Những rủi ro tổ chức sự kiện thường gặp

Chắc hẳn sự hoàn mỹ của một sự kiện là điều các doanh nghiệp tổ chức sự kiện luôn tìm kiếm. Tuy nhiên, theo sự vận hành của quy luật tự nhiên thì không gì là toàn vẹn, bởi “ngọc còn có vết xước”. Trên thực tế, có rất nhiều rủi ro không thể tránh khỏi trong suốt quá trình sự kiện. Để không bị động thì các quý công ty hãy lập cho mình những phương án dự phòng xử lý khéo léo, linh hoạt những tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Đây được xem là kỹ năng quan trọng và là chìa khóa giúp cho chương trình đạt được thành công. Vậy rủi ro phổ biến thường gặp và mẹo xử lý ra sao thì hãy cùng HCMC Events tìm hiểu qua bài viết mà chúng tôi đề cập dưới đây nhé!

Giải mã thuật ngữ “ rủi ro” trong tổ chức sự kiện

Có thể hiểu đơn giản rủi ro là những điều không mong muốn nằm ngoài dự định và không có trong kế hoạch. Những rủi ro phát sinh thường sẽ làm cho sự kiện gặp những khó khăn, tạo tình huống bất ngờ và đòi hỏi sự giải quyết một cách nhanh gọn nhất để sự kiện tiếp tục được diễn ra. Và đây chính là thời điểm để kĩ năng sự nhạy bén của ban tổ chức được phát huy.

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách xử lý

Thời tiết không thuận lợi

Trên cơ sở dự báo thời tiết không thể đảm bộ độ chính xác 100% như những gì dự báo trước đó và có thể không may vào thời gian diễn ra sự kiện thời tiết xấu và không ủng hộ sẽ dẫn đến khó khăn cho chương trình.

Vấn đề kỹ thuật

Đây là sự cố thường về âm thanh, loa đài, ánh sáng, sân khấu…sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình, bởi chỉ một sai sót nhỏ trên sân khấu cũng khiến chương trình phải dừng lại. Và chắc chắn rằng sẽ tạo sự gián đoạn mất mạch cảm xúc của khách mời. Do vậy, ban tổ chức cần chuẩn bị sẵn các thiết bị để kịp thời thay thế và có thời gian chuẩn bị kiểm tra các thiết bị âm thanh, ánh sáng để đảm bảo chương trình được diễn ra thuận lợi nhất.

Cháy timeline chương trình

Việc phân bổ thời gian không hợp lý, không tính toán chính xác thời lượng dự trù diễn ra các hoạt động trong bản kế hoạch timeline đã lên trước đó. Điều này dẫn đến tiết mục chương trình quá ngắn hoặc quá dài không đảm bảo tiến độ thực hiện. Để tránh xảy ra tình trạng này thì hãy chủ động chạy thử chương trình trước ngày tổ chức vài ngày để có thể điều chỉnh và đạt được sự chỉn chu gây ảnh hưởng và tạo thiện cảm tốt với quý khách mời.

Địa điểm tổ chức diễn ra sự kiện

Một không gian tổ chức sự kiện lý tưởng rộng rãi, thoáng mát sẽ giúp cho sự kiện đạt được hiệu suất cao. Tuy nhiên rủi ro trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức là điều không tránh khỏi. Các trường hợp có thể xảy ra như không gian tổ chức bị hẹp, vị trí nằm cạnh đường bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn của các phương tiện giao thông,…Do đó trước khi tổ chức sự kiện quý doanh nghiệp cần phải đi khảo sát và tìm hiểu một cách kỹ lưỡng về không gian, vị trí dựa trên cơ sở mục đích, số lượng khách mời để lựa chọn cho mình địa điểm tổ chức phù hợp nhất. Bên cạnh đó công ty có cho mình sẵn những ý tưởng tổ chức indoor hay outdoor là lý tưởng.

