Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng chi tiết

Hội nghị khách hàng được xem là sự kiện thường niên hằng năm của các doanh nghiệp, đây là cơ hội để các công ty củng cố lòng tin và cũng là cầu nối mở rộng kết nối với đối tác. Chính vì vậy mà sự kiện này được chuẩn bị rất kỹ lưỡng và đầu tư trong tất cả các hạng mục. Thế nhưng để lên một bảng kế hoạch tổ chức hội nghị không phải là điều dễ dàng mà ai cũng có thể làm. Thấu hiểu được điều đó, bài viết này HCMC Events sẽ gợi ý cho bạn mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng để bạn có thể tham khảo.

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng bạn có thể tham khảo

Để sự kiện diễn ra thành công thì một bảng kế hoạch chi tiết từng hạng mục công việc là điều không thể thiếu. Trong bảng không chỉ giúp cho chuyên gia tổ chức có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình, thời gian địa điểm rõ ràng và người phụ trách cụ thể trong từng hạng mục công việc.

Xác định rõ mục tiêu tổ chức hội nghị khách hàng

Xác định mục tiêu mà ban tổ chức hướng đến nhằm xây dựng thông điệp và gửi lời tri ân đến đối tác và khách hàng đã và đang ủng hộ doanh nghiệp. Thông thường những chương trình sẽ kết hợp với sự kiện ra mắt sản phẩm và giới thiệu sản phẩm. 

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Việc đầu tiên mà bạn cần phải làm đó là xác định được địa điểm tổ chức và mục tiêu của hội nghị hướng đến. Thời gian và địa điểm tổ chức phải được lựa chọn sao cho thuận lợi đối với khách mời đồng thời cũng phải phản ánh được sự chuyện nghiệp và mang lại hiệu quả cao. Hơn nữa, địa điểm và không gian phải phù hợp với quy mô sự kiện và đáp ứng được yêu cầu. 

Xác định đối tượng tham gia sự kiện

Xác định được đối tượng tham gia để dễ dàng nghiên cứu rõ về đặc điểm nhóm khách hàng và từ đó lên một lịch trình phù hợp để “chạm” đến trái tim người tham dự. Bạn có thể phân loại dựa vào những yếu tố như: 

• Khách mời là nam hay nữ
• Độ tuổi từ….
• Công việc chính 
• Điều họ quan tâm đến sự kiện là gì?
• Mong muốn của họ khi tham dự chương trình?

Thông tin càng chi tiết rõ ràng thì bạn sẽ dễ dàng làm việc, lên kế hoạch và kịch bản chương trình hợp lý đem lại hiệu quả thành công cao.

Dự trù ngân sách

Dự trù kinh phí là yếu tố không thể thiếu trong tất cả sự kiện. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý chi phí tổ chức và tránh những khoản phát sinh không mong muốn ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất công việc. Để ngân sách được tối ưu và hiệu quả thì bạn cần có checklist những hạng mục cần thiết như:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức
• Chi phí thuê thiết kế, đội ngũ thi công
• Chi phí MC dẫn chương trình, PG
• Chi phí in ấn 
• Chi phí quà tặng khách mời

Lên ý tưởng, mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Trước khi bắt tay và việc triển khai chương trình thì quá trình lên ý tưởng và xây dựng bảng kế hoạch chi tiết là bước không thể nào bỏ qua. Tuy nhiên có rất nhiều ý tưởng tổ chức hội nghị như dù concept nào đi chăng nữa bạn cũng phải tuân theo những quy tắc sau đây:

• Ý tưởng cụ thể và truyền tải được thông điệp và ý nghĩa chương trình muốn hướng đến
• Giá trị cốt lõi và quảng bá được hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp 
• Ý tưởng độc đáo, sáng tạo và tạo ấn tượng sâu sắc đến với khách mời.

Lên kế hoạch truyền thông

Bước tiếp lên kế hoạch truyền thông nhằm mục đích thu hút được sự quan tâm của khách hàng cũng như đối tác đối với doanh nghiệp. Bạn nên chọn những đơn vị quay chụp chuyên nghiệp, mời các đơn vị uy tín tham gia để tăng độ tin cậy. Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng các dịch vụ truyền thông trên mạng xã hội hoặc trên báo điện tử thì cần phải kiểm duyệt chặt chẽ về mặt nội dung, hình ảnh phù hợp và thời gian đăng bài hợp lý.

Xin giấy phép tổ chức

Đừng quên việc xin giấy phép tổ chức nếu không muốn chương trình của mình bị hủy hoặc bị trì hoãn bất cứ lúc nào. Bạn cần phải hoàn thiện kế hoạch tổ chức và hồ sơ dự án để nộp lên các cơ quan có thẩm quyền xem xét.

Quà tặng khách hàng

Quà tặng một phần trong chiến lược sự kiện giúp tạo ấn tượng tích cực cho khách mời và củng cố mối quan hệ. Những món quà không chỉ thay cho lời cảm ơn mà còn là biểu tượng của sự tôn trọng đánh giá cao đối với sự đóng góp của đối tác trong suốt thời gian vừa qua. Bạn nên lựa chọn những món quà phản ánh đúng giá trị của doanh nghiệp mang đến những trải nghiệm tích cực để người nhận luôn ghi nhớ về sản phẩm, giá trị và dịch vụ mà đơn vị bạn mang lại.

Tổng kết và đánh giá hoạt động tổ chức

Sau khi kết thúc chương trình, quá trình tổng hợp và đánh giá được xem là bước quan trọng để đo lường hiệu suất công việc. Từ đó, rút ra những điều đã làm được là những điều chưa hoàn thành trong tổ chức. Bạn có thể đánh giá thông qua việc khảo sát, thu thập ý kiến từ đối tác và người tham dự cùng với việc đánh giá sự hài lòng của người tham dự thông qua những phản hồi trực tiếp. Quá trình này không chỉ giúp chúng ta nhìn nhận được những lỗ hổng trong việc triển khai mà còn là bước quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ lâu dài với cộng đồng doanh nghiệp.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

HCMC Events tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam, cam kết sẽ mang đến cho bạn những dịch vụ chất lượng với giá thành phải chăng. Sở hữu đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và sáng tạo chúng tôi không ngừng đổi mới để đem đến những buổi tiệc độc đáo và gây ấn tượng đến khách hàng và đối tác. Với tôn chỉ là “Chất lượng làm nên danh tiếng” đơn vị sẽ đồng hành cùng bạn mang đến cho bạn những trải nghiệm sự kiện sáng tạo và ấn tượng nhất. Bên cạnh đó đơn vị chúng tôi còn cung cấp những dịch vụ như: tổ chức sự kiện, cho thuê thiết bị trọn gói, lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm,….

Bài viết trên HCMC Events đã cung cấp chi tiết cho bạn những thông tin cần thiết để lập mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Chúng tôi hy vọng những kiến thức bổ ích sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình tổ chức hội nghị, sự kiện. Nếu có nhu cầu xin vui lòng liên hệ qua số Hotline 0913 199 866 – 0989 496 239 để được tư vấn và báo giá về dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng tại HCM nhanh nhất hoặc truy cập vào Website HCMC Events  để biết thêm thông tin chi tiết.

Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Du Lịch Quốc Tế Hòa Bình

Tel: 0989.496.239 – 0913.199.866

Website: https://hcmcevents.com/

Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com

Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội

Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM