Kế hoạch khai trương khách sạn

Khai trương khách sạn không chỉ là một sự kiện bình thường mà còn là một bước quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu mới của hoạt động kinh doanh và giới thiệu khách sạn đến với khách hàng. Để thành công, từ việc lập kịch bản đến tổ chức sự kiện đều cần được thực hiện một cách tổ chức và chuyên nghiệp, phản ánh được vị thế và chất lượng của khách sạn. Dưới đây HCMC Events sẽ chia sẻ những kinh nghiệm chi tiết và đầy đủ nhất cho việc tổ chức sự kiện khai trương khách sạn.

Kế hoạch khai trương khách sạn từ A đến Z

Việc lập kế hoạch cho sự kiện khai trương là vô cùng quan trọng và không thể thiếu. Bởi vì, trong mọi công việc, việc có một kế hoạch chi tiết, cẩn thận là điều không thể phủ nhận. Điều này giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách trơn tru, thuận lợi và cũng cho phép chúng ta xem xét và quản lý chi phí một cách hợp lý. Đồng thời, lập kế hoạch cũng giúp giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

Chọn ngày khai trương

Việc lựa chọn ngày khai trương là một bước quan trọng, vì đây là điều mà nhiều người thường xem xét trước khi tổ chức các sự kiện quan trọng. Khi chọn ngày, chúng ta cần tìm hiểu và lựa chọn ngày phù hợp, hợp  tuổi và mệnh của chủ khách sạn. Đồng thời, cũng cần tránh những ngày không may, những ngày được xem là “xung khắc” với chủ khách sạn, vì những ngày này thường mang theo những điều không tốt.

Truyền thông cho sự kiện

Khi quyết định ngày khai trương, bạn cần phải giới thiệu về hoạt động kinh doanh của khách sạn và thu hút sự chú ý của khách mời. Điều này không chỉ giúp khởi đầu công việc kinh doanh một cách suôn sẻ mà còn làm cho sự kiện trở nên đặc biệt và đáng nhớ. Trong bối cảnh này, việc tiếp cận truyền thông rất quan trọng. Với quy mô lớn của sự kiện, chúng ta cần thực hiện các công việc truyền thông một cách toàn diện và hiệu quả để đảm bảo sự thành công.

Để thực hiện công tác truyền thông, chúng ta có thể áp dụng các công việc như sau:

• Đặt quảng cáo trên các trang báo lớn hoặc tạo ra các bài viết chia sẻ thông tin về sự kiện.
• Tạo sự kiện trên Facebook hoặc trên fanpage của khách sạn để mời mọi người tham gia và chia sẻ thông tin.
• Mời các KOL (Key Opinion Leaders) là những người nổi tiếng như ca sĩ, nghệ sĩ để thu hút sự chú ý của fan hâm mộ của họ.
• Treo băng rôn, poster quảng cáo xung quanh khu vực tổ chức sự kiện để thu hút sự chú ý của người đi đường.
• Phát tờ rơi và thực hiện các hoạt động quảng cáo khác nhằm tăng cường sự nhận thức về sự kiện.

Chuẩn bị lễ vật

Lễ cúng vật trong buổi khai trương không chỉ đơn giản là một phần của nghi lễ, mà còn là một biểu hiện sâu sắc của truyền thống văn hóa Việt Nam trước mỗi sự kiện quan trọng. Nó không chỉ là cách để tôn vinh và cầu nguyện cho sự thành công của khách sạn mới mà còn là cơ hội để tạo ra một không khí trang trọng và ấm áp cho tất cả mọi người tham dự.

Cách tổ chức lễ cúng vật có thể thay đổi tùy theo điều kiện và truyền thống của từng khu vực. Tuy nhiên, những vật phẩm thông thường thường được sử dụng bao gồm lọ hoa tươi thắm, heo quay ngon lành, gà trống tinh nghịch, hương thơm và nhang đốt, cùng với một số phụ kiện khác. Tất cả những điều này đều được sắp xếp một cách cẩn thận để tạo ra một bức tranh văn hóa đậm chất Việt, làm say đắm lòng người trong ngày khai trương.

