Giải pháp nào để khu vực cổng chào không còn tẻ nhạt?

Tại các sự kiện lớn như hội chợ, triển lãm, festival âm nhạc, concert… số lượng khách mời rất đông và đến khu vực cổng chào cùng thời điểm. Việc xếp hàng dài để chờ đợi tới lượt vào thường khiến không ít người cảm thấy mệt mỏi hay mất hứng thú với chương trình. Vấn đề này đã đặt ra một bài toán lớn cho các event planner: Làm sao để cải thiện sự “buồn tẻ” tại cổng chờ?

Tại Seen Festival In HoiAn vừa qua, đơn vị đối tác của HCMC Events phản hồi: “Vì số lượng khán giả tham dự lớn nên chúng tôi rất khó lòng quản lý cổng vào tốt nhất. Nhờ có những ý tưởng sáng tạo và các biện pháp phân luồng, tổ chức hoạt động đi kèm của đội ngũ HCMC Events mà công việc được suôn sẻ hơn rất nhiều.”

Sự kiện Seen Festival In HoiAn với sự tham gia hỗ trợ của team HCMC Events — Cổng vào được phân luồng cẩn thận và trật tự

Lưu ngay 4 cách khuấy động tại cổng sự kiện

Làm sao để khách mời hào hứng ngay cả khi phải chờ đợi trong một thời gian dài? Làm cách nào để cổng chào không còn là nỗi ám ảnh với nhiều người? Giải pháp cho những vấn đề này hoàn toàn không khó. Bạn có thể dễ dàng warm-up bầu không khí bằng những hoạt động sau:

1.Chụp ảnh cho khách mời

Ngày nay ở hầu hết các sự kiện, dù lớn hay nhỏ cũng đề có bố trí một không gian chụp ảnh dành riêng cho khách mời. Những ý tưởng thường thấy tại khu chụp ảnh đó là photo booth, red carpet, backdrop chương trình… Bên cạnh đó, tại các lễ trao giải lớn như Grammy, Oscar, sự xuất hiện của các “trợ thủ” như Glambot camera và Multi camera array thực sự đã thổi một làn gió mới cho chương trình.

Glambot camera là một thiết bị chụp hình chuyên nghiệp theo chế độ slow motion. Cơ chế hoạt động này giúp tạo nên những shoot hình không thể chất hơn của những ngôi sao Hollywood. Multi camera array hoạt động dựa trên sự kết hợp của nhiều máy ảnh cùng lúc để tạo ra những bức ảnh liên tiếp nhau. Với thiết bị này, bạn cũng có thể sử dụng ngay trong giai đoạn khuấy động không khí của các chương trình teambuilding.

Glambot camera là thiết bị được dùng nhiều ở các lễ trao giải — Khả năng vận hành slow motion giúp cho ra những shoot hình cực chất

2. Warm-up bằng âm nhạc

Âm nhạc chắc chắn là yếu tố không thể thiếu trong mọi sự kiện. Biết cách sử dụng âm nhạc phù hợp không chỉ giúp chương trình diễn ra chuyên nghiệp, đẳng cấp hơn mà còn tạo sự tương tác, kết nối giữa mọi người.

Vậy thì không lý do gì để bạn “bỏ quên” âm nhạc ở vị trí này. Những giai điệu sôi động sẽ giúp mọi người giảm bớt sự nhàm chán và làm nóng bầu không khí ngay trước khi bắt đầu sự kiện. Đây cũng chính là yếu tố tạo nên điểm nhấn độc đáo hơn tại khu vực này đấy!

Âm nhạc là sợi dây liên kết mọi người với nhau trong lúc cùng chờ đợi — Đây là cách giảm thiểu sự buồn chán và khó chịu khi phải xếp hàng

3. Giới thiệu thông tin về sự kiện

Không phải tất cả các khách mời khi đến sự kiện đều cũng đã tìm hiểu kỹ thông tin. Vì thế, thay vì lãng phí thời gian xếp hàng dài đằng đẵng, bạn có thể tận dụng cơ hội này để giới thiệu về chương trình. Đó có thể là tờ bướm về các hoạt động chính, sơ đồ địa điểm hoặc thông tin về khách mời, doanh nghiệp…

Đây là cách để mọi người ghi nhớ lâu hơn về đơn vị tổ chức, nắm bắt thông tin về sự kiện. Biết đâu chừng, với những thiện cảm ngay từ lúc bắt đầu tham gia, những khách mời tại đây sẽ trở thành khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp thì sao!

Khi xếp hàng chờ là thời điểm lý tưởng để phát những tờ rơi quảng cáo — Phát tờ bướm cho khách là cách để mọi người nắm rõ thông tin hơn

4. Hoạt động quảng bá cho nhà tài trợ

Khoảng thời gian xếp hàng chờ vào cửa là thời điểm lý tưởng để các đơn vị tổ chức quảng bá cho nhà tài trợ của mình. Vì lúc này, khách tham dự hầu như không có việc gì làm ngoài trừ chờ đợi. Do đó, họ sẽ dễ dàng chú tâm hơn vào các ấn phẩm, video truyền thông. Hoạt động này không những giúp giải tỏa sự buồn chán cho khách hàng mà còn đáp ứng yêu cầu của nhà tài trợ.

Thương hiệu nước khoáng ION kiềm quảng bá tại sự kiện Seen Festival In HoiAn — Xếp hàng vào cổng là thời điểm tốt để các đơn vị tài trợ quảng bá thương hiệu

Trên đây là một trong những ý tưởng phổ biến và mang lại hiệu quả cao, giúp khu vực cổng chào trở nên hấp dẫn hơn. Dẫu vậy, nếu như để khách hàng của mình phải xếp hàng chờ quá lâu sẽ dễ dẫn đến những ấn tượng không tốt về chương trình và ban tổ chức. Do đó các đơn vị phụ trách nên có sự nghiên cứu và áp dụng nhiều hơn các biện pháp rút gọn thời gian để chương trình diễn ra nhanh chóng và thành công hơn.