Quy trình 15 bước tổ chức Team Building chuyên nghiệp và thành công

Tổ chức Team Building đang là một xu hướng phát triển mạnh được nhiều doanh nghiệp lựa chọn dành tặng cho nhân viên đã gắn bó làm việc với công ty trong một năm qua. Tuy nhiên, để tổ chức một Team Building thành công tốt đẹp là điều không dễ dàng. Cùng HCMC Events tìm hiểu về quy trình 15 bước tổ chức Team Building chuyên nghiệp và thành công.

Các bước tổ chức Team Building.

Tùy vào từng mục đích và ngân sách của mỗi doanh nghiệp mà sẽ tổ chức Team Building khác nhau. Tuy nhiên, hoạt động phải được tổ chức dưới hình thức nào đều phải lập kế hoạch rõ ràng cụ thể, chi tiết mới có sự liên kết, suôn sẻ và thành công.

Xác định ngân sách chi trả khi tổ chức Team Building.

Đây là vấn đề quan trọng quyết định về hình thức tổ chức Team Building. Bạn cần dự trù các khoản chi phí chi trả khi tổ chức Team Building để có một con số cụ thể, từ đó lựa chọn các dịch vụ phù hợp, không vượt quá mức chi trả.

Đối tượng tham gia Team Building.

Bạn cần tìm hiểu đối tượng tham dự Team Building là những người nào, giới tính, sở thích và tình trạng sức khỏe để có những ý tưởng xây dựng concept và tổ chức những trò chơi linh hoạt, phù hợp hơn.

Thời gian, địa điểm tổ chức Team Building.

Tùy vào hình thức Team Building mà lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức phù hợp. Bạn cần lựa những thời điểm doanh nghiệp ít việc, không có nhiều dự án quan trọng. Bên cạnh, cần lựa chọn thời điểm tổ chức, tổ chức vào mùa hè hoặc mùa thu, thời tiết đẹp trời. Không nên tổ chức vào mùa cao điểm vừa đông đúc, chật chội vừa trải nghiệm không quá tuyệt vời.

Tiếp đến là địa điểm tổ chức Team Building. Có thể tổ chức Team Building trong nhà, ở ngoài bãi biển, cắm trại trên núi,… Hoặc tổ chức ở một số địa điểm khu vui chơi trong nội thành hoặc ngoại thành. Tùy vào chi phí dự kiến để có những lựa chọn phù hợp nhất.

Phương tiện di chuyển, ăn uống, cư trú khi tham gia Team Building.

Tùy vào địa điểm tổ chức xa hay gần. Nếu nơi tổ chức Team Building gần, nhân viên có thể chủ động trong việc di chuyển. Nếu tổ chức nơi xa và đông người đi, thường các doanh nghiệp sẽ thuê xe khách để di chuyển. Vừa gắn kết mọi người, vừa đảm bảo an toàn. Ngoài ra, một số nơi phải di chuyển bằng các phương tiện khác như tàu thuyền, máy bay, cáp treo,… cũng cần số lượng cụ thể để có thể liên hệ mua vé và đặt đủ số vé trước.

Việc ăn uống và cư trú là không thể thiếu trong mỗi chuyến Team Building. Về nơi ở lại của nhân viên, bạn cần tìm nơi rộng rãi, sạch sẽ, đảm bảo an ninh. Còn về nơi ăn uống hãy chọn những nơi sạch sẽ, an toàn thực phẩm, hợp vệ sinh. Các địa điểm di chuyển không nên cách nhau quá xa để có thể tiết kiệm thời gian cho mỗi người.

Chiến dịch truyền thông của mỗi chuyến Team Building.

Đây là một cơ hội tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp của bạn nên cần xác định rõ chiến dịch truyền thông của mỗi chuyến đi là gì để có những cách quảng bá hiệu quả nhất. Bạn có thể in những câu Slogan dán lên xe khách, hay lên áo đồng phục, mũ (nón) đồng phục,… sẽ quảng bá hình ảnh và thông điệp rộng rãi, tạo thiện cảm và gây ấn tượng đối với mọi người.

Tổ chức các trò chơi Team Building.

Các trò chơi là một phần linh hồn của Team Building. Vì thế, các bạn cần lựa chọn những trò chơi hấp dẫn, ý nghĩa, đáp ứng đủ tiêu chí vui – khỏe – an toàn và phù hợp với hoàn cảnh, địa điểm nơi tổ chức Team Building.

Một số trò chơi bạn có thể tham khảo như: kéo co, đấm – bóp – xoa, nhảy bao bố, vòng tròn kết nối, đi tìm mật thư,...

Lên timeline và kịch bản chi tiết cho chương trình.

Bạn cần lên một kịch bản cuốn hút, cụ thể, hợp lý về bố cục, chặt chẽ về thời gian.  

• Khai mạc (tập trung, chia đội, khởi động).
• Tham gia các trò chơi.
• Công bố kết quả và trao giải.
• Chụp ảnh lưu niệm.
• Bế mạc (kết thúc chương trình).

Phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân sự phụ trách tổ chức Team Building.

Để Team Building có thể thành công tốt đẹp, mỗi khâu cần có nhân sự phụ trách cụ thể, các khâu cần có sự liên kết chặt chẽ. Vì thế, việc phân công nhiệm vụ cho mỗi người cũng cần triển khai rõ ràng, chi tiết và đảm bảo hoàn thành tốt.

• Khâu chuẩn bị nội dung: lên ý tưởng kịch bản, khảo sát địa hình tổ chức, ăn uống và nơi cư trú.
• Khâu setup sự kiện: lựa chọn concept, setup sân khấu, background, backdrop, ánh sáng, âm thanh,…
• Khâu Team building: Lên kịch bản các trò chơi, chuẩn bị đạo cụ trò chơi, người hướng dẫn.
• Khâu chạy sự kiện: MC sân khấu, hướng dẫn viên chương trình.

Xây dựng concept, sân khấu và dụng cụ chuẩn bị Team Building.

Tuỳ vào nơi tổ chức Team Building mà bạn có thể lựa chọn concept riêng cho mỗi doanh nghiệp. Vừa độc đáo, vừa có nét riêng biệt, ấn tượng. Và nếu tổ chức ở những nơi rộng rãi, hay kết hợp Team Building với Gala dinner, bạn có thể thiết kế một sân khấu hoành tráng cùng với ánh sáng và âm thanh. Ngoài ra, cần chuẩn bị dụng cụ như biển chỉ dẫn, lá cờ, các dụng cụ để chơi Team Building đầy đủ.

Thiết kế và in ấn ấn phẩm.

Đây là một chiến dịch truyền thông rộng rãi, vì thế các bạn cần thiết kế banner, in ấn tờ rơi, cờ doanh nghiệp, backdrop độc đáo, mang nét riêng biệt của mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, mỗi bài đăng lên Facebook, fanpage, Website cần chỉnh chu trong mỗi câu từ, tỉ mì trong mỗi bức hình để tạo được ấn tượng mạnh, truyền tải rộng rãi đến mọi người.

Việc thiết kế và in ấn cần được lên kế hoặc trước tầm 5-7 ngày. Mọi thứ cần hoàn thành xong trước ngày đi Team Building.

Media và truyền thông.

Mỗi một chuyến Team Building là một sự trải nghiệm và gắn kết tình cảm nên cần được lưu giữ qua những thước phim, những bức ảnh. Vì thế, Media là khâu không thể thiếu sẽ gắn bó trong suốt quá trình. Media sẽ quay lại những thước phim sắc nét nhất, chụp những bức ảnh vui nhộn cả doanh nghiệp thông qua các thiết bị như máy quay, máy ảnh hay flycam,…

Đây không chỉ là thước ảnh lưu trữ lại kỉ niệm mà còn là một chiến dịch truyền thông hoàn hảo để truyền tải văn hoá doanh nghiệp.

Các phương án phòng rủi ro.

Bên cạnh tổ chức những hoạt động, chương trình vui khoẻ, bạn cũng cần chuẩn bị phương án dự phòng những rủi ro lường trước để có thể đảm bảo sức khỏe và an toàn của nhân viên hơn.

• Xem trước dự báo thời tiết để có những chuẩn bị chủ động.
• Cần khảo sát trước các địa điểm cần đến như nơi tổ chức Team Building, nơi ăn uống và cư trú.
• Đảm bảo tính an toàn trong mỗi trò chơi.
• Chuẩn bị các phương án và dụng cụ sơ cứu nếu chẳng may có người bị thương, ảnh hưởng sức khoẻ.
• Chuẩn bị đủ các thiết bị phát điện đề phòng sự cố mất điện xảy ra.
• Hoặc chọn dịch vụ của các công ty tổ chức sự kiện Team Building.

Đánh giá chương trình.

Sau khi kết thúc các hoạt động trò chơi Team Building, đánh giá chương trình diễn ra. Mỗi thành viên có thể đóng góp ý kiến để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau thành công hơn nữa. Hoặc phát biểu cảm nghĩ, cảm nhận của chuyến Team building mang lại.

Đây cũng là thời gian mỗi người có thể nghỉ ngơi, chụp ảnh và chờ ban tổ chức đánh giá, tổng hợp điểm, công bố cá nhân, đội nhóm đoạt giải.

Trao giải thưởng.

Đây là khâu mà mọi người mong chờ nhất sau những nỗ lực, cố gắng chơi hết mình trong mỗi trò chơi. Sau khi có kết quả thắng cuộc, MC chương trình đọc tên những người thắng cuộc và trân trọng kính mời ban lãnh đạo lên trao giải thưởng đến nhữug cá nhân, đội nhóm giành chiến thắng ngày hôm nay.

Kiểm tra khi kết thúc Team Building.

Sau khi kết thúc chương trình, ban hậu cần cần kiểm tra lại các thiết bị, dụng cụ đã thuê để bàn giao lại và thanh toán chi phí. Ngoài ra, cần dọn dẹp vệ sinh, trả lại môi trường xanh – sạch – đẹp như lúc đầu.

