Các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện và cách xử lý nhanh nhất

Trên thực tế, trong quá trình triển khai chương trình, dự án đôi khi sẽ xảy ra những vấn đề không mong muốn. Những vấn đề có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc cũng như thành công của sự kiện. Việc lập phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh không mong muốn là một kỹ năng quan trọng đối với những người quản lý. Vậy trong bài viết này hãy cùng HCMC Events điểm qua các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện và cách xử lý nhanh nhất.

Các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện

Một bảng kế hoạch chi tiết và đưa ra các phương án giải quyết là một điểm cộng để dễ dàng trong việc xử lý các vấn đề không mong muốn thì hãy cùng chúng tôi liệt kê những lỗi hay mắc phải như: 

Rủi ro tài chính

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải có kỹ năng lên kế hoạch và giải quyết vấn đề. Một bảng dự trù kinh phí đầy đủ, chi tiết nhất để không bỏ qua bất kỳ một hạng mục công việc nào. Đồng thời cũng phải đo lường ngân sách phù hợp với mục tiêu sự kiện để đảm bảo kế hoạch dự trù kinh phí hiệu quả thì người tổ chức cần phải thực hiện các bước sau:

• Xem xét kỹ nội dung và bảng kế hoạch tổ chức đảm bảo đúng với yêu cầu của cấp trên hoặc khách hàng.
• Xác định chủ đề sự kiện, tone màu chủ đạo 
• Liệt kê những hạng mục công việc bao gồm như: đơn giá, số lượng, chất lượng, nhân viên phục vụ,…để dự trù kinh phí cho sự kiện.
• Luôn dự trù một khoản chi phí cho những rủi ro ngoài kế hoạch 

Phát sinh thêm khách mời

Đây cũng là vấn đề không hiếm gặp trong quá trình tổ chức mà chỉ cần người không có kinh nghiệm cũng như kỹ năng khéo léo có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện 

• Trường hợp khách tham gia quá ít: Trước tiên bạn hãy gọi điện cho khách mời nhắc nhở, đồng thời cũng thu hẹp không gian tổ chức như: bàn ghế, căng dây, dùng barie quây quanh khu vực chính, điều chỉnh lại số lượng đồ ăn). Nếu là sự kiện cộng đồng có thể cân nhắc việc mở cửa tự do. 
• Trường hợp khách mời quá đông: Nhà hàng phải có phương án bố trí thêm bàn ghế, trong trường hợp là sự kiện cộng đồng thì tạm ngưng nhận khách để phân bổ đủ lượng người tránh tập trung ở khu vực chính. 

Dù với giải pháp xử lý nào cũng không thể nào tránh khỏi những thiết sót, phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện ngoài dự kiến. Vì vậy cách tốt nhất là kiểm soát và theo sát chương trình một cách hiệu quả thông qua những cách như:  gọi điện xác nhận tham gia trước, trước 2 ngày diễn ra ban tổ chức phải gọi điện và xác nhận lại lời mời lần cuối để chốt danh sách chính xác nhất.  

Sự cố thiết bị kỹ thuật

Đây là lỗi có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của chương trình đôi khi chỉ cần một vài trục trặc nhỏ như mất điện, micro bị rè, ánh sáng bị lỗi không lên đèn,.. trên sân khấu cũng khiến cho chương trình bị hoãn lại. Thời gian chờ đợi đội kỹ thuật khắc phục và sửa chữa khiến chương trình bị trì hoãn và tiết mục cũng bị mất mạch cảm xúc. 

Do vậy trước khi bắt đầu chương trình ban tổ chức cần phải chuẩn bị những thiết bị để ứng phó với những sự cố ngoài ý muốn. Cần chuẩn bị một tủ điện dự phòng cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng, đối với hệ thống màn hình LED thì cần phải chuẩn bị những thiết bị máy tính hoặc laptop có cấu hình mạnh để tránh tình trạng treo máy giữa chừng.

Quản lý an ninh nội bộ

Trong quá trình diễn ra không thể nào tránh khỏi sự tác động của rượu bia và sự giao tiếp giữa khách mời hoặc những thành phần xấu lợi dụng thời cơ để chuộc lợi. Để tránh xảy ra mâu thuẫn giữa các khách mời thì những trường hợp khách mời sử dụng chất kích thích trong sự kiện hoặc những trường hợp bị trộm, cắp tài sản thì phải luôn có đội ngũ an ninh túc trực ở các khu vực giám sát để can thiệp và giải quyết vấn đề một cách kịp thời nhất. Tránh để xảy ra những trường hợp không mong muốn trong quá trình chương trình đang diễn ra 

Tác nhân thời tiết

Tác nhân thời tiết là vấn đề thường gặp nhất khi chương trình diễn ra, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cũng như hiệu quả chương trình. Đối với những sự kiện trong nhà thì chỉ khó khăn với khách mời lúc check in và check out sự kiện. Với những dự án được diễn ra trực tiếp ngoài trời thì thời tiết là tác nhân ảnh hưởng rất lớn. 

Mặc dù chúng ta đã chuẩn bị những dự án dự phòng, thiết bị để xử lý nhưng vẫn không thể lường trước được những vấn đề cháy nổ, đổ sập khi trời mưa. Do đó nếu có kế hoạch tổ chức các sự kiện outdoor thì bạn nên theo dõi và cập nhật dự báo thời tiết trong 7 ngày gần nhất. Hãy bố trí mái che để phòng những trường hợp sấm chớp. 

Nguy cơ xảy ra cháy nổ

Trong những chương trình có màn bắn pháo hoa hoặc pháo sáng để tạo điểm nhấn khiến chương trình trở nên hoành tráng và đặc sắc hơn là thành phần không thể thiếu. Bên cạnh gây ấn tượng mạnh cho chương trình thì những thiết bị này có khả năng gây nguy hiểm cho người sử dụng. Chính vì vậy để tránh xảy ra các trường hợp cháy nổ do không biết cách sử dụng thì hãy để các chuyên gia hiệu ứng thực hiệu cho bạn. Bởi họ sẽ am hiểu và biết cách hoạt động để đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng. 

Vấn đề về vệ sinh an toàn thực phẩm

An toàn vệ sinh thực phẩm và tiêu chí được ban tổ chức đặt lên hàng đầu. Bởi vì ngộ độc thực phẩm là rủi ro mà khiến không ít người tổ chức sự kiện ám ảnh khi những bữa tiệc có teabreak hoặc ăn uống. Chính vì vậy thức ăn luôn phải đảm bảo tươi ngon, có nguồn gốc rõ ràng và được chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm. Trường hợp nếu ngân sách không phù hợp với mục đích thì hãy cân nhắc và lựa chọn những set menu phù hợp với nhu cầu và luôn phải đảm bảo có giấy chứng nhận an toàn thực phẩm. 

Một trường hợp khác nếu đồ ăn lên món chậm hoặc đồ ăn bị nguội sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của thực khách. Do đó, nên chuẩn bị trước kịch bản với nhà hàng và yêu cầu họ lên món ăn đúng thời gian cũng như phải đảm bảo được chất lượng món ăn. 

Địa điểm tổ chức

Các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện không thể nào kể đến rủi ro về địa điểm tổ chức. Việc lựa chọn những địa điểm tổ chức quá chật hoặc quá xa kèm theo tình trạng giao thông không ổn định, nơi đó hay kẹt xe cũng ảnh hưởng ít nhiều đến thành công của sự kiện. Do đó, trước khi bắt tay vào thực hiện bạn cần phải tìm hiểu về mục đích cũng như số lượng khách mời để lựa chọn địa điểm một cách hợp lý. 

Thời gian diễn ra

Phân bổ thời gian chương không hợp lý cũng là những vấn đề hay gặp phải. Nếu không lên kế hoạch cụ thể và tính toán thời gian hợp lý thì có thể dẫn đến tiết mục quá ngắn hoặc quá dài không tạo được điểm nhấn cũng như không đem đến nhiều trải nghiệm cho khách mời. Để khắc phục tình trạng trên hãy rehearsal trước khi sự kiện diễn ra để xem xét và chỉnh sửa kịp thời 

Hành vi của khách mời

Hành vi của khách mời ảnh hưởng đến trải nghiệm cũng là một trong các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện. Những dự án có quy mô hơn 50 khách trở lên và đôi khi có tác động của rượu bia sẽ có khả năng gây rối và mâu thuẫn giữa các khách mời. Do đó cần bố trí lực lượng an ninh, điều phối sự kiện để giám sát kịp thời xử lý kịp các tình huống không mong muốn trong sự kiện. 

Sự kiện có quá nhiều trẻ em

Nếu sự kiện có trẻ em đi kèm đôi khi sẽ xảy ra những rủi ro không thể nào lường trước như sự cố đi lạc, nguy hiểm trong các hoạt động. Vì cậy đối với các sự kiện cho trẻ em, ban tổ chức cần phải lưu ý những vấn đề sau: 

• Luôn nhắc nhở, đốc thúc phụ huynh trông chừng trẻ
• Setup loa hệ thống phát thành để xử lý trường hợp trẻ đi lạc 
• Các khu vực có điện cần phải được giám sát chặt chẽ
• Tạo khu vui chơi dành riêng cho trẻ

Cách xử lý rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện

Việc lường trước và lên phương án, kế hoạch để giải quyết các rủi ro ngày từ đầu có thể giúp bạn tiết kiệm được thời gian, hạn chế tối đa hậu quả và tăng tỉ lệ thành công của sự kiện.  

Giai đoạn chuẩn bị

Giai đoạn này người tổ chức cần phải tìm hiểu các thông tin như: thương hiệu doanh nghiệp, mục tiêu chương trình, phong cách sản phẩm, đối tượng khách mời, ngân sách dự kiến,…Từ đó mới có kế hoạch cụ thể về sự kiện là lựa chọn địa điểm phù hợp với tính chất của dự án 

Kế hoạch cần phải được lập cụ thể và chỉnh chu nhất có thể bao gồm timeline chương trình, hạng mục công việc được phân công cụ thể, thiết bị sự kiện, nhân sự hỗ trợ,…Một kịch bản đầy đủ và chi tiết sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro đáng tiếc trong quá trình xảy ra sự kiện. 

Giai đoạn triển khai

Đây là giai đoạn triển khai, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong sự kiện để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch. Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện bạn cần phải bố trí nhân sự giám sát để các tiết mục sự kiện diễn đúng mục đích và tinh thần của ban tổ chức. 

Thức ăn được phục vụ nhanh chóng và đảm bảo sạch sẽ và an toàn vệ sinh cho khách mời. Khắc phục những lỗi âm thanh, đường truyền tải, điện, rủi ro khách mời, phương án phòng cháy chữa cháy. Trường hợp những sự cố xảy ra can thiệp kịp thời, nhanh chóng và người tổ chức phải luôn đáp ứng kịp thời. 

Giai đoạn kết thúc và nghiệm thu

Đây cũng là cơ hội “vàng” để truyền thông cho sự kiện, truyền tải thông điệp và lan tỏa những hình ảnh tích cực của doanh nghiệp được nhiều khách hàng biết đến. Một bước quan trọng sau khi kết thúc sự kiện đó là khảo sát ý kiến, xin đánh giá của người tham dự và đối tác. 

Ghi nhận những đánh giá và feedback để cải thiện dịch vụ và rút kinh nghiệm cho những lần sau. Thời điểm này cũng để ban tổ chức nghiệm thu xem sự kiện có đem lại hiệu quả và đạt được những mục tiêu đề ra không, những điểm chưa tốt và những điểm đạt được để phát huy trong những lần sau. 

HCMC Events đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín

Với hơn 15 năm kinh nghiệm HCMC Events tự hào là công ty sự kiện hàng đầu trên toàn quốc. Sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tư vấn tận tâm chúng tôi cam kết sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu của quý khách. Ngoài tổ chức sự kiện chúng tôi còn tổ chức hội nghị hội thảo, sự kiện âm nhạc, Gala dinner, Teambuilding, tổ chức lễ khai trương động thổ, cho thuê thiết bị, âm thanh, màn hình LED, photobooth,…Nếu quý khách hàng có nhu cầu xin vui lòng liên hệ qua số Hotline 0913 311 911 – 0989 496 239 để được tư vấn và báo giá chi tiết nhất.

Như vậy chúng ta đã điểm qua tất cả các lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện cũng như cách xử lý các rủi ro trong quá trình triển khai dự án để bạn có thể tham khảo. Hy vọng bài viết trên sẽ hỗ trợ bạn trong kế hoạch tổ chức cũng như lường trước được những phương án rủi ro và tăng tỉ lệ thành công của sự kiện. 

Thông tin liên hệ 

Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Du Lịch Quốc Tế Hòa Bình

• Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911 – 0913.199 866
• Website: https://hcmcevents.com/
• Email: info@hcmcevents.com – lan.pham@hoabinh-group.com
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM