Cách tổ chức tiệc ngọt khai trương hiệu quả, tiết kiệm

Bạn đang phải chuẩn bị tiệc ngọt khai trương để tiếp đãi khách tham dự của doanh nghiệp nhưng chưa có ý tưởng gì? Đừng lo lắng, cùng HCMC Events khám phá ngay các bước để chuẩn bị bữa tiệc teabreak khai trương đúng chất, hiệu quả mà tiết kiệm chi phí nhé!

Chị Tiên – SFA Việt Nam đã từng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương và tiệc ngọt tại HCMC Events chia sẻ: “ Đồ ăn và thức uống tại buổi tiệc được bố trí rất sang trọng, đẹp mắt và thu hút ánh nhìn. Các menu rất đa dạng, phong phú. Nhân viên phục vụ tại buổi tiệc rất là chu đáo và tận tâm. Sự kiện diễn ra rất thành công, tôi rất vui và hài lòng.”

Tại sao cần phải tổ chức tiệc ngọt cho buổi lễ khai trương?

Khai trương là một cột mốc đánh dấu sự khởi đầu mới và chính thức hoạt động của doanh nghiệp. Tiệc ngọt mang lại cho buổi lễ khai trương không khí thoải mái và ấn tượng. Giúp cho buổi lễ khai trương không bị khô khan nhưng vẫn không thiếu phần sang trọng. 

Thời gian tổ chức tiệc ngọt là thời điểm để khách mời tham dự thoải mái giao tiếp, trao đổi với nhau và nạp năng lượng sau khi tham gia buổi lễ. Chuẩn bị tiệc ngọt chu đáo sẽ giúp cho khách mời cảm giác được tôn trọng.

Cách tổ chức buổi tiệc ngọt khai trương ấn tượng, thu hút

Tổ chức tiệc ngọt khai trương mặc dù khá đơn giản, nhưng nếu như bạn không biết cách làm thì sẽ không mang lại hiệu quả cao. Tình hình xấu nhất là hình ảnh của doanh nghiệp bạn sẽ bị ảnh hưởng. Sau đây, HCMC Events sẽ cung cấp cho bạn những thông tin để tổ chức buổi tiệc ngọt khai trương đơn giản nhưng đem lại hiệu quả vượt trội.

Xác định thời gian và không gian tổ chức tiệc ngọt

Thông thường, các buổi tiệc ngọt sẽ được diễn ra vào lúc giải lao hoặc sau khi kết thúc sự kiện khai trương. Bạn nên chọn địa điểm tổ chức gần với nơi diễn ra sự kiện để khách mời tham dự có thể dễ dàng đi lại.

Tiệc ngọt khai trương đa phần được tổ chức dưới dạng tiệc đứng, để khách mời có thể tự do di chuyển để chọn món cũng như nói chuyện với nhau. Vì vậy bạn nên chọn không gian rộng rãi, thoáng đãng để chứa đủ số lượng khách tham dự.

Trang trí không gian và bàn tiệc phù hợp

Lựa chọn trang trí bàn tiệc teabreak bằng những gam màu sắc tươi tắn, tươi mới giúp mang lại cảm giác thoải mái. Tận dụng tối đa không gian để sắp xếp bàn ghế phù hợp để khách mời có thể thuận tiện di chuyển.

Lên danh sách khách mời tham dự

Xác định định chính xác đối tượng mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Bước này sẽ giúp bạn định hướng chính xác về khách hàng mục tiêu và biết được số lượng khách tham gia. Từ đó có thể tính được chi phí để tổ chức tiệc ngọt sao cho phù hợp và tiết kiệm nhất, tránh lãng phí

Chuẩn bị thực đơn tiệc ngọt

Menu chính của tiệc ngọt gồm các loại thức ăn, món tráng miệng như bánh ngọt, trái cây, đồ uống nhẹ,… Để lên được 1 menu vừa đa dạng, chất lượng, đảm bảo không gây ngán cho khách mời nhưng vẫn đúng với kinh phí đã dự trù trước đó là điều mà không hề dễ.

Những lưu ý khi lên menu tiệc ngọt:

• Dựa vào ngân sách dự trù và số lượng khách tham dự
• Cần đầu tư vào chất lượng, không cần số lượng món quá nhiều.
• Cân bằng giữa các loại bánh ngọt và bánh mặn, trái cây để không bị ngán
• Chọn đồ uống hợp.

