Những lưu ý trong việc tổ chức sự kiện online

Các sự kiện online được dự báo là có tiềm năng phát triển rất lớn, lượng tương tác của nhiều khách mời cùng một thời điểm đã cho thấy ưu điểm vượt trội của hình thức trực tuyến. Để thực hiện các công tác tổ chức đối với loại hình này, bạn cần phải nắm bắt được những điểm đáng lưu ý trong việc thực hiện chương trình.

Đại biểu quốc hội A chia sẻ: “ Những lợi thế trong thời đại 4.0 đang phát triển, tôi tin rằng việc hội họp trong nước cũng như quốc tế dễ dàng hơn nhiều . Giải pháp tối ưu ngân sách và thời gian”

Những điều cần chuẩn bị để thực hiện hình thức chương trình này

Đối với mỗi hình thức tổ chức, bạn đều cần phải chuẩn bị những yếu tố cần thiết để thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất. Giống như các loại hình truyền thống, đây là những điều bạn cần nắm được trong việc thực hiện chương trình bằng hình thức trực tuyến.

Nền tảng sử dụng

Việc lựa chọn phần mềm, nền tảng phù hợp cho việc thực hiện chương trình dựa trên việc bạn phải nắm được những nội dung mà bạn muốn truyền tải. Để biết được phần mềm, nền tảng đó có phù hợp với chương trình của bạn hay không, bạn cần phải giải đáp những câu hỏi sau đây:

• Mục đích bạn thực hiện chương trình là gì? Mô hình đăng ký, bán vé, nội dung, trang hiển thị chương trình bằng nền tảng duyệt web hay bằng thiết bị di động, chức năng bảo mật của ứng dụng, biện pháp thu hút người tham gia?
• Ứng dụng bạn sử dụng có đáp ứng với mọi nền tảng thiết bị không?
• Sự trải nghiệm của bạn đối với ứng dụng ra sao? Ứng dụng có được sử dụng miễn phí hay không?
• Đội ngũ chăm sóc khách hàng của ứng dụng bạn sử dụng có chăm sóc khách hàng có giải đáp những thắc mắc, những bất tiện mà người dùng gặp phải có tận tình và chi tiết không?

Những hạng mục chuẩn bị trước đi diễn ra chương trình

Với vị trí của người lên kế hoạch chương trình, bạn phải xác định rõ mục đích chương trình và bạn mong muốn đạt được những gì sau khi diễn ra. Suy nghĩ về đối tượng mục tiêu và làm thế nào mà đối tượng đó biết đến và tham gia chương trình. Đặc biệt là có thể thu hút và họ chịu tương tác với chương trình là nhiệm vụ cần phải đạt được của người lập kế hoạch thực hiện chương trình. Để bạn có thể chuẩn bị kế hoạch một cách tốt nhất thì đây là những hạng mục mà bạn cần quan tâm:

• Hãy xác định khách mời mục tiêu. Làm thế nào để thu hút đối tượng đó tham gia dưới hình thức trực tuyến thay vì ngoại tuyến?
• Hoạt động truyền thông sự kiện là hoạt động không thể thiếu đối với một chương trình. Hãy suy nghĩ bạn sẽ thực hiện hoạt động đó ở đâu và diễn ra như thế nào?
• Bạn sử dụng phần mềm nào để phục vụ cho việc phát sóng chương trình?
• Có bao nhiêu phương án dự phòng, để hạn chế những sự cố?
• Đảm bảo rằng diễn giả, các vị trí nhân sự của chương trình đã nắm được nội dung chương trình và họ đã sẵn sàng để có thể bắt đầu?
• Bạn mang lại những giá trị gì, truyền tải thông điệp gì đến với khán giả chương trình?

Bạn hãy tìm câu trả lời cho những câu hỏi ở trên đây để chuẩn bị một cách tốt nhất.

Lời mời tham gia

Hình thức gửi thư mời tham gia bằng cách gửi email, hay bằng các cổng thông tin điện tử,… Sẽ rất phù hợp với tính chất của sự kiện online. Thư mời điện tử tiết kiệm cho bạn khá nhiều chi phí để sản xuất, in ấn thiệp, nó có giá thành phải chăng, không gây ô nhiễm môi trường, và đặc biệt là bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với tính chất của sản phẩm, thương hiệu của bạn. Hiện nay, có rất nhiều công cụ tạo, thiết kế thư mời trực tuyến hoàn toàn miễn phí.

Kế hoạch chương trình

Nếu bạn muốn chương trình hoạt động một cách hiệu quả, hấp dẫn và thành công, hãy chuẩn bị kế hoạch chương trình trực tuyến như cách bạn lên kế hoạch cho hình thức chương trình truyền thống khác. Hãy lên kế hoạch một cách chi tiết nhất cho từng hạng mục, luôn lên những phương án dự phòng để đảm bảo chương trình vẫn diễn ra một cách tốt nhất cho dù có bất cứ đề gì xảy ra.

Lựa chọn người dẫn dắt chương trình

Một số điều bạn quan tâm về vị trí người dẫn dắt chương trình trực tuyến. Để tìm được người phù hợp với nội dung chương trình bạn có thể xem qua những lưu ý sau đây:

• Người này có sức ảnh hưởng trên mạng xã hội hay không?
• Phong cách giao tiếp của người bạn quan tâm có phù hợp với tính chất của chương trình?
• Có những đánh giá tích cực hay tiêu cực về người này không?
• Khả năng xử lý vấn đề, ứng biến có linh hoạt hay không?
• Khả năng làm chủ chương trình, dẫn dắt người xem có tốt không?

Hãy lựa chọn MC chương trình một cách cẩn thận, phù hợp với đặc điểm chương trình của bạn. Bạn có thể phỏng vấn nhiều người để linh hoạt lựa chọn được ứng viên tiềm năng nhất.

Ngày, giờ lên sóng chương trình

Đối với những sự kiện có quy mô lớn thì việc xác định đúng ngày và giờ cho chương trình trực tuyến là điều tất yếu. Trước khi chương trình diễn ra, bạn hãy thực hiện một cuộc khảo sát nhỏ để xem thời điểm nào là tốt nhất để khách mời có thể tham gia, bởi vì tính chất của chương trình có thể linh hoạt về thời gian diễn ra. Vì vậy, hãy lựa chọn ngày giờ một cách linh hoạt nhất tránh sự cạnh tranh của các ngày lễ, chương trình khác.

Ngoài ra, bạn hãy để ý đến múi giờ, điều này khá quan trọng. Bởi vì, có một số khách mời tham dự ở những nơi có múi giờ khác với Việt Nam. Hãy đảm bảo rằng thời gian diễn ra chương trình thuận tiện cho khách mời tiềm năng có thể tham dự một cách trọn vẹn nhất.

Trên đây là những lưu ý trong việc tổ chức sự kiện online, bạn hãy lưu lại để có thể thực hiện chương trình một cách đầy đủ và tốt nhất những hạng mục của chương trình. Mong rằng, bài viết này hữu ích trong việc thực hiện chương trình trực tuyến, bởi vì những khả năng vượt trội mà nó mang lại.