Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chi tiết, ấn tượng

Xây dựng kế hoạch là một bước không thể thiếu để tổ chức tiệc tất niên thành công. Một bản kế hoạch rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt toàn bộ quy trình tổ chức, từ ý tưởng, ngân sách đến vận hành thực tế. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ tới bạn mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chi tiết và bài bản nhất! 

Các bước lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty

Trước tiên, hãy cùng nhau tìm hiểu quy trình để xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm bài bản và phù hợp với mục tiêu của công ty:

Xác định mục đích tổ chức chương trình tất niên

Việc làm rõ mục tiêu tổ chức chương trình tất niên là cơ sở để xây dựng nội dung, kế hoạch và định hướng tổng thể cho chương trình. Một số mục đích phổ biến bao gồm:

• Tổng kết năm: Tiệc tất niên là dịp để doanh nghiệp đánh giá lại những kết quả đạt được, ghi nhận nỗ lực của tập thể trong suốt một năm hoạt động, đồng thời chỉ ra phương hướng hoạt động trong năm mới.
• Vinh danh, khen thưởng cá nhân và tập thể xuất sắc: Bữa tiệc thể hiện sự trân trọng đối với những đóng góp nổi bật, từ đó tạo động lực để nhân sự tiếp tục phấn đấu và gắn bó lâu dài.
• Tăng cường gắn kết nội bộ: Khoảng cách giữa các phòng ban, giữa lãnh đạo và nhân viên được xóa nhòa thông qua các hoạt động giao lưu, văn nghệ, trò chơi tập thể, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

Nắm rõ mục tiêu tổ chức giúp xây dựng nội dung, kế hoạch và định hướng tổng thể cho sự kiện

Tìm địa điểm và xác định thời gian tổ chức tiệc tất niên

Địa điểm và thời gian tổ chức tưởng chừng chỉ là những chi tiết nhỏ nhưng thực chất lại ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của tiệc tất niên công ty.

• Về địa điểm: Cần lựa chọn dựa trên hình thức tổ chức tiệc. Chẳng hạn như khi kết hợp tổ chức cùng hoạt động team building hoặc du lịch, bạn có thể chọn resort, khu nghỉ dưỡng, địa điểm ven biển hoặc khu du lịch sinh thái. Còn nếu chỉ tổ chức tiệc trong ngày, các nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị sẽ là lựa chọn phù hợp, thuận tiện cho việc di chuyển và tổ chức hơn.
• Về thời gian: Tiệc tất niên thường được các công ty tổ chức vào khoảng tháng 12 dương lịch (Tháng kết thúc năm dương lịch) đến tháng 1 năm sau (Tháng kết thúc năm âm lịch). Đây cũng là mùa cao điểm sự kiện, vì vậy, doanh nghiệp nên chốt thời gian tổ chức sớm, ưu tiên các ngày cuối tuần để đảm bảo tỷ lệ tham dự cao.

Lên danh sách khách mời cho sự kiện

Việc lên danh sách khách mời là căn cứ để bạn tính toán quy mô và ngân sách chương trình. Theo đó, bạn cần phân loại khách mời, lập danh sách chi tiết kèm thông tin liên hệ để thuận tiện gửi thư mời và xác nhận tham dự và chốt số lượng khách tham gia để tránh phát sinh chi phí không kiểm soát.

Lên ý tưởng và xây dựng chủ đề cho buổi tiệc

Chủ đề (concept) được coi là “linh hồn” của chương trình tất niên. Concept tiệc cuối năm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp rõ ràng và tạo dấu ấn với người tham dự. Các concept được ưa chuộng hiện nay có thể kể đến:

• Chợ quê – Tết truyền thống Việt Nam
• Dạ tiệc sang trọng (Gala Dinner)
• Đại nhạc hội sôi động
• Phong cách cổ điển, hoài niệm
• Concept quốc tế: châu Âu, Nhật Bản, Trung Quốc…

Chủ đề được coi là “linh hồn” của chương trình tất niên

Xây dựng kịch bản, timeline diễn ra sự kiện

Kịch bản tiệc tất niên cần được chuẩn bị trước sự kiện ít nhất từ 1 đến 2 tháng. Kịch bản bao gồm:

• Kịch bản tổng quát: Liệt kê toàn bộ các hạng mục, phân bổ nhân sự theo từng phần lễ và hội.
• Kịch bản chi tiết: Mô tả cụ thể từng mốc thời gian, nội dung, người phụ trách để MC và đội ngũ vận hành dễ dàng điều phối.

Kịch bản đi cùng timeline rõ ràng giúp chương trình diễn ra mạch lạc, hạn chế gián đoạn và xử lý tốt các tình huống phát sinh.

Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ, trò chơi cho chương trình

Tiếp theo, bạn cần lập danh sách chi tiết các tiết mục văn nghệ và trò chơi kèm theo thời lượng dự kiến để đảm bảo chương trình diễn ra đúng tiến độ. Việc xen kẽ khéo léo giữa các phần lễ trang trọng và hoạt động giải trí sôi nổi là yếu tố then chốt giúp duy trì sự hào hứng, tránh cảm giác mệt mỏi cho khách mời. 

Các mini game nên ưu tiên tính tương tác cao, giúp tăng cường sự gắn kết trong tập thể. Ngoài ra, sự đa dạng trong các loại hình biểu diễn từ âm nhạc đến nghệ thuật trình diễn sẽ mang lại một không gian sự kiện phong phú và chuyên nghiệp hơn. 

Các tiết mục văn nghệ và trò chơi giúp duy trì sự hào hứng trong sự kiện

Xây dựng thực đơn đãi tiệc

Một thực đơn đãi tiệc được chăm chút tỉ mỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức đối và mang đến trải nghiệm ẩm thực trọn vẹn cho khách mời. Theo đó, thực đơn tiệc tất niên cần phù hợp với:

• Quy mô và đối tượng khách mời
• Hình thức tổ chức (tiệc tối, tiệc buffet hay set menu)
• Ngân sách 

Bên cạnh đó, sự đa dạng trong menu và cách trình bày bắt mắt sẽ là điểm cộng giúp không khí buổi tiệc thêm phần hào hứng, ấm cúng. Đồng thời, bạn cũng nên chuẩn bị phương án linh hoạt cho các trường hợp đặc biệt (ăn chay, dị ứng thực phẩm).

Dự trù chi phí tổ chức

Việc dự trù ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi tiêu. Lời khuyên cho bạn là nên khảo sát giá từ nhiều nhà cung cấp cho các hạng mục như địa điểm, âm thanh ánh sáng, trang trí tất niên, nhân sự, ẩm thực… để có phương án tối ưu và hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.

Việc dự trù ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi tiêu

Đánh giá, đo lường hiệu quả của sự kiện tất niên

Sau khi chương trình tiệc tất niên kết thúc, bạn cần đánh giá lại:

• Mức độ hoàn thành mục tiêu ban đầu
• Hiệu quả ngân sách
• Cảm nhận và phản hồi của người tham dự

Từ đó rút ra kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo, giúp tiệc tất niên ngày càng hoàn hảo hơn.

Xem thêm: 

>> 5 Mẫu bài phát biểu tất niên trang trọng, ấn tượng, thu hút

>> 50+ lời chúc tất niên cuối năm ý nghĩa gửi tới mọi người

>> Tổng hợp 20 mẫu thiệp mời tất niên đẹp, chỉn chu

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên cho doanh nghiệp chi tiết

Hãy tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức chi tiết giúp khoảnh khắc gắn kết cuối năm của bạn thêm phần trọn vẹn và ý nghĩa:

Kết luận

Hy vọng rằng, hướng dẫn chi tiết quy trình và mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty trên đây sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tạo nên một đêm tiệc trọn vẹn và ý nghĩa. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị chuyên nghiệp để hiện thực hóa những ý tưởng bùng nổ, HCMC Events luôn sẵn sàng đồng hành với dịch vụ tổ chức year end party trọn gói. Hãy để chúng tôi thay bạn chăm chút từng chi tiết của bữa tiệc cuối năm và tạo nên dấu ấn rực rỡ và đáng nhớ nhất!

————————-

HCMC EVENTS – LEADING PARTNER – GLOBAL REPUTATION!

🏛️ 05 Hoa Cau St., Cau Kieu Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam

📲 WhatsApp/Zalo/Viber/Hotline: (+84) 913 199 866 – (+84) 913 341 911

🌐 https://hcmcevents.com/

📧 info@hcmcevents.com