Chương trình minigame, tiết mục văn nghệ

Thêm một chút sôi động và thú vị vào không khí buổi lễ, việc tổ chức các chương trình minigame là một ý tưởng tuyệt vời để tạo ra sự tương tác giữa khách mời. Kết hợp với các tiết mục văn nghệ, buổi lễ sẽ trở nên sống động và náo nhiệt hơn bao giờ hết. Để tạo ra một không khí sôi động, bạn có thể mời các nghệ sĩ nổi tiếng tham gia, đặc biệt khi buổi lễ có quy mô lớn và số lượng khách mời đông đúc. Các tiết mục văn nghệ có thể bao gồm những buổi biểu diễn hát, nhảy hiện đại, các màn múa độc đáo hoặc những màn ảo thuật đầy ấn tượng. Điều này chắc chắn sẽ làm cho buổi lễ trở thành một trải nghiệm đáng nhớ và đậm chất văn hóa.

Một số công việc khác

Việc tổ chức một sự kiện khai trương đòi hỏi một chuỗi công việc tỉ mỉ và chu đáo. Đầu tiên, bạn cần lập danh sách khách mời, sau đó in thiệp mời và chuẩn bị những món quà tặng đáng giá. Bố trí và sắp xếp chỗ ngồi một cách hợp lý cũng là một phần quan trọng không thể bỏ qua.

Để quảng bá cho sự kiện, việc thiết kế banner, standee và sắp xếp vị trí phù hợp là không thể thiếu. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức, có thể thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với gói dịch vụ trọn gói với chi phí phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào việc chuẩn bị các chi tiết khác của sự kiện một cách hiệu quả.

Kịch bản tổ chức khai trương khách sạn chi tiết

Đón khách trong lễ khai trương khách sạn

Giai đoạn đón tiếp khách mời không chỉ là một bước đầu tiên mà còn là cơ hội đầu tiên để khách hàng đánh giá sự chuyên nghiệp và tận tâm của sự kiện. Đảm bảo mọi khách hàng cảm nhận được sự chăm sóc và thái độ niềm nở từ đội ngũ tiếp đón, nhằm tạo ra ấn tượng tốt nhất cho họ:

• Sắp xếp khu vực đậu xe thuận tiện và rõ ràng để hướng dẫn khách tới nơi đỗ xe, và quản lý gọn gàng việc đỗ xe.
• Khi khách hàng đến cổng, lễ tân sẽ chào đón mừng, trao hoa và quà mừng, sau đó dẫn họ vào sự kiện một cách lịch lãm.
• Đặt một đại diện của tổ chức kèm theo lễ tân để tiếp đón cùng, thể hiện sự quan tâm và tạo nên không khí chào đón ấm áp.

Khai mạc chương trình

Trước khi chính thức bắt đầu, chúng ta sẽ có phần giới thiệu về khách sạn cũng như giới thiệu các vị đại biểu và khách mời quý. Tuy nhiên, phần này không nên kéo dài quá lâu, chỉ khoảng 10 phút là đủ.

Sau đó, một video sẽ được trình chiếu để giới thiệu về khách sạn, từ quá trình hình thành cho đến sứ mệnh và tầm nhìn. Tiếp theo, đại diện của khách sạn sẽ có một phần phát biểu, chia sẻ cảm nhận và tri ân tất cả khách mời đã tham dự buổi lễ, cũng như kêu gọi sự ủng hộ từ phía họ.

Cắt băng khai trương khách sạn

Cắt băng khai trương là một nghi thức trang trọng và không thể thiếu trong buổi lễ khai trương. Các bước thực hiện nghi thức này như sau:

• Lễ tân sẽ tiến lên sân khấu, mang theo khay chứa chiếc kéo và dải băng vàng đã được chuẩn bị trước.
• MC sẽ mời các đại diện từ khách sạn cùng với các vị đại biểu và khách quý (đã được liệt kê trước và có sự đồng ý) lên sân khấu để thực hiện nghi thức cắt băng.

