Các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện và cách xử lý
Trên thực tế, có rất nhiều rủi ro không thể tránh khỏi trong suốt quá trình sự kiện. Để không bị động thì các quý công ty hãy lập cho mình những phương án dự phòng xử lý khéo léo, linh hoạt những tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Đây được xem là kỹ năng quan trọng và là chìa khóa giúp cho chương trình đạt được thành công. Vậy rủi ro và các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện phổ biến thường gặp và mẹo xử lý ra sao thì hãy cùng HCMC Events tìm hiểu nhé!
Những các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện
Những rủi ro phát sinh thường sẽ làm cho sự kiện gặp những khó khăn, tạo tình huống bất ngờ và đòi hỏi sự giải quyết một cách nhanh gọn nhất để sự kiện tiếp tục được diễn ra. Và đây chính là thời điểm để kĩ năng sự nhạy bén của ban tổ chức được phát huy. Một số rủi ro hay gặp trong tổ chức sự kiện:
Thời tiết không thuận lợi
Trên cơ sở dự báo thời tiết không thể đảm bộ độ chính xác 100% như những gì dự báo trước đó và có thể không may vào thời gian diễn ra sự kiện thời tiết xấu và không ủng hộ sẽ dẫn đến khó khăn cho chương trình.
Vấn đề kỹ thuật
Đây là sự cố thường về âm thanh, loa đài, ánh sáng, sân khấu…sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình, bởi chỉ một sai sót nhỏ trên sân khấu cũng khiến chương trình phải dừng lại. Và chắc chắn rằng sẽ tạo sự gián đoạn mất mạch cảm xúc của khách mời.
Do vậy, ban tổ chức cần chuẩn bị sẵn các thiết bị để kịp thời thay thế và có thời gian chuẩn bị kiểm tra các thiết bị âm thanh, ánh sáng để đảm bảo chương trình được diễn ra thuận lợi nhất.
Cháy timeline chương trình
Việc phân bổ thời gian không hợp lý, không tính toán chính xác thời lượng dự trù diễn ra các hoạt động trong bản kế hoạch timeline đã lên trước đó. Điều này dẫn đến tiết mục chương trình quá ngắn hoặc quá dài không đảm bảo tiến độ thực hiện.
Để tránh xảy ra tình trạng này thì hãy chủ động chạy thử chương trình trước ngày tổ chức vài ngày để có thể điều chỉnh và đạt được sự chỉn chu gây ảnh hưởng và tạo thiện cảm tốt với quý khách mời.
Địa điểm tổ chức diễn ra sự kiện
Một không gian tổ chức sự kiện lý tưởng rộng rãi, thoáng mát sẽ giúp cho sự kiện đạt được hiệu suất cao. Tuy nhiên rủi ro trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là điều không tránh khỏi. Các trường hợp có thể xảy ra như không gian tổ chức bị hẹp, vị trí nằm cạnh đường bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn của các phương tiện giao thông,…
Do đó trước khi tổ chức sự kiện quý doanh nghiệp cần phải đi khảo sát và tìm hiểu một cách kỹ lưỡng về không gian, vị trí dựa trên cơ sở mục đích, số lượng khách mời để lựa chọn cho mình địa điểm tổ chức phù hợp nhất. Bên cạnh đó công ty có cho mình sẵn những ý tưởng tổ chức indoor hay outdoor là lý tưởng.
Phát sinh thừa thiếu khách mời
Đây cũng là một trong những vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện, nếu không xử lý khéo léo thì ảnh hưởng rất lớn đến thành công của chương trình. Trường hợp số lượng khách tham dự quá ít so với dự kiến thì hãy gọi điện cho khách mời để nhắc nhở họ đồng thời có kế hoạch thu hẹp không gian tổ chức để tiết kiệm chi phí cũng như tạo cảm giác đông khách hơn.
Trường hợp khách hàng quá đông thì phải nhanh chóng điều động sắp xếp thêm vị trí chỗ ngồi, cơ sở vật chất chất để có thể đem đến sự tiếp đãi chu đáo nhất, gây ấn tượng với mỗi khách mời.
Rủi ro trong quản lý an ninh nội bộ
Trong quá trình diễn ra sự kiện, do sự kích thích trong việc sử dụng men rượu, hơi bia dẫn đến lời ra tiếng vào không tránh khỏi những va chạm, mâu thuẫn. Phía tổ chức doanh nghiệp cần chuẩn bị đội ngũ bảo an túc trực ở khu vực để giám sát và can thiệp kịp thời không thể xảy ra tình trạng ẩu đả, gây mất ổn định và hỗn loạn cho sự kiện.
Rủi ro về vấn đề an toàn thực phẩm
Ngộ độc thực phẩm là rủi ro khiến không ít người tổ chức sự kiện ám ảnh khi tổ chức sự kiện kết hợp ăn tiệc. Chính vì vậy để đảm bảo thực phẩm tươi ngon, chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm hãy chọn những nhà hàng, khách sạn cao cấp làm nơi tổ chức.
Ngoài ra thì chất lượng phục vụ cũng là điều đáng quan tâm. Việc lên thức ăn chậm hoặc nguội dẫn đến sự khó chịu, không hài lòng gây mất điểm cho khách mời. Để tránh trường hợp này người tổ chức nên chuẩn bị một kịch bản kế hoạch cho nhà hàng cũng như chất lượng món ăn phải đảm bảo độ ngon, nóng và an toàn.
Nguy cơ xảy ra sự cố cháy nổ
Chương trình sự kiện lớn phải sử dụng rất nhiều các thiết bị kỹ thuật như pháo sáng, pháo nổ hay hiệu ứng khói để tạo điểm nhấn, dàn ánh sáng âm thanh loa đài để tạo điểm nhấn và quy mô hoành tráng. Bên cạnh công dụng những lợi ích của của kĩ thuật đem lại thì các thiết bị này có khả năng gây ra nguy cơ cháy nổ. Chính vì vậy, để phòng tránh nguy cơ cháy nổ thì cần phải kiểm tra kỹ lưỡng và có đội chuyên môn kỹ thuật lắp đặt để đảm bảo an toàn.
Nhân sự thiếu sự kết nối và giao tiếp không hiệu quả
Để một sự kiện diễn ra thành công thì cần sự đóng góp của rất nhiều con người. Nếu như nội bộ nhân sự thiếu sự liên kết hay giao tiếp không hiệu quả thì có thể làm giảm hiệu quả tổ chức chương trình, thông tin chậm, không đồng bộ, và thậm chí gây gián đoạn chương trình.
Đối với khách mời, thông tin không đầy đủ có thể gây khó khăn trong việc liên lạc và tạo trải nghiệm xấu với họ khi không nhận được phản hồi kịp thời. Đối với đối tác và nhà tài trợ, giao tiếp không hiệu quả có thể làm giảm uy tín và ảnh hưởng đến mới quan hệ hợp tác sau này.
Không lên kế hoạch nguồn tài chính dự phòng cho sự kiện
Bất kể sự kiện nào đều có các yếu tố không lường trước khiến ngân sách bị quá tải. Dưới đây là một số rủi ro tài chính thường gặp và cách xử lý chúng:
Không có nguồn dự trữ tài chính: Các chi phí thực tế cao hơn hay các nguồn chi phí phát sinh có thể khiến nguồn ngân sách của sự kiện nhanh chóng cạn kiệt. Do đó, bạn cần xác định một tỷ lệ dự trù chi phí tổ chức sự kiện phù hợp, hạn chế chi têu không cần thiết, và duy trì quỹ dự trữ linh hoạt.
Thay đổi chi phí dự án: từ giá cả dịch vụ cho đến chi phí sản xuất tăng đều khiến tổng chi phí tăng. Chính vì thế, bạn cần làm việc với nhà cung cấp để ước lượng và kiểm soát chi phí chính xác từ khâu lên kế hoạch.
Cách xử lý các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện
Lên kế hoạch một cách cụ thể, tỉ mỉ cho từng giai đoạn sự kiện sẽ giúp hạn chế các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện phát sinh và chuẩn bị các phương án dự phòng trước đó để chủ động giải quyết tốt những tăng tỉ lệ thành công của sự kiện.
Giai đoạn trước sự kiện
Ban tổ chức cần chủ động tìm hiểu các thông tin cụ thể về doanh nghiệp như thương hiệu doanh nghiệp, phong cách sản phẩm, đối tượng khách mời, mục tiêu của sự kiện, ngân sách chi phí ra sao…Từ đó, lên kế hoạch sự kiện chi tiết, cụ thể để có cho mình lựa chọn một địa điểm lý tưởng nhất phù hợp với tính chất sự kiện.
Các khâu bước đầu cần chuẩn bị tỉ mỉ, kinh phí dự trù cho từng hạng mục, đơn giá, số lượng rõ ràng cũng như điều phối hay thuê nhân sự, thiết bị hỗ trợ đầy đủ…tránh rủi ro thiếu kinh phí, rủi ro về địa điểm hoặc không kiểm soát được số lượng khách mời.
Giai đoạn diễn ra sự kiện
Đây là giai đoạn điều phối, kiểm soát các hoạt động trong sự kiện đảm bảo sự kiện diễn ra như kế hoạch đã đề ra trước đó.
Trong quá trình sự kiện cần bố trí nhân sự giám sát đảm bảo tiến trình các hoạt động các mục diễn ra suôn sẻ. Quản lý các khâu như đón tiếp khách hàng, bao quát các vấn đề của chương trình như sự cố âm thanh, sự cố cháy nổ, rủi ro gây hấn quá khích của khán giả, chăm sóc phục vụ chu đáo cho quý khách hàng. Người tổ chức luôn phải chuẩn bị phương án dự phòng và xử lý các vấn đề phát sinh rủi ro.
Giai đoạn sau sự kiện
Sau khi chương trình đã kết thúc thì đây chính là giai đoạn truyền thông cho sự kiện, lan tỏa hình ảnh của doanh nghiệp đến đông đảo mọi người, nâng cao uy tín và thương hiệu. Đồng thời nhận các ý kiến đóng góp từ phái khách hàng để rút kinh nghiệm phát huy những điểm mạnh và khắc phục những hạn chế để chương trình tiếp theo đạt được sự thành công tốt đẹp.
HCMC Events – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lâu năm
HCMC Events tự hào mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ trở, chúng tôi trở thành người bạn đồng hành thân thiết của các doanh nghiệp.
HCMC Events sở hữu đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo bài bản, thiết bị kỹ thuật âm thanh, loa đài, ánh sáng hiện đại. Bên cạnh đó, chúng tôi thấu hiểu tâm lý khách hàng, các khâu trong quá trình tổ chức sự kiện, có thể mang đến cho quý khách hàng bản kế hoạch chương trình hoàn thiện nhất và hạn chế tối ưu nhất các rủi ro đảm bảo sự thành công.
Trên đây là các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện phổ biến và cách xử lý. Hy vọng nó có thể giúp ích cho bạn trong quá trình lường trước được những rủi ro khi tổ chức sự kiện. Chúc bạn thành công!
Nếu quý doanh nghiệp đang tìm hiểu đơn vị tổ chức chương trình sự kiện ấn tượng thì hãy liên hệ với HCMC Events. Chúng tôi sẽ luôn đồng hành và tư vấn giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng.
—————————————————————
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HCMC EVENTS
Website: https://hcmcevents.com/
Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
Address:
Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.
