Quy trình tổ chức tiệc trà chi tiết – Các bước đơn giản

Teabreak hay còn gọi là tiệc trà để khách mời trong các sự kiện, hội nghị có thể nạp thêm năng lượng cho các chương trình, hoạt động tiếp theo. Nếu bạn đang được giao nhiệm vụ chuẩn bị tiệc trà nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu thì đừng lo lắng. Hôm nay HCMC Events sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình tổ chức tiệc trà với các bước cực kỳ đơn giản. Cùng xem nhé!

Đại diện Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) chia sẻ: “Kết hợp tổ chức tiệc ngọt khi tổ chức hội thảo là ý tưởng khá mới mẻ. Chúng tôi rất hài lòng về dịch vụ mà HCMC Events đã mang lại, buổi hội thảo được diễn ra suôn sẻ và thành công. Một lần nữa xin gửi lời cảm ơn đến quý công ty đã giúp chúng tôi trong sự kiện lần này.”

Vai trò của tiệc ngọt trong tổ chức sự kiện

Thông thường, một sự kiện được tổ chức trong thời gian dài sẽ khiến khách mời cảm thấy mệt mỏi, mất tập trung. Từ đó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện, khiến chương trình không đạt được như ý muốn của ban tổ chức. Lúc này, tiệc teabreak sẽ phát huy tối đa tác dụng giúp khơi dậy lại tinh thần của khách mời.

Một chiếc bánh nhỏ hay một tách cà phê cũng sẽ giúp cho khách mời nhanh chóng tỉnh táo và sảng khoái hơn rất nhiều. Đây cũng là dịp để tất cả khách mời tham dự có thể giao lưu và trò chuyện với nhau nhằm chia sẻ những kinh nghiệm để hợp tác với nhau hiệu quả trong công việc.

Tổ chức tiệc trà giúp tạo ra thời gian cho khách mời có thể nghỉ ngơi và giảm bớt căng thẳng. Đồng thời nạp thêm năng lượng và chuẩn bị một tinh thần tốt nhất để tham dự những nội dung tiếp theo của sự kiện.

Ngoài ra bữa tiệc còn thể hiện được tính chuyên nghiệp và trang trọng của sự kiện, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời. Từ đó tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đồng thời xây dựng văn hóa công ty tốt đẹp.

Quy trình tổ chức tiệc trà thành công – 7 bước

Để tổ chức một bữa tiệc ngọt thành công bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều hạng mục. Sau đây chúng tôi xin chia sẻ quy trình tổ chức tiệc trà chuyên nghiệp để bạn có thể tham khảo thêm.

Xác định số lượng khách mời

Để chuẩn bị tổ chức một buổi tiệc trà thì việc đầu tiên đó chính là xác định số lượng khách mời tham dự. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được quy mô tổ chức và số lượng món ăn cho buổi tiệc một cách chính xác, tránh tình trạng bị thừa hoặc thiếu khiến khách mời cảm thấy không thoải mái.

Lên thực đơn và chuẩn bị nguyên liệu cho bữa tiệc

Khi đã xác định được số lượng khách mời thì việc tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm đó chính là lên thực đơn cho bữa tiệc. Thực đơn cần phải cân đối giữa món mặn và ngọt để tạo cho thực khách cảm giác ngon miệng. 

Những món ăn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi tổ chức tiệc trà đó là bánh teabreak, pizza mini, nước ngọt, cà phê, trà, hoa quả,…. Dưới đây là một số gợi ý thực đơn cho bữa tiệc trà ngon miệng mà lại tiết kiệm:

Mẫu thực đơn 1: Dành cho khách có dạ dày nhạy cảm

• Bánh mặn dễ ăn và nhẹ bụng như bông lan trứng muối, pizza nhỏ, bánh trà xanh,…
• Trái cây đã được gọt sẵn: Táo, ổi, cam, nho,…
• Đồ uống: Trà ô long, nước hoa quả, trà nhài,…

Mẫu thực đơn 2: Tiệc ngọt thư giãn cho sự kiện

• Các loại bánh bắt mắt được yêu thích như tiramisu, bánh trái cây, bánh donut nhỏ, sandwich mini,…
• Trái cây: Táo, dưa hấu, ổi, dứa (thơm)
• Đồ uống: Nước suối, nước hoa quả mát, trà chanh,…

Chuẩn bị dụng cụ cần thiết

Các dụng cụ cần thiết cho buổi tiệc ngọt như khay trang trí, đĩa, ly, dĩa, thìa, bảng tên món ăn,… Doanh nghiệp cần lưu ý chọn những dụng cụ có kích thước nhỏ gọn để thực khách thuận tiện sử dụng và không cản trở việc đi lại, giao lưu với mọi người xung quanh.

Tiến hành setup và trang trí khu vực tiệc

Tuy là một buổi tiệc nhẹ đơn giản nhưng không phải vì thế mà chúng ta coi nhẹ khâu trang trí và chuẩn bị cho nó. Việc lựa chọn khu vực hợp lý, cách trang trí, và bày biện đơn giản nhưng tinh tế và đẹp mắt có thể ghi lại ấn tượng sâu sắc với khách mời của buổi tiệc.

Hãy thiết kế và sắp xếp các dụng cụ sử dụng cho tiệc teabreak như muỗng, nĩa, đĩa,… ở nơi thuận tiện để khách mời có thể dễ dàng lấy và sử dụng. Các dụng cụ trang trí như hoa, nến,.. cần được đặt ở nơi hợp lý, có tổ chức để bàn tiệc vừa đẹp mắt mà lại không bị vướng víu.

Tùy thuộc vào tính chất của buổi tiệc mà doanh nghiệp nên chọn phong cách trang trí bàn teabreak sao cho phù hợp. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần phải chú ý đến cách bày trí món ăn sao cho thật hợp lý, gọn gàng và đẹp mắt.

Bố trí nhân sự mời khách dùng tiệc trà và phục vụ

Giờ giải lao giữa các buổi sự kiện, hội nghị, doanh nghiệp cần bố trí nhân sự hướng dẫn, mời khách hàng vào vị trí đã được chuẩn bị trước. Nhân viên có thể chu đáo giới thiệu thực đơn của tiệc trà để khách mời nắm được và cảm thấy hứng thú hơn, hoặc có thể tránh trước được những món mà họ có thể bị dị ứng.

Teabreak là hình thức tiệc tự phục vụ để thực khách có thể thoải mái lựa chọn những món ăn mà mình yêu thích. Tuy nhiên, để bữa tiệc được chỉn chu và chuyên nghiệp hơn thì doanh nghiệp nên bố trí nhân viên phục vụ để kịp thời hỗ trợ thực khách khi cần thiết, đặc biệt là với các sự kiện lớn, quan trọng, có nhiều khách mời tham dự. 

Liên tục làm đầy các khay đựng đồ ăn, thức uống

Các nhân viên được bố trí phục vụ tiệc trà cần quan sát khách mời từ xa và chủ động hỗ trợ khách mời lấy thức ăn, dụng cụ như muỗng, nĩa,… Đa phần khách mời đều có tâm lý nhanh chóng quay trở lại chương trình khi thấy khay rỗng. Để khách mời luôn thấy hài lòng, nhân sự cần nhanh chóng bổ sung khay thức ăn bị hết khi buổi tiệc teabreak vẫn đang diễn ra.

Dọn dẹp sau tiệc

Nếu như doanh nghiệp chọn tổ chức tiệc ngay tại văn phòng và thuê các dụng cụ ở bên ngoài, thì bạn nên tiến hành dọn dẹp và hoàn trả mọi thứ về vị trí cũ sau khi buổi tiệc ngọt kết thúc. 

Kinh nghiệm tổ chức teabreak thành công

Tuy rằng, teabreak chỉ là một bữa tiệc trà nhỏ diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhưng nó đem lại hiệu quả vô cùng tốt, tạo ấn tượng đẹp trong lòng khách mời. Chính vì thế, bạn cần phải chú trọng đến các yếu tố như không gian và hình thức tổ chức, dụng cụ, menu để đảm bảo buổi tiệc được diễn ra một cách hoàn hảo nhất.

Hình thức tổ chức tiệc

Thông thường, Teabreak được tổ chức theo hình thức tiệc buffet với các loại bánh ngọt, nước uống và các loại hoa quả.  Buổi tiệc sẽ kéo dài trong khoảng từ 30 – 40 phút và được diễn ra trong nền nhạc nhẹ nhàng và du dương.

Thực đơn được trưng bày dưới dạng tiệc buffet ngọt, tạo cho khách mời cảm giác thoải mái khi họ có thể tự lựa chọn món ăn mà mình yêu thích. Bên cạnh đó, việc sắp xếp không gian tổ chức cũng phải tạo sự thuận tiện tối đa cho thực khách di chuyển.

Chú trọng vào chất lượng thực đơn buổi tiệc

Nên lựa chọn những món ăn đơn giản nhưng cung cấp năng lượng nhanh chóng và hiệu quả. Tuyệt đối không nên sử dụng các món ăn khó tiêu hoặc yêu cầu dụng cụ quá cầu kỳ. Tùy vào kinh phí tổ chức của mỗi doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo 3 nhóm thực phẩm chính sau đây:

Đồ uống: 

• Lựa chọn đồ uống có khả năng kích thích sự tỉnh táo như cà phê, trà thảo mộc, nước ép hoa quả,…
• Lượng đường và sữa nên pha ở mức vừa phải để phù hợp với nhiều khẩu vị khác nhau của khách mời. Hoặc bạn có thể đặt riêng ở bên cạnh để khách mời tự điều chỉnh độ ngọt phù hợp với mình.

Trái cây: 

• Trái cây nên chuẩn bị kỹ càng, cắt tỉa và trình bày đẹp mắt. Những loại trái cây thường dùng trong tiệc teabreak như: ổi, dưa hấu, nho, dâu, cam,…
• Lưu ý tránh những loại trái cây dễ bị “thâm” như táo, lê, xoài xanh,… để tránh làm mất tính thẩm mỹ.

Bánh: 

• Các loại bánh nướng kiểu Tây chính là sự lựa chọn hàng đầu cả các buổi tiệc teabreak. Bạn có thể lựa chọn các loại bánh như Cupcake, su kem, donut, tiramisu, mousse,…
• Đối với những loại bánh cầm tay, bạn nên bố trí sẵn khăn ướt tại bàn để khách có thể lau sạch sau khi ăn. Nên đặt bánh sớm tại những tiệm bánh uy tín để đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng của bánh nhé.

Dụng cụ dùng cho bữa tiệc

Không nên sử dụng những dụng cụ quá cồng kềnh, nặng nề để tránh làm thực khách khó khăn trong việc lấy thức ăn và di chuyển. Những dụng cụ thường được dùng trong bữa tiệc như thìa, nĩa, tăm, cốc, tách, dao nhỏ, khăn giấy,… Ngoài ra bạn cũng nên bố trí một vài chiếc bàn, ghế để khách mời có thể ngồi nghỉ nếu muốn.

Không gian của buổi tiệc

Nếu như buổi tiệc được tổ chức trong nhà, bạn cần mở hết các rèm cửa sổ hoặc lắp đặt hệ thống đèn để cho không gian tiệc đầy đủ ánh sáng. Yếu tố tưởng chừng nhỏ bé này sẽ góp phần giúp cho buổi tiệc thêm phần sang trọng, đẳng cấp và lịch sự.

Âm nhạc cũng sẽ là điểm cộng không hề nhỏ đối với những loại hình tiệc mang hơi hướng hiện đại như teabreak. Lựa chọn những bản nhạc du dương với âm lượng vừa phải, tạo cho thực khách cảm giác thư giãn và thoải mái nhất.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức tiệc trà cho sự kiện của doanh nghiệp. Nếu bạn đang cảm thấy bối rối và không biết nên phải tổ chức buổi tiệc trà như thế nào để mang lại hiệu quả tốt nhất thì hãy liên hệ ngay với HCMC Events. Với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm cùng với những ý tưởng tổ chức ấn tượng, tiết kiệm chi phí. Mọi thắc mắc của quý khách hàng vui lòng liên hệ đến số Hotline 0939.311.911 – 098.949.62.39 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.