Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện chi tiết và đơn giản nhất

Xin giấy phép tổ chức là thủ tục cần có trước thềm thực hiện một chương trình hay sự kiện bất kỳ. Tùy vào tính chất cũng như mục đích tổ chức mà đơn vị thực hiện sẽ phải chuẩn bị các loại giấy tờ khác nhau theo đúng quy định. Trong bài viết sau đây, HCMC Events sẽ giới thiệu đến bạn quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện chi tiết và đơn giản nhất.

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện có khó không?

Về cơ bản, giấy phép tổ chức là cơ sở pháp lý, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng theo quy định của pháp luật. Theo đó, doanh nghiệp hoặc người đại diện cần xin cấp phép từ các cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện chương trình. Trong trường hợp chưa xin phép hoặc không được phê duyệt mà vẫn tự ý tổ chức sẽ bị xử phạt theo quy định của nhà nước.

Ngoài ra, khi được cấp phép tổ chức sự kiện, đồng nghĩa với việc đơn vị thực hiện sẽ nhận được sự bảo hộ của Nhà nước. Bất kỳ hành vi quấy phá, gây rối hoặc ăn cắp bản quyền đều được xử lý nhanh chóng nhất.

Sự kiện do HCMC Events nhận được sự cấp phép của nhà nước — Xin cấp phép tổ chức sự kiện là việc làm quan trọng đảm bảo chương trình diễn ra đúng quy định của pháp luật

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện chi tiết bao gồm:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ cần có theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ. Ở bước này, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc sử dụng internet hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh. Tùy vào quy định của các cơ quan mà sẽ có những hình thức nộp khác nhau.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền thẩm định và cấp phép cho hồ sơ

Bước 4: Bạn sẽ nhận được giấy cấp phép nếu hồ sơ được phê duyệt. Nếu không đạt yêu cầu, cơ quan sẽ có hình thức thông báo bằng văn bản cụ thể lý do đến đơn vị tổ chức sự kiện.

Chi tiết các loại hồ sơ cần có khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

Như đã chia sẻ phía trên, mỗi sự kiện đều có những yêu cầu riêng về hồ sơ xin cấp phép. Cùng HCMC Events điểm danh các loại hồ sơ cần có của một vài sự kiện tiêu biểu thường gặp ngay dưới đây.

Tổ chức hội nghị, hội thảo

Văn bản chứng nhận tư cách pháp lý của cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo
Mẫu đơn cấp phép theo quy định
Bản sao các giấy tờ trình bày nội dung sự kiện hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo
Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm lựa chọn.

Tổ chức họp báo

Mẫu đơn xin tổ chức họp báo theo quy định hiện hành
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị chủ trì
Các tài liệu bổ sung về nội dung, mục đích, giấy cấp phép biểu diễn,…
Thời gian cấp giấy phép tổ chức: trong vòng 1 ngày tính từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ (không kể các ngày nghỉ cuối tuần, lễ, Tết)

Tổ chức chương trình ca nhạc

Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện âm nhạc
Bản sao giấy phép hoạt động của đơn vị tổ chức (công chứng từ cơ quan có thẩm quyền)
Hợp đồng thuê địa điểm diễn ra chương trình, xác nhận của chủ sở hữu cho thuê
Tổng hợp danh sách nhạc và bản ghi lời những bài hát được trình diễn
giấy chứng nhận đăng ký bản quyền bài hát
Thời gian cấp phép tổ chức sự kiện: trong vòng 7 ngày tính từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ (không kể các ngày nghỉ cuối tuần, lễ, Tết).

Danh sách bài hát trong hồ sơ cấp phép tổ chức sự kiện — Các bài hát được trình diễn trong chương trình nên được liệt kê đầy đủ

Tổ chức biểu diễn thời trang

Đơn xin cấp phép sự kiện biểu diễn thời trang
Thông tin về những nhà thiết kế và người mẫu tham gia chương trình
Bản phác thảo các mẫu thiết kế, âm nhạc sử dụng trong buổi trình diễn
Hợp đồng thuê địa điểm diễn ra, có xác nhận của chủ sở hữu cho thuê
Chạy thử chương trình để kiểm duyệt ít nhất trước 5 ngày

Sự kiện triển lãm nghệ thuật

Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện triển lãm nghệ thuật
Danh sách các tác phẩm được trưng bày, triển lãm tại sự kiện
Thông tin về tác giả của từng tác phẩm
Hợp đồng thuê địa điểm diễn ra triển lãm có xác nhận của chủ sở hữu cho thuê
Thư mời tham dự sự kiện

Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện triển lãm — Đơn đề nghị cấp phép tổ chức triển lãm

Sự kiện có yếu tố nước ngoài

Công văn xin cấp phép tổ chức sự kiện
Đề án tổ chức chương trình
Văn bản chưa ý kiến từ những bên có liên quan
Văn bản chấp thuận của đơn vị đăng cai chương trình

Đề án tổ chức hội thảo quốc tế được phê duyệt bởi thủ trưởng cơ quan

Những câu hỏi thường gặp trong quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Dù đã nắm được quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện chi tiết, thế nhưng việc triển khai thực tế lại là điều không hề dễ dàng. Sau đây là những câu hỏi thường gặp trong quá trình nộp hồ sơ xin cấp phép.

Đơn vị được quyền cấp phép tổ chức sự kiện

Tùy theo tính chất và mục đích tổ chức mà sự kiện sẽ được cấp phép theo từng cơ quan nhất định. Vì vậy, đơn vị thực hiện cần nắm rõ các thông tin liên quan đến cơ quan chịu trách nhiệm để tiến hành nộp hồ sơ.

Bộ/ Sở thông tin truyền thông: Sự kiện họp báo, công bố, tuyên truyền,… và có sự tham gia của đơn vị, cá nhân ngoài phạm vi lãnh thổ.

Bộ / Ban chỉ huy quân sự / Bộ tư lệnh công binh / Tổng Cục (Cục) An ninh: Nội dung chương trình cần sử dụng đến các vật thể bay như đèn trời, khi khí cầu, pháo hoa, flycam,… hoặc có sự tham gia của Chính phủ.

Sở văn hóa và thể thao du lịch: Chương trình âm nhạc, giải trí, liveshow, khánh thành, khai trương, tiệc thành lập,…

Trung tâm bảo vệ quyền tác giả: Sự kiện có sử dụng âm nhạc do nhạc sĩ sáng tác đã được đăng ký bản quyền.

Tổ chức lễ hội âm nhạc — Mỗi loại hình sự kiện khác nhau sẽ do từng cơ quan có thẩm quyền riêng biệt phê duyệt

Bên cạnh đó, những sự kiện nhỏ được thực hiện tại hội chợ, trường học,… cần thông qua xét duyệt từ ban quản lý, chủ sở hữu địa điểm hoặc hiệu trưởng, … Các chương trình có tụ tập đông người, dễ gây náo loạn khi di chuyển thì nên báo cáp với trật tự an toàn đô thị để đảm bảo an toàn.

Thời gian phê duyệt yêu cầu cấp phép

Theo quy định mới nhất cập nhật 2024, doanh nghiệp cần nộp đầy đủ hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện ít nhất 10 ngày trước khi diễn ra chương trình. Tuy nhiên với các buổi biểu diễn thời trang, thời gian nộp để kiểm duyệt phác thảo ít nhất là 30 ngày.

Thời gian phê duyệt hồ sơ xin tổ chức sự kiện là 10 ngày — Quy trình nộp hồ sơ cần có thời gian phê duyệt ít nhất là 10 ngày

Một vài lưu ý chung cần biết

Dù là loại hình sự kiện nào, thì quy trình tổ chức luôn đóng vai trò quan trọng và cần đầu tư nhiều thời gian cũng như chi phí. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc một vài lưu ý quan trọng được HCMC Events tổng hợp ngay dưới đây để quy trình xin cấp phép tổ chức sự kiện được suôn sẻ theo đúng kế hoạch:

Nên hoàn thiện hồ sơ và xin cấp phép sớm để hạn chế rủi ro cũng như các tình huống phát sinh.
Người phụ trách làm hồ sơ nên có sự am hiểu thật kỹ các thông tin về chương trình cũng như quy định của nhà nước để tiết kiệm thời gian, chi phí.
Mọi giấy tờ và thông tin kê khai phải đảm bảo tính minh bạch, chính xác theo quy định.

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện phải đảm bảo minh bạch và chính xác — Người chịu trách nhiệm về hồ sơ cấp phép phải đảm bảo tính minh bạch và chính xác của chương trình

Trên đây, HCMC Events đã giúp bạn làm rõ về quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện theo đúng quy định hiện hành. Theo đó, các đơn vị tổ chức cần tuân thủ đầy đủ các bước để đảm bảo chương trình diễn ra hợp pháp và thành công. Để nhận được tư vấn chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bạn vui lòng liên hệ theo các thông tin dưới đây.

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
Website: https://hcmcevents.com/
Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM