tổ chức hội nghị khách hàng cần những chi phí gì?
Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng được xem là hạng mục quan trọng trong quá trình tổ chức. Vậy làm thế nào phân bổ ngân sách hợp lý và đem lại hiệu quả cao đó là điều mà các doanh nghiệp đều rất băn khoăn. Bởi vì một hội nghị tri ân khách hàng đòi hỏi các công ty phải lên kế hoạch chi tiết và chi trả rất nhiều các khoản chi phí cũng như các hạng mục khác nhau. Ở bài viết dưới đây, HCMC Events sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để tổ chức hội nghị khách hàng thành công để bạn có thể tham khảo.
Các hạng mục tổ chức hội nghị khách hàng
Chi phí tổ chức có thể phân chia thành nhiều hạng mục và cũng phụ thuộc vào các yếu tố và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây HCMC Events sẽ gợi ý cho bạn những hạng mục ngân sách bắt buộc phải có trong quá trình tổ chức.
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Phụ thuộc vào quy mô cũng như mục đích mà các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ cân nhắc và lựa chọn cho mình một địa điểm tổ chức phù hợp. Địa điểm được lựa chọn để diễn ra hội nghị cần phải đáp ứng được những yếu tố sau:
- Không gian phải rộng rãi, thoải mái, đáp ứng được số lượng khách mời và chỗ ngồi cho người tham dự
- Vị trí thuận lợi, khách mời dễ dàng di chuyển
- Có chỗ để xe và giữ xe rộng rãi thoáng mát
- Có đầy đủ trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho sự kiện
Ngân sách dùng cho địa điểm tổ chức sự kiện thường sẽ dao động từ khoảng 10 – 15 triệu. Tuy nhiên đối với những địa điểm mang tiêu chuẩn quốc tế và chất lượng cao cấp thì chi phí sẽ tỉ lệ thuận với dịch vụ và những ưu đãi mà nhà hàng mang lại.
2. Chi phí thuê nhân sự phục vụ
Đằng sau những chương trình thành công không thể nào thiếu bóng dáng của đội ngũ chuyên viên có chuyên môn và làm việc tận tâm. Bên cạnh đó để thuận tiện trong việc quản lý hiệu suất cũng như tiến độ thì công việc cũng phải được chia đều và phân công cụ thể. Những nhân sự không thể nào thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện như: PG, MC, PB, AV, điều hành, kỹ thuật, take care,…
Chi phí thuê nhân sự còn phụ thuộc vào ban tổ chức và thương hiệu cá nhân mà doanh nghiệp muốn hướng đến. Ví dụ nhưng những MC hạng A sẽ phù hợp với những chương trình lớn đi kèm theo chi phí sẽ cao hơn với những MC mới vào nghề và ít kinh nghiệm hơn. Đối với những chương trình yêu cầu cao về hình ảnh và truyền thông thì chi phí nhân sự cũng sẽ khác.
3. Chi phí thuê thiết bị tổ chức sự kiện
Thiết bị tổ chức sự kiện bao gồm như: âm thanh ánh sáng, mixer, loa đài, backdrop, sân khấu, đèn LED, màn chiếu, bục sân khấu,…Với những sự kiện có quy mô nhỏ khách mời dưới 50 người thì không cần những thiết bị âm thanh công suất lớn. Nhưng một hội nghị khách hàng cần phải được chỉnh chu và chất lượng vì thế nên để đáp ứng được chất lượng thì phải cần các thiết bị chuyên dụng để đem lại hiệu quả cao.
Mức ngân sách mà ban tổ chức phải dành cho hạng mục này sẽ dao động từ 15 triệu trở lên. Quy mô càng lớn đồng nghĩa với việc chuẩn bị phải chỉnh chu từng cho tiết nhỏ nhất. Điều này đảm bảo chương trình diễn ra đúng với mục tiêu mà ban tổ chức đề ra.
4. Chi phí thiết kế, in ấn
Đơn vị thiết kế in ấn sẽ chịu trách nhiệm về tất cả các vật tư thiết bị bao gồm: backdrop, cổng chào, poster, thiệp mời, banner, và các yếu tổ khác liên quan đến việc trang trí và quảng bá sự kiện. Đây cũng là hạng mục tối thiểu có trong danh sách chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, tùy thuộc vào yêu cầu về chất liệu và kỹ thuật mà giá cả có thể chênh lệch và thay đổi khác nhau.
5. Chi phí teabreak
Là xu hướng tiệc trong những chương trình hội nghị khách mời hiện nay, Teabreak giúp cho trải nghiệm khách mời tốt hơn. Trong chi phí tổ chức hội nghị khách hàng thì hạng mục này không chiếm quá nhiều ngân sách nếu doanh nghiệp chỉ lựa chọn menu cơ bản như hoa quả, trà bánh,…
6. Chi phí quà tặng
Để tạo ấn tượng tốt với khách hàng, các doanh nghiệp sẽ chuẩn bị thêm những phần quà tặng sau sự kiện. Những sản phẩm thường được các đơn vị lựa chọn là sổ tay, túi in logo, mũ, hoặc là những sản phẩm gắn liền với thương hiệu của công ty. Những món đồ mang tính ứng dụng cao và cho phí thấp mang lại ấn tượng đến khách mời.
7. Chi phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện
Một chương trình hội nghị khách hàng cần được đầu tư chỉnh chu để mang lại ấn tượng cho khách mời. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị thì có thể thông qua bên thứ ba. Những đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm sẽ giúp bạn, bạn không phải lo lắng về những vấn đề như: xây dựng kịch bản, trang trí, địa điểm tổ chức, lựa chọn menu, nhân sự phục vụ,…tất cả sẽ được đơn vị tổ chức sự kiện lên kế hoạch và thực hiện. Khách hàng chỉ cần đưa ra những yêu cần và thông điệp chương trình muốn truyền tải và đơn vị tổ chức sẽ giúp bạn thực hiện phần còn lại.
HCMC Events – Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp
HCMC Events tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức và cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng dịch vụ bên đơn vị chúng tôi. Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong ngành và sở hữu đội ngũ chuyên viên được đào tạo bài bản, chúng tôi đã thực hiện rất nhiều chương trình cho hàng trăm khách hàng và đối tác trên toàn quốc.
Chúng tôi cam kết sẽ đem đến những chương trình mãn nhãn cùng với sự nỗ lực không ngừng để đáp ứng tất cả nhu cầu của quý khách hàng. Ngoài việc tổ chức sự kiện đơn vị còn cung cấp cho quý khách hàng và đối tác những dịch vụ khác như: Gala dinner, lễ khai trương, lễ động thổ, lễ khánh thành, sự kiện âm nhạc, YEP,…
Kết luận
Bài viết dưới đây HCMC Events đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về chi phí tổ chức hội nghị khách hàng để bạn có thể tham khảo. Nếu quý khách hàng có nhu cầu hỗ trợ cũng như trao đổi thêm về các gói dịch vụ tổ chức bên đơn vị thì hãy liên hệ cho chúng tôi thông qua số Hotline 0913 199 866 – 0989 496 239 để được tư vấn và báo giá dịch vụ nhanh nhất hoặc truy cập vào Website HCMC Events để biết thêm thông tin chi tiết.
Thông tin liên hệ
Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Du Lịch Quốc Tế Hòa Bình
Tel: 0989.496.239 – 0913.199.866
Website: https://hcmcevents.com/
Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM