Quy trình tổ chức tiệc teabreak “chuẩn không cần chỉnh”

Teabreak hay còn gọi là tiệc trà, tiệc ngọt thường được tổ chức ở các sự kiện, hội nghị hoặc hội thảo. Đây là buổi tiệc nhẹ đơn giản để khách mời có thể nạp thêm năng lượng cho các chương trình, hoạt động tiếp theo. Ngoài ra, đây còn là buổi tiệc để khách mời có thể thư giãn và giao lưu, trò chuyện với nhau giúp giảm bớt căng thẳng khi tham dự sự kiện. Vậy thì bạn đã biết được quy trình tổ chức teabreak hay chưa? Nếu chưa thì hãy cùng chúng tôi theo dõi những nội dung sau đây để bỏ túi 8 bước tổ chức buổi tiệc ngọt “chuẩn không cần chỉnh” nhé.

Đại diện Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) chia sẻ: “Kết hợp tổ chức tiệc ngọt khi tổ chức hội thảo là ý tưởng khá mới mẻ. Chúng tôi rất hài lòng về dịch vụ mà HCMC Events đã mang lại, buổi hội thảo được diễn ra suôn sẻ và thành công. Một lần nữa xin gửi lời cảm ơn đến quý công ty đã giúp chúng tôi trong sự kiện lần này.”

Nguồn gốc của tiệc teabreak

Tiệc teabreak là loại hình tiệc có nguồn gốc từ phương Tây, được biết đến với nếp sống hiện đại và nhu cầu kết giao bạn mới cao. Tiệc ngọt được tổ chức dưới hình thức tiệc đứng với thực đơn gồm các loại bánh, nước ngọt, hoa quả,… 

Loại hình tiệc này được du nhập về Việt Nam và được diễn ra vào giờ giải lao của các sự kiện, hội nghị hoặc hội thảo. Ngoài ra, tùy thuộc vào mục đích tổ chức mà buổi tiệc cũng có thể tổ chức vào trước thời gian diễn ra sự kiện.

8 bước để tổ chức tiệc teabreak thành công

Để tổ chức một bữa tiệc ngọt thành công bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều hạng mục. Sau đây chúng tôi xin chia sẻ quy trình tổ chức teabreak chuyên nghiệp để bạn có thể tham khảo thêm.

Xác định số lượng khách mời

Để chuẩn bị tổ chức một buổi tiệc trà thì việc đầu tiên đó chính là xác định số lượng khách mời tham dự. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được quy mô tổ chức và số lượng món ăn cho buổi tiệc một cách chính xác, tránh tình trạng bị thừa hoặc thiếu khiến khách mời cảm thấy không thoải mái.

Chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Bởi vì teabreak là một buổi tiệc đứng nên cần không gian tổ chức rộng rãi, thoáng mát để thuận tiện cho thực khách di chuyển và trò chuyện. Việc xác định được địa điểm tổ chức sớm giúp cho công tác chuẩn bị được nhanh chóng và chu đáo hơn. Lưu ý không nên chọn địa điểm quá xa với khu vực tổ chức sự kiện khiến khách mời khó khăn trong việc di chuyển.

Lên thực đơn và chuẩn bị nguyên liệu cho bữa tiệc

Khi đã xác định được số lượng khách mời cũng như thời gian và địa điểm tổ chức thì việc tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm đó chính là lên thực đơn cho bữa tiệc. Thực đơn cần phải cân đối giữa món mặn và ngọt để tạo cho thực khách cảm giác ngon miệng. 

Những món ăn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi tổ chức tiệc trà đó là bánh ngọt, pizza mini, nước ngọt, cà phê, trà, hoa quả,….

Chuẩn bị dụng cụ cần thiết

Các dụng cụ cần thiết cho buổi tiệc ngọt như khay trang trí, đĩa, ly, dĩa, thìa, bảng tên món ăn,… Doanh nghiệp cần lưu ý chọn những dụng cụ có kích thước nhỏ gọn để thực khách thuận tiện sử dụng và không cản trở việc đi lại, giao lưu với mọi người xung quanh.

Tiến hành setup và trang trí khu vực tiệc

Đây là một buổi tiệc ngọt đơn giản nhằm tạo không gian để khách mời giải lao và nạp năng lượng, chính vì thế bạn không cần phải trang trí quá rườm rà. Chỉ cần không gian tổ chức lịch sự, chỉn chu và đem đến cho thực khách sự thoải mái để họ có thể tận hưởng trọn vẹn bữa tiệc.

Tùy thuộc vào tính chất của buổi tiệc mà doanh nghiệp nên chọn phong cách trang trí sao cho phù hợp. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần phải chú ý đến cách bày trí món ăn sao cho thật hợp lý, gọn gàng và đẹp mắt.

Bố trí nhân sự phục vụ

Teabreak là hình thức tiệc tự phục vụ để thực khách có thể thoải mái lựa chọn những món ăn mà mình yêu thích. Tuy nhiên, để bữa tiệc được chỉn chu và chuyên nghiệp hơn thì doanh nghiệp nên bố trí nhân viên phục vụ để kịp thời hỗ trợ thực khách khi cần thiết. Điều này sẽ giúp khách hàng hài lòng và có ấn tượng tốt hơn về doanh nghiệp. 

Dọn dẹp sau tiệc

Nếu như doanh nghiệp chọn tổ chức tiệc ngay tại văn phòng và thuê các dụng cụ ở bên ngoài, thì bạn nên tiến hành dọn dẹp và hoàn trả mọi thứ về vị trí cũ sau khi buổi tiệc ngọt kết thúc. 

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức teabreak. Nếu như doanh nghiệp đang cảm thấy bối rối và không biết nên phải tổ chức buổi tiệc trà như thế nào để mang lại hiệu quả tốt nhất thì hãy liên hệ ngay với HCMC Events. Với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm cùng với những ý tưởng tổ chức ấn tượng, tiết kiệm chi phí. Chắc hẳn sẽ khiến quý khách hàng hài lòng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Mọi thắc mắc của quý khách hàng vui lòng liên hệ đến số Hotline để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.