Proposal sự kiện là gì? Cách viết Proposal tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Biết cách viết proposal sự kiện hoành chỉnh là yêu cầu đầu tiên để trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu mới bắt đầu công việc này và còn đang loay hoay chưa biết cách triển khai thực tế, hãy cùng HCMC Events giải mã các yêu cầu cần có trong một Event Proposal chuẩn chỉn ngay dưới đây. 

Proposal sự kiện là gì? 

Trong tiếng Anh, Proposal được hiểu là “đề xuất”, Event Proposal có nghĩa là một bản kế hoạch trình bày chi tiết các ý tưởng và cách thức tổ chức một sự kiện bất kỳ. Với một mẫu Proposal chuẩn xác và cụ thể, khách hàng hoặc đối tác của bạn sẽ dễ dàng hình dung ra chương trình, đồng thời có cách góp ý điều chỉnh phù hợp nhất. Proposal sự kiện thường được trình bày dưới dạng file Words, Excel hoặc Powerpoint.

Những nhà tổ chức sự kiện lâu năm tin rằng, bản đề xuất này chính là nền móng và yếu tố cốt lõi để thực hiện thành công cũng như ghi dấu ấn trong lòng khách mời. Trong đó, nó phải phản ánh đúng thực tế sẽ diễn ra với những dẫn chứng cụ thể. Người viết đề xuất phải thực hiện nhiều công việc khác nhau. Bắt đầu từ việc tiếp nhận những yêu cầu của khách hàng, tìm hiểu mục đích sự kiện đồng thời thuyết phục người nghe chấp nhận ý tưởng được đề xuất. 

Cách Viết Proposal Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Viết Proposal sự kiện là công việc có ý nghĩa quan trọng, quyết định nhiều để khả năng thực thi của chương trình. Do đó, người viết phải thực sự nhạy bén, linh hoạt, am hiểu về quy trình tổ chức cũng như có khả năng đáp ứng những yêu cầu khắt khe từ khách hàng. Ngoài ra, để có được một bản đề xuất thành công, bạn cũng có thể tham khảo những tiêu chí sau đây:

Storytelling 

Một câu chuyện có cách kể lôi cuốn, hấp dẫn sẽ tạo ấn tượng tốt hơn những gạch đầu dòng cứng nhắc và khô khan. Khi viết Proposal sự kiện theo hướng storytelling, người đọc hay người nghe sẽ cảm nhận được tính nghệ thuật và sự đầu tư từ người viết. Từ đó, tăng tỷ lệ đồng ý của khách hàng theo kế hoạch mà người tổ chức đề ra. Bạn cũng có thể lồng ghép những hạng mục có trong timeline một cách khéo léo và khiến khách hàng thấu hiểu thông điệp một cách tự nhiên nhất. 

Xác định mục tiêu rõ ràng 

Thể hiện mục tiêu rõ ràng là yêu cầu cơ bản đối với một Event Proposal. Về phần này, mọi người nên cân nhắc dựa trên kinh nghiệm tổ chức của bản thân cùng với thông điệp mà khách hàng muốn truyền tải. Trong trường hợp khách hàng chưa biết chính xác thông điệp là gì, người viết kế hoạch cần định hướng toàn bộ hoạt động của sự kiện. Tuy nhiên nên thực hiện dưới sự tham vấn của khách hàng để tránh sai lệch với yêu cầu đề ra lúc đầu. 

Đặt tên nhóm Proposal

Giữa rất nhiều các công việc để tạo nên một chương trình hoàn chỉnh hoặc làm việc cùng lúc với nhiều khách hàng, bạn nên đặt tên cho từng bản Proposal để không bị nhầm lẫn. Bằng cách này, bạn sẽ giảm thiểu tối đa những sai lệch trong quá trình lập kế hoạch và gây mất thiện cảm với khách hàng. Ngoài ra, đặt tên theo dự án cụ thể cũng thể hiện cách làm việc khoa học, rõ ràng để mọi người kiểm soát công việc tốt hơn. 

Đặt mình vào vị trí của người đọc 

Trong quá trình viết kế hoạch đề xuất, bạn nên đặt mình vào vị trí của khách hàng hoặc người đọc biết cách dẫn dắt và trình bày dễ hiểu, logic. Điều quan trọng là nội dung chính của sự kiện cũng như nên lấy khách hàng làm trung tâm. Chỉ khi đảm bảo tiêu chí này, nhà tổ chức sự kiện mới nắm chắc cơ hội thành công của dự án cũng như thể hiện cho khách hàng thấy được sự chuyên nghiệp của bạn. 

Thể hiện ưu điểm của bản thân 

Đây là phần cuối cùng trước khi kết thúc một bản proposal sự kiện, là nơi các công ty đưa ra ưu điểm của mình để thuyết phục khách hàng đồng ý. Để đạt được mục tiêu này, bạn cần phải nắm được ý muốn của khách hàng và tìm cách thỏa mãn họ. Bên cạnh đó, việc đưa ra những đặc điểm nổi bật của mình so với đối thủ cũng là cách hiệu quả để ghi điểm trong mắt khách hàng. 

Sắp xếp hậu cần hợp lý 

Khi tổ chức sự kiện, bộ phận hậu cần đóng vị trí quan trọng giúp mọi việc diễn ra đúng quy trình. Họ là những người hỗ trợ cho các team khách hoàn thành công việc cũng như giải quyết những vấn đề phát sinh bất ngờ. Chính vì tầm quan trọng đó nên trong bảng Event Proposal cần trình bày sao cho thật khoa học, hợp lý và dự phòng cho mọi vấn đề có thể xảy ra. 

Minh bạch về chi phí thực hiện 

Ngân sách là yếu tố quyết định và rất nhạy cảm trong quá trình hợp tác giữa công ty sự kiện với khách hàng. Việc không minh bạch về các khoản chi phí là điều tối kỵ trong ngành event cũng như dễ gây mất lòng tin trong lòng khách hàng. Vì vậy khi viết proposal sự kiện, bạn nên kê khai rõ những khoản chi phí và con số dự trù so với thực tế không nên chênh lệch quá nhiều. 

Hướng dẫn trình bày proposal sự kiện đầy đủ, chuyên nghiệp 

Barem chung của proposal sự kiện

Tùy vào tính chất chương trình và văn phòng của người viết mà nội dung của proposal có thể khác nhau. Dù vậy, bạn vẫn nên làm sau để người đọc hiểu được những gì bạn thể hiện cũng như hình dung tổng quan về chương trình. Cụ thể, một proposal tiêu biểu thường bao gồm các mục: 

• Mục đích chung: Thể hiện tổng quát được điều khách hàng cần 
• Thông tin cơ bản của chương trình: Địa điểm, thời gian, số lượng,…
• Các hạng mục cần có: đón khách, các hoạt động chính sẽ làm, quà tặng,…
• Kịch bản sơ bộ: Thời gian nào sẽ làm gì, xâu chuỗi được các hoạt động trong event. 
• Thiết kế: Nên đầu tư các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…, không cần quá chi tiết nhưng vẫn phải thể hiện được ý tưởng của bạn. 
• Thực thi: Lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết,….

Màu sắc chủ đạo

Dù sử dụng file Words, Excel hoặc Powerpoint, bạn cũng nên sử dụng màu sắc hài hòa và đồng nhất từ trên xuống dưới. Một slide hay trang Words chỉ nên tập trung vào khoảng 3 màu chính và không nên có hơn 4 – 5 màu trong bản kế hoạch. Nếu là corporate presentation, thì bạn nên chọn template màu thương hiệu của công ty để tạo sự quen thuộc và thể hiện sự thấu hiểu với khách hàng. 

Phông chữ

Tương tự như màu sắc, font chữ sử dụng cho toàn bộ kế hoạch nên được thống nhất. Bạn nên ưu tiên tính dễ đọc, phổ biến và có hỗ trợ tiếng Việt hơn là những font chữ màu mè, trừu tượng. Bên cạnh đó, hệ điều hành hoặc thiết bị của khách hàng có thể không hỗ trợ đúng font chữ bạn thể hiện trong file proposal sự kiện. Vì vậy, đừng bỏ qua vấn đề tưởng chừng đơn giản mà lại quan trọng này nhé. 

Theo kinh nghiệm của HCMC Events, font chữ đẹp và tương thích với nhiều hệ điều hành cũng như thiết bị có thể kể đến như: 

• Serif: Georgia, Times New Roman, Courier New
• San Serif: Helvetica, Verdana, Century Gothic

Size chữ

Trong bản kế hoạch đề xuất, một số thành tố cần được quy định kích cỡ từ trước. Ví dụ như header thường là size 40 xuyên suốt, title trong nội dung là size 18 và text thường là 16. Ngoài ra, nếu trong trang có 2 textbox thì cả hai cũng nên đặt chung 1 kích cỡ. Tránh tình trạng đặt nhiều size chữ khác nhau trên một trang nội dung. 

Background 

Lựa chọn Background phù hợp với tính chất của sự kiện. Có hai cách chọn phông nền thường được người viết chuyên nghiệp sử dụng là solid color (màu đơn sắc) hoặc hình ảnh. Bạn không nên chọn những màu gradient (màu đa sắc) bởi tính tương phản kém cũng như khó trình bày nội dung. 

• Về solid color: Nên chọn màu có độ tương phản với màu text để dễ đọc. Các  Background đơn sắc thường thường phù hợp cho các proposal sự kiện có tính chất nghiêm chỉnh, bao gồm nhiều số liệu, chữ , graphs và charts. 
• Hình ảnh: Nên chọn những hình ảnh có ít chi tiết và màu chủ đạo tương phản với text để dễ đọc chữ. Background là hình ảnh thường được dùng với những ý tưởng sáng tạo, mang tính hình tượng và có thể kết hợp thêm transparent layer để text dễ đọc hơn. 

Hình ảnh minh họa 

Khi chèn hình ảnh trong proposal sự kiện cần tuân theo vài quy tắc cơ bản như: 

• Chọn ảnh chất lượng cao, không bể, mờ hoặc dính watermark của đơn