Số lượng khách mời phát sinh

Đây cũng là một trong những vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện, nếu không xử lý khéo léo thì ảnh hưởng rất lớn đến thành công của chương trình. Trường hợp số lượng khách tham dự quá ít so với dự kiến thì hãy gọi điện cho khách mời để nhắc nhở họ đồng thời có kế hoạch thu hẹp không gian tổ chức để tiết kiệm chi phí cũng như tạo cảm giác đông khách hơn. Trường hợp khách hàng quá đông thì phải nhanh chóng điều động sắp xếp thêm vị trí chỗ ngồi, cơ sở vật chất chất để có thể đem đến sự tiếp đãi chu đáo nhất, gây ấn tượng với mỗi khách mời.

Rủi ro trong quản lý nội bộ, an ninh trật tự trong quá trình diễn ra sự kiện

Trong quá trình diễn ra sự kiện, do sự kích thích trong việc sử dụng men rượu, hơi bia dẫn đến lời ra tiếng vào không tránh khỏi những va chạm, mâu thuẫn. Phía tổ chức doanh nghiệp cần chuẩn bị đội ngũ bảo an túc trực ở khu vực để giám sát và can thiệp kịp thời không thể xảy ra tình trạng ẩu đả, gây mất ổn định và hỗn loạn cho sự kiện.

Rủi ro về vấn đề an toàn thực phẩm

Ngộ độc thực phẩm là rủi ro khiến không ít người tổ chức sự kiện ám ảnh khi tổ chức sự kiện kết hợp ăn tiệc. Chính vì vậy để đảm bảo thực phẩm tươi ngon, chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm hãy chọn những nhà hàng, khách sạn cao cấp làm nơi tổ chức. Ngoài ra thì chất lượng phục vụ cũng là điều đáng quan tâm. Việc lên thức ăn chậm hoặc nguội dẫn đến sự khó chịu, không hài lòng gây mất điểm cho khách mời. Để tránh trường hợp này người tổ chức nên chuẩn bị một kịch bản kế hoạch cho nhà hàng cũng như chất lượng  món ăn phải đảm bảo độ ngon, nóng và an toàn.

Nguy cơ xảy ra sự cố cháy nổ

Chương trình sự kiện lớn phải sử dụng rất nhiều các thiết bị kỹ thuật như pháo sáng, pháo nổ hay hiệu ứng khói để tạo điểm nhấn, dàn ánh sáng âm thanh loa đài để tạo điểm nhấn và quy mô hoành tráng. Bên cạnh công dụng những lợi ích của của kĩ thuật đem lại thì các thiết bị này có khả năng gây ra nguy cơ cháy nổ. CHính vì vậy, để phòng tránh nguy cơ cháy nổ thì cần phải kiểm tra kỹ lưỡng và có đội chuyên môn kỹ thuật lắp đặt để đảm bảo an toàn.

Rủi ro về kinh phí dự trù

Dù đã dựa trên các hạng mục, hoạt động để tổ chức sự kiện nhưng khi thực thi không thể tránh khỏi  những rủi ro, phát sinh tài tài chính, nhiều hơn so với dự định ban đầu. Bởi vậy, khi lên ý tưởng cho các sự kiện cần đi khảo sát giá của thị trường để lựa chọn thiết bị, sản phẩm, nguyên vật liệu phù hợp với dự trù phí. Nếu vượt quá chi phí đã đề ra thì rất khó để giải quyết trong quá trình xin giải ngân và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp khả năng quản lý, tổ chức.

Những tranh cãi, xung đột mâu thuẫn từ phía khách mời tham dự

Trong một buổi lễ với sự đông vui, nhộn nhịp như vậy, việc sử dụng rượu bia như một lời chào hỏi, chúc mừng giao lưu, chung vui cùng nhau. Thế nhưng bên cạnh ý nghĩa tích cực đó, thì khi sử dụng các chất kích thích con người sẽ không thể làm chủ bản thân, có thể chỉ từ câu nói đơn giản không có ý xấu từ đối phương nhưng lại hiểu đó như một sự khiêu khích và đang nói xấu về mình và đó là ngọn nguồn của những bất đồng, tranh cãi. Sự việc xảy ra sẽ ảnh hưởng đến an ninh trật tự của sự kiện cũng như không đẹp về hình ảnh của chương trình. Vì vậy cần phải nhìn nhận ra những mối nguy hiểm dễ xung đột và có phương pháp can thiệp để đảm bảo sự bình yên cho sự kiện.

Cách xử lý rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện

Lên kế hoạch một cách cụ thể, tỉ mỉ cho từng giai đoạn sự kiện sẽ giúp hạn chế các rủi ro có thể phát sinh và chuẩn bị các phương án dự phòng trước đó để chủ động giải quyết tốt những tăng tỉ lệ thành công của sự kiện.

Khâu chuẩn bị trước sự kiện

Ban tổ chức cần chủ động tìm hiểu các thông tin cụ thể về doanh nghiệp như thương hiệu doanh nghiệp, phong cách sản phẩm, đối tượng khách mời, mục tiêu của sự kiện, ngân sách chi phí ra sao…Từ đó, lên kế hoạch sự kiện chi tiết, cụ thể để có cho mình lựa chọn một địa điểm lý tưởng nhất phù hợp với tính chất sự kiện.

Các khâu bước đầu cần chuẩn bị tỉ mỉ, kinh phí dự trù cho từng hạng mục, đơn giá, số lượng rõ ràng cũng như chuẩn bị nhân sự, thiết bị hỗ trợ đầy đủ…tránh rủi ro thiếu kinh phí, rủi ro về địa điểm hoặc không kiểm soát được số lượng khách mời.

Giai đoạn diễn ra sự kiện

Đây là giai đoạn điều phối, kiểm soát các hoạt động trong sự kiện đảm bảo sự kiện diễn ra như kế hoạch đã đề ra trước đó.

Trong quá trình sự kiện cần bố trí nhân sự giám sát đảm bảo tiến trình các hoạt động các mục diễn ra suôn sẻ. Quản lý các khâu như đón tiếp khách hàng, bao quát các vấn đề của chương trình như sự cố âm thanh, sự cố cháy nổ, rủi ro gây hấn quá khích của khán giả, chăm sóc phục vụ chu đáo cho quý khách hàng. Người tổ chức luôn phải chuẩn bị phương án dự phòng và xử lý các vấn đề phát sinh rủi ro.

Sự kiện kết thúc thành công

Sau khi chương trình đã kết thúc thì đây chính là giai đoạn truyền thông cho sự kiện, lan tỏa hình ảnh của doanh nghiệp đến đông đảo mọi người, nâng cao uy tín và thương hiệu. Đồng thời nhận các ý kiến đóng góp từ phái khách hàng để rút kinh nghiệm phát huy những điểm mạnh và khắc phục những hạn chế để chương trình tiếp theo đạt được sự thành công tốt đẹp.

HCMC Events – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lâu năm

HCMC Events tự hào mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ trở, chúng tôi trở thành người bạn đồng hành thân thiết của các doanh nghiệp.

HCMC Events sở hữu đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo bài bản, thiết bị kỹ thuật âm thanh, loa đài, ánh sáng hiện đại. Bên cạnh đó, chúng tôi thấu hiểu tâm lý khách hàng, các khâu trong quá trình tổ chức sự kiện, có thể mang đến cho quý khách hàng bản kế hoạch chương trình hoàn thiện nhất và hạn chế tối ưu nhất các rủi ro đảm bảo sự thành công.

Nếu quý doanh nghiệp đang tìm hiểu đơn vị  tổ chức chương trình sự kiện ấn tượng thì hãy liên hệ với HCMC Events. Chúng tôi sẽ luôn đồng hành và tư vấn giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng

Thông tin liên hệ:

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.