Những rủi ro tổ chức sự kiện bạn cần phải quan tâm.

Trong cuộc sống, mọi công việc, dự án đều cần phải có kế hoạch. Có những việc diễn ra theo đúng kế hoạch nhưng có một số việc xảy ra không đúng theo dự tính của kế hoạch. Những sự việc ấy có thể mang lại hiệu ứng tốt nhưng bên cạnh đó nó cũng gây ra ý kiến trái chiều, khiến trải nghiệm chương trình của khách mời không tốt. Đối với việc thực hiện chương trình thì những tiềm tàng ấy là một phần không thể bỏ qua trong việc lên kế hoạch thực hiện chương trình. Sau đây, là những rủi ro tổ chức sự kiện bạn cần phải quan tâm.

Đại diện công ty Vinasol phát biểu: “Việc kiểm soát những yếu tố có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời tham dự là việc cần được ưu tiên. Thông qua khâu kiểm soát, chúng ta có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp của đội ngũ thực hiện chương trình.” 

Như thế nào là rủi ro trong tổ chức sự kiện?

Câu trả lời đơn giản và dễ hiểu nhất cho câu hỏi là những sự việc có thể diễn ra ngoài dự kiến, kế hoạch của chương trình. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm chương trình, các rủi ro ấy là an ninh – trật tự, yếu tố con người, trang thiết bị chương trình, yếu tố thời tiết,…

Các cách khắc phục

Để có thể xử lý những tình huống ngoài ý muốn thì đơn vị thực hiện chương trình cần có kế hoạch hay các phương án dự phòng tránh những sự cố có thể xảy ra.

Lên kế hoạch khắc phục rủi ro tổ chức sự kiện 

Đây chính là một trong nhưng bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Cùng với việc lên kế hoạch chương trình thì người quản lý dự án cần phải lập những phương án dự phòng cho những ảnh hưởng xấu có thể gây ra cho chương trình.

Để chuẩn bị tốt những phương án ứng phó với những tình huống ngoài dự kiện, bạn cần phải lưu ý những điều này:

• Thời tiết ngày thực hiện chương trình
• Sự xuất hiện của những vị khách “xa lạ”
• Sự ổn định của trang thiết bị
• Thời gian khắc phục nếu có tình huống xảy ra

Xác định được khả năng có thể xảy ra của sự cố và hạn chế được những điều ấy, bạn cần phải chuẩn bị những công tác như: Sắp xếp nhân sự giải quyết sự cố nhanh chóng, các thiết bị thay thế nếu có vấn đề hỏng hóc xảy ra, các phương án nếu gặp thời tiết bất lợi,..

Dự đoán các tình huống 

Việc dự đoán được những tình huống có thể xảy ra, bạn cần phải tham khảo các chương trình tương tự. Với các trải nghiệm đã tích lũy được qua những sự kiện trước đó sẽ giúp bạn chuẩn bị được những phương án xử lý, ứng phó.

Những rủi ro thường xảy ra trong các chương trình  

Để có thể giúp bạn nắm rõ được những tình huống có thể xảy ra đối với một chương trình thì sau đây là những trường hợp thường xảy ra nhất.

Trang thiết bị

Chắc hẳn, bạn đã từng có những trải nghiệm không tốt về thiết bị của chương trình mà bạn tham gia. Âm thanh đột ngột hú lên, hay im lặng trong một khoảng thời gian. Ánh sáng sân khấu chập chờn, đột ngột tắt,… Những vấn đề về kỹ thuật trang thiết bị có thể khiến cho chương trình bị gián đoạn làm ảnh hưởng ít nhiều đến cảm xúc của khách mời. Vì vậy, để tránh những sự cố về âm thanh, ánh sáng bạn hãy chuẩn bị một nguồn điện dự phòng để khi có trường hợp gián đoạn xảy ra thì có thể duy trì thêm một vài phút cho đội kỹ thuật khắc phục sự cố. Đối với màn hình led, bạn cần phải trang bị laptop có cấu hình tốt, khỏe để tránh trường hợp treo máy bên cạnh đó là cần có những laptop dự phòng.

An toàn sử dụng thiết bị 

Yếu tố an toàn của các thiết bị chương trình là yếu tố được quan tâm, đặc biệt nhất là những sự kiện ngoài trời khi mà độ an toàn của thiết bị là điều luôn luôn đặt lên hàng đầu. Mặc dù, có những thiết bị được thiết kế riêng cho các chương trình ngoài trời nhưng đội ngũ thực hiện cần phải luôn đảm bảo tính an toàn vì các thiết bị có thể gặp vấn đề khi gặp nước. 

Ngoài ra việc thi công sân khấu cũng có những nguy hiểm cần phải lưu ý như:

• Địa hình dễ lún, trên cát, không bằng phẳng, cần phải gia công sân khấu thật chắc chắn.
• Sân khấu cao, nhiều bậc thang khiến dễ bị té ngã trong quá trình di chuyển. Cần phải gia cố thêm hành lang an toàn để đảm bảo an toàn cho nhân sự của chương trình.

An ninh

Đối với những chương trình lớn thì việc xuất hiện những vị khách “không mời” là điều không thể tránh khỏi. Để đảm bảo an ninh trong quá trình diễn ra chương trình, bạn cần phải có đội ngũ an ninh chuyên nghiệp và linh hoạt xử lý các tình huống gây rối của các đối tượng. Bên cạnh đó, nhân viên cổng cần phải nghiêm ngặt trong việc soát vé để tránh những việc trộm cướp, mất cắp bởi vì khi xảy ra những sự việc đó sẽ rất khó kiểm soát vì số lượng khách mời tham dự đông và không có thông tin của những đối tượng đó.

Đảm bảo chất lượng thực phẩm

Chắc hẳn bạn đang thắc mắc vì sao phải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm trong chương trình. Bởi vì không ít trường hợp ngộ độc thực phẩm khi tham dự sự kiện, để có thể đảm bảo được chất lượng của những món ăn bạn nên lựa chọn những địa điểm, nhà hàng, khách sạn uy tín. Bên cạnh việc an toàn thực phẩm, thì việc ra món chậm hay món ăn bị nguội, bạn cần phải có những phương án để đảm bảo trải nghiệm về chương trình của khách mời không bị ảnh hưởng, làm việc với quản lý khâu F&B của chương trình quy định rõ ràng về thời gian về những món ăn nào được lên, luôn đảm bảo thực phẩm phải nóng và an toàn.

Cháy nổ từ những thiết bị tạo hiệu ứng sân khấu

Các chương trình có quy mô và độ hoành tràng luôn trang bị những thiết bị dễ gây ra cháy nổ như pháo điện, pháo trang kim, hiệu ứng khói, lửa,… Những thiết bị giúp tạo điểm nhấn, tăng độ hoành tráng, ấn tượng, tăng cảm giác thích thú trong khi diễn ra chương trình. Nhưng mọi việc đều có hai mặt của nó, càng tạo cảm giác hấp dẫn càng dễ gây ra những tai nạn cháy nổ. Vì vậy, hãy trang bị những công cụ phòng cháy, chữa cháy như bình chữa lửa để kịp thời ngăn chặn.

Trên đây là những rủi ro tổ chức sự kiện bạn cần phải quan tâm. Việc nắm được những yếu tố này và đưa ra những phương án giải quyết, ngăn chặn kịp thời sẽ giúp bạn thực hiện chương trình một cách chỉn chu, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Mong đây sẽ là bài viết hữu ích đối với những chương trình của bạn.