Cách chuẩn bị và tổ chức lễ khai trương văn phòng chi tiết

Khai trương văn phòng mới là sự kiện quan trọng đánh dấu sự phát triển của doanh nghiệp, cũng như là hình thức quảng cáo hữu hiệu của các nhãn hàng. Để chương trình khai trương ấn tượng và thành công nhất, đòi hỏi các bước thực hiện phải kỹ lưỡng và rõ ràng. Bài viết hôm nay HCMC Events sẽ hướng dẫn bạn các bước chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức lễ khai trương văn phòng mới hiệu quả. Cùng xem nhé

Theo đại diện của Ngân hàng Eximbank Thailand cho biết: “Cám ơn HCMC Events đã đồng hành cùng chúng tôi trong sự kiện khai trương văn phòng đại diện tại TP.HCM. Tôi khá hài lòng về chất lượng dịch vụ tại nơi đây. Nhất định trong những lần sau, chúng tôi sẽ tiếp tục chọn HCMC Events làm đơn vị tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình.”

Sự kiện khai trương văn phòng mới

Sự kiện khai trương văn phòng mới là dịp để công ty giới thiệu và chúc mừng việc mở cửa văn phòng mới của mình. Sự kiện thường có các hoạt động như cắt băng khai trương, tham quan văn phòng, tiệc nhẹ, diễn thuyết từ lãnh đạo công ty và các hoạt động giải trí khác để tạo không khí vui vẻ, hứng khởi cho tất cả người tham dự.

Đây vừa là một dịp để truyền thông và quảng bá thương hiệu, vừa là dịp để kỉ niệm đánh dấu sự khởi đầu mới, khuyến khích tinh thần phát triển của công ty.

Ý nghĩa của buổi lễ khai trương văn phòng mới

Sự kiện khai trương văn phòng của doanh nghiệp, tổ chức có những ý nghĩa to lớn như:

Thể hiện sự phát triển và mở rộng: Việc khai trương văn phòng mới là một tín hiệu đầy tích cực của công ty. Việc mở rộng quy mô cho thấy công ty đang trên đà tăng trưởng và phát triển bền vững. Sự kiện đánh dấu khởi đầu của nơi làm việc mới và cam kết sẽ còn đi xa hơn trong tương lai.

Nâng cao hình ảnh thương hiệu: Lễ khai trương là dịp để thực hiện các hoạt động PR và marketing, thu hút sự quan tâm của truyền thông và báo chí. Sự kiện khai trương được chú ý góp phần nâng cao nhận diện thương hiệu giúp công ty lan tỏa thông tin và hình ảnh rộng rãi.

Tăng cường tinh thần làm việc: Văn phòng mới khang trang, tiện nghi sẽ khích lệ nhân viên có động lực làm việc. Các hoạt động giao lưu, giải trí trong sự kiện khai trương sẽ làm tăng cường sự gắn kết và đoàn kết giữa các nhân viên.

Tạo cơ hội giao lưu và xây dựng mối quan hệ: Vì sự kiện là cơ hội để giao lưu với khách hàng, đối tác nên đây là một dịp để doanh nghiệp tạo dựng và củng cố mối quan hệ kinh doanh. Mặt khác, sự kiện khai trương thu hút sự chú ý của cộng đồng địa phương sẽ góp phần tạo cơ hội có thêm nhiều khách hàng tiềm năng.

Các bước chuẩn bị tổ chức khai trương văn phòng mới

Buổi lễ khai trương văn phòng mới là sự kiện quan trọng và cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo thành công. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện:

Xác định ngày, giờ tốt để khai trương

Thực tế, ngày và giờ tổ chức buổi lễ khai trương nên được chọn để phù hợp với phần lớn khách mời. Đặc biệt đối với một số chủ doanh nghiệp có quan niệm cho rằng ngày, giờ tốt sẽ mang lại may mắn, tài lộc trong kinh doanh thì thời gian cho sự kiện càng phải được lưu ý.

Lên danh sách khách mời

Kế hoạch khai trương văn phòng mới cần xác định được quy mô của sự kiện để cân nhắc tổng số lượng người tham dự, đối tượng khách mời,…Doanh nghiệp mời khách hàng, đối tác của mình, kể cả những người có sức ảnh hưởng là các KOL/KOC và bộ phận báo chí truyền thông. Việc gửi thư mời nên được thực hiện trước ít nhất 2-4 tuần và xác nhận sự tham gia của khách mời.

Lên phương án truyền thông, quảng bá, ưu đãi

Sự kiện khai trương văn phòng sẽ chẳng còn gì ý nghĩa khi mà nó không được mọi người biết đến rộng rãi. Do đó, việc lên chiến lược truyền thông, quảng bá sự kiện, cũng như ưu đãi dành cho khách hàng nhân dịp khai trương là việc làm vô cùng cần thiết.

Các phương án quảng bá phổ biến mà bạn có thể thử tuỳ theo lĩnh vực công ty kinh doanh như: phát tờ rơi, treo poster, truyền thông qua mạng xã hội như facebook, tiktok,… Nội dung quảng cáo cần độc đáo, hấp dẫn, thu hút được sự chú ý.

Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Để sự kiện diễn ra thành công thì kế hoạch là một trong những yếu tố then chốt tạo ra kết quả. Nó vừa giúp bạn không bị bỏ sót bất kỳ hạng mục nào, vừa giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, tránh được những biến số không lường trước được. Một kế hoạch chi tiết, đầy đủ cần bao gồm:

• Danh sách hạng mục cần chuẩn bị, có báo giá chi tiết
• Bảng dự trù chi phí, bao gồm cả chi phí dự phòng phát sinh
• Kịch bản chạy chương trình khai trương, timeline nội dung chi tiết và lời dẫn MC.

Các khâu chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra

Một số khâu chuẩn bị cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng trước ngày tổ chức sự kiện bao gồm:

Chuẩn bị trang thiết bị: Các sản phẩm in ấn như standee, banner, backdrop khai trương; hoa và bóng bay trang trí; bàn ghế sự kiện; thiết bị hỗ trợ như micro, màn hình chiếu, máy chiếu; hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng; các tiết mục sẽ trình diễn; tiệc teabreak cho khách mời;…

Chuẩn bị nhân sự phục vụ khai trương văn phòng mới: Một buổi lễ khai trương văn phòng cần có sự điều phối về nhân lực như PG/PB đón tiếp; MC chương trình; đội múa lân; các nhân sự trong các tiết mục giải trí;…

Chuẩn bị lễ vật cúng khai trương văn phòng mới: Một số doanh nghiệp tin rằng cần có lễ vật cúng để cầu may mắn cho ngày khai trương này. Một mâm lễ vật cúng thường có: 

• Mâm ngũ quả và một bình hoa: Đây là biểu tượng của sự phồn thịnh và may mắn.
• Trầu cau: Biểu tượng của sự kính trọng và thành kính.
• Bát hương, nến hoặc đèn cầy: Để tạo không gian linh thiêng.
• Gạo và muối: Biểu tượng của sự giàu có và bền vững.
• Rượu bia, nước ngọt, nước trắng: Để làm lễ cúng và chia sẻ niềm vui.
• Cháo trắng hoặc chè: Để tôn vinh các vị thần và tổ tiên.
• Bánh kẹo, chè, bao thuốc, 5 cái bánh oản: Để làm lễ cúng và chia sẻ niềm vui.
• Món mặn: Bánh chưng hoặc xôi, gà luộc hoặc chả lụa, hoặc thịt luộc để tạo sự bổ sung và giàu có cho bàn tiệc.

Lên ý tưởng và trang trí văn phòng khai trương

Trang trí là một trong những yếu tố để khách mời đánh giá được sự chỉn chu của doanh nghiệp trong khâu tổ chức sự kiện. Một sự kiện được trang trí đẹp mắt chắc chắn sẽ thể hiện được tầm vóc và tiềm lực to lớn của doanh nghiệp, cũng như thấy được sự đầu tư kỹ lưỡng, tâm huyết của người chủ.

Một số vật dụng trang trí cho buổi khai trương mà bạn có thể xem xét như: hoa tươi, bóng bay, phông nền, banner, khăn trải bàn, nơ bọc ghế, bộ dụng cụ cắt băng khánh thành,… Hoàn thành ý tưởng trang trí sẽ giúp bạn định hình rõ công việc mình sẽ làm mà không bị lúng túng.

Quy trình tổ chức khai trương văn phòng

Khi các khâu chuẩn bị đã được hoàn tất thì cũng đến ngày sự kiện khai trương văn phòng diễn ra, Vì đã có kịch bản cụ thể nên chúng ta cứ làm theo và bám sát kế hoạch để tránh sai sót cho sự kiện nhé!

Tiếp đón khách mời

Khâu tiếp đón khách là một phần doanh nghiệp thể hiện tinh thần trọng thị, chu đáo. Nhân sự được sắp xếp tiếp đón khách cần niềm nở, dẫn khách vào sự kiện, chụp ảnh checkin, và hướng dẫn khách ổn định chỗ ngồi.

Nghi lễ cúng khai trương văn phòng mới

Đây là một nghi lễ quan trọng giúp doanh nghiệp có một mở đầu thuận lợi cho công việc kinh doanh. Bởi vậy, đối với bất kỳ ai tín ngưỡng văn hoá phương Đông thì đây là một thủ tục không thể thiếu. Nếu không dành việc cúng bái, doanh nghiệp có thể mời thầy về làm lễ, còn không thì chủ doanh nghiệp có thể tự thực hiện.

Không cần các bước quá cầu kỳ, chủ doanh nghiệp cần có cái tâm thành kính, đứng trước mâm cúng thắp nhang và đọc văn khấn cầu cho công ty làm ăn phát tài, thuận buồm, xuôi gió. Hết nhang thì có thể vái xin và lấy tiền vàng đi hoá.

Dưới đây là bài văn khấn cơ bản dành cho nghi lễ cúng khai trương văn phòng mới:

Giao lưu với khách mời, đối tác

Sau nghi lễ cúng bái, chúng ta bước vào phần giao lưu cùng các khách mời và đối tác. Đây là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân đến những người đã đồng hành, ủng hộ trong quá trình chuẩn bị và khai trương. Đồng thời, buổi gặp gỡ này cũng là cơ hội quý báu để giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm kinh doanh, hay kết nối, chia sẻ định hướng phát triển, mở rộng mối quan hệ hợp tác lâu dài.

Không khí buổi giao lưu thường diễn ra trong sự cởi mở, vui vẻ, với buổi tiệc trà khai trương và những ly rượu chúc mừng, những lời chúc tốt đẹp và có thể kèm theo một số tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng, nâng cao tinh thần cho toàn thể quan khách.

Kết thúc chương trình

Sau khi buổi lễ kết thúc, đừng quên gửi lời cảm ơn tham dự khai trương chân thành tới khách mời, đối tác, rồi tiễn họ chu đáo như cách mình đón tiếp họ lúc đến. Khi khách mời đã ra về hết thì bắt đầu dọp dẹp, thu gọn thiết bị, đồ dùng.

HCMC Events – Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương top đầu tại TP.HCM

Với kinh nghiệm gần 20 năm trong ngành sự kiện, HCMC Events tự hào cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói cho doanh nghiệp. Chúng tôi luôn đặt tâm huyết và sự chuyên nghiệp của mình trong mỗi sự kiện khai trương văn phòng. Mọi công đoạn tổ chức khai trương đều được chúng tôi lên kế hoạch chỉn chu và kỹ càng nhằm đảm bảo ngày khai trương được diễn ra tốt đẹp và thành công nhất.

Bên cạnh đó, chúng tôi còn chú trọng đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại và tiên tiến. Hơn nữa, sở hữu nguồn nhân lực hùng hậu với tay nghề cao là một lợi thế lớn mà chúng tôi có thể đánh bật các đối thủ cùng ngành trên thị trường.

Nếu bạn đang muốn có một buổi lễ khai trương văn phòng mới hoành tráng và tạo ấn tượng đặc biệt với quan khách, HCMC Events là một đơn vị mà bạn có thể gửi gắm niềm tin. Liên hệ với chúng tôi qua số Hotline: 0913 199 866 – 0989 496 239 để được tư vấn chi tiết nhất.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình tổ chức buổi lễ khai trương văn phòng mới hiệu quả. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình chuẩn bị cũng như tiến hành. Chúc bạn thành công!