Lưu nhanh 5 bước giúp tổ chức workshop thành công

Tổ chức workshop là sự kiện đã quá quen thuộc trong cuộc sống ngày nay. Đây là dịp để khách mời tham gia chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về một chủ đề nhất định. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ định nghĩa và biết cách thực hiện một chương trình thành công. Có 5 giai đoạn mà người làm sự kiện cần quan tâm để đạt được kết quả như mong muốn.

Anh Khương Duy – Nhân viên điều hành tại HCMC Events cho biết: “Những chương trình chia sẻ kiến thức từ các chuyên gia trong ngành là giải pháp được nhiều doanh nghiệp, cơ quan lựa chọn trong thời gian gần đây. Các kiến thức, kinh nghiệm, bài học trong quá trình làm việc của diễn giả là nguồn tài liệu quý giúp giải đáp thắc mắc của nhiều khách mời.”

Giới thiệu về workshop

Về cơ bản, đây là một buổi hội thảo nhằm mục đích trao đổi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm… về chủ đề nhất định. Hội thảo có thể được diễn ra để thảo luận các vấn đề về chuyên môn, nghiệp vụ hoặc đơn giản là trò chuyện để học hỏi lẫn nhau. Trong khuôn khổ chương trình, bạn sẽ được cung cấp thông tin về nhiều kiến thức khác nhau ở phần mở đầu, thời gian còn lại là dành cho những câu hỏi và đóng góp ý kiến.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp hay cơ quan thường xuyên thực hiện chương trình này. Lý do khiến hội thảo lại được chú trọng đến vậy là bởi:

Khách mời có cơ hội học hỏi, trau dồi thêm nhiều kiến thức bổ ích, nâng cao kỹ năng mềm và làm quen thêm nhiều mối quan hệ mới.
Là cơ hội tuyệt vời để tìm kiếm đối tác, khách hàng tiềm năng.
Tiết kiệm chi phí marketing, truyền thông và quảng bá thương hiệu.
Có thể thực hiện trong nhiều ngành nghề như công nghệ, y tế, giáo dục, marketing…

Tổ chức workshop là cơ hội để mọi người học hỏi và trau dồi nhiều kiến thức mới — Chương trình được thực hiện rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau

4 hình thức tổ chức workshop được ưa chuộng hiện nay

Loại hình sự kiện này không chỉ được ưa chuộng tại Việt Nam mà còn phổ biến trên khắp thế giới. Các chương trình tại Việt Nam hiện nay đa phần diễn giả đều là những giáo sư, chuyên gia đã có thành tựu nhất định trong lĩnh vực của họ. Cụ thể, có 4 hình thức chính rất hay được sử dụng, bao gồm:

1. Workshop với mục đích chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm

Đây là một trong những hình thức dễ thực hiện và phổ biến nhất hiện nay. Sự kiện có thể được thực hiện kéo dài từ 3 đến 4 tiếng với quy mô từ vài chục đến vài trăm người tham dự. Trong chương trình, các chuyên gia sẽ chia sẻ kiến thức ở phần đầu, còn lại là thời dành để đặt câu hỏi và trao đổi vấn đề. Nhờ vậy mà sau sự kiện, người tham dự có thể học hỏi được rất nhiều kiến thức bổ ích.

Hình thức phổ biến và được ưa chuộng nhiều nhất hiện nay — Chương trình là dịp để chuyên gia chia sẻ kiến thức và khách mời bày tỏ những thắc mắc liên quan

2. Chương trình đào tạo

Loại hình này lại được các công ty, doanh nghiệp sử dụng nhiều trong nội bộ. Sự kiện nhằm mục đích nâng cao kinh nghiệm, tác phong và nghiệp vụ của nhân viên. Tại đây, bạn có thể được hướng dẫn thực hành ngay sau khi học lý thuyết. Đối tượng tham gia hội thảo chủ yếu là những người muốn nâng cao trình độ.

Chương trình đào tạo được sử dụng nhiều trong nội bộ công ty — Mục đích của sự kiện là giúp nâng cao kinh nghiệm, nghiệp vụ của từng bộ phận

3. Workshop thực hành

Hình thức này phổ biến trong các lĩnh vực như nấu ăn, cắm hoa nghệ thuật, thời trang… Trong chương trình, bạn vừa được lắng nghe những chia sẻ của chuyên gia trong suốt thời gian làm việc, vừa được bắt tay ngay vào thực hành và trải nghiệm. Đây là khoảng thời gian tuyệt vời bởi bạn có cơ hội được làm việc trực tiếp với những chuyên gia trong ngành.

Hình thức hội thảo này bạn vừa được nghe chia sẻ vừa được thực hành trực tiếp — Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn được làm việc cùng các chuyên gia danh tiếng

4. Sự kiện marketing

Sự kiện được tổ chức quy mô lớn, có thể là từ 100 đến 1000 người tham gia. Chương trình với mục đích marketing thường quy tụ những diễn giả danh tiếng trên thế giới đến để chia sẻ vào trao đổi kinh nghiệm. Bên cạnh đó, buổi hội thảo còn có sự tham dự của nhiều nhãn hàng nổi tiếng với mục đích quảng bá thương hiệu hoặc giới thiệu sản phẩm mới.

Hội thảo với mục đích marketing thường được tiến hành với quy mô lớn — Chương trình quy tụ được nhiều chuyên gia trong ngành

Quy trình thực hiện một buổi hội thảo ấn tượng

Để có một chương trình hoàn hảo cần dựa vào nhiều yếu tố và sự nỗ lực. Trước tiên là định hướng và xây dựng một bản kế hoạch thật tốt để tạo được ấn tượng với khách mời. Dưới đây là gợi ý để triển khai chương trình thành công:

1. Lên kế hoạch chi tiết trước khi tổ chức workshop

Mục đích của việc lên kế hoạch là để xác định rõ mục tiêu, thời gian diễn ra các hoạt động và kết quả đạt được sau khi chương trình kết thúc. Ngoài ra, để tiếp cận được đúng đối tượng và có sự tiếp đón phù hợp, cần có danh sách khách mời tham gia cụ thể. Đây cũng là cơ sở để lựa chọn địa điểm diễn ra phù hợp.

Một kế hoạch chi tiết cần đảm bảo thời gian, địa điểm và mục tiêu thực hiện — Để chương trình diễn ra thật hoàn hảo, bạn cần có danh sách khách mời tham gia cụ thể

2. Ấn định vai trò của các đối tượng tham gia

Trong mỗi chương trình hội thảo, từng cá nhân sẽ có vai trò riêng, cụ thể như sau:

Người điều phối (Facilitator): Phụ trách chỉ đạo, theo dõi toàn bộ chương trình, nhằm đảm bảo mọi việc được diễn ra theo đúng kế hoạch. Đây là người chịu trách nhiệm lớn nhất và là cầu nối truyền tải thông tin từ khách mời đến diễn giả nhanh chóng, kịp thời.
Người chi chép (Note-taker): Có nhiệm vụ ghi chép lại toàn bộ thông tin, hoạt động quan trọng đã diễn ra. Những thông tin được thu thập có thể là ý kiến từ khách mời, câu trả lời từ chuyên gia hoặc những mục tiêu chưa đạt được… để làm báo cáo sau chương trình.
Người giám sát thời gian (Timekeeper): Họ là người theo dõi timeline của hội thảo, đảm bảo các hạng mục được diễn ra theo đúng kế hoạch. Ngoài ra, nếu phát sinh các tình huống bất ngờ thì Timekeeper nên có những phương án dự phòng để cân chỉnh thời gian phù hợp.
Người tham dự (Participant): Là khán giả, những người trực tiếp tham dự buổi chia sẻ và đưa ra những câu hỏi cho diễn giả. Có thể nói, khán giả là thành phần quan trọng nhất trong danh sách, bởi họ sẽ quyết định chương trình thành công hay thất bại.

3. Xác định địa điểm thực hiện

Dựa vào số lượng khách mời tham dự để lựa chọn địa điểm phù hợp. Nếu số lượng dưới 10 người, bạn có thể chọn các phòng họp, hội nghị cho thuê theo giờ. Còn với quy mô lớn hơn, thì nên tham khảo những hội trường lớn hơn tại nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị…

Với chương trình có số lượng ít, có thể cân nhắc những phòng hội, họp — Tùy vào số lượng thực tế để lựa chọn địa điểm phù hợp

4. Thực hiện theo kế hoạch

Chương trình có thể mở màn bằng những lời chào, giới thiệu về khung thời gian diễn ra. Trong quá trình thực hiện, người tham dự sẽ lắng nghe những chia sẻ từ chuyên gia. Đây là những kiến thức rất hữu ích, có thể giải đáp hết mọi thắc mắc của bạn về chương trình. Bạn có thể đặt câu hỏi để hoạt động diễn ra sôi nổi hơn.

5. Tổng kết và rút kinh nghiệm

Đến khi chương trình gần kết thúc, người điều phối sẽ tổng hợp lại toàn bộ thông tin một lần nữa. Trả lời những thắc mắc còn tồn đọng và gửi tài liệu đến người tham dự nếu có.

Người điều phối nên tổng hợp toàn bộ thông tin trước khi kết thúc — Chuẩn bị tài liệu gửi cho khách mời là điều cần thiết để đúc kết thông tin quan trọng

Trên đây là những thông tin được chia sẻ bởi HCMC Events về chủ đề tổ chức workshop. Hy vong những nội dung trên đây đã giúp bạn có thêm nhiều kiến thức bổ ích trong việc thực hiện chương trình sắp tới. Bên cạnh đó, nếu đang cần tìm một đơn vị chuyên đảm nhiệm các sự kiện dạng này, vui lòng liên hệ đến Hotline 0913 311 911 – 0989 496 239 để được hỗ trợ chi tiết.