Top 20+ mẫu thư mời, thiệp mời Gala Dinner sang trọng, chuyên nghiệp

Tổ chức Gala Dinner là hoạt động tổ chức sự kiện quan trọng của doanh nghiệp diễn ra hàng năm nhằm bày tỏ lời cảm ơn của doanh nghiệp tới cán bộ công nhân viên trong công ty. Đây cũng là dịp để doanh nghiệp xây dựng phát triển mối quan hệ hợp tác với khách hàng và các bên liên quan.

Để bày tỏ thay lời mời với khách hàng và các bên liên quan tới tham dự sự kiện quan trọng này, ngày nay các doanh nghiệp lựa chọn phát hành thư mời, thiệp mời Gala Dinner để thể hiện sự trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp đối với các khách mời đặc biệt. Thư mời, thiệp mời Gala Dinner là một ấn phẩm giúp truyền tải thông điệp về buổi tiệc Gala Dinner một cách tinh tế và gây ấn tượng đặc biệt cho khách mời.

Trong bài viết dưới đây, HCMC Events xin được chia sẻ với bạn các thông tin cần thiết để thiết kế một mẫu thư mời, thiệp mời Gala Dinner sang trọng, chuyên nghiệp nhất 2024.

Ý nghĩa của thư mời, thiệp mời Gala Dinner

Thư mời, thiệp mời Gala Dinner là hình thức kết nối giữa doanh nghiệp tổ chức sự kiện với các khách mời một cách trang trọng và tinh tế. Ấn phẩm đặc biệt này không chỉ giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin, thông báo về sự kiện mà còn kích thích sự tò mò, tạo sự thu hút và mong đợi cho các khách mời. Hơn thế nữa, thư mời – thiệp mời Gala Dinner còn là công cụ giúp doanh nghiệp bày tỏ sự tôn trọng với quý khách hàng, quý đối tác chiến lược. Đồng thời tạo cảm giác đặc biệt, hứng thú và thúc đẩy sự háo hức của khách mời nhận thiệp trước một buổi tiệc quan trọng.

Tạo ấn tượng tốt đẹp: Đầu tiên, thư mời – thiệp mời được thiết kế một cách đẹp mắt, sang trọng và chuyên nghiệp là ấn tượng đầu tiên của khách mời về sự kiện. Thay vì một cuộc điện thoại, một câu nói thì tấm thiệp mời là một cách bày tỏ vô cùng lịch sự, tinh tế với người được mời.

Truyền tải thông tin sự kiện: Thư mời – thiệp mời là công cụ cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng về sự kiện như: tên sự kiện, thời gian, địa điểm tổ chức, thông tin liên hệ của đơn vị tổ chức,…

Một tấm thiệp mời Gala Dinner với nội dung rõ ràng, ngắn gọn giúp khách mời dễ dàng nắm bắt đầy đủ thông tin cũng cho thấy sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức chương trình.

Thu hút khách mời tham dự: Thiệp mời được thiết kế đẹp mắt, thu hút sẽ khơi gợi sự tò mò và hứng thú của khách mời. Từ đó sẽ làm tăng tỷ lệ khách mời tham gia sự kiện, người được mời có cảm giác được tôn trọng và đó là thành công bước đầu của doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện Gala Dinner.

Tăng khả năng nhận diện thương hiệu: Thư mời – thiệp mời Gala Dinner là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu và thông điệp của mình đến các khách mời. Một tấm thiệp được thiết kế ấn tượng sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng nhận diện thương hiệu với khách hàng, các đối tác chiến lược và tạo ấn tượng lâu dài trong tâm trí khách hàng.

Thể hiện sự chuyên nghiệp: Như đã nói ở trên, việc sử dụng thiệp mời thay cho lời mời trực tiếp là một hình thức bày tỏ tinh tế, lịch sự và thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo của doanh nghiệp trong việc tổ chức sự kiện. Như vậy thiệp mời là yếu tố giúp doanh nghiệp ghi điểm, truyền tải văn hóa doanh nghiệp hiệu quả và sâu sắc đối với các khách mời tham gia sự kiện.

Nội dung trong thư mời, thiệp mời Gala Dinner

Thư mời, thiệp mời Gala Dinner là công cụ gây ấn tượng đầu tiên đối với các khách mời trước khi sự kiện diễn ra. Do đó, dù được thiết kế và trình bày theo chủ đề nào thì nội dung của các mẫu thư mời, thiệp mời Gala Dinner bao giờ cũng cần phải có đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Thời gian, địa điểm tổ chức chương trình
• Lý do tổ chức và chủ đề của chương trình Gala Dinner
• Các nội dung chính sẽ diễn ra trong chương trình
• Đơn vị tổ chức chương trình Gala Dinner

HCMC Events gợi ý cho bạn nội dung chi tiết trong thư mời, thiệp mời Gala Dinner như sau:

Phần mở đầu

Gửi lời chào, lời thăm hỏi đến khách mời

Đề cập đến tầm quan trọng của sự kiện, lý do và mục đích tổ chức sự kiện

Phần thông tin chính

Chủ đề của chương trình Gala Dinner

Thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm tổ chức chương trình

Timeline tổ chức chương trình và các tiết mục chính

Phần kêu gọi

Trân trọng kính mời quý khách hàng, đối tác đến tham gia sự kiện

Nhấn mạnh tầm quan trọng của khách mời khi hiện diện và tham gia sự kiện

Gây hứng thú và tò mò về một đêm tiệc tuyệt vời, đầy trải nghiệm và đáng ghi nhớ

Phần thông tin liên hệ

Cung cấp các thông tin để khách mời có thể liên hệ xác nhận tham dự hoặc đặt câu hỏi nếu cần

Thông tin liên hệ cần đầy đủ: Tên, số điện thoại và địa chỉ email liên hệ

Phần kết

Gửi lời cảm ơn, tri ân khách mời một lần nữa vì đã quan tâm đến sự kiện

Đưa ra lời khẳng định mong định và chào mừng khách mời tới tham dự chương trình

Lưu ý:

Khi thiết kế và trình bày nội dung trong thư mời, thiệp mời Gala Dinner sẽ phải tùy thuộc vào chủ đề, mục tiêu của chương trình để đưa ra ý tưởng thiết kế sao cho phù hợp. Thư mời, thiệp mời Gala Dinner là hình ảnh đầu tiên của sự kiện trong mắt khách mời, do đó cần chú ý việc sử dụng ngôn từ sao cho lịch sự, trang trọng và đầy đủ thiện chí đối với người nhận thiệp.

Ngoài ra, sau khi gửi đi thư mời, thiệp mời thì ban tổ chức chương trình Gala Dinner cũng cần liên hệ lại xác nhận với khách mời, các đối tác được mời để chắc chắn họ có thể sắp xếp lịch và thời gian tham dự chương trình.

Thiết kế thư mời, thiệp mời Gala Dinner cần lưu ý những gì?

Phong cách thiết kế đặc trưng riêng cho doanh nghiệp:

Lựa chọn phong cách phù hợp với chủ đề của chương trình Gala Dinner và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách mời, đồng thời phải đặc trưng riêng cho thương hiệu của doanh nghiệp. Một số chủ đề Gala Dinner thường thấy như: lễ kỷ niệm, hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng, sinh nhật công ty, Year end Party,…

• Đối với Gala Dinner sang trọng: Chọn phong cách thiết thanh lịch, sử dụng các màu sắc trang nhã như đen, vàng, trắng kết hợp với các hoạt tiết tinh tế.
• Đối với Gala Dinner trẻ trung, năng động: Lựa chọn các phong cách thiết kế hiện đại, sử dụng các màu sắc tươi sáng, hình ảnh sống động, bắt mắt.
• Đối với Gala Dinner theo chủ đề: Lựa chọn phong cách thiết kế sao cho phù hợp với chủ đề của chương trình, sử dụng hình ảnh và màu sắc tương quan với chủ đề đó.

Ngoài ra cần đồng bộ màu sắc, logo và font chữ thống nhất với bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp tổ chức chương trình Gala Dinner. Khi thiết kế thư mời, thiệp mời Gala Dinner có thể sử dụng hình ảnh trong các tài liệu, trang web, email hay quảng cáo truyền thông của doanh nghiệp. Điều này sẽ tạo ấn tượng độc đáo, mang nét đặc trưng riêng và là một phương thức hiệu quả để quảng bá cho hình ảnh của doanh nghiệp.

Thông tin sự kiện đầy đủ

Các nội dung về thông tin sự kiện cần được thiết kế đầy đủ bao gồm:

• Thông tin cơ bản: Tên sự kiện, thời gian, địa điểm tổ chức, dress code (nếu có).
• Thông tin liên hệ: Email, số điện thoại để khách mời có thể liên hệ xác nhận tham dự.
• Thông tin đơn vị tổ chức: Tên doanh nghiệp, logo và nhận diện thương hiệu
• Thông tin chương trình: Lịch trình các hoạt động, tiết mục giải trí (nếu có).

