Tổng hợp 7+ mẫu thư mời tài trợ sự kiện ấn tượng nhất

Trong quy trình tổ chức sự kiện, kinh phí luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Chúng đóng vai trò quyết định đến quy mô và sự thành công của chương trình. Vậy nên để đảm bảo có được nguồn kinh phí thực hiện đầy đủ, nhiều doanh nghiệp thường chọn cách xin tài trợ. Vậy bạn đã biết cách viết thư mời tài trợ sự kiện sau cho chuyên nghiệp và tăng tỷ lệ thành công chưa? Cùng HCMC Events tham khảo những mẫu hay nhất dưới đây. 

Thư mời tài trợ sự kiện là gì? 

Thư mời tài trợ sự kiện hay thư ngỏ được dùng để yêu cầu hay đề bạt công khai về một nội dung liên quan đến kinh phí. Một thư ngỏ có thể gửi đến nhiều đối tượng khác nhau như cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp,…. Trong thư, người gửi sẽ giới thiệu tổng quan về cá nhân hoặc đơn vị mình, sự kiện sắp diễn ra, hình thức xin tài trợ và lợi ích chương trình mang lại. 

Mẫu thư mời tài trợ sự kiện chuyên nghiệp cần đáp ứng yêu cầu gì?

Để đạt được hiệu quả tích cực khi viết thư mời tài trợ sự kiện, bạn nên cân nhắc những lưu ý được HCMC Events tổng hợp trước và sau khi gửi thư: 

Về hình thức 

• Nên trình bày bằng ngôn ngữ ngắn gọn, dễ hiểu, phù hợp với đối tượng nhận thư. 
• Cân nhắc việc chèn thêm hình ảnh và màu sắc phù hợp với nội dung của thư. 
• Sử dụng các câu văn ngắn và chia thư ra thành nhiều đoạn nhỏ để người đọc dễ dàng nắm bắt ý chính. 
• Kiểm tra thật kỹ các lỗi chính tả, văn phong, định dạng,… trước khi gửi thư. 

Về nội dung 

Một bức thư mời tài trợ sự kiện đầy đủ và chuyên nghiệp cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau: 

• Tiêu đề (Title): Chọn tiêu đề hấp dẫn, bao quát nội dung và thể hiện mục đích của người gửi. 
• Lời chào mở đầu: Bắt đầu thư bằng lời chào thân thiện là cách tạo ấn tượng tốt với người đọc. Bạn có thể giới thiệu ngắn gọn về công ty/ tổ chức (tùy thuộc vào mức độ hiểu biết của khách hàng về công ty hoặc tổ chức). Thông tin này nên được kiểm tra chính xác và đầy đủ để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.  
• Nội dung chính: Đề cập đến lý do chính đáng để tài trợ cho sự kiện. Phần này nên được viết cụ thể, rõ ràng, trung thực để tăng tính thuyết phục. 
• Kết thúc thư: Cam kết tính minh bạch của chương trình và việc sử dụng kinh phí đúng mục đích; bày tỏ mong muốn hợp tác và đính kèm thông tin về nhà tài trợ hoặc hình thức tài trợ cho chương trình. 

Tham khảo 7+ mẫu thư mời tài trợ chương trình ấn tượng 

Thư ngỏ xin tài trợ không nên là một văn bản dài dòng, gây nhàm chán với người đọc. Chúng chỉ cần bao gồm sơ lược các thông tin chính về doanh nghiệp, sự kiện, mục đích và lợi ích nhà tài trợ nhận được. Ngoài ra nội dung, các trình bày thư cũng cần được chăm chút tỉ mỉ để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người đọc. Dưới đây là một vài mẫu thư mời được HCMC Events tổng hợp mà bạn có thể tham khảo. 

Thư mời tài trợ sự kiện âm nhạc gây quỹ mùa xuân 

Thư mời tài trợ sự kiện kỷ niệm trường học

Thư mời tài trợ các hoạt động chào mừng ngày doanh nhân Việt Nam 

Thư mời tài trợ sự kiện Đại hội thể dục thể thao

Thư mời tài trợ sự kiện của Hội sinh viên 

Thư mời tài trợ chiến dịch tình nguyện

Những điều cần lưu ý khi viết thư mời tài trợ sự kiện 

Để có được mẫu thư mời tài trợ chuyên nghiệp và gây ấn tượng với người đọc không phải là điều dễ dàng. Chúng đòi hỏi người viết phải nắm bắt chi tiết về chương trình, có văn phong tốt và có kinh nghiệm trước đó. Với những ai chưa có kinh nghiệm, khi viết thư mời cần lưu ý một số điều sao đây. 

Mục đích khi viết thư ngỏ là gì? 

• Người viết thư mong muốn được tài trợ về vấn đề gì, hình thức nào? 
• Cách thức tài trợ hoặc tầm quan trọng của thứ đó với chương trình của bạn?

Văn phong của người viết 

• Bạn sẽ thể hiện thái độ thể nào trong bức thư mời tài trợ sự kiện: chân thành, chuyên nghiệp, cấp bách, trang trọng,…?
• Hình thức trình bày ngắn gọn hay chi tiết, cụ thể? 

Lợi ích nhà tài trợ sẽ nhận được sau chương trình 

• Thể hiện rõ lợi ích ngắn hạn và dài hạn của nhà tài trợ
• Những lợi ích bạn mang đến cho nhà tài trợ có thực sự cần thiết với họ hay không?
• Phương thức hợp tác giữa các bên có khả thi không? Đã có minh chứng thực tế hay chưa? 

Bí quyết để viết thư mời tài trợ tăng tỷ lệ thành công là gì? 

Đầu tiên, người viết phải xác định được mục tiêu xin tài trợ: 

• Bạn hy vọng sẽ nhận được gì sau bức thư mời tài trợ sự kiện?
• Bạn đã thể hiện được những gì trong bức thư này? 
• Những lợi ích trước mắt mà nhà tài trợ sẽ nhận được là gì? 

Thứ hai, lập danh sách các nhà tài trợ: Một vài lưu ý cho bạn khi lên danh sách các nhà tài trợ chính như: 

• Luôn trong vị thế tôn trọng các mối quan hệ cá nhân, hãy để ý các mối quan hệ của doanh nghiệp với các tổ chức/ cá nhân khác. Đôi khi sự giúp đỡ sẽ đến từ những đối tượng bạn không ngờ tới. 
• Đừng chỉ chú trọng vào các doanh nghiệp lớn mà bỏ qua những đơn vị vừa và nhỏ. Vì hơn hết, những doanh nghiệp nhỏ luôn muốn duy trì mối quan hệ thân thiết với các đối tác trong ngành hoặc địa phương. Điều này sẽ mang đến nhiều lợi ích cho bạn khi gửi thư mời tài trợ đến họ. 

Cuối cùng, hãy thể hiện rõ những điều bạn mong muốn nhận được thông qua bức thư mời tài trợ sự kiện. Nhà tài trợ thường có nhiều cách khác nhau để hỗ trợ chương trình như tiền mặt, nhân lực, trang thiết bị, cơ sở vật chất, địa điểm, sản phẩm,… Chính vì vậy, là phát ngôn của đại diện ban tổ chức, bạn nên thể hiện rõ mục đích xin tài trợ trong thư để người nhận cân nhắc đáp ứng mong muốn đó.  

Trên đây là cách viết thư mời tài trợ sự kiện có kèm các mẫu cho bạn tham khảo. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ là hành trang bổ ích, giúp bạn thu hút được nhiều nhà tài trợ cho sự kiện sắp tới. Nếu còn bất kỳ thông tin gì cần được hỗ trợ chi tiết, vui lòng liên hệ theo địa chỉ dưới đây để được hỗ trợ: 

• Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
• Website: https://hcmcevents.com/
• Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM