Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết, chuyên nghiệp tại HCMC Events

Tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực đang được nhiều đối tượng quan tâm, đặc biệt là các doanh nghiệp, tổ chức. Việc tổ chức một sự kiện sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, thông qua các sự kiện doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình. Điều đó đồng nghĩa với việc giúp doanh nghiệp tặng độ nhận diện thương hiệu trong mắt khách hàng cũng như tăng thêm độ tin cậy, uy tín của mình. Hãy cùng HCMC Events tìm hiểu sâu hơn về các quy trình tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp nhất qua bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và điều phối các hoạt động để tạo ra một sự kiện hoặc chương trình thành công. Đây là một ngành nghề đa dạng và phức tạp, yêu cầu sự sáng tạo, linh hoạt và tổ chức chặt chẽ. Công việc tổ chức sự kiện bao gồm việc xác định mục tiêu của sự kiện, lựa chọn địa điểm, thiết kế, quảng cáo, quản lý ngân sách, cung cấp dịch vụ hỗ trợ và đánh giá sau sự kiện. Các sự kiện có thể bao gồm hội nghị, hội thảo, hội chợ, triển lãm,… và một số loại hình khác.

Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là việc lên những ý tưởng và triển khai các hạng mục để sự kiện diễn ra thành công. Là hình thức truyền thông điệp mà đơn vị hoặc cá nhân của người làm sự kiện muốn truyền tải đến đối tượng mà mình muốn hướng đến thông qua các hình thức như họp báo, hội thảo, lễ hội, hội nghị,… ở những lĩnh vực kinh doanh, giải trí, xã hội,… 

Quy trình để tổ chức 1 sự kiện chuyên nghiệp

Mỗi một chương trình sự kiện sẽ có mục đích và vai trò khác nhau. Vậy nên sẽ có một kịch bản chi tiết, phù hợp với sự kiện đó. Nhưng đa số các sự kiện đều theo một quy trình chuẩn gồm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị 

• Tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ của đơn vị hoặc cá nhân tổ chức.
• Nghiên cứu các hạng mục như mục tiêu, số lượng khách mời tham dự, ngân sách, nhân lực,…
• Xác định ý tưởng và thông điệp muốn truyền tải.
• Hoàn thiện kịch bản chi tiết.
• Tiến hành khâu chuẩn bị cho sự kiện như thời gian và địa điểm tổ chức, setup, chuẩn bị trang thiết bị,…
• Quảng bá sự kiện lên các phương tiện truyền thông.

Giai đoạn 2: Tiến hành tổ chức sự kiện

• Sắp xếp nhân viên lễ tân để đón tiếp và hướng dẫn khách mời
• Tiến hành khai mạc sự kiện
• Triển khai theo trình tự các hạng mục đã chuẩn bị trong kịch bản.
• Tổ chức phục vụ  ăn uống nhẹ trong sự kiện như tiệc ngọt, teabreak,…
• Thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.

Giai đoạn 3: Kết thúc và giải quyết các vấn đề phát sinh sau sự kiện

• Tiếp tục hoạt động truyền thông cho sự kiện.
• Thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ đã hỗ trợ cho sự kiện.
• Chăm sóc khách hàng, khách mời tham dự sau khi sự kiện kết thúc.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức một sự kiện

• Tìm hiểu và xác định được địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện.
• Thư mời được gửi đến khách hàng có thông điệp hay và ý nghĩa.
• Bám sát với kịch bản chương trình đã lập ra trước đó
• Chuẩn bị phương án dự phòng nếu gặp trường hợp bất ngờ.
• Lưu lại thông tin của người tham dự sự kiện chi tiết, đầy đủ.
• Trang bị một số thiết bị ý tế để kịp ứng xử khi gặp tình hình khẩn cấp.
• Giữ liên lạc với khách hàng trước và sau khi diễn ra sự kiện bằng cách gọi hỏi thăm, gửi thư cảm ơn,….
• Chuẩn bị ekip truyền thông để lưu lại những hình ảnh đẹp
• Lên danh sách những thiết bị kỹ thuật cần dùng như bộ đàm, mic, loa,… để tránh bị thiếu sót.
• Quản lý ngân sách tránh việc bị vượt ngân sách quá nhiều.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Với bề dày kinh nghiệm hơn 13 năm, luôn đặt uy tín lên hàng đầu để tạo nên những sự kiện chất lượng và chuyên nghiệp. Đội ngũ chuyên môn cao, luôn có những ý tưởng độc đáo và mới lạ để khách hàng có nhiều lựa chọn, không cảm giác bị nhàm chán. Bên cạnh đó còn giúp bạn tối ưu chi phí tổ chức, thực hiện đúng theo kế hoạch đã thông qua trước đó. Chuẩn bị các phương án dự phòng để sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu khu vực miền Nam:

• Dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp.
• Ý tưởng, kịch bản sáng tạo.
• Giá cả hợp lý.
• Hậu cần xử lý nhanh chóng, hiệu quả.
• Thiết bị chất lượng.
• Nhân sự trẻ tuổi, trình độ chuyên môn cao.

Hy vọng với kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi hy vọng sẽ trở thành đối tác đưa ra các giải pháp tổ chức sự kiện cho bạn. Hotline chúng tôi luôn mở để giải quyết mọi khó khăn của bạn một cách nhanh chóng! Để biết thêm chi tiết về các dịch vụ hoặc cần tư vấn, thiết kế, báo giá trọn gói về các dịch vụ tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911

Address: 

• Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.
• Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.