Setup món và phục vụ

Tiến hành sắp xếp đồ ăn và đồ uống sao cho thật khoa học, thẩm mỹ và thuận tiện cho khách mời thưởng thức.Bố trí nhân viên phục vụ để kịp thời giải quyết những vấn đề phát sinh trong lúc tiệc diễn ra.

Xác định kinh phí cho tiệc ngọt

Khi bạn đã lên danh sách đầy đủ các món bánh teabreak và trà cho tiệc ngọt của mình, hãy căn cứ theo số lượng người tham dự và khẩu phần ăn cho từng người để tính toán chi phí sao cho hợp lý. Hãy làm việc với nhà cung cấp để biết giá cả cho các món của mình một cách chính xác. Bạn cũng đừng quên cộng các khoản chi phí khác như thuê nhân sự, chi phí vận chuyển, thuê hay mua đồ dùng trang trí,…

Nếu như bạn quá bận rộn với nhiều khâu chuẩn bị khác, hay chưa có kinh nghiệm tổ chức teabreak cho doanh nghiệp, hãy để HCMC Events giúp bạn. Với gần 20 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện lớn nhỏ, chúng tôi cung cấp dịch vụ đặt tiệc teabreak trọn gói đảm bảo mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng.

HCMC Events cam kết rằng thức ăn và đồ uống luôn đảm bảo an toàn toàn vệ sinh thực phẩm, với giá cả hợp lý, nguồn gốc rõ ràng. Nhân viên tư vấn tận tình sẽ giúp bạn chọn được thực đơn phù hợp với quy mô và kinh phí đề ra và bố trí sao cho phù hợp với sự kiện của bạn.

Những lưu ý khi tổ chức tiệc Teabreak trong buổi lễ khai trương

Trong quá trình lên thực đơn và tổ chức phục vụ tiệc Teabreak trong buổi lễ khai trương cần lưu ý những vấn đề sau:

• Teabreak là một bữa tiệc nhẹ nên menu không quá cầu kỳ, các món ăn sẽ xoay quanh 3 nhóm chính là đồ uống, bánh và hoa quả.
• Khi thiết kế menu cho tiệc Teabreak nên đa dạng thực đơn để khách mời có thêm nhiều sự lựa chọn hợp với khẩu vị và không cảm thấy nhàm chán.
• Khi trình bày tiệc Teabreak người phục vụ phải sắp xếp các món ăn theo trình tự hợp lý trên ban ăn và nên có thêm bảng tên các món ăn đặt bên cạnh đồ ăn.
• Tiệc Teabreak nên được tổ chức tại những khu vực có không gian thoáng và rộng rãi, ưu tiên những vị trí có “view đẹp”, bàn ăn trải khăn phủ bàn sạch sẽ và có thể trang trí thêm cho bàn ăn để tạo sự hài hòa và bắt mắt.
• Trong quá trình thiết kế menu cho tiệc Teabreak bạn nên hạn chế tối đa việc sử dụng đồ thủy tinh và gốm, sứ trong buổi tiệc vì việc này sẽ ảnh hưởng tới khách mời khi di chuyển để giao lưu, trò chuyện với nhau.  Thay vào đó nên sử dụng các dụng cụ bằng giấy như thìa – đũa – muỗng giấy, ống hút giấy, đĩa giấy hoặc các dụng cụ làm từ vật liệu an toàn cho người sử dụng và môi trường.
• Mặc dù tiệc Teabreak là hình thức tiệc đứng nhưng đơn vị tổ chức sự kiện nên chuẩn bị thêm ghế ngồi gần khu vực tổ chức tiệc để khách mời có thể ngồi nghỉ ngơi khi cần.
• Âm nhạc sử dụng trong tiệc Teabreak phải nhẹ nhàng, du dương, trầm lắng để mang lại không gian thư giãn, nghỉ ngơi và không ảnh hưởng tới cuộc trò chuyện, giao lưu giữa các khách mời.

Bài viết trên đây là tổng hợp những thông tin cần thiết giúp bạn tổ chức tiệc ngọt khai trương hiệu quả, tiết kiệm. HCMC Events hy vọng rằng bài viết trên sẽ góp phần giúp buổi lễ khai trương sắp tới thành công tốt đẹp!