Một tấm thư mời, thiệp mời thiết kế độc đáo, tinh tế mà thiếu đi nội dung quan trọng thì sẽ trở nên vô nghĩa, không đạt được mục đích thật sự của doanh nghiệp. Do đó, các nội dung chính cần được thiết kế một cách cẩn thận và phải được rà soát lại cẩn thận trước khi phát hành, in ấn thiệp.

Kích thước tiêu chuẩn cho thư mời, thiệp mời

Tùy thuộc vào quy mô tổ chức, nội dung chủ đề của mỗi sự kiện mà các doanh nghiệp lựa chọn kích thước và quy cách thiết kế thư mời, thiệp mời khác nhau. Đối với thư mời, thiệp mời Gala Dinner có một số kích thước tiêu chuẩn như sau:

• Chất liệu giấy in: 8.5x12cm, 9.5x22cm, 12x17cm, 15x15cm, 10x28cm, 10x42cm, 15x40cm.
• Thư mời điện tử: 600×450 hoặc theo khổ A5 (14.5x21cm) – chế độ màu RGB.

Lựa chọn chất liệu in ấn cao cấp

Chất liệu thư mời, thiệp mời Gala Dinner cần phù hợp với phong cách thiết kế, quy mô và đẳng cấp của bữa tiệc. Các loại giấy phổ biến thường được sử dụng như giấy mỹ thuật, giấy kraft, giấy couche. Khi thực hiện in ấn thư mời, thiệp mời cần đảm bảo mực in và giấy in chất lượng cao, màu sắc sắc nét, hình ảnh rõ ràng.

• Nội dung trình bày: Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, thông tin liên hệ.
• Phong cách thiết kế: Bố cục, màu sắc, hình ảnh hiển thị hài hòa.
• Chất lượng in ấn: Màu sắc tươi sáng, độ sắc nét của thư mời, thiệp mời.
• Giấy in: Chất liệu dày dặn, sang trọng như giấy mỹ thuật, giấy kraft,…
• Hoàn thiện: Cán gân, ép kim, bế nổi,… tạo điểm nhấn cho thư mời, thiệp mời.

Đối với phần thiết kế và lựa chọn chất liệu để in ấn không nên quá tiết kiệm chi phí, bởi thư mời, thiệp mời Gala Dinner là sản phẩm thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tấm lòng của doanh nghiệp tổ chức sự kiện dành cho khách mời tham dự. Do đó, không nên lạm dụng các thiết kế có sẵn, sao chép thiết kế cũ và sử dụng những loại chất liệu giấy quá mỏng hay kém chất lượng để in ấn.

Mặt khác, nếu lựa chọn chất liệu và kỹ thuật in ấn kém chất lượng thì trong quá trình vận chuyển tới tay khách mời tấm thiệp có thể bị hỏng, xước không còn được trang trọng, chuyên nghiệp.

Đối với thiệp mời sự kiện, với tùy kích cỡ thiệp sẽ có những loại giấy in thích hợp. Cách tốt nhất là bạn hãy liên hệ với các đơn vị uy tín, nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, in ấn và tổ chức sự kiện để nhận được sự tư vấn và đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Chú trọng vào bố cục trình bày

Thư mời, thiệp mời Gala Dinner được thiết kế khoa học, rõ ràng, dễ nắm bắt thông tin sẽ có những tác động tích cực đến khách mời tham dự sự kiện. Khách mời sẽ dễ ghi nhớ các thông tin chính của sự kiện, đồng thời có ấn tượng tốt và đánh giá doanh nghiệp tổ chức chuyên nghiệp.

• Bố cục: Bố trí thông tin khoa học, rõ ràng, dễ đọc.
• Định dạng nội dung:  Sử dụng font chữ phù hợp với phong cách thiết kế, dễ đọc và tạo ấn tượng.
• Hình ảnh: Chất lượng cao, phù hợp với chủ đề và nội dung của thiệp mời.

Như vậy, bố cục trình bày các nội dung chính là một phần rất quan trọng trong thiết kế thư mời, thiệp mời Gala Dinner, bởi chúng có khả năng gây ấn tượng với khách mời và đảm bảo việc dễ dàng ghi nhớ sau khi xem thiệp.

Kiểm tra rà soát trước khi in ấn

Trước khi tiến hành chốt thiết kế, in ấn và phát hành thiệp cần rà soát kiểm tra lại các thông tin trên thiệp: kiểm tra chính tả, ngữ pháp, thông tin liên hệ, chất lượng hình ảnh, độ sắc nét và bố cục trình bày của thư mời, thiệp mời.

Ngoài ra khi tiến hành in ấn, vẻ ngoài của thiệp mời nổi bật và ấn tượng sẽ giúp sự kiện của bạn thêm được chú ý, thu hút được sự quan tâm của mọi người. Chỉ đơn giản là hình dáng thiệp, chi tiết dập nổi hay phủ bóng cũng sẽ giúp tấm thiệp thêm phần xinh xắn. Điều này chắc chắn sẽ tốn thêm một khoản chi phí tới từ ngân sách của bạn, vậy nên hãy thảo luận về mẫu thiệp cùng lúc với nhau để có thể chốt được phương án tốt nhất.

Hướng dẫn thiết kế mẫu thư mời, thiệp mời Gala Dinner đẹp

Bước 1: Xác định tông màu và chủ đề của sự kiện

Trước khi bắt đầu thiết kế thiệp, bạn nên quyết định tông màu và chủ đề cho sự kiện của mình.

Bước 2: Lựa chọn kích thước và hình dạng cho thiệp

Sau khi đã có chủ đề cho sự kiện, bạn sẽ tiến hành lựa chọn kích thước và hình dạng phù hợp với chủ đề, nội dung cho thiệp của bạn. Một số hình dạng thư mời, thiệp mời đa dạng như hình chữ nhật, vuông, tròn,…

Bước 3: Bố cục và nội dung thiệp mời

Từ kích thước, hình dạng, tông màu và chủ đề cho sự kiện của mình, bạn có thể bắt đầu thiết kế thiệp mời bằng cách sử dụng các công cụ thiết kế đồ họa như Photoshop, Illustrator, Canva,… để tạo ra mẫu cho thiệp mời. Các chi tiết như hình ảnh, văn bản, họa tiết và logo sẽ được trình bày xen kẽ để gây ấn tượng và thu hút khách mời.

Bước 4: Kiểm tra kết quả thiết kế và hoàn thiện các nội dung trên thư mời, thiệp mời một cách tỉ mỉ. Đảm bảo chất lượng sản phẩm thiết kế đạt được hiệu quả và mục đích phát hành thiệp mời của khách hàng.

Bước 5: Lựa chọn chất liệu và in ấn

Sau khi hoàn tất thiết kế cho thư mời, thiệp mời, bạn có thể lựa chọn đơn vị in ấn uy tín để tiến hành in ấn và phát hành. Cần chú ý chọn loại giấy và mực in thích hợp để thiệp mời in ra có chất lượng tốt nhất. Ngoài ra, bạn cần lấy mẫu thiết kế online để truyền thông trên website của doanh nghiệp và gửi cho các khách mời không thể nhận được bản cứng.

Tổng hợp các mẫu thư mời, thiệp mời Gala Dinner ấn tượng

HCMC Event – Đơn vị tổ chức Gala Dinner trọn gói chuyên nghiệp

Bài viết trên đây là tổng hợp Top 20+ mẫu thư mời, thiệp mời Gala Dinner sang trọng, chuyên nghiệp nhất mà HCMC Events đã chia sẻ tới bạn. Hy vọng rằng với những thông tin hữu ích mà chúng tôi cung cấp trong bài viết sẽ giúp bạn có được sự lựa chọn và thiết kế mẫu thư mời, thiệp mời Gala Dinner phù hợp cho sự kiện sắp tới của doanh nghiệp.

Với kinh nghiệm nhiều năm thực chiến thiết kế và tổ chức sự kiện cho các đối tác thân thiết Vietcombank, Honda, Dat xanh Group, FLC Group,…Chúng tôi tự hào là đơn vị tổ chức Gala Dinner trọn gói, ấn tượng và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Nếu bạn cần thêm sự tư vấn, thiết kế thư mời, thiệp mời hay báo giá trọn gói các dịch vụ tổ chức chương trình Gala Dinner hãy liên với chúng tôi để được đồng hành và hỗ trợ một cách tốt nhất.

Ngoài ra, nếu bạn cần thêm bất cứ thông tin gì về các dịch vụ tổ chức sự kiện khác của chúng tôi, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội.

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.