Tổ chức sự kiện ngoài trời nên lưu ý vấn đề gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời được nhiều công ty lựa chọn nhờ mang đến không gian rộng rãi và có thể xây dựng được nhiều chủ đề khác nhau. Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm là thế, nhưng những chương trình dạng này thường tiềm ẩn nhiều rủi ro và dễ thất bại nếu đơn vị vận hành thiếu kinh nghiệm thực hiện. 

Anh Minh Hải, lưu trú tại quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh chia sẻ: “Chân thành cảm ơn HCMC Events đã giúp vợ chồng tôi thực hiện một hôn lễ tuyệt vời tại Chloe Gallery. Công ty đã giúp chúng tôi hiện thực hóa những ý tưởng ấp ủ bấy lâu nay. Từ giai đoạn chuẩn bị đến thực được đầu tư vô cùng chỉn chu, chuyên nghiệp. Một lần nữa vợ chồng tôi xin cảm ơn chân thành và mong công ty ngày càng phát triển vững mạnh hơn nữa.” 

Tìm hiểu về loại hình tổ chức sự kiện ngoài trời

Đây là hoạt động xây dựng ý tưởng, nội dung, kịch bản, tính toán chi phí, rủi ro, lên timeline thực hiện cho một chương trình có không gian bên ngoài. Thông thường những hoạt động dạng này sẽ  bị chi phối bởi nhiều yếu tố như: kinh phí thực hiện, nội dung, thời tiết và nguồn tài trợ.

Một số loại hình phù hợp để thực hiện ở không gian bên ngoài như chương trình âm nhạc, Year End Party, lễ khai trương, kỷ niệm, sinh nhật, kết hôn hoặc các chương trình thời trang, teambuilding v.v.

7 bước tổ chức sự kiện ngoài trời đầy đủ và chuyên nghiệp nhất

Trước khi thực hiện bất kỳ một chương trình quan trọng nào cần đảm bảo chúng diễn ra theo đúng quy trình đã lên sẵn. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hay không biết phải bắt đầu từ đâu, đừng bỏ qua những bước cơ bản dưới đây nhé!

Bước 1: Lên ý tưởng và concept chương trình

Chủ đề và ý tưởng là chìa khóa để bạn dễ dàng lên kế hoạch cho những bước tiếp theo. Mỗi sự kiện sẽ có những yêu cầu về sắp xếp, thiết kế sân khấu và không gian khác nhau. Do đó, tùy vào yêu cầu của khách hàng, mục đích chương trình hướng đến mà có thể xây dựng ý tưởng phù hợp. 

Khi đã thống nhất ý tưởng, bước tiếp theo bạn cần quan tâm là tiến hành xây dựng chủ đề (Concept). Bởi nếu nói ý tưởng là linh hồn thì chủ đề là diện mạo của buổi tiệc. Để có được một concept vừa sáng tạo vừa đúng ý của khách hàng, cần nắm rõ ý tưởng chính đồng thời xem xét tệp người tham dự và mục tiêu truyền thông. 

Bước 2: Thống nhất thời gian và địa điểm diễn ra

Sau khi đã có được ý tưởng và chủ đề thì điều bạn cần thống nhất được là thời gian và địa điểm diễn ra. 

Về địa điểm: Tùy vào tính chất và loại hình mà bạn có thể lựa chọn không gian thích hợp. Nếu thích cảm giác thoải mái, thoáng đãng thì có thể lựa chọn công viên hoặc nhà hàng có không gian mở để thực hiện. 

Về thời gian: Dựa trên mục đích chương trình mà chọn thời điểm phù hợp. Ví dụ, nếu thực hiện lễ khai trương thì nên làm vào buổi sáng – đây là lúc mọi người di chuyển nhiều trên đường vì thế sẽ thu hút được sự chú ý. Còn với tiệc tất niên thì hãy chọn buổi tối hoặc những ngày cuối tuần để khách mời tham dự thoải mái sắp xếp.

Bước 3: Xây dựng kịch bản sáng tạo và chi tiết

Đây là giai đoạn không thể bỏ qua trong quy trình tổ chức. Việc xây dựng kịch bản chi tiết sẽ giúp bạn hoạch định được những đầu việc quan trọng cần làm. Đồng thời còn là cách kiểm soát chặt chẽ tiến độ làm việc rõ ràng.

Xây dựng kịch bản sẽ gồm các phần sau: 

• Lên danh sách người tham dự: Đây là cách giúp bạn xác định số lượng khách mời là bao nhiêu và lựa chọn được địa điểm, chủ đề phù hợp. 
• Dự trù ngân sách thực hiện: Cần có một khoản ngân sách rõ ràng cho những hạng mục cần phải chi. Nếu khách hàng chỉ cung cấp một khoản tiền nhất định, bạn nên chia nhỏ nó tương ứng với những đầu việc cụ thể. 
• Trình bày kế hoạch với khách hàng: Sau khi đã hoàn thiện kịch bản tổng thể, bạn cần đưa chúng cho khách hàng xem xét, để họ quyết định thực hiện hoặc đề nghị sửa đổi thêm. 

Bước 4: Chuẩn bị các hạng mục chương trình

Đây là giai đoạn mọi ý tưởng trở thành hiện thực. Các bộ phận được phân công sẽ đảm nhận và thi công nhiệm vụ của mình. Cụ thể, một số hạng mục cần thực hiện ở bước này sẽ bao gồm trang trí, thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng… Đặc biệt, đừng quên liên tục giám sát tiến độ. Đây là cách để người chủ trì hạn chế những vấn đề phát sinh hay sự cố trong quá trình chương trình diễn ra. 

Bước 5: Tổng duyệt

Đừng bao giờ bỏ qua bước chạy thử, tức là tổng duyệt toàn bộ chương trình. Bởi đây là cách giúp bạn đánh giá được kế hoạch đã đạt được bao nhiêu phần trăm so với lúc đề ra. Đồng thời bước này sẽ quyết định xem bạn có cần điều chỉnh thêm bất kỳ vấn đề gì trước “giờ G” hay không? 

Bước 6: Dọn dẹp sau khi kết thúc

Mặc dù chương trình đã kết thúc nhưng nhiệm vụ của người thực hiện vẫn chưa dừng lại ở đó. Lúc này, bạn sẽ phải liên hệ với đơn vị dọn dẹp địa điểm diễn ra hoạt động. Kế tiếp là làm thủ tục thanh toán các hợp đồng đồng thời ban giao đạo cụ…

Bước 7: Họp bàn rút kinh nghiệm

Sau khi kết thúc một event, các bộ phận cần viết báo cáo đánh giá về quá trình thực hiện vừa qua. Hoặc có một buổi họp tổng thể để đưa ra đánh giá chung về hiệu quả của những công việc đã triển khai. 

Kinh nghiệm thực hiện chương trình ngoài trời bạn nên biết 

Để chương trình diễn ra thành công đúng như mong đợi, đội ngũ thực hiện cần nắm vững các tiêu chí sau: 

Chọn địa điểm hợp lý

Dựa vào những tiêu chí được tổng hợp dưới đây, bạn có thể lựa chọn được địa điểm phù hợp: 

• Xem xét nội dung chính của chương trình và khách mời tham dự 
• Không gian được dùng tối đa là bao nhiêu m2 và tổng số lượng người có mặt 
• Những yếu khác như: trật tự an toàn, bãi đỗ xe, di chuyển v.v.

Chú ý yếu tố thời tiết

Sự kiện ngoài trời thường phụ thuộc rất lớn vào yếu tố thời tiết. Vì vậy để chương trình diễn ra thành công, doanh nghiệp nên hạn chế thời điểm có mưa bão nhiều hoặc trời quá nắng nóng để không ảnh hưởng đến mọi người. Để ứng phó được những vấn đề phát sinh do thời tiết, hậu cần có thể chuẩn bị thêm hệ thống phông bạt, ô dù, áo mưa…

Đảm bảo tính vệ sinh và an ninh trật tự

Bên cạnh thời tiết thì yếu tố vệ sinh và an ninh trật tự là yêu cầu quan trọng phải xem xét. Có thể chuẩn bị thêm nhiều thùng, túi đựng rác hoặc thuê đơn vị vệ sinh nếu cần, đặc biệt là trong những chương trình về văn hóa – ẩm thực. Đảm bảo trả lại không gian xanh – sạch- đẹp sau khi hoạt động diễn ra. 

Vấn đề an ninh trật tự cũng nên được quan tâm. Hiện nay, các đơn vị  thường quy hoạch ranh giới rõ ràng để đội ngũ nhân viên an ninh hoặc bảo vệ quản lý dễ dàng. Đây cũng là cách để chương trình diễn chất lượng, thành công và chuyên nghiệp hơn. 

Những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời được ưa chuộng tại Sài Gòn

Mặc dù đã chia sẻ sẵn kịch bản chương trình nhưng nhiều người vẫn lo lắng không biết nên thực hiện chương trình ở địa điểm nào? Hãy để chúng tôi gợi ý cho bạn những cái tên nổi bật ở thành phố Hồ Chí Minh nhé! 

Thảo Điền Village

Đến với Thảo Điền Village, bạn sẽ được trải nghiệm trong một không gian có sự giao thoa độc đáo giữa kiến trúc truyền thống Việt Nam và phong cách nghệ thuật sang trọng, lịch lãm châu Âu. Thảo Điền Village gây ấn tượng bởi sức chứa lên đến 400 người. Với một địa điểm bao phủ toàn cây xanh thoáng mát và hướng ra bờ sông như thế chắc chắn sẽ chinh phục được trái tim mọi người, kể cả những vị khách khó tính nhất.

GEM Center

Mạnh mẽ, phóng khoáng mà không làm mất đi vẻ sang trọng, lãng mạn vốn có là những gì mô tả về Saltus – Tầng Rooftop của Gem Center. Gây ấn tượng ngay từ cái chạm mắt đầu tiên nhờ màu xanh thiên nhiên của cây lá kết hợp cùng những bậc thang gỗ mộc mạc và ánh đèn lung linh. Hầu hết những chương trình được diễn ra tại đây đều để lại những khoảnh khắc ấn tượng và khó quên nhất. 

Tổ chức sự kiện ngoài trời thành công không chỉ cần có ý tưởng độc đáo, địa điểm diễn ra phù hợp mà còn nhờ vào đơn vị vận hành chuyên nghiệp, đảm bảo an toàn, suôn sẻ. Hy vọng với những chia sẻ trên đây, bạn đã được nhiều kinh nghiệm hữu ích để thực hiện một chương trình thật thành công và để lại nhiều ấn tượng.