Những lưu ý khi trình bày thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới  

Trong thời đại ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ, sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường vì thế cũng tăng cao đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng nhiều phương tiện truyền thông khác nhau để tiếp cận người tiêu dùng.

Trong các cách truyền thông để giới thiệu sản phẩm, tiếp cận thị trường phổ biến hiện nay không thể không nhắc đến phương tiện truyền thông báo chí. Thông cáo báo chí là một cách để doanh nghiệp quảng bá và công bố sản phẩm mới của mình trên thị trường nhằm tăng tính truyền thông, thu hút khách hàng và tăng lợi nhuận cho hoạt động bán hàng.

Thông cáo báo chí giúp sản phẩm mới của doanh nghiệp tiến gần hơn với người tiêu dùng, cung cấp cho khách hàng những thông tin cơ bản về sản phẩm như: nhà sản xuất, tính năng và công dụng sản phẩm.

Trong bài viết dưới đây hãy cùng HCMC Events chúng tôi tìm hiểu về bố cục của “Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới” và những điều cần lưu ý khi thực hiện thông cáo báo chí.

Khi nào cần thông cáo báo chí?

Thông cáo báo chí là một hoạt động mang ý nghĩa quan trọng của doanh nghiệp về mặt truyền thông do đó thường được sử dụng trong những trường hợp cụ thể sau đây:

• Sự kiện ra mắt sản phẩm mới muốn thu hút truyền thông, khách hàng
• Doanh nghiệp muốn xây dựng thương hiệu để được nhiều người biết đến
• Quảng bá thương hiệu nhằm gây chú ý từ phía truyền thông
• Công bố các tin tức quan trọng liên quan đến doanh nghiệp
• Công bố thành tựu, công trình nghiên cứu mới hoặc giải thưởng danh giá

Bố cục thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới thường sẽ xây dựng thông cáo báo chí theo cấu trúc gồm 3 phần chính như sau: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết. Nội dung nào trong thông cáo đặc biệt quan trọng hoặc doanh nghiệp muốn chú trọng hơn thì trong thông cáo phải được trình bày cụ thể và rõ ràng.

Khi nghiên cứu và thống kê về thói quen tiếp nhận thông tin của người đọc các nội dung trên các phương tiện truyền thông báo chí người ta xây dựng được mô hình kim tự tháp ngược như sau:

Để mục đích truyền thông đạt được hiệu quả tối đa, dưới đây HCMC Events chúng tôi chia sẻ với bạn các thông tin cơ bản về bố cục của một thông cáo báo chí cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới viết theo mô hình kim tự tháp ngược như sau:

Phần mở đầu:

• Tiêu đề: Tên của thông cáo báo chí
• Về việc: Sự việc chính được nêu ra trong thông cáo “Ra mắt sản phẩm mới…”
• Địa điểm, thời gian viết thông cáo: Địa điểm thời gian diễn ra hoạt động/ sự kiện ra mắt sản phẩm mới.
• Đơn vị/cá nhân/ tổ chức viết thông cáo: Thông tin đầy đủ tên đơn vị/cá nhân/tổ chức phát hành thông cáo.

Phần nội dung:

Khi viết thông cáo báo chí cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới, để thu hút truyền thông và công chúng thì thông cáo cần đưa ra những vấn đề thiết thực liên quan đến sản phẩm như lợi ích, mục đích và giá trị mà sản phẩm mới đem lại. Tuy nhiên cần đảm bảo thứ tự sắp xếp như sau:

• Đoạn 1: Tóm tắt các thông tin chính, quan trọng nhất là nội dung nói về sản phẩm mới sắp được ra mắt, công nghệ quy trình sản xuất, những lợi ích và giá trị mà sản phẩm đem lại cho khách hàng cho cộng đồng.
• Đoạn 2: Phát triển thêm từ đoạn 1 những nội dung ít quan trọng hơn bằng cách bổ sung thêm các chi tiết có liên quan.
• Đoạn 3: Trích dẫn câu nói từ đại diện tổ chức/cơ quan phát hành báo cáo hoặc chuyên gia, người có liên quan đến thông cáo báo chí. Đây là phần đưa thêm thông tin hữu ích, dẫn chứng hoặc thông tin bổ sung có liên quan đến các nội dung quan trọng trên.
• Đoạn 4: Cung cấp thêm những thông tin hữu ích khác về sản phẩm mới. Kết thúc phần nội dung bằng cách khẳng định lại mục đích chính của thông cáo báo chí.

Đồng thời nội dung của các đoạn trong thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới phải làm rõ được sản phẩm mới được nhắc đến là gì? Công dụng và giá trị sử dụng như thế nào? Tầm quan trọng ra sao? Sản phẩm được chịu trách nhiệm bởi ai? Sự kiện ra mắt sản phẩm mới diễn ra khi nào và ở đâu?

Phần kết thúc:

Phần kết thúc của thông cáo báo chí là phần cung cấp thông tin liên hệ của cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp viết thông cáo. Các thông tin liên hệ như tên, số điện thoại, địa chỉ người phụ trách viết thông cáo cần được trình bày cụ thể để giúp phóng viên, nhà báo có thể liên lạc để phỏng vấn hoặc trao đổi các vấn đề thắc mắc chưa rõ ràng.

Thông tin liên hệ có thể là thông tin của cá nhân trực tiếp viết thông cáo hoặc đại diện truyền thông của công ty/doanh nghiệp. Ngoài ra nếu công ty/tổ chức doanh nghiệp có phòng marketing, phòng truyền thông văn hóa thì có thể cung cấp thông tin liên hệ của phòng ban đó.

Các thông tin liên hệ được sắp xếp ưu tiên như sau:

• Tên công ty hoặc tên chính thức của bộ phận phụ trách truyền thông trong công ty
• Địa chỉ cơ quan/công ty/ tổ chức doanh nghiệp phát hành thông cáo
• Số điện thoại liên lạc/ Số Fax
• Email/thư điện tử khác
• Địa chỉ website/fanpage

Những lưu ý khi viết thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới

Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới là một văn bản có tính truyền thông nên bắt buộc phải tuân theo quy tắc về nội dung và định dạng của một văn bản chính thống. Yêu cầu căn lề rộng xung quanh tối thiểu 2.54cm, trên giấy có in tên, cơ quan hay tổ chức phát hành thông cáo và chỉ in thông cáo trên 1 mặt giấy.

Trong nội dung trình bày của thông các không nên chứa các từ ngữ chuyên môn, kỹ thuật khó hiểu, trường hợp có sử dụng thì phải kèm theo chú thích trong văn bản.

Sau khi hoàn thành thông cáo báo chí doanh nghiệp cần liên hệ để gửi thông cáo tới một phóng viên hoặc cơ quan truyền thông, báo chí cụ thể nhằm truyền thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Tuy nhiên cần xác định đúng “báo chí mục tiêu” để gửi thông cáo, kinh nghiệm để lựa chọn đúng là bạn hãy nghiên cứu thật kỹ người tiêu dùng xem họ thường xuyên tập trung trên các phương tiện truyền thông nào và tập hợp những tờ báo nhất định có nội dung liên quan đến sản phẩm mới mà bạn chuẩn bị phát hành thông cáo.

Trong trường hợp doanh nghiệp gửi thông cáo báo chí bằng email, thư điện tử khác thì nên đặt tiêu đề hấp dẫn và phải chứa nội dung chính của thông cáo.

Thông cáo báo chí là văn bản được trình bày về một sự kiện mới, sắp diễn ra gần đây. Không nên viết thông cáo về một sự kiện cũ hoặc không xảy ra trong tương lai gần.

Trong thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới có thể trích dẫn lời phát biểu của cá nhân liên quan đến sản phẩm. Tuy nhiên cần dẫn dắt chính xác lời phát biểu và được sự đồng thuận trích dẫn của cá nhân có phát biểu đó.

Nếu thông tin liên hệ trên thông cáo báo chí là thông tin cá nhân thì cần có sự cho phép của cá nhân được nêu tên tại phần địa chỉ, thông tin liên hệ.

Đối với thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới, doanh nghiệp/ cá nhân muốn phát hành thông cáo cần chuẩn bị trước ít nhất 3 mẫu thông cáo. Đây là nguyên tắc trong ngành báo chí, mỗi một tòa soạn sẽ có những văn phong trình bày khác nhau do đó bạn nên có cho họ ít nhất 3 bài thông cáo để nhà báo có thêm những lựa chọn khác nhau khi viết bài.

Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới là văn bản truyền thông công khai khi trình bày cần tránh sử dụng những từ ngữ mang tính tiêu cực, phóng đại đại sự việc.

Nội dung của thông cáo phải đi thẳng vào vấn đề, tránh việc đưa quá nhiều thông tin không liên quan vào thông cáo làm người đọc bị rối và không chắt lọc được thông tin cần thiết.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới trọn gói, uy tín và chuyên nghiệp

Trên đây là bài viết tổng hợp các thông tin cần thiết về “Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới và những điều cần lưu ý khi viết thông cáo báo chí” mà HCMC Events chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn.

Chúng tôi hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng và hữu ích để giúp bạn có thể trình bày một văn bản thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới sắp tới của doanh nghiệp.

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các đối tác Vietcombank, Honda, Dat xanh Group, FLC Group,…HCMC Events chúng tôi tự hào là đơn vị uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thiết kế và tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện tiêu biểu cho doanh nghiệp, thiết kế backdrop sự kiện, tổ chức các hoạt động tập thể, chương trình team building cho doanh nghiệp,…cùng nhiều hoạt động khác.

Để biết thêm thông tin về các dịch vụ của chúng tôi hoặc cần tư vấn, thiết kế, báo giá trọn gói các dịch vụ tổ chức sự kiện hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội.

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.