Cùng HCMC Events Tìm Hiểu Giải Pháp Check In Sự Kiện Bằng QR Code

Hiện nay, trong quá trình tổ chức sự kiện không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo trong nội dung mà không gian đón tiếp khách mời cần phải chuyên nghiệp và nhanh chóng. Để đáp ứng nhu cầu này check-in sự kiện bằng mã QR code đã nổi lên như một xu thế không thể phủ nhận. Bằng giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình đăng ký mà còn mang lại nhiều ưu điểm đối với ban tổ chức và người tham gia. Hãy cùng HCMC Events tìm hiểu giải pháp check in sự kiện bằng QR Code thông qua bài viết này nhé!

Check in sự kiện bằng QR Code là gì?

Check in sự kiện là giai đoạn đầu trong quá trình tổ chức sự kiện thường được thực hiện tại cổng ra vào của chương trình. Cách khác có thể nói giai đoạn này quyết định ấn tượng của khách mời đối với chương trình. 

Đăng ký bằng mã QR code là phương pháp hiện đại giúp quản lý và xác nhận đăng ký của người tham dự một cách nhanh chóng. Thông tin khách mời được mã hóa vào những mã code tương ứng. Trong quá trình đăng ký chỉ cần sử dụng những thiết bị chuyên dụng để quét mã vạch. Hệ thống sẽ tự động xác nhận thông tin, đánh dấu sự kiện tham gia, tạo sở sở dữ liệu cho việc theo dõi và quản lý. 

So sánh sự khác nhau giữa check in Truyền thống và bằng QR Code

Thông qua bảng so sánh bạn có thể thấy sự chuyển đổi từ check-in truyền thống sang check-in bằng QR Code không chỉ mang lại sự tiện lời và hiện đại mà còn nâng cao giá trị trải nghiệm cho khách hàng và người tổ chức sự kiện .

Những ưu điểm mà QR Code mang lại

QR Code mang lại nhiều ưu điểm tích cực trong quá trình tổ chức sự kiện, tăng trải nghiệm cho khách hàng. Thay vì sử dụng những phương pháp truyền thống thì giải pháp đem đến sự linh hoạt và tối ưu hóa quy trình đăng ký. Dưới đây là những ưu điểm mà phương pháp này mang lại như: 

Đối với khách hàng

• Thư mời thông minh, chuyên nghiệp: Thư mời tham gia đính kèm mã code được ban tổ chức gửi qua mail đem lại sự tiện lợi và thông tin khách hàng chính xác
• Bảo mật cao: Thông tin được chuyển đến đến địa chỉ email do khách hàng cung cấp mà không sợ bị gửi nhầm hoặc có người xem trộm 
• Check-in nhanh chóng: Khách mời chỉ cần cung cấp mã QR đính kèm trong thư mời để nhân viên có thể quét mã hoặc khách mời tự quét sẽ rút ngắn thời gian đăng ký chưa đến 1s
• Dễ mang theo thư mời: Vì thông tin tham dự được gửi thông qua email cá nhân và được tích hợp trên smartphone nên khách hàng có thể dễ dàng mang theo thư mời
• Cập nhật thông tin mới: Dễ dàng cập nhật thông tin, đội ngũ kỹ thuật có thể cấp mã mới cho khách hàng trong trường hợp bị mất hoặc thất lạc mã

Đối với ban tổ chức

• Tối ưu chi phí: Thư mời được thông qua email ban tổ chức không cần đầu tư và thiệp mời hoặc lựa chọn đơn vị in ấn uy tín. Phần mềm chuyên dụng sẽ cho phép ban tổ chức quản lý danh sách khách mời
• Tiết kiệm thời gian: Rút ngắn giai đoạn ghi chép lại thông tin và tìm kiếm bằng thủ công thì việc check-in bằng mã vạch là “trợ thủ đắc lực” để tiết kiệm thời gian cũng như thời gian chờ đợi của khách hàng.
• Ghi nhận thông tin chính xác: Khi quét mã phần mềm sẽ hiện thị thông tin đồng thời cũng như ghi nhận chính xác thời gian đăng ký của khách mời.
• Tiết kiệm chi phí nhân sự: Thay vì tập trung quá nhiều nhân viên đăng ký như trước, bây giờ chỉ cần 1 – 2 nhân viên hướng dẫn và phụ trách đăng ký.

Sử dụng QR Code không chỉ là cách hiện đại hóa quy trình tổ chức sự kiện mà còn mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp cũng như khách hàng. Giải pháp này đóng góp vào việc tạo ra những trải nghiệm trong thời đại hóa hiện đại hóa. 

Quy trình hoạt động của check in sự kiện bằng QR Code

Cùng HCMC Event tìm hiểu giải pháp check in sự kiện bằng QR Code thông qua quy trình hoạt động bao gồm một số bước cụ thể để đảm bảo sự nhanh chóng, chính xác và thuận tiện cho bạn tổ chức và người tham gia: 

Bước 1: Phát mã QR Code và gửi thông tin trước sự kiện, mỗi mã sẽ chứa thông tin cá nhân của người tham dự 

Bước 2: Nhận mã QR code thông qua email hoặc ứng dụng trên thiết bị thông minh

Bước 3: Đến quầy check-in tại sự kiện và chuẩn mã trong thư mời

Bước 4: Quét mã QR code, nhân viên sẽ sử dụng thiết bị chuyên dụng để quét mã và check thông tin 

Bước 5: Hoàn thành check-in

Hệ thống tự động xác nhận thông tin từ QR Code và điểm danh, người tham dự sẽ nhận được thông báo mà không cần phải giữ lại bất kì vật phẩm nào.

Để hoạt động diễn ra một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng trong quá trình tổ chức bạn nên thực hiện những điều sau: 

• Training kỹ năng cho nhân viên 
• Bố trí khu vực đăng ký 
• Trang trí cổng chào chuyên nghiệp ngoài ra còn có thể bố trí thêm khu vực lưu niệm

Quy trình 5 bước giúp tối giản hóa thủ tục đăng ký và giảm thời gian chờ đợi và tăng trải nghiệm cho người tham dự và tiết kiệm thời gian cho đơn vị tổ chức.

Thiết bị đi kèm 

Phần mềm check in: Nơi chứa và xử lý dữ liệu thông tin khách hàng

Máy quét mã vạch: Những thiết bị quét trực tiếp mã QR từ màn hình điện thoại. Một số dòng máy mà bạn có thể tham khảo như: 

1. Máy quét mã vạch Zebra DS2208

• Thiết bị nhỏ gọn dễ sử dụng 
• Độ chính xác cao, quét nhanh chóng
• Hỗ trợ đọc mã vạch và mã QR code

2. Máy quét mã vạch Zebra DS9308

• Thiết bị để bàn nhỏ gọn tiện lợi
• Chất lượng cao, độ bền tốt 
• Kết nối trực tiếp với máy tính, laptop
• Hỗ trợ đọc mã vạch và QR Code

3. Máy quét mã vạch Datalogic Gryphon GD 4500:

• Chất liệu chống va đập, độ bền cao.
• Đọc được cả các mã vạch bị hỏng hoặc mờ.
• Có chế độ đọc liên tục, giúp tiết kiệm thời gian.

4. Máy quét mã vạch Honeywell Xenon 1902

• Thiết bị chất lượng cao, độ bền tốt.
• Hỗ trợ đọc cả các mã vạch 1D và 2D, bao gồm QR Code.
• Kết nối không dây Bluetooth, tăng tính linh hoạt.

Máy in mã vạch: Thiết bị được bố trí để thực hiện các hoạt động in mã vạch dán cho từng khách mời và thuận tiện trong sự kiện như quay số trúng thưởng, bốc thăm may mắn,…

Màn hình hiển thị – máy tính: Máy tính chứa phần mềm check-in được kết nối với mã vạch cho truy xuất dữ liệu sau quét. Màn hình hiển thị thường quay về phía khách mời cho phép người tham dự xem thông tin của mìn trên màn hình hiển thị. 

Giải pháp check in sự kiện tại HCMC Events

HCMC Events là nhà cung cấp giải pháp check in sự kiện uy tín trên thị trường hiện nay. Tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chúng tôi sẽ cung cấp cho quý khách hàng những giải pháp tối ưu nhất để quản lý và triển khai dự án. 

Giải pháp tại HCMC Events

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, thiết kế tính năng phần mềm check-in phù hợp với yêu cầu khách hàng

Bước 2: Tiếp nhận thông tin, danh sách khách mời để nhập vào dữ liệu, xuất thư mời có đính kèm mã QR tương ứng với từng khách. Kiểm tra và gửi thư mời.

Bước 3: Bố trí thiết bị phục vụ như: máy quét, máy tính, máy in và hệ thống hỗ trợ check mã vạch 

Bước 4: Vận hành và theo dõi

Bước 5: Xuất file dữ liệu chi tiết sau sự kiện

Bước 6: Nghiệm thu và đánh giá

Tư vấn dịch vụ tại HCMC Events

Tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực tổ chức và cung cấp các giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên thị trường hiện nay. Với sứ mệnh mang lại những dịch vụ tốt nhất và nâng cao trải nghiệm khách hàng HCMC Events cam kết hỗ trợ quý khách trong tất cả các hạng mục để chương trình bạn luôn diễn ra thành công và đem lại hiệu quả tốt nhất. Ngoài ra, chúng tôi còn hỗ trợ quý khách các phụ kiện phục vụ cho hoạt động check-in, thiết bị chính hãng được lắp đặt và phục vụ chuyên nghiệp từ A-Z.

HCMC Event là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và sáng tạo không ngừng, chúng tôi cam kết sẽ đem đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất. Với phương châm “Chất lượng làm nên danh tiếng” HCMC Events không ngừng nỗ lực và sáng tạo để đem lại những dịch vụ chất lượng đến tay quý khách hàng.

Nếu quy quý khách hàng có nhu cầu về dịch vụ vui lòng liên hệ qua số Hotline 0913 311 911 – 0989 496 239 hoặc truy cập vào website https://hcmcevents.com/ để biết thêm thông tin chi tiết.

Bài viết trên, chúng ta đã tìm hiểu giải pháp check in sự kiện bằng QR code. Hy vọng những thông tin mà HCMC Events chia trên sẽ giúp bạn trong quá trình tổ chức và chúng tôi mong muốn sẽ được quý khách hàng tin tưởng và đồng hành trong những sự kiện tiếp theo. 

> Xem thêm tại: https://hcmcevents.com/tin-tuc

Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Du Lịch Quốc Tế Hòa Bình

• Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
• Website: https://hcmcevents.com/
• Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM