logo on menu

Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết, chuyên nghiệp tại HCMC Events

Tổ chức sự kiện là tập trung lên ý tưởng và chuẩn bị nguồn nhân lực để thực hiện một chương trình nhằm truyền đạt một thông điệp xác định. Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng tham gia mà doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân muốn hướng tới. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Chị Phương – Đại diện ngân hàng Vietcombank chia sẻ: “ Công ty làm việc cực kì chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên luôn hỗ trợ hết lòng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Mặc dù có phát sinh một xíu vấn đề về phía chúng tôi nhưng hậu cần của quý công ty xử lý rất nhanh, gọn, lẹ. Tôi rất hài lòng.”

Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện là gì?

Sự kiện là một hoạt động có mục đích được diễn ra ở thời điểm nào đó nhất định. Nó có ý nghĩa quan trọng, được các phương tiện truyền thông quan tâm như WorldCup, các cuộc thi sắc đẹp, SEAGAMES,… Ngoài ra, sự kiện cũng bao gồm các hoạt động cá nhân trong đời sống như sinh nhật, cưới hỏi, ăn mừng nhà mới,… Hoặc liên quan đến những hoạt động thương mại của các doanh nghiệp như hội nghị, khai trương, hội chợ, hội thảo,…

Thông qua việc tổ chức sự kiện sẽ giúp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả
Tổ chức sự kiện là hình thức được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là việc lên những ý tưởng và triển khai các hạng mục để sự kiện diễn ra thành công. Là hình thức truyền thông điệp mà đơn vị hoặc cá nhân của người làm sự kiện muốn truyền tải đến đối tượng mà mình muốn hướng đến thông qua các hình thức như họp báo, hội thảo, lễ hội, hội nghị,… ở những lĩnh vực kinh doanh, giải trí, xã hội,… 

Quy trình để tổ chức 1 sự kiện chuyên nghiệp

Mỗi một chương trình sự kiện sẽ có mục đích và vai trò khác nhau. Vậy nên sẽ có một kịch bản chi tiết, phù hợp với sự kiện đó. Nhưng đa số các sự kiện đều theo một quy trình chuẩn gồm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị 

  • Tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ của đơn vị hoặc cá nhân tổ chức.
  • Nghiên cứu các hạng mục như mục tiêu, số lượng khách mời tham dự, ngân sách, nhân lực,…
  • Xác định ý tưởng và thông điệp muốn truyền tải.
  • Hoàn thiện kịch bản chi tiết.
  • Tiến hành khâu chuẩn bị cho sự kiện như thời gian và địa điểm tổ chức, setup, chuẩn bị trang thiết bị,…
  • Quảng bá sự kiện lên các phương tiện truyền thông.
Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công thì cần phải chuẩn bị thật kỹ
Khâu chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng

Giai đoạn 2: Tiến hành tổ chức sự kiện

  • Sắp xếp nhân viên lễ tân để đón tiếp và hướng dẫn khách mời
  • Tiến hành khai mạc sự kiện
  • Triển khai theo trình tự các hạng mục đã chuẩn bị trong kịch bản.
  • Tổ chức phục vụ  ăn uống nhẹ trong sự kiện như tiệc ngọt, teabreak,…
  • Thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
Cần phải bám sát kịch bản để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công
Sự kiện diễn ra theo các hạng mục đã chuẩn bị trước đó

Giai đoạn 3: Kết thúc và giải quyết các vấn đề phát sinh sau sự kiện

  • Tiếp tục hoạt động truyền thông cho sự kiện.
  • Thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ đã hỗ trợ cho sự kiện.
  • Chăm sóc khách hàng, khách mời tham dự sau khi sự kiện kết thúc.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức một sự kiện

  • Tìm hiểu và xác định được địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện.
  • Thư mời được gửi đến khách hàng có thông điệp hay và ý nghĩa.
  • Bám sát với kịch bản chương trình đã lập ra trước đó
  • Chuẩn bị phương án dự phòng nếu gặp trường hợp bất ngờ.
  • Lưu lại thông tin của người tham dự sự kiện chi tiết, đầy đủ.
  • Trang bị một số thiết bị ý tế để kịp ứng xử khi gặp tình hình khẩn cấp.
  • Giữ liên lạc với khách hàng trước và sau khi diễn ra sự kiện bằng cách gọi hỏi thăm, gửi thư cảm ơn,….
  • Chuẩn bị ekip truyền thông để lưu lại những hình ảnh đẹp
  • Lên danh sách những thiết bị kỹ thuật cần dùng như bộ đàm, mic, loa,… để tránh bị thiếu sót.
  • Quản lý ngân sách tránh việc bị vượt ngân sách quá nhiều.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Với bề dày kinh nghiệm hơn 13 năm, luôn đặt uy tín lên hàng đầu để tạo nên những sự kiện chất lượng và chuyên nghiệp. Đội ngũ chuyên môn cao, luôn có những ý tưởng độc đáo và mới lạ để khách hàng có nhiều lựa chọn, không cảm giác bị nhàm chán. Bên cạnh đó còn giúp bạn tối ưu chi phí tổ chức, thực hiện đúng theo kế hoạch đã thông qua trước đó. Chuẩn bị các phương án dự phòng để sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu khu vực miền Nam:

  • Dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp.
  • Ý tưởng, kịch bản sáng tạo.
  • Giá cả hợp lý.
  • Hậu cần xử lý nhanh chóng, hiệu quả.
  • Thiết bị chất lượng.
  • Nhân sự trẻ tuổi, trình độ chuyên môn cao.
Nên lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp và chất lượng nhất hiện nay

Hy vọng thông qua bài viết này giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích cho việc quảng bá doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Mọi thắc mắc về cách tổ chức sự kiện hoặc cần hỗ trợ những thông tin liên quan vui lòng liên hệ qua Hotline: 098.949.62.39 – 091.176.00.00 để được hỗ trợ.

17/9/2022 375 lượt xem


Các sự kiện khác

Lễ hội Sen Hồng Đồng Tháp lần thứ II năm 2024

HCMC EVENTS CHUẨN BỊ CHU ĐÁO, SẴN SÀNG CHO LỄ...

Lễ hội sen Đồng Tháp (lần thứ 2) năm 2024 với chủ đề “Rạng ngời sắc sen” sẽ diễn ra tại Công viên Vă[...]

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện phải đảm bảo minh bạch và chính xác

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện chi...

Xin giấy phép tổ chức là thủ tục cần có trước thềm thực hiện một chương trình hay sự kiện bất kỳ. Tù[...]

Tổ chức sự kiện là gì? Làm thế nào để...

Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công? Là câu hỏi mà nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện quan tâm.[...]