Lưu ngay cẩm nang tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty chi tiết nhất

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là ngày trọng đại, đánh dấu cột mốc hình thành của doanh nghiệp. Đây là cơ hội để ban lãnh đạo ôn lại, đánh giá và gửi lời tri ân về những thành quả đạt được trong suốt thời gian qua. Nhân dịp này, mọi người cũng có thể cùng nhau nâng ly, chúc mừng sinh nhật và chia sẻ những hồi ức đẹp trong thời gian gắn bó.

Đại diện Isuzu chia sẻ:“Qua nhiều lần hợp tác cùng nhau ở các chương trình như ra mắt sản phẩm, hội thảo, tri ân khách hàng,… Tôi cảm thấy rất vui và hài lòng mỗi khi hợp tác cùng với HCMC Events và sự kiện quan trọng lần này cũng không ngoại lệ. Toàn thể khách mời tham dự đã có một buổi tiệc vô cùng vui vẻ và ấm cúng, một lần nữa xin chân thành cảm ơn đơn vị.”

Giới thiệu về ngày kỷ niệm thành lập doanh nghiệp

Corporate Anniversary là sự kiện thể hiện bản sắc và sự trường tồn của một doanh nghiệp sau thời gian dài liên tục hoạt động và gặt hái được nhiều thành quả. Ở nhiều nơi, sự kiện này thường được gộp chung với tiệc sinh nhật nên dẫn đến nhiều người thường hay bị nhầm lẫn. Về bản chất, hai hoạt động trên là hoàn toàn khác nhau. Cụ thể:

Lễ kỷ niệm thành lập thường được các doanh nghiệp thực hiện hoành tráng tại các cột mốc cụ thể như 1 năm, 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm… Đối tượng khách mời cũng sẽ bao quát hơn và chắc chắn sẽ phải có mặt của những đối tác, khách hàng lớn và tiềm năng. Ngoài ra, sự kiện này cũng không thể vắng mặt các đơn vị truyền thông, báo chí và đội ngũ nhân viên gắn bó lâu năm.
Đối với sinh nhật, các doanh nghiệp sẽ thực hiện đơn giản và có thể diễn ra ngay tại văn phòng chính. Đối tượng tham dự sẽ tùy vào quy mô của chương trình. Có thể chỉ là có nhân viên tham dự mà không cần mời đối tác hay khách hàng.

Lễ kỷ niệm thành lập là cột mốc quan trọng đánh dấu sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp — Sự kiện được đầu tư thực hiện tại các cột mốc cụ thể

Vì sao nên tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty?

Corporate Anniversary không đơn thuần là cùng nhau nâng ly chúc mừng sinh nhật. Ẩn sau sự kiện này còn rất nhiều ý nghĩa ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp. Đây không những là cơ hội tuyệt vời để thiết lập mối quan hệ gắn bó với đối tác, khách hàng hay nhà đầu tư. Mà còn là dịp để ban lãnh đạo gửi lời tri ân sâu sắc đến toàn thể đội ngũ nhân viên vì sự cống hiến hết mình của họ.

Thiết lập mối quan hệ bền chặt với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư

Trong sự kiện này, bạn có thể dễ dàng thân thiết với khách hàng và đối tác hơn bởi cuộc nói chuyện không chỉ xoay quanh công việc, mà còn là nhiều vấn đề trong cuộc sống thường ngày. Từ đó, tạo cảm giác thoải mái để mọi người hiểu nhau và thúc đẩy việc cung cấp sản phẩm/ dịch vụ trở nên thuận tiện hơn gấp nhiều lần.

Sự kiện là cơ hội tuyệt vời để gắn kết gần hơn với khách hàng, đối tác — Mối quan hệ gắn kết giữa doanh nghiệp và khách hàng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh diễn ra thuận tiện hơn

Truyền thông – Marketing cho hình ảnh thương hiệu

Sự kiện thành lập công ty là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu đến gần hơn với khách hàng tiềm năng. Xuyên suốt chương trình, chắc chắn sẽ có những khoảnh khắc giá trị, thể hiện sự chuyên nghiệp, quy mô của doanh nghiệp được đăng tải trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Những bức ảnh này là phương tiện tuyệt vời để giúp tăng độ phủ sóng của thương hiệu và khiến công chúng tò mò về doanh nghiệp của bạn.

Tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc

Chương trình tổ chức thành công là cơ hội để ban lãnh đạo và nhân viên các phòng ban gắn kết gần nhau hơn. Bữa tiệc này không chỉ là để thể hiện lòng biết ơn đến khách hàng, đối tác lớn mà còn để doanh nghiệp bày tỏ sự tri ân đến những đóng góp trong suốt thời gian qua của tập thể nhân viên.

Thông qua sự bày tỏ đó sẽ giúp nhân viên có thêm nhiệt huyết làm việc, gắn bó và tin tưởng hơn về sự phát triển của công ty. Để đạt được điều này, chủ doanh nghiệp phải là một nhà lãnh đạo có tâm và có tầm, đủ khả năng “truyền lửa” cho người khác.

Khẳng định vị thế và sức mạnh doanh nghiệp

Corporate Anniversary chính là dịp để khẳng định vị thể và sức mạnh bền vững của doanh nghiệp. Một chương trình hoành tráng, thu hút giới truyền thông và công chúng sẽ giúp củng cố vị trí và thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc thể hiện thương hiệu có mặt từ lâu đời và đang trong đà phát triển sẽ làm tăng mức độ uy tín, chuyên nghiệp trong lòng khách hàng, đối tác.

Chương trình càng diễn ra hoành tráng càng chứng minh được vị thế và sức mạnh doanh nghiệp — Một thương hiệu có mặt lâu đời sẽ làm tăng mức độ uy tín, chuyên nghiệp trong lòng khách hàng, đối tác

Kế hoạch chi tiết tổ chức lễ kỷ niệm công ty

Có thể nói, đây là một trong những sự kiện rất lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp. Vì vậy, việc đặt ra những mục tiêu và chuẩn bị thật chu đáo sẽ góp phần tạo nên sự thành công cho chương trình. Dưới đây là quy trình thực hiện một chương trình chỉn chu và chuyên nghiệp.

1. Lựa chọn chủ đề chính

Để chương trình trở nên độc đáo, đặc biệt và tạo được ấn tượng thì cần xây dựng một chủ đề thật hấp dẫn. Việc lựa chọn chủ đề nên dựa theo các cột mốc quan trọng của doanh nghiệp. Ví dụ: Chặng đường 15 năm hình thành và phát triển…. hoặc có thể lấy chủ đề là một câu châm ngôn của ban lãnh đạo, hay là tiêu chí của doanh nghiệp mà khi nhắc đến nó ai cũng hiểu.

Sau khi đã xác định được chủ đề thì mọi hạng mục liên quan đến sự kiện về sau như thiết kế, trang trí, lên kịch bản nội dung… sẽ rõ ràng và có định hướng hơn.

Chủ đề buổi tiệc có thể dựa theo cột mốc hình thành của thương hiệu — Sau khi thống nhất chủ đề, mọi hạng mục tiếp theo được thực hiện dễ dàng hơn

2. Lên danh sách khách mời

Xác định số lượng khách mời và vị thế xã hội của họ để có kế hoạch đón tiếp được diễn ra cẩn thận là điều hết sức quan trọng. Bởi đây là bước đầu tiên để tạo được ấn tượng tốt trong lòng những vị khách quý. Họ có thể là nhân viên, đối tác, khách hàng mới hoặc lâu năm. Bên cạnh đó, bạn cũng nên sử dụng thiệp mời để tăng tính trang trọng cho sự kiện. Thiệp mời cần phải thể hiện rõ nội dung và những quy định (nếu có) để khách mời chuẩn bị tốt nhất.

3. Xác định địa điểm và thời gian thực hiện

Về địa điểm: Tổ chức lễ thành lập công ty nên dựa vào số lượng khách mời và quy mô chương trình để lựa chọn địa điểm thích hợp, thuận tiện cho việc setup thiết bị, trang trí sân khấu và thực hiện các hoạt động trong buổi tiệc.

Về thời gian: Vì những khách mời cho sự kiện này thường xuyên bận rộn nên bạn cần lưu ý lựa chọn thời gian sao cho thật hợp lý để đảm bảo mọi người đều có thể tham dự.