Giao lưu văn nghệ

Để mang lại một không khí sôi động và tương tác tích cực trong buổi lễ khai trương, MC sẽ tổ chức một phần hoạt động văn nghệ dành cho khách mời tham gia trong khoảng thời gian 30 phút. Đây là cơ hội để mọi người cùng nhau thể hiện tài năng và sự sáng tạo của mình, từ những tiết mục ca hát, vũ đạo đến các trình diễn nghệ thuật đặc sắc.

Trong phần này, không chỉ có sự thể hiện của các nghệ sĩ chuyên nghiệp mà còn là cơ hội để khách hàng thân mật hơn với nhau. Qua việc tham gia vào các tiết mục văn nghệ, họ có thể chia sẻ những kỷ niệm, niềm vui và cảm xúc trong không khí lễ hội. Điều này không chỉ tạo ra một buổi lễ vui vẻ và đầy ấn tượng mà còn kết nối mọi người lại gần nhau hơn, tạo nên một không gian giao lưu và chia sẻ đầy ý nghĩa.

Kết thúc buổi lễ khai trương khách sạn

Khi tiến tới phần kết thúc của buổi lễ, MC sẽ lên sân khấu để chính thức bế mạc buổi lễ, đồng thời biểu dương và tri ân sự tham gia và ủng hộ của tất cả khách mời. Bằng cách này, không chỉ tạo ra một không khí ấm áp và tri ân mà còn là dịp để mọi người cảm thấy được quý trọng và động viên.

Sau phần bế mạc, sẽ có một khoảnh khắc lưu niệm quan trọng. Mọi người sẽ được mời chụp ảnh lưu niệm để ghi lại khoảnh khắc đáng nhớ của buổi lễ. Ngoài việc chụp ảnh, một phần không thể thiếu khác của việc kết thúc buổi lễ là việc tặng quà. Mỗi khách mời sẽ nhận được một món quà nhỏ từ tổ chức, đó có thể là những món quà tinh thần như bộ nhớ về sự kiện hoặc những món quà có giá trị như sản phẩm từ khách sạn. Việc này không chỉ là một cách để bày tỏ sự biết ơn mà còn là một cách để tạo ra một kỷ niệm về sự kiện.

Sau khi nhận quà, lễ tân sẽ tiếp tục chào đón và hướng dẫn khách ra khỏi sự kiện. Đồng thời, các PG sẽ được bố trí để tiễn đưa khách ra khỏi sự kiện một cách lịch lãm và chu đáo. Điều này đảm bảo rằng mọi người rời đi với cảm giác hài lòng và thoải mái, tạo ra một ấn tượng cuối cùng tốt đẹp về buổi lễ khai trương.

Dịch vụ tổ chức khai trương tại HCMC Events

Tại HCMC Events, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương mà còn là đối tác đáng tin cậy của bạn trong mọi chi tiết của sự kiện. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi hiểu rõ những yếu tố cần thiết để tạo ra một buổi khai trương thành công và ấn tượng.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi không chỉ có kinh nghiệm mà còn có sự nhiệt huyết và tận tâm. Chúng tôi luôn lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ việc lên kế hoạch, thiết kế đến thực hiện sự kiện. Với sự sáng tạo và kỹ năng tổ chức tốt, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một buổi khai trương độc đáo và hoàn hảo nhất.

Ngoài ra, chúng tôi tự hào về mối quan hệ đối tác với các doanh nghiệp lớn: Vietcombank, Honda, Dat xanh Group, FLC Group,… Sự hợp tác với các đối tác lớn giúp chúng tôi có nguồn lực và kinh nghiệm để đáp ứng mọi yêu cầu và mong muốn của khách hàng.

Đến với HCMC Events, bạn có thể yên tâm rằng mọi chi tiết của buổi khai trương sẽ được quản lý một cách chuyên nghiệp và tận tâm nhất. Hãy để chúng tôi biến ý tưởng của bạn thành hiện thực và tạo ra một sự kiện khai trương không thể quên!

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.