chức teambuilding là quá trình liệt kê và ước tính các khoản chi phí sẽ phát sinh trong suốt quá trình tổ chức. Điều này bao gồm việc tính toán các chi phí dự kiến cho các hoạt động, dịch vụ, vật liệu, và các yếu tố khác liên quan đến sự kiện. Quá trình này cần sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng ngân sách được phân bổ hợp lý và hiệu quả, đồng thời đảm bảo rằng không có sự thiếu sót hoặc lãng phí về tài chính.

Lên kế hoạch địa điểm ăn uống

Sau khi đã xác định được địa điểm cụ thể cho teambuilding, việc xác định chỗ ăn ở và địa điểm ăn uống là bước quan trọng tiếp theo.

Nếu chương trình du lịch kéo dài qua đêm, doanh nghiệp cần phải tìm kiếm nơi ở phù hợp cho mọi người, có thể là các khách sạn, resort,… Trong quá trình lựa chọn, cần tham khảo giá cả và chất lượng hợp lý, đảm bảo sự thoải mái và tiện nghi cho mọi người, đồng thời phù hợp với ngân sách đã đề ra. Doanh nghiệp nên chọn nơi ở gần địa điểm tổ chức teambuilding để tiết kiệm thời gian di chuyển và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động.

Về những món ăn, doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo về mặt dinh dưỡng của bữa ăn vừa phù hợp với ngân sách đã đưa ra. Thực đơn nên được thay đổi theo từng bữa để tránh sự nhàm chán. Đồng thời, cần chú ý không đưa quá nhiều món ăn lạ vào bữa ăn để đảm bảo sức khỏe cho tất cả người tham gia. Trong thực đơn cần ghi rõ chế độ ăn kiêng và các yêu cầu đặc biệt của nhân viên như ăn chay, dị ứng,… để đảm bảo mọi người đều được phục vụ và thoải mái trong suốt chương trình.

Các hoạt động thú vị trong chương trình

Để tạo ra danh sách các hoạt động và trò chơi hấp dẫn, thu hút sự tham gia của mọi người, doanh nghiệp cần tuân theo các tiêu chí sau:

• Xác định chủ đề, tên gọi và mục tiêu cụ thể của mỗi trò chơi.
• Hiểu rõ về địa hình và địa thế của địa điểm tổ chức để có sự chuẩn bị phù hợp cho các hoạt động.
• Lựa chọn người dẫn chương trình phù hợp, có kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng tạo sự phấn khích cho mọi người tham gia.
• Chuẩn bị các phương tiện và dụng cụ cần thiết để phục vụ cho các trò chơi và hoạt động trong chương trình.

Thuê phương tiện di chuyển

Để đảm bảo chuyến đi của đội nhóm được diễn ra một cách an toàn và thuận lợi, việc đặt xe là một phần quan trọng trong quá trình tổ chức teambuilding. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi thành viên có phương tiện di chuyển thuận tiện và đúng lịch trình.

Tùy thuộc vào số lượng thành viên tham gia, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại xe phù hợp để thuê từ các dịch vụ cho thuê xe uy tín. Ví dụ, nếu số lượng người đi theo nhóm ít, khoảng từ 10 đến 15 người, việc thuê một chiếc xe 16 chỗ sẽ đủ rộng rãi và tiết kiệm. Đối với đoàn đông hơn, từ 16 đến 30 người, có thể lựa chọn thuê xe 35 chỗ hoặc 45 chỗ để đảm bảo mọi người di chuyển thoải mái.

Lên kịch bản rõ ràng

Việc lên kịch bản cho chương trình teambuilding giúp đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và có mục tiêu nhất định. Kịch bản giúp các hoạt động trong chương trình được tổ chức một cách hợp lý và logic, tạo ra một luồng công việc mạch lạc và liên tục. 

Doanh nghiệp nên phân công cho một cá nhân hoặc một nhóm để chịu trách nhiệm về kịch bản là cần thiết để đảm bảo rằng mọi công việc được phân chia một cách hợp lý và đúng tiến độ. Người này sẽ chịu trách nhiệm về việc phát triển nội dung, trò chơi, trang trí và hóa trang theo kịch bản đã được xác định trước, đồng thời cũng là người điều chỉnh và quản lý quá trình tổ chức chương trình.

Thuê ekip chụp ảnh

Việc thuê ekip chụp ảnh và quay phim cho chuyến đi teambuilding là lựa chọn tốt để đảm bảo có những bức ảnh và video chất lượng, ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của chương trình.

Những rủi ro thường gặp và giải pháp khi tổ chức Teambuilding

 Về mặt nhân lực

Rủi ro về mặt nhân lực là một phần quan trọng cần được xem xét cẩn thận trong quá trình tổ chức hoạt động teambuilding. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:

• Huy động nhân sự đủ dùng: Cần đảm bảo rằng có đủ nhân sự tham gia vào hoạt động teambuilding, không quá nhiều để tránh lãng phí, cũng không quá ít để đảm bảo mọi công việc được thực hiện một cách hiệu quả.
• Giao việc cho các cá nhân có đủ năng lực và trách nhiệm: Phân công công việc cho những người có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
• Đào tạo nhân sự hợp lý: Cung cấp đủ thông tin và đào tạo cho nhân viên về công việc của họ, cũng như về các biện pháp an toàn và sự kiện có thể xảy ra. Điều này giúp họ có thể xử lý tình huống khẩn cấp một cách hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.
• Động viên tinh thần: Nhân viên có tinh thần lạc quan và hứng khởi để tham gia vào hoạt động teambuilding. Việc tạo ra một môi trường tích cực sẽ giúp họ cảm thấy tự tin và tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu rủi ro về sự cố hoặc  tâm lý không ổn định.

Về đạo cụ

Bất kì một hoạt động teambuilding nào cũng cần có đạo cụ, dù nhiều hay ít thì vấn đề rủi ro về đạo cụ cũng là một vấn đề quan ngại nếu không được quản lý một cách cẩn thận. Dưới đây là một số cách để giảm thiểu rủi ro này:

• Trước khi tổ chức hoạt động, doanh nghiệp cần xem xét rõ nhu cầu về đạo cụ cho từng trò chơi hoặc hoạt động trong chương trình teambuilding.
• Dựa trên đánh giá, hãy chuẩn bị đạo cụ đầy đủ và chính xác cho mỗi trò chơi. Đảm bảo rằng số lượng và chất lượng của các đạo cụ đều đáp ứng được yêu cầu của hoạt động.
• Luôn luôn chuẩn bị một số lượng đạo cụ dự phòng đủ lớn. Điều này giúp đối phó với các tình huống bất ngờ như hỏng óc hoặc mất mát đạo cụ trong quá trình sử dụng.
• trước khi bắt đầu hoạt động, hãy kiểm tra lại từng đạo cụ để đảm bảo chúng còn hoạt động tốt và an toàn cho việc sử dụng.
• Đào tạo nhân viên về cách sử dụng đạo cụ một cách an toàn và hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tai nạn và sự cố trong quá trình hoạt động.

Bằng cách thực hiện những biện pháp trên, ban tổ chức có thể đảm bảo rằng việc sử dụng đạo cụ trong hoạt động teambuilding diễn ra một cách an toàn và hiệu quả nhất có thể.

Về thời gian

Rủi ro về thời gian trong việc tổ chức hoạt động teambuilding có thể xảy ra nếu người quản lý không thể ước lượng và phân bổ thời gian một cách cẩn thận. Dưới đây là một số biện pháp để giảm thiểu rủi ro này:

• Tạo ra một kế hoạch chi tiết và timeline cho hoạt động teambuilding. Đảm bảo rằng thời gian được phân bổ hợp lý cho từng phần của chương trình, từ khâu lên ý tưởng đến triển khai cụ thể của các hoạt động.
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và hoạt động trong kế hoạch. Điều này giúp đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn.
• Luôn dành thời gian và dự phòng để xử lý những tình huống bất ngờ hoặc phát sinh không mong muốn. Điều này có thể bao gồm việc dành thêm thời gian cho mỗi phần của chương trình hoặc dự trữ một khoảng thời gian dành riêng để giải quyết các vấn đề.
• Chọn ngày và thời gian tổ chức teambuilding sao cho phù hợp với lịch làm việc của tất cả các thành viên tham gia. Điều này giúp đảm bảo sự hiệu quả và tiện lợi trong việc tham gia của mọi người.

 Về thời tiết

Rủi ro về thời tiết là một trong những yếu tố không thể kiểm soát nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức chương trình teambuilding. Các điều kiện thời tiết bất lợi như mưa bão, gió lớn hay nhiệt độ cực đoan có thể gây ra những trở ngại và ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và hiệu quả của chương trình.

Để đối phó với rủi ro này, người tổ chức cần có những giải pháp phòng tránh như:

• Trong thời gian gần đến ngày tổ chức chương trình, cần liên tục theo dõi và cập nhật thông tin về thời tiết địa phương. Điều này giúp chuẩn bị tinh thần và có kế hoạch dự phòng nếu cần thiết.
• rang bị các dụng cụ che chắn như phông, bạt, ô… để bảo vệ các hoạt động và tham gia của các thành viên khỏi ảnh hưởng của thời tiết xấu. Việc này giúp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các hoạt động diễn ra mà không bị gián đoạn hay ảnh hưởng nghiêm trọng.

HCMC Events Công ty tổ chức tour du lịch teambuilding

HCMC Events là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị với đội ngũ chuyên nghiệp và sáng tạo. Chúng tôi tự hào cung cấp dịch vụ trọn gói, tận tâm tư vấn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhiệt tình và chuyên nghiệp.

Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi hiểu rõ nhu cầu của khách hàng về việc tổ chức tour du lịch teambuilding. Chúng tôi cam kết cung cấp trang thiết bị hiện đại, kế hoạch chi tiết và rõ ràng, in ấn chất lượng, cùng với đội ngũ kỹ thuật tận tâm và chuyên nghiệp.

Chúng tôi tự hào về các đối tác thân thiết như Vietcombank, Honda, Dat xanh Group, FLC Group,… Điều này chứng tỏ uy tín và sự tin tưởng của các doanh nghiệp hàng đầu đối với dịch vụ của chúng tôi.

Với thông tin và kinh nghiệm tích lũy, chúng tôi hy vọng sẽ là đối tác tổ chức tour du lịch teambuilding lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn. Hotline của chúng tôi luôn mở để giải quyết mọi khó khăn của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hãy để HCMC Events giúp bạn tổ chức một chương trình hoàn hảo và đáng nhớ!

Thông qua việc chia sẻ những kinh nghiệm, chiến lược và kỹ thuật tổ chức building ở bài viết này, chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ có những thông tin hữu ích để có thể tổ chức thành công chương trình teambuilding của mình và đừng quên theo dõi những bài viết sau của HCMC Events nhé!