Hybrid Event là gì? – Tại sao lại là xu hướng sự kiện mới

Hybrid Events là thuật ngữ quen thuộc trong các loại hình tổ chức sự kiện hiện đại. Chúng được giới chuyên môn đánh giá cáo bởi sự kết hợp giữa hai yếu tố thực – ảo, mang đến nhiều ưu điểm vượt trội như tiết kiệm chi phí, hấp dẫn và sinh động… Tuy nhiên việc thực hiện một chương trình hỗn hợp thành công không phải là điều dễ dàng.

Một nhân sự lâu năm trong lĩnh vực truyền thông cho biết: “Cùng với sự phát triển của mạng xã hội thì cách truyền thông bằng những công cụ như Facebook, Tiktok cũng ngày càng bùng nổ. Bằng cách kết hợp chương trình giữa trực tiếp và livestream, khán giả vừa có thể theo dõi từ xa hoặc tại địa điểm thực tế nếu muốn.”

Tổng quan về loại hình sự kiện kiểu mới này

Hybrid Event là một dạng event kết hợp giữa trực tiếp (in-person) và trực tuyến (virtual event). Có thể xem đây là xu hướng mới trong ngành do đang ngày càng được sử dụng phổ biến. Loại hình này cho phép người tham gia tương tác và dự chương trình thông qua các kênh như livestream, video conference, hoặc chat room. Đồng thời, họ vẫn có thể gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với nhau trong không gian vật lý như bình thường. Điều này giúp tăng tính tương tác giữa các bên, tiết kiệm ngân sách mà vẫn lan tỏa rộng rãi đến mọi người.

Sự kiện kết hợp trực tuyến và trực tiếp — Loại hình giúp tăng tính tương tác và tiết kiệm nhiều chi phí

Ưu và nhược điểm

Hiện nay, giới chuyên môn ngày càng đánh giá cao loại hình này và dự báo chúng sẽ trở thành tương lai của ngành. Vậy hoạt động kết hợp trực tuyến và trực tiếp sở hữu những ưu và nhược điểm gì mà bạn nên cân nhắc lựa chọn?

1.Ưu điểm

Tiết kiệm nhiều khoản chi phí như di chuyển, lưu trú, thuê địa điểm, nhân sự… mà vẫn đảm bảo hiệu quả tương đương.
Đáp ứng nhu cầu tham dự của khách hàng không có mặt tại địa điểm “vật lý”.
Kết hợp được cả hình thức trực tiếp và trực tuyến, giúp nâng cao trải nghiệm của khán giả.
Cơ hội tiếp cận khách hàng cao hơn thông thường
Giảm thiểu các rủi ro về an ninh, thời tiết, địa điểm thực hiện…
Có thể sử dụng các công cụ phân tích, đo lường để nghiên cứu hành vi, độ tương tác và sự quan tâm của khách mời.

Chương trình mang đến cơ hội tiếp cận khách hàng lớn — Mọi người có thể tham gia trực tiếp hoặc từ xa nếu muốn

2.Nhược điểm

Đảm bảo kết nối internet để sự kiện online diễn ra thuận lợi
Khó khăn trong vấn đề kiểm soát chất lượng âm thanh, hình ảnh khi kết hợp cả hai hình thức
Yêu cầu quản lý và phối hợp giữa ekip thực hiện cao nhằm đảm bảo sự hấp dẫn, khả năng tương tác tốt và mang đến hiệu quả cho các bên,
Xử lý những vấn đề liên quan đến bảo mật riêng tư của khán giả.

Kết nối internet là một trong những yêu cầu của chương trình — Sự phối hợp giữa các bộ phận là yếu tố làm nên thành công cho chương trình

Những yêu cầu kỹ thuật bắt buộc

Khi lựa chọn kiểu chương trình kết hợp in-person event và virtual event, việc đầu tư vào trang thiết bị kỹ thuật hiện đại là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên các thiết bị cụ thể cần dựa vào đặc điểm, mục đích và quy mô chương trình. Nếu hoạt động chỉ mang tính chất quảng bá thì có thể sử dụng trực tiếp qua các kênh mạng xã hội như Youtube, Facebook, Tiktok,… Ngược lại, tại các hội thảo, hội nghị, âm nhạc, giải trí… thì yêu cầu về kỹ thuật sẽ cao hơn.

Một số thiết bị mà bạn có thể tham khảo như:

Thiết bị trình chiếu: Màn hình led, TV, camera 4-8K, cable kết nối, web presenter, bàn trộn hình ảnh, capture hình ảnh…
Thiết bị âm thanh: Micro, Amate, Soundcard…
Thiết bị kết nối: Máy tính, ipad, điện thoại, đường truyền mạng, tai nghe…
Một vài thiết bị khác như: máy chiếu, đèn sân khấu, dụng cụ quay chuyên nghiệp, phần mềm…

Hệ thống thiết bị hiện đại là yếu tố bạn cần chuẩn bị kỹ càng — Thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng là những điều không thể thiếu

Doanh nghiệp nên lựa chọn sự kiện trực tiếp, Virtual Event hay kết hợp?

Có khá nhiều yếu tố tạo nên sự khác biệt căn bản giữa các loại hình event hiện nay. Những yếu tố này phần lớn xoay quanh quy mô, ngân sách, timeline và vị trí/địa điểm của khách mời. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn phương thức tổ chức phù hợp dựa trên những tiêu chí kể trên. Dưới đây là một số lời khuyên của những người có kinh nghiệm trong ngành:

Nếu mục đích chương trình là đề cao tính tương tác trực tiếp với khán giả hoặc đối tác thì sự kiện trực tiếp là lựa chọn hoàn hảo nhất. Bởi hình thức này có thể giúp doanh nghiệp tạo ra cơ hội giao lưu tốt hơn.
Nếu doanh nghiệp có mức ngân sách giới hạn mà vẫn muốn tiếp cận rộng rãi với khách hàng thì Virtual Event là ý tưởng tốt nhất. Loại hình này sẽ giúp tiết kiệm nhiều khoản phí về lưu trú, di chuyển, thuê địa điểm… mà vẫn mang lại hiệu quả như kỳ vọng.
Nếu doanh nghiệp muốn tận dụng những ưu điểm của hai loại hình trên thì Hybrid Event sẽ là gợi ý tối ưu nhất. Chúng tạo ra một trải nghiệm đầy độc đáo và khác biệt, kết hợp khả năng tương tác trực tiếp cùng khả năng tiếp cận công chúng trên quy mô lớn thông qua các kênh truyền thông ảo.

Quy trình các bước thực hiện Hybrid Event chi tiết

Là loại hình sự kiện được nhắc đến nhiều trong những năm gần đây, đặc biệt là khi thời kỳ dịch bệnh bùng nổ. Không quá khi cho rằng đây là giải pháp và xu thế trong tương lai. Vậy làm cách nào để thực hiện được một chương trình kết hợp thành công và tạo được dấu ấn khác biệt? Bí kíp sẽ được chia sẻ ngay dưới đây!

Bước 1: Xác định mục tiêu cụ thể

Trước khi bắt đầu thực hiện chương trình, bạn cần xác định rõ mục tiêu muốn hướng đến. Điều này không chỉ giúp mọi người tập trung vào những hạng mục quan trọng nhất mà còn đảm bảo đạt được đúng mục tiêu ban đầu. Biết rõ mục đích thực hiện, bạn sẽ dễ dàng chọn lựa đối tượng khách mời và thiết kế chương trình phù hợp; đồng thời có cách đo lường hiệu quả chương trình sau khi hoàn tất.

Một số “đích đến” thường thấy trong các hoạt động dạng này như:

Thúc đẩy doanh số bán hàng
Xây dựng hoặc tăng cường nhận thức về thương hiệu
Quảng cho sản phẩm hoặc dịch vụ mới
Đào tạo nhân sự

Mục tiêu là kim chỉ nam giúp bạn có được một chương trình thành công — Đào tạo nhân sự hoặc nội dung về học thuật mà mục tiêu phổ biến mà event hướng đến

Bước 2:Lên kế hoạch chi tiết các hạng mục

Sau khi đã có mục tiêu cụ thể, tiếp đến là bước lập kế hoạch chi tiết cho toàn bộ quy trình thực hiện. Bảng kế hoạch này phải tổng hợp những yếu tố như địa điểm, thời gian, chủ đề, lịch trình, đối tượng khách mời, ngân sách, cách tiếp cận và tương tác cụ thể với khán giả, nhân sự đảm nhiệm….

Bước 3: Chuẩn bị hệ thống kỹ thuật

Để đảm bảo chương trình được diễn ra mượt mà và để lại nhiều ấn tượng tốt trong lòng người tham dự, bạn nên có sự chuẩn bị đầy đủ các thiết bị như:

Máy tính, màn chiếu: để hiển thị nội dung và truyền tải hình ảnh trực tuyến của chương trình
Máy quay phim, máy ảnh: công cụ truyền tải nội dung và hình ảnh trực tuyến
Thiết bị âm thanh – ánh sáng: để đảm bảo chất lượng truyền tải âm thanh được tốt nhất
Hệ thống kết nối mạng: để truyền tải dữ liệu trực tuyến được ổn định
Thiết bị tương tác: Bao gồm camera, microphone, loa….

Hệ thống trang thiết bị là chìa khóa của sự thành công — Kỹ thuật viên vận hành phải là những người có nhiều kinh nghiệm để đảm bảo mọi việc được suôn sẻ

Bước 4: Tiến hành quảng bá

Để lan tỏa thông tin rộng rãi hơn với đối tượng khách hàng mục tiêu, bạn cần thực hiện những hoạt động quảng bá cho chương trình. Một số kênh truyền thông được nhiều doanh nghiệp tận dụng hiệu quả và tiết kiệm như website, email-marketing, social media…

Bước 5: Thực hiện sự kiện

Sau khi đã chuẩn bị tốt tất cả các hạng mục, đã đến lúc triển khai thực tế. Trong suốt quá trình thực hiện, từng giai đoạn nên được giám sát và điều hành chặt chẽ để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.

Những hoạt động chính cần có trong quá trình thực hiện bao gồm:

Thiết kế và sản xuất nội dung: Dựa vào mục tiêu và chủ đề chính của chương trình mà bạn phải chuẩn bị nội dung phù hợp cho cả khán giả trực tiếp cũng như trực tuyến. Nội dung bao gồm bài giới thiệu, phát biểu, văn nghệ, quảng cáo, video tư liệu, hình ảnh, trải nghiệm khách hàng….
Thiết lập hệ thống internet và phát trực tuyến: Kết nối mạng ổn định là yêu cầu tối thiểu giúp truyền tải video, âm thanh, dữ liệu và tương tác với khán giả được ổn định. Do đó, kỹ thuật viên cần kiểm tra kỹ lưỡng các yêu cầu về video và độ trễ để đảm bảo chất lượng xem cho khán giả.
Thực hiện và quản lý: Đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra thuận lợi và đúng thời gian, Bởi sự rõ ràng trong từng hoạt động, bao gồm cả online và offline là rất quan trọng.

Mạng xã hội là nền tảng lý tưởng để tiến hành hoạt động quảng bá — Quảng bá trên các phương tiện truyền thông là cách tăng độ phổ biến cho doanh nghiệp

Bước 6: Tổng kết, phân tích và đánh giá kết quả

Sau khi chương trình kết thúc, ban tổ chức cần thu thập đầy đủ các dữ liệu về kết quả bao gồm số lượng tham dự, lưu lượng truy cập trực tuyến, số lượng tương tác, đánh giá từ khán giả và nhận xét từ đối tác… Dữ liệu này chính là cơ sở đến đánh giá mức độ thành công cũng như có sự điều chỉnh cho những chương trình tiếp theo.

Dữ liệu tổng kết là thước đo cho sự thành công của chương trình — Nguồn dữ liệu thu thập sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất

Những điều cần lưu ý khi chọn loại hình sự kiện kết hợp

Đảm bảo độ trễ tối thiểu giữa hai địa điểm: Bạn phải sắp xếp thời gian và chắc chắn độ truyền tải đã được tối ưu để đảm bảo người tham dự trực tuyến và trực tiếp đều cập nhật thông tin đồng thời.
Lựa chọn địa điểm phù hợp:

- Hình thức trực tuyến: Phải có sự kết nối internet ổn định và sử dụng nền tảng trực tuyến chất lượng cao nue MS Teams, Google Meets, Zoom…
- Hình thức trực tiếp: Địa điểm được chọn phải đủ sức chứa cho tất cả mọi người, hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt để tạo ra không gian thu hút.
Cung cấp tài liệu cho khán giả: Chuẩn bị trước tài liệu liên quan đến chương trình như chủ đề, tóm tắt nội dung, thông tin về diễn giả… để người tham dự có thể tìm hiểu trước về chương trình. Đây là cách giúp khán giả theo dõi mọi hoạt động một cách hiệu quả.
Chú trọng vào trải nghiệm của khách mời: Với cương vị là người thực hiện, bạn cần tạo ra một không gian mà cả hai bên đều có thể tương tác với nhau dễ dàng. Bạn có thể kết hợp thêm một số trò chơi hoặc câu hỏi thảo luận để tăng tính trải nghiệm. Ngoài ra, lắng nghe ý nghe ý kiến phản hồi và đánh giá từ khán giả là cách để cải thiện chất lượng tốt nhất.

Không gian thực hiện phải được chuẩn bị kỹ càng và đủ sức chứa cho mọi người — Chuẩn bị sẵn tài liệu về chương trình sẽ giúp họ nắm bắt nội dung nhanh hơn

Thu hút truyền thông và gia tăng trải nghiệm của khách mời là những gì mà Hybrid Event mang đến. Biết cách tận dụng mạng xã hội sẽ là yếu tố then chốt giúp chương trình diễn ra thành công. Tuy nhiên, mỗi hình thức sự kiện đều sở hữu những ưu và nhược điểm riêng. Vì vậy việc lựa chọn kiểu trực tiếp, trực tuyến hai kết hợp cả hai nên được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang muốn tổ chức một sự kiện kết hợp thực tế ảo – Hybrid Event thì đừng ngần ngại liên hệ ngay với HCMC Events qua hotline 0939.311.911 để được tư vấn nhé. Chúc bạn thành công!