Những lưu ý khi tổ chức khai trương văn phòng mới

Lễ khai trương không chỉ là một sự kiện quan trọng mà còn là cột mốc đánh dấu bước ngoặt quan trọng trên con đường kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp. Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ và để lại được ấn tượng trong lòng khách mời thì việc chuẩn bị cần phải thật tỉ mỉ và chu đáo. Bài viết dưới đây, HCMC Events sẽ cung cấp cho quý khách những điều cần lưu ý khi tổ chức khai trương văn phòng mới sao cho buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp. 

Sự kiện khai trương văn phòng mới

Sự kiện khai trương văn phòng mới là dịp để công ty giới thiệu và chúc mừng việc mở cửa văn phòng mới của mình. Sự kiện thường có các hoạt động như cắt băng khai trương, tham quan văn phòng, tiệc nhẹ, diễn thuyết từ lãnh đạo công ty và các hoạt động giải trí khác để tạo không khí vui vẻ, hứng khởi cho tất cả người tham dự.

Buổi lễ khai trương được tổ chức khi doanh nghiệp muốn giới thiệu không gian làm việc mới tới toàn thể nhân viên, khách mời và đối tác. Đây vừa là một dịp để truyền thông và quảng bá thương hiệu, vừa là dịp để kỉ niệm đánh dấu sự khởi đầu của văn phòng mới, khuyến khích tinh thần phát triển của công ty.

Ý nghĩa của buổi lễ khai trương văn phòng mới

Không chỉ là dịp để tổ chức kỷ niệm khởi đầu mới, việc tổ chức khai trương văn phòng mới còn có những ý nghĩa to lớn khác đối với nội bộ công ty như:

Thể hiện sự phát triển và mở rộng: Việc khai trương văn phòng mới là một tín hiệu đầy tích cực của công ty. Việc mở rộng quy mô cho thấy công ty đang trên đà tăng trưởng và phát triển bền vững. Sự kiện đánh dấu khởi đầu của nơi làm việc mới và cam kết sẽ còn đi xa hơn trong tương lai.

Nâng cao hình ảnh thương hiệu: Lễ khai trương là dịp để thực hiện các hoạt động PR và marketing, thu hút sự quan tâm của truyền thông và báo chí. Sự kiện khai trương được chú ý góp phần nâng cao nhận diện thương hiệu giúp công ty lan tỏa thông tin và hình ảnh rộng rãi.

Tăng cường tinh thần làm việc: Văn phòng mới khang trang, tiện nghi sẽ khích lệ nhân viên có động lực làm việc. Các hoạt động giao lưu, giải trí trong sự kiện khai trương sẽ làm tăng cường sự gắn kết và đoàn kết giữa các nhân viên.

Tạo cơ hội giao lưu và xây dựng mối quan hệ: Vì sự kiện là cơ hội để giao lưu với khách hàng, đối tác nên đây là một dịp để doanh nghiệp tạo dựng và củng cố mối quan hệ kinh doanh. Mặt khác, sự kiện khai trương thu hút sự chú ý của cộng đồng địa phương sẽ góp phần tạo cơ hội có thêm nhiều khách hàng tiềm năng.

Cần lưu ý những gì khi tổ chức khai trương văn phòng mới

Buổi lễ khai trương văn phòng mới là sự kiện quan trọng và cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo thành công. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện:

Xác định ngày, giờ và lịch trình dự kiến

Thực tế, ngày và giờ tổ chức buổi lễ khai trương nên được chọn để phù hợp với phần lớn khách mời. Đặc biệt đối với một số chủ doanh nghiệp có quan niệm cho rằng ngày, giờ tốt sẽ mang lại may mắn, tài lộc trong kinh doanh thì thời gian cho sự kiện càng phải được lưu ý.

Buổi lễ cần được lên lịch trình và kịch bản chi tiết cho sự kiện, bao gồm thời gian đón khách, các hoạt động chính, bài phát biểu, cắt băng khai trương và kết thúc,… Theo đó, sự kiện được diễn ra thuận lợi và đúng theo khung thời gian đã đề ra.

Lên danh sách khách mời

Kế hoạch khai trương văn phòng mới cần xác định được quy mô của sự kiện để cân nhắc tổng số lượng người tham dự, đối tượng khách mời,…Doanh nghiệp mời khách hàng, đối tác của mình, kể cả những người có sức ảnh hưởng là các KOL/KOC và bộ phận báo chí truyền thông. Việc gửi thư mời nên được thực hiện trước ít nhất 2-4 tuần và xác nhận sự tham gia của khách mời.

Các khâu chuẩn bị trước khi tổ chức khai trương văn phòng mới

Một số khâu chuẩn bị cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng trước ngày tổ chức sự kiện bao gồm:

Chuẩn bị trang thiết bị: Các sản phẩm in ấn như standee, banner, backdrop; hoa và bóng bay trang trí; bàn ghế sự kiện; thiết bị hỗ trợ như micro, màn hình chiếu, máy chiếu; hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng tùy thuộc vào quy mô buổi lễ; các tiết mục sẽ trình diễn; tiệc teabreak cho khách mời;…

Chuẩn bị nhân sự phục vụ khai trương văn phòng mới: Một buổi lễ khai trương văn phòng cần có sự điều phối về nhân lực như PG/PB đón tiếp; MC chương trình; đội múa lân; các nhân sự trong các tiết mục giải trí;…

Chuẩn bị lễ vật cúng khai trương văn phòng mới: Một số doanh nghiệp tin rằng cần có lễ vật cúng để cầu may mắn cho ngày khai trương này. Một mâm lễ vật cúng thường có: trầu cau, hoa quả, xôi, chè, bánh kẹo, thịt, gạo, muối,…

Kiểm soát sự kiện khai trương văn phòng mới

Để buổi lễ được diễn ra đúng kế hoạch, doanh nghiệp cần đảm bảo đội ngũ nhân sự hoàn thành đúng nhiệm vụ của mình: Đội ngũ tiếp đón chuyên nghiệp, hướng dẫn khách mời vào đúng khu vực; MC dẫn chương trình thu hút; Đội múa lân hoạt náo, tạo được bầu không khí cho chương trình.

Trong buổi lễ đó, doanh nghiệp cũng cần lưu ý về phản hồi của khách mời về sự kiện. Công ty lắng nghe ý kiến của khách mời để có cơ hội rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.

HCMC – Đơn vị tổ chức khai trương văn phòng mới bài bản, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

HCMC Events là lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức khai trương văn phòng mới. Đơn vị luôn đặt tâm huyết và sự chuyên nghiệp của mình trong mỗi sự kiện. Mọi công đoạn tổ chức khai trương đều được chúng tôi lên kế hoạch kỹ càng để ngày khai trương được diễn ra tốt đẹp. 

Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, HCMC Events giúp các doanh nghiệp tổ chức buổi lễ khai trương văn phòng theo quy trình chuyên nghiệp, bài bản. Cụ thể, chúng tôi giúp doanh nghiệp: 

• Xác định chủ đề khai trương và triển khai những hoạt động liên quan
• Xây dựng kịch bản cho buổi lễ khai trương
• Tổng hợp danh sách khách mời
• Xác định thời gian tổ chức sự kiện
• Báo kinh phí dự kiến cho khách hàng
• Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương văn phòng mới cho doanh nghiệp
• Cung cấp dịch vụ quay phim, chụp hình buổi lễ

Trong hơn 10 năm hoạt động, HCMC Events đã thực hiện hàng ngàn sự kiện tổ chức khai trương văn phòng cho doanh nghiệp và tự hào là đơn vị đồng hành cùng nhiều thương hiệu lớn như: Isuzu, Natumil, Gcoop, Joton, Unicity,… Bên cạnh đó, HCMC Events chú trọng vào các thiết bị máy móc hiện đại, nhằm góp phần tổ chức sự kiện chu toàn nhất.

Như vậy, sự kiện tổ chức khai trương văn phòng mới không chỉ là một dịp để chúc mừng doanh nghiệp mà còn là một cơ hội tuyệt vời để tạo dấu ấn với khách hàng, đối tác. HCMC Events sẵn lòng là đơn vị đồng hành tổ chức một sự kiện thành công và ấn tượng cho khách hàng. Liên hệ để biết thêm chi tiết về dịch vụ ngay!

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HCMC EVENTS

• Tel: 0913 199 866 – 0989 496 239
• Website: https://hcmcevents.com/
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM