Tổng hợp 7+ mẫu thư mời tài trợ sự kiện ấn tượng nhất
Trong quy trình tổ chức sự kiện, kinh phí luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Chúng đóng vai trò quyết định đến quy mô và sự thành công của chương trình. Vậy nên để đảm bảo có được nguồn kinh phí thực hiện đầy đủ, nhiều doanh nghiệp thường chọn cách xin tài trợ. Vậy bạn đã biết cách viết thư mời tài trợ sự kiện sau cho chuyên nghiệp và tăng tỷ lệ thành công chưa? Cùng HCMC Events tham khảo những mẫu hay nhất dưới đây.
Thư mời tài trợ sự kiện là gì?
Thư mời tài trợ sự kiện hay thư ngỏ được dùng để yêu cầu hay đề bạt công khai về một nội dung liên quan đến kinh phí. Một thư ngỏ có thể gửi đến nhiều đối tượng khác nhau như cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp,…. Trong thư, người gửi sẽ giới thiệu tổng quan về cá nhân hoặc đơn vị mình, sự kiện sắp diễn ra, hình thức xin tài trợ và lợi ích chương trình mang lại.
Mẫu thư mời tài trợ sự kiện chuyên nghiệp cần đáp ứng yêu cầu gì?
Để đạt được hiệu quả tích cực khi viết thư mời tài trợ sự kiện, bạn nên cân nhắc những lưu ý được HCMC Events tổng hợp trước và sau khi gửi thư:
Về hình thức
- Nên trình bày bằng ngôn ngữ ngắn gọn, dễ hiểu, phù hợp với đối tượng nhận thư.
- Cân nhắc việc chèn thêm hình ảnh và màu sắc phù hợp với nội dung của thư.
- Sử dụng các câu văn ngắn và chia thư ra thành nhiều đoạn nhỏ để người đọc dễ dàng nắm bắt ý chính.
- Kiểm tra thật kỹ các lỗi chính tả, văn phong, định dạng,… trước khi gửi thư.
Về nội dung
Một bức thư mời tài trợ sự kiện đầy đủ và chuyên nghiệp cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau:
- Tiêu đề (Title): Chọn tiêu đề hấp dẫn, bao quát nội dung và thể hiện mục đích của người gửi.
- Lời chào mở đầu: Bắt đầu thư bằng lời chào thân thiện là cách tạo ấn tượng tốt với người đọc. Bạn có thể giới thiệu ngắn gọn về công ty/ tổ chức (tùy thuộc vào mức độ hiểu biết của khách hàng về công ty hoặc tổ chức). Thông tin này nên được kiểm tra chính xác và đầy đủ để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
- Nội dung chính: Đề cập đến lý do chính đáng để tài trợ cho sự kiện. Phần này nên được viết cụ thể, rõ ràng, trung thực để tăng tính thuyết phục.
- Kết thúc thư: Cam kết tính minh bạch của chương trình và việc sử dụng kinh phí đúng mục đích; bày tỏ mong muốn hợp tác và đính kèm thông tin về nhà tài trợ hoặc hình thức tài trợ cho chương trình.
Tham khảo 7+ mẫu thư mời tài trợ chương trình ấn tượng
Thư ngỏ xin tài trợ không nên là một văn bản dài dòng, gây nhàm chán với người đọc. Chúng chỉ cần bao gồm sơ lược các thông tin chính về doanh nghiệp, sự kiện, mục đích và lợi ích nhà tài trợ nhận được. Ngoài ra nội dung, các trình bày thư cũng cần được chăm chút tỉ mỉ để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người đọc. Dưới đây là một vài mẫu thư mời được HCMC Events tổng hợp mà bạn có thể tham khảo.
