5 lưu ý khi thuê phòng hội thảo cho dân không chuyên

Thuê phòng hội thảo (Conference room) là giải pháp được nhiều đơn vị lựa chọn hiện nay. Đây là nơi dùng để tổ chức các buổi tọa đàm, hội họp, meeting… Những địa điểm được chọn thường là các khách sạn sang trọng, tòa nhà hiện đại hoặc trung tâm hội nghị tiện nghi… Tuy nhiên dựa vào nhu cầu và chi phí mà bạn sẽ có thêm nhiều lựa chọn đa dạng hơn.

Mr John Thành – Một khách hàng thân thiết của HCMC Events cho biết :”Tôi đã rất đau đầu để chọn ra một địa điểm thích hợp cho sự kiện của mình giữa vô vàn lựa chọn khác nhau. Mặc dù cùng là nơi chuyên dành cho các hoạt động đông người, nhưng vẫn có sự khác nhau về các tiện nghi được cung cấp. Tuy nhiên nhờ sự hỗ trợ nhiệt tình đến từ đội ngũ nhân sự của HCMC Events mọi vấn đề trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.”

Phòng hội thảo là gì?

Conference room là phòng được bố trí dành cho các nội dung về hội nghị, tọa đàm, cuộc họp hoặc các hoạt động liên quan đến kinh doanh, công việc… Đây cũng là nơi dùng cho những hoạt động nội bộ hoặc tiếp đón khách hàng.

Phòng hội thảo thường được thiết kế với không gian kín và chỉ những người có phận sự hay thư mời mới có thể vào trong. Tùy vào quy mô và chi phí mà phòng hội nghị thường có những đặc điểm như:

Địa điểm: Được đặt trong các văn phòng, khách sạn, trung tâm hoặc thậm chí là trường học, bệnh viện, phòng hòa nhạc… cũng là nơi dùng để tổ chức sự kiện.
Không gian: Được thiết kế tương đối kín, chỉ những ai có nhiệm vụ hoặc khách có thư mời mới có thể ra vào. Mục đích của việc này là để bảo mật thông tin của những chương trình mang tính chất nội bộ.
Cơ sở vật chất: Trang bị đầy đủ các tiện nghi theo phong cách tối giản gồm bàn ghế, bảng, màn hình chiếu, tủ tài liệu…

Thuê phòng hội thảo là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn — Những khách sạn hay trung tâm hội nghị thường là địa điểm được yêu thích

Những điều cần quan tâm khi thuê phòng hội thảo

Bên cạnh việc thiết kế và chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung cuộc họp, ban tổ chức cần biết cách lựa chọn một không gian phù hợp. Bởi đây là nhân tố gián tiếp quyết định đến sự thành công của chương trình. Hiện nay có vô vàn những địa điểm cung cấp dịch vụ khác nhau, vì vậy các công ty cần nắm vững những kinh nghiệm dưới đây:

1.Diện tích không gian

Lựa chọn diện tích phòng họp nên dựa vào số lượng người tham gia và tính chất chương trình. Trước khi thuê, công ty nên chuẩn bị sẵn danh sách khách mời tham dự để lựa chọn không gian phù hợp nhất. Bởi nếu chọn phòng quá nhỏ sẽ tạo cảm giác không thoải mái cho người tham gia. Còn quy mô quá rộng so với số lượng sẽ dẫn đến tốn kém không cần thiết.

2. Hệ thống trang thiết bị

Phòng hội thảo đạt tiêu chuẩn là phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về cơ sở vật chất. Hệ thống thiết bị phục vụ cho cuộc họp bao gồm đèn, màn hình chiếu, màn hình Led… phải đảm bảo chất lượng. Ngoài ra hệ thống điều hòa, cách âm cũng là yếu tố mang đến sự thoải mái cho người tham dự.

Phòng họp phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về cơ sở vật chất — Phòng nên có sẵn các thiết bị như đèn, màn chiếu… để chương trình diễn ra thành công

3. Tổng thể không gian và màu sắc

Có thể nói đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến chất lượng phòng họp. Một nơi có không gian yên tĩnh, thoáng mát, đồng thời mang lại cảm giác thoải mái và ấm cúng sẽ góp phần làm giảm sự căng thẳng của các cuộc họp. Bên cạnh đó, màu sắc trang trí cùng cần phải hài hòa, không quá sặc sỡ cũng không mờ nhạt để giúp khách mời có sự tập trung cao độ, mang lại hiệu quả cao nhất.

Không gian với màu sắc ấm cúng sẽ tạo sự thoải mái hơn cho khách mời tham dự — Màu sắc trang trí nên có sự hài hòa để mang đến sự tập trung cao độ

4. Kết cấu phòng

Tùy thuộc vào mục đích mà bạn có thể lựa chọn kết cầu phù hợp và linh động. Với những sự kiện có tính chất quan trọng như ký kết, họp bàn với đối tác, nhà đầu tư hoặc hội nghị cổ đông… công ty nên chọn những nơi có quy mô vừa, nhưng vẫn đảm bảo sự sang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp. Bàn họp nên được thiết kế theo kiểu chữ U để sự tương tác giữa các thành viên được thuận tiện và hiệu quả hơn.

Với những buổi gặp gỡ nhỏ, hoạt động training với số lượng tham gia hạn chế. Công ty có thể chọn những nơi có theo mô hình lớp học, để vừa tạo cảm giác thoải mái, thân thiện, vừa để các thành viên tương tác với nhau dễ dàng hơn.

Thiết kế bàn họp theo kiểu chữ U để tăng tính tương tác cho cuộc họp — Dù là quy mô lớn hay nhỏ, bạn cũng nên đảm bảo tính chuyên nghiệp, lịch sự cho sự kiện

5. Vị trí, địa điểm cho thuê phòng họp

Khi lựa chọn địa điểm, nên ưu tiên những nơi thuận tiện cho việc di chuyển của các bên tham gia. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn những địa điểm có vị trí gần trung tâm để đảm bảo việc di chuyển được dễ dàng và an toàn hơn.

Những địa điểm gần trung tâm sẽ tạo điều kiện dễ dàng hơn cho khách mời — HCMC Events là đơn vị chuyên cung cấp các gói sự kiện theo yêu cầu được nhiều doanh nghiệp tin tưởng

Những buổi hội họp, gặp gỡ, giao lưu với khách hàng và đối tác là hoạt động quan trọng, không thể thiếu ở hầu hết các doanh nghiệp. Việc thuê phòng hội thảo phù hợp, tiện nghi, sẽ giúp sự kiện tăng tính chuyên, nghiệp, dễ kết nối và giảm thiểu những rủi ro không mong muốn. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn địa điểm tổ chức sự kiện hoặc sử dụng dịch vụ trọn gói, xin vui lòng liên hệ đến Hotline 0913 311 911 – 0989 496 239 để được hỗ trợ kỹ càng nhất.