Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp

Mọi dự án công việc đều phải được lập kế hoạch một cách rành mạch, rõ ràng. Một chương trình sự kiện cũng như vậy, quy mô sự kiện dù lớn hay nhỏ đều cần phải có bảng kế hoạch tổ chức. Việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện càng chi tiết, rõ ràng thì mức độ thành công càng cao và hạn chế được những trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra. HCMC EVENTS sẽ hướng dẫn bạn lên kế hoạch sự kiện một cách chuyên nghiệp.

Ông Hậu – Đại diện công ty Farina chia sẻ: “Chúng tôi rất hài lòng với sự chuyên nghiệp của công ty từ việc lên ý tưởng cho đến việc trang trí sự kiện. Xin chân thành cảm ơn đến HCMC Events đã giúp chúng tôi tổ chức một đêm Gala Dinner đầy ấn tượng và đáng nhớ.”

Các bước cần thiết trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Tùy loại hình sự kiện, bạn phải có kế hoạch tương ứng cho từng sự kiện để có thể truyền tải nội dung  đến với khách mời tham dự một cách tự nhiên và hiệu quả nhất. Sự kiện được tổ chức bài bản, chỉnh chu sẽ khiến cho khách mời tham dự có suy nghĩ tốt về chương trình sự kiện mà bạn thực hiện, tổ chức. Và đây sẽ là những bước bạn cần phải thực hiện để có một kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp nhất:

Xác định loại hình sự kiện

Có rất nhiều loại hình mà bạn có thể dựa vào mục đích để thực hiện như: Khai trương, động thổ, tất niên, tân niên, kỷ niệm, lễ ra mắt sản phẩm…. Tùy vào từng loại hình mà bạn có thể lập kế hoạch khác nhau. Do đó, bạn cần xác định rõ loại hình sự kiện để có một kế hoạch chi tiết và chính xác nhất, tiết kiệm tối đa chi phí tổ chức, thời gian mà vẫn đảm bảo truyền tải đầy đủ thông điệp cuối cùng đến với khách mời tham dự.

Xác định đối tượng khách mời

Để một sự kiện diễn ra hiệu quả thì bạn cần phải xác định đúng đối tượng khách mời. Bạn cần phân loại và lựa chọn đối tượng để có thể tiết kiệm chi phí tổ chức. Ví dụ như buổi ra mắt sản phẩm công nghệ khách mời nên là những reviewer – những người có kiến thức về công nghệ để có thể tạo tiếng vang đến người tiêu dùng và đặc biệt là những tín đồ mê sản phẩm công nghệ.

Xác định ý tưởng và chủ đề

Bất kì sự kiện nào thì Idea (ý tưởng) và Concept (chủ đề) chính là điều quan trọng nhất trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Người thực hiện kế hoạch cần phải hiểu rõ về ý tưởng, nội dung và mục đích của sự kiện, đảm bảo truyền tải đúng thông điệp đến với khách mời mục tiêu. Một ý tưởng tốt sẽ giúp các hoạt động sự kiện sẽ diễn ra một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Nếu bạn đang gặp trở ngại trong việc tìm ý tưởng hay mọi công tác, hạng mục thì bạn có thể tham khảo các dịch vụ tại HCMC EVENTS.

Thời gian và địa điểm tổ chức

Thời gian: Bạn cần phải lựa chọn những khung giờ thuận lợi cho việc tham gia của khách mời.

Địa điểm: Dựa vào số lượng khách mời, ý tưởng, loại hình của sự kiện để lựa chọn địa điểm phù hợp cho việc tổ chức. Cần phải ưu tiên các yếu tố như: Không gian, giao thông đi lại, bãi đỗ xe, các tiện ích công cộng,… Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến việc quyết định tham gia sự kiện của khách mời, đồng thời cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức.

Dự trù chi phí 

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải thực hiện bước dự trù chi phí sự kiện vì đây là bước cần thiết để tránh những chi phí phát sinh không cần thiết sau khi thực hiện các công tác tổ chức. Hạn chế những thiếu sót về thiết bị, vật phẩm trang trí,… và vẫn đảm bảo được chất lượng và sự chuyên nghiệp của sự kiện.

Tìm nhà tài trợ sự kiện, đối tác tổ chức

Đây là bước cần có ở các sự kiện có quy mô. Khi kinh phí tổ chức lớn, nhiều hạng mục, việc tìm nhà tài trợ, đối tác sẽ hỗ trợ kinh phí cho công tác tổ chức cũng như sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi lớn như trang thiết bị, cơ sở vật chất,…. Thêm vào đó, các nhà tài trợ, đối tác lớn có độ nhận diện thương hiệu cao sẽ hỗ trợ nhiều trong việc tăng sự hiệu quả truyền thông sự kiện.

Thiết kế timeline và kịch bản chương trình

Timeline: Timeline của sự kiện sẽ được chia làm phần: Khai mạc – Chương trình chính – Bế mạc. Trong mỗi phần này, bạn cần phải xác định được và dự trù thời lượng của các hoạt động tương ứng.

Kịch bản (Brief): Kịch bản chương trình cần phải bao quát hết các hoạt động trong quá trình diễn ra sự kiện. Người lên kế hoạch cần phải phân chia chi tiết, rõ ràng nội dung chương trình, nhân sự nào đảm nhận vị trí nào,… Cần phải lên kịch bản một cách chi tiết, thú vị, độc đáo để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách thuận lợi và thu hút đến khách mời.

Lập kế hoạch truyền thông

Việc truyền thông cho sự kiện sẽ giúp thu hút nhiều người, đặc biệt khách mời mục tiêu bởi quy mô và sự chuyên nghiệp của chương trình. Tùy thuộc vào loại hình, nội dung sự kiện bạn có thể thực hiện truyền thông sự kiện bằng: Các trang mạng xã hội như: Facebook, Instagram, Tiktok,… Thực hiện Email Marketing, phát tờ rơi, roadshow hay bằng các phương tiện truyền thông đại chúng.

Thực hiện kế hoạch

Đây là khâu quan trọng, người lên kế hoạch cần phải đảm bảo, kiểm soát được tất cả các khâu diễn ra đúng tiến độ các công việc như:

• Khâu trang trí cần phải đảm bảo đúng theo concept, tone màu của sự kiện.
• Trang thiết bị như mic, loa, màn hình led, âm thanh, ánh sáng đều phải hoạt động tốt.
• Quà tặng, tài liệu truyền thông, menu tiệc cần phải phù hợp với người tham gia, loại hình sự kiện, nội dung và thông điệp của sự kiện.

Tổng duyệt

Mỗi một sự kiện trước khi diễn ra, đều phải được tổng duyệt lại một lần để khắc phục kịp thời những sự cố, vấn đề đang gặp phải. Giúp các bộ phận nắm rõ nhiệm vụ và thực hiện theo đúng kế hoạch tránh xảy ra những sai sót trong khi diễn ra chương trình.

Nói tóm lại, kế hoạch tổ chức sự kiện phải chi tiết, rõ ràng cũng như xác định rõ loại hình sự kiện mà bạn muốn tổ, quy mô, cũng như đối tượng khách mời tham gia. Bên cạnh đó, việc lựa chọn ý tưởng, địa điểm, thời gian tổ chức cần phải phù hợp và luôn phải dự trù kinh phí để hạn chế những sự cố ngoài ý muốn. Với các bước ở trên đây sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong việc lên kế hoạch tổ chức.