Các loại chi phí tổ chức Team Building

Để tổ chức một chuyến Team Building thành công, rực rỡ cần chi trả một số chi phí sau đây:

Chi phí phục vụ doanh nghiệp.

Đây là chi phí phục vụ những thành viên tham gia Team Building bao gồm những chi phí cụ thể như:

• Chi phí di chuyển: thuê xe khách, vé tàu hoặc vé máy bay.
• Chi phí ăn uống và cư trú.
• Chi phí tham quan: vé vào cổng các khu du lịch hay cáp treo, tàu, thuyền,…
• Chi phí hướng dẫn viên du lịch.

Chi phí thuê địa điểm.

Tùy vào hình thức Team building mà doanh nghiệp lựa chọn sẽ có giá thuê địa điểm khác nhau. Nếu lựa chọn Team Building ở bãi biển, bạn sẽ mất phí quản lý bãi. Còn nếu lựa chọn Team building trong nhà hay ở các khu du lịch như Đầm Sen, Suối Tiên,… bạn chỉ chi trả dịch vụ hay vé vào cổng. 

Chi phí dụng cụ tổ chức các trò chơi.

Tùy vào kịch bản thiết kế độ khó hay dễ của mỗi trò chơi kèm những thiết bị, dụng cụ cụ thể mà có những chi phí khác nhau.

Chi phí in ấn.

Sau khi có bản thiết kế, bạn cần tìm hiểu công ty in ấn nào giá cả ưu đãi để hợp tác.

Chi phí Media.

Chi phí quay chụp cũng là một chi phí cần thiết. Thuê quay phim, chụp ảnh để lưu giữ lại những kỉ niệm của mỗi người với doanh nghiệp, đồng thời cũng là sản phẩm để truyền thông rộng rãi, tô đậm nét đẹp văn hóa của doanh nghiệp.

Chi phí nhân sự chạy chương trình.

Mỗi một sự kiện không thể thiếu được nhân sự phụ trách các công đoạn chạy chương trình. Một chương trình được chia nhỏ thành các công đoạn sau:

• Ban tổ chức: MC người dẫn dắt chương trình từ lúc mở màn đến khi kết thúc.

• Ban hướng dẫn: Mỗi người phụ trách một trò chơi, hướng dẫn cách chơi và luật chơi để các thành viên nắm được.
• Ban biểu diễn: Biểu diễn tiết mục, văn nghệ, ca hát,…
• Ban hậu cần: Sắp xếp các dụng cụ trò chơi, tiếp nước,…

HCMC Events đơn vị tổ chức Team Building chuyên nghiệp

Nếu các doanh nghiệp đang đắn đo việc quá nhiều công đoạn tổ chức Team building thì hiện nay có nhiều đơn vị tổ chức Team building chuyên nghiệp trên thị trường. Thấu hiểu được điều đó, HCMC Events ra đời và được xem là đơn vị đi đầu trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị khách hàng. Ở đây, cung cấp dịch vụ trọn gói, phục vụ chuyên nghiệp, tận tâm, tận tình, chạy chương trình chỉnh chu. Đáp ứng đủ tiêu chí như: Uy tín – Chuyên nghiệp – Chất lượng.

HCMC Events có một đội ngũ chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm, nắm bắt, đi đầu các xu hướng cũng như nhu cầu của khách hàng, tổ chức đa dạng lĩnh vực. Hợp tác với nhiều doanh nghiệp lớn như: Vietcombank, Honda, Dairy Group, FLC Group,…

Chúng tôi cam kết sẽ mang lại cho bạn một trải nghiệm thú vị và tuyệt vời. HCMC cung cấp các dịch vụ cần thiết cho một buổi Team Building như: 

• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tinh nhuệ.
• Quy trình làm việc chặt chẽ, gắn kết, khoa học.
• Xậy dựng kịch bản độc đáo, ý tưởng mới lạ, sáng tạo.
• Nhiều trò chơi độc lạ, thú vị, mang lại sự yêu thích, vui vẻ cho người tham gia.
• Dịch vụ quay phim, chụp ảnh hiện đại.
• Dịch vụ in ấn, thiết kế sân khấu, background, Slogan,…
• Dịch vụ trọn gói: thuê sân khấu, âm thanh, ánh sáng, lều trại, bàn ghế,…
• Đặc biệt, dịch vụ chăm sóc khách hàng của HCMC Events luôn nhiệt tình, chu đáo, tân tâm, tận tụy với khách hàng.

Trên đây, HCMC Events đã chia sẻ cho bạn những thông tin hữu ích và quy trình tổ chức Team Building doanh nghiệp chuyên nghiệp nhất. Nếu đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức teambuilding uy tín trên thị trường thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0913 311 911 – 0989 496 239 hoặc truy cập vào website để được tư vấn và biết thêm thông tin chi tiết bạn nhé!