Xác định địa điểm và thời gian thực hiện nên có sự cân nhắc sao cho hợp lý, thuận tiện — Nhiều khách mời thường bận rộn nên bạn cần lựa chọn thời gian hợp lý để đảm bảo mọi người đều có mặt

4. Hoạch định chi phí

Vấn đề về chi phí luôn khiến nhiều doanh nghiệp phải đau đầu khi thực hiện bất kỳ sự kiện nào. Dựa vào quy mô và mục tiêu chương trình mà bạn có thể dự trù kinh phí sao cho thật cân đối. Nên tính toán các hạng mục chi tiết để tránh phát sinh thêm nhiều khoản không cần thiết.

5. Thiết kế và in ấn

Sau khi thống nhất chủ đề và phân bổ ngân sách hợp lý, việc lên ý tưởng thiết kế các ấn phẩm sẽ được phát triển thật chỉnh chu. Một thiết kế đẹp, có tính thẩm mỹ và thể hiện được dấu ấn riêng của thương hiệu sẽ tạo được sự thu hút cho khách mời, đồng thời có tác dụng truyền thông mạnh mẽ.

6. Lên kế hoạch kịch bản nội dung chi tiết

Chuẩn bị và lựa chọn kịch bản phù hợp là tiêu chí để giúp sự kiện diễn ra thành công. Ngoài ra, người làm sự kiện chuyên nghiệp luôn luôn phải chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng để back up và hạn chế những rủi ro không đáng có trong lúc chương trình diễn ra.

Kế hoạch nội dung chỉn chu sẽ giúp chương trình diễn ra thành công và suôn sẻ — Luôn phải cho những kịch bản dự phòng cho những vấn đề phát sinh bất ngờ

7. Lựa chọn nhân sự và thiết bị sử dụng

Để tổ chức thành công một chương trình có quy mô lớn không phải là điều dễ dàng, mà cần rất nhiều nhân sự ở các vị trí khác nhau như: lễ tân, phục vụ, đạo diễn sân khấu, MC, cameraman, các tiết mục trình diễn nghệ thuật… Một lời khuyên hữu ích cho những ai chưa có kinh nghiệm nhiều trong mảng này là nên lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói để đảm bảo chất lượng và sự chuyên nghiệp, chỉn chu.

Các trang thiết bị phục vụ cho chương trình lễ như âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, màn hình led, pháo hoa… có thể thuê riêng hoặc sử dụng dịch vụ trọn gói có kèm người điều hành và đạo diễn .

8. Chuẩn bị quà tặng và phần thưởng

Quà tặng sau tiệc và phần thưởng cho những hoạt động trong chương trình là hạng mục bắt buộc nên có. Nên lựa chọn những món quà có ý nghĩa, mang dấu ấn của doanh nghiệp và phụ thuộc vào chi phí của doanh nghiệp. Thông thường, mọi người sẽ ưu tiên những phần quà là sản phẩm của doanh nghiệp để tặng khách mời khi ra về.

Khen thưởng cho nhân viên có đóng góp lâu năm là điều không thể thiếu trong buổi tiệc — Có thể lựa chọn khen thưởng bằng hiện kim hoặc sản phẩm của doanh nghiệp

9. Tổng duyệt, kiểm tra những vấn đề có thể phát sinh

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ những hạng mục quan trọng để thực hiện thành công một chương trình, bạn nên kiểm tra các vấn đề chắc chắn lại một lần nữa để đảm bảo. Việc tổng duyệt phải để ý xem đã đúng timeline đề ra chưa, dự đoán được sự có có thể phát sinh. Phần lớn tại các buổi rehearsal tâm lý sẽ thoải mái và thực hiện suôn sẻ hơn so với khi chính thức trên sân khấu.

Những chương trình có tiết mục văn nghệ nên được tổng duyệt trước — Đa phần những buổi tổng duyệt tâm lý sẽ thoải mái và thực hiện suôn sẻ hơn so với khi chính thức trên sân khấu

Để lễ kỷ niệm thành lập công ty được diễn ra thành công và mang lại ấn tượng cho khách mời không phải là điều dễ dàng. Doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, uy tín và chất lượng. Liên hệ ngay theo số Hotline 0939.311.911 – 0913.311.911 để HCMC Events đồng hành cùng bạn tạo nên một buổi tiệc thật đáng nhớ nhé!