Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng chi tiết

Hội nghị khách hàng được xem là sự kiện thường niên hằng năm của các doanh nghiệp, đây là cơ hội để các công ty củng cố lòng tin và cũng là cầu nối mở rộng kết nối với đối tác. Thế nhưng để lên một bảng kế hoạch tổ chức hội nghị không phải là điều dễ dàng mà ai cũng có thể làm.

Thấu hiểu được điều đó, HCMC Events với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ gợi ý cho bạn mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chỉn chu, ấn tượng nhất để bạn tham khảo. Cùng xem nhé!

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng bạn có thể tham khảo

Để sự kiện diễn ra thành công thì một bảng kế hoạch chi tiết từng hạng mục công việc là điều không thể thiếu. Trong bảng không chỉ giúp cho chuyên gia tổ chức có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình, thời gian địa điểm rõ ràng và người phụ trách cụ thể trong từng hạng mục công việc.

Xác định rõ mục tiêu tổ chức hội nghị khách hàng

Xác định mục tiêu mà ban tổ chức hướng đến nhằm xây dựng thông điệp và gửi lời tri ân đến đối tác và khách hàng đã và đang ủng hộ doanh nghiệp. Thông thường những chương trình sẽ kết hợp với sự kiện ra mắt sản phẩm và giới thiệu sản phẩm. 

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Sau khi đã định hình được mục tiêu tổ chức, việc tiếp theo là xác định được địa điểm và thời gian tổ chức của hội nghị. Hai yếu tố này phải được lựa chọn sao cho thuận lợi đối với khách mời đồng thời cũng phải phản ánh được sự chuyện nghiệp và mang lại hiệu quả cao. Hơn nữa, địa điểm và thời gian phải phù hợp với quy mô sự kiện và đáp ứng được yêu cầu. 

Xác định đối tượng tham gia sự kiện

Hiểu rõ về đối tượng tham gia hội nghị, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc nghiên cứu về đặc điểm, hành vi nhóm khách hàng và từ đó lên một kế hoạch phù hợp để “chạm” đến trái tim người tham dự. Bạn có thể phân loại dựa vào những yếu tố như: 

• Khách mời là nam hay nữ
• Độ tuổi từ….
• Công việc chính 
• Điều họ quan tâm đến sự kiện là gì?
• Mong muốn của họ khi tham dự chương trình?

Thông tin càng chi tiết rõ ràng thì bạn sẽ dễ dàng làm việc, lên kế hoạch và kịch bản chương trình hợp lý đem lại hiệu quả thành công cao. Ngoài ra, bạn cũng có thể từ đó để lên phương án gửi thiệp mời hội nghị khách hàng sao cho đầy đủ, không bị thiếu sót.

Dự trù ngân sách

Dự trù kinh phí là yếu tố không thể thiếu trong tất cả sự kiện. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý chi phí tổ chức và tránh những khoản phát sinh không mong muốn ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất công việc. Để ngân sách được tối ưu và hiệu quả thì bạn cần có checklist những hạng mục cần thiết như:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức
• Chi phí thuê thiết kế, đội ngũ thi công
• Chi phí MC dẫn chương trình, PG
• Chi phí in ấn 
• Chi phí quà tặng khách mời

Tại HCMC Events, chúng tôi cung cấp giải pháp tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp cho doanh nghiệp với chi phí tối ưu. Với gần 20 năm kinh nghiệm trong nghề tổ chức sự kiện, chúng tôi tự tin có thể mang đến cho khách hàng những phương án tốt nhất, tiết kiệm nhất mang lại hiệu quả cao.

Bạn sẽ không cần lo lắng điều gì cả, bởi chúng tôi sẽ làm mọi thức cho bạn, từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch cho đến set up và chạy sự kiện. Bạn chỉ cần yên tâm tập trung vào chuyên môn, bởi những công việc tổ chức, hậu cần đã có chúng tôi lo. Liên hệ ngay đến hotline 0913.199.866 – 0989496239 để được tư vấn phương án tổ chức hội nghị khách hàng sắp tới của bạn.

Lên ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng

Trước khi bắt tay và việc triển khai chương trình thì quá trình lên ý tưởng chi tiết là bước không thể nào bỏ qua. Tuy nhiên có rất nhiều ý tưởng tổ chức hội nghị như dù concept nào đi chăng nữa bạn cũng phải tuân theo những quy tắc sau đây:

• Ý tưởng cụ thể và truyền tải được thông điệp và ý nghĩa chương trình muốn hướng đến
• Giá trị cốt lõi và quảng bá được hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp 
• Ý tưởng độc đáo, sáng tạo và tạo ấn tượng sâu sắc đến với khách mời.

Xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

Để kiểm soát chương trình diễn ra hiệu quả nhất thì không thể thiếu một kịch bản chi tiết. Kịch bản sẽ bao gồm các hoạt động diễn ra trong hội nghị, timeline chi tiết và cả lời dẫn và bài phát biểu của khách mời nhằm đảm bảo mọi khâu đều ăn khớp, không chồng chéo và đúng tiến độ.

Phân bổ nhân sự tham gia

Để một hội nghị thành công thì không thể nhờ vào một người và là tổng hoà của cả một đội ngũ vận hành sự kiện trơn chu. Từ nhân viên kỹ thuật, hỗ trợ sự kiện, hay MC chương trình đều phải phối hợp nhịp nhàng, nắm rõ timeline, kịch bản, vị trí làm việc cũng như các phương án xử lý tình huống phát sinh để hội nghị diễn ra thành công nhất.

Lên kế hoạch truyền thông

Bước tiếp lên kế hoạch truyền thông nhằm mục đích thu hút được sự quan tâm của khách hàng cũng như đối tác đối với doanh nghiệp. Bạn nên chọn những đơn vị quay chụp chuyên nghiệp, mời các đơn vị uy tín tham gia để tăng độ tin cậy. Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng các dịch vụ truyền thông trên mạng xã hội hoặc trên báo điện tử thì cần phải kiểm duyệt chặt chẽ về mặt nội dung, hình ảnh phù hợp và thời gian đăng bài hợp lý.

Xin giấy phép tổ chức

Đừng quên việc xin giấy phép tổ chức nếu không muốn chương trình của mình bị hủy hoặc bị trì hoãn bất cứ lúc nào. Bạn cần phải hoàn thiện kế hoạch tổ chức và hồ sơ dự án để nộp lên các cơ quan có thẩm quyền xem xét.

Quà tặng khách hàng

Quà tặng một phần trong chiến lược sự kiện giúp tạo ấn tượng tích cực cho khách mời và củng cố mối quan hệ. Những món quà không chỉ thay cho lời cảm ơn mà còn là biểu tượng của sự tôn trọng đánh giá cao đối với sự đóng góp của đối tác trong suốt thời gian vừa qua. Bạn nên lựa chọn những món quà phản ánh đúng giá trị của doanh nghiệp mang đến những trải nghiệm tích cực để người nhận luôn ghi nhớ về sản phẩm, giá trị và dịch vụ mà đơn vị bạn mang lại.

Tổng kết và đánh giá hoạt động tổ chức

Sau khi kết thúc chương trình, quá trình tổng hợp và đánh giá được xem là bước quan trọng để đo lường hiệu suất công việc. Từ đó, rút ra những điều đã làm được là những điều chưa hoàn thành trong tổ chức. Bạn có thể đánh giá thông qua việc khảo sát, thu thập ý kiến từ đối tác và người tham dự cùng với việc đánh giá sự hài lòng của người tham dự thông qua những phản hồi trực tiếp. Quá trình này không chỉ giúp chúng ta nhìn nhận được những lỗ hổng trong việc triển khai mà còn là bước quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ lâu dài với cộng đồng doanh nghiệp.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

HCMC Events tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam, cam kết sẽ mang đến cho bạn những dịch vụ chất lượng với giá thành phải chăng. Sở hữu đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và sáng tạo chúng tôi không ngừng đổi mới để đem đến những buổi tiệc độc đáo và gây ấn tượng đến khách hàng và đối tác. Với tôn chỉ là “Chất lượng làm nên danh tiếng” đơn vị sẽ đồng hành cùng bạn mang đến cho bạn những trải nghiệm sự kiện sáng tạo và ấn tượng nhất. Bên cạnh đó đơn vị chúng tôi còn cung cấp những dịch vụ như: tổ chức sự kiện, cho thuê thiết bị trọn gói, lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm,….

Bài viết trên HCMC Events đã cung cấp chi tiết cho bạn những thông tin cần thiết để lập mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Chúng tôi hy vọng những kiến thức bổ ích sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình tổ chức hội nghị, sự kiện. Nếu có nhu cầu xin vui lòng liên hệ qua số Hotline 0913 199 866 – 0989 496 239 để được tư vấn và báo giá về dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng tại HCM nhanh nhất hoặc truy cập vào Website HCMC Events  để biết thêm thông tin chi tiết.

—————————————————————————————-

HCMC EVENTS – LEADING PARTNER – GLOBAL REPUTATION!
🏛️ 5 Hoa Cau St., Cau Kieu Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam
📲 WhatsApp/Zalo/Viber/Hotline: (+84) 913 199 866 – (+84) 989 496 239
🌐 https://hcmcevents.com/
📧 info@hcmcevents.com