Thư mời tài trợ sự kiện âm nhạc gây quỹ mùa xuân
| THƯ NGỎ
V/v Ủng hộ Đêm nhạc gây quỹ chủ đề Xuân yêu thương của … Kính gửi: Một mùa xuân nữa lại về, tất cả chúng đang mong chờ một năm mới Tết đến với nhiều thành công và hạnh phúc mới. Tết đến Xuân về cũng là dịp để mỗi người con xa quê trở về sum họp cùng với gia đình và những người thân yêu. Thế nhưng, không phải ai cũng có đủ điều điểm để mua sắm Tết hay đơn giản là trở về với gia đình khi gánh nặng cơm áo gạo tiền đang đè nặng trên vai. Vì vẫn còn đó nhiều mảnh đời neo đơn, bất hạnh, những người già không có nơi chăm sóc hay những người nhặt rác đến đêm giao thừa vẫn còn co ro trước hiên nhà đêm 30. Kế thừa truyền thống tương thân tương ái, lá lành đùm lá rách của người Việt Nam từ bao đời nay, Ban từ thiện [ Tên đơn vị], mong muốn san sẻ chút khó khăn và mang đến chút ấm áp mùa xuân đến những mảnh đời bất hạnh trên. Được sự cho phép của [ Tên đơn vị], chúng tôi trân trọng tổ chức Đêm nhạc hội …. với chủ đề “Xuân Yêu Thương” tại …. vào ngày …. Đêm hội dự kiến trao tặng [ số lượng] phần quà, mỗi phần trị giá…. bao gồm [ tiền mặt hoặc quà tặng thực tế] đến những người khó khăn tại …. vào ngày… Để có thể hiện thực hóa ước muốn trên, chúng tôi rất cần sự hỗ trợ và chung tay từ các mạnh thường quân dành cho chương trình. Mong mọi người hãy cùng chung tay để mang đến một mùa xuân ấm áp hơn cho cộng đồng xung quanh. Mọi đóng góp và ủng hộ của các nhà hảo tâm bằng hiện vật hoặc hiện kim xin vui lòng gửi về Ban từ thiện [ Tên đơn vị], gặp [ Tên và chức vụ của người đại diện], số điện thoại … Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến những tấm lòng vàng đã quan tâm và ủng hộ chương trình. Thay mặt Ban từ thiện [ Tên đơn vị], tôi xin kính chúc quý mạnh thường quân một mùa xuân ấm áp, an lành bên gia đình và một năm mới thành công hơn trong công việc và học tập. Trân trọng cảm ơn! Trưởng Ban Tổ chức [Ký tên] |
Thư mời tài trợ sự kiện kỷ niệm trường học
| THƯ MỜI TÀI TRỢ NHÂN DỊP KỶ NIỆM 60 NĂM NGÀY TRUYỀN THỐNG TRƯỜNG ….
Kính gửi: Trường [Tên trường] xin trân trọng gửi lời chào và lời chúc thành công, phát triển đến Quý cơ quan, đơn vị và cá nhân. Trường [Tên trường] được thành lập từ năm … với sứ mệnh cung cấp nguồn nhân lực tài năng, chất lượng cao và sản phẩm khoa học có giá trị cao cho xã hội. Với khẩu hiệu …, những thành tích mà nhà trường đã đã được trong 60 năm qua đã tạo nên bề dày truyền thống đáng tự hào cho các thế hệ thầy và trò Trường [Tên trường]. Nhiều thế hệ học sinh của Trường đã trưởng thành và nắm giữ những chức vụ quan trọng tại các doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan, cũng như đang cống hiến hết mình cho sự nghiệp phát triển của quê hương, đất nước. Sự kiện kỷ niệm 60 năm thành lập của Trường [Tên trường] là dịp để các thế hệ thầy và trò của Trường cùng gặp gỡ và ôn lại những chặng đường đã qua, đồng thời tụ hợp để cùng nhau xây đắp mái trường thân yêu ngày càng lớn mạnh. Nhân dịp này, Ban lãnh đạo nhà trường tha thiết mong muốn nhận được sự ủng hộ và tài trợ quý báu từ các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân, đặc biệt là các cựu cán bộ, học sinh, sinh viên của nhà trường. Lễ kỷ niệm sẽ chính thức diễn ra vào ngày …. bao gồm các hoạt động ý nghĩa như… với sự tham gia của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Lãnh đạo các Bộ, Ban, Ngành Trung ương và địa phương, các Đại sứ quán, tổ chức nước ngoài và đông đảo cựu sinh viên/ học sinh đang công tác trong nhiều lĩnh vực của xã hội, các hoạt động hội trại truyền thống và gala văn nghệ… Được biết Quý vị luôn quan tâm tới các hoạt động cộng đồng cũng như sự phát triển của nền giáo dục nước nhà.Vì thế, lễ kỷ niệm của nhà trường sẽ trở thành cơ hội tốt để thể hiện sự quan tâm cũng như trách nhiệm với cộng động và xã hội. Đồng thời mở rộng tầm ảnh hưởng của Quý doanh nghiệp đến với công chúng mục tiêu. Vì thế chúng tôi tha thiết nhận được sự ủng hộ của mọi người. Xin trân trọng cảm ơn Hiệu trưởng [Ký tên] |
Thư mời tài trợ các hoạt động chào mừng ngày doanh nhân Việt Nam
Thư mời tài trợ sự kiện Đại hội thể dục thể thao
Thư mời tài trợ sự kiện của Hội sinh viên
Thư mời tài trợ chiến dịch tình nguyện
Những điều cần lưu ý khi viết thư mời tài trợ sự kiện
Để có được mẫu thư mời tài trợ chuyên nghiệp và gây ấn tượng với người đọc không phải là điều dễ dàng. Chúng đòi hỏi người viết phải nắm bắt chi tiết về chương trình, có văn phong tốt và có kinh nghiệm trước đó. Với những ai chưa có kinh nghiệm, khi viết thư mời cần lưu ý một số điều sao đây.
Mục đích khi viết thư ngỏ là gì?
- Người viết thư mong muốn được tài trợ về vấn đề gì, hình thức nào?
- Cách thức tài trợ hoặc tầm quan trọng của thứ đó với chương trình của bạn?
Văn phong của người viết
- Bạn sẽ thể hiện thái độ thể nào trong bức thư mời tài trợ sự kiện: chân thành, chuyên nghiệp, cấp bách, trang trọng,…?
- Hình thức trình bày ngắn gọn hay chi tiết, cụ thể?
Lợi ích nhà tài trợ sẽ nhận được sau chương trình
- Thể hiện rõ lợi ích ngắn hạn và dài hạn của nhà tài trợ
- Những lợi ích bạn mang đến cho nhà tài trợ có thực sự cần thiết với họ hay không?
- Phương thức hợp tác giữa các bên có khả thi không? Đã có minh chứng thực tế hay chưa?
Bí quyết để viết thư mời tài trợ tăng tỷ lệ thành công là gì?
Đầu tiên, người viết phải xác định được mục tiêu xin tài trợ:
- Bạn hy vọng sẽ nhận được gì sau bức thư mời tài trợ sự kiện?
- Bạn đã thể hiện được những gì trong bức thư này?
- Những lợi ích trước mắt mà nhà tài trợ sẽ nhận được là gì?
Thứ hai, lập danh sách các nhà tài trợ: Một vài lưu ý cho bạn khi lên danh sách các nhà tài trợ chính như:
- Luôn trong vị thế tôn trọng các mối quan hệ cá nhân, hãy để ý các mối quan hệ của doanh nghiệp với các tổ chức/ cá nhân khác. Đôi khi sự giúp đỡ sẽ đến từ những đối tượng bạn không ngờ tới.
- Đừng chỉ chú trọng vào các doanh nghiệp lớn mà bỏ qua những đơn vị vừa và nhỏ. Vì hơn hết, những doanh nghiệp nhỏ luôn muốn duy trì mối quan hệ thân thiết với các đối tác trong ngành hoặc địa phương. Điều này sẽ mang đến nhiều lợi ích cho bạn khi gửi thư mời tài trợ đến họ.
Cuối cùng, hãy thể hiện rõ những điều bạn mong muốn nhận được thông qua bức thư mời tài trợ sự kiện. Nhà tài trợ thường có nhiều cách khác nhau để hỗ trợ chương trình như tiền mặt, nhân lực, trang thiết bị, cơ sở vật chất, địa điểm, sản phẩm,… Chính vì vậy, là phát ngôn của đại diện ban tổ chức, bạn nên thể hiện rõ mục đích xin tài trợ trong thư để người nhận cân nhắc đáp ứng mong muốn đó.
Trên đây là cách viết thư mời tài trợ sự kiện có kèm các mẫu cho bạn tham khảo. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ là hành trang bổ ích, giúp bạn thu hút được nhiều nhà tài trợ cho sự kiện sắp tới. Nếu còn bất kỳ thông tin gì cần được hỗ trợ chi tiết, vui lòng liên hệ theo địa chỉ dưới đây để được hỗ trợ:
- Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
- Website: https://hcmcevents.com/
- Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
- Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
- Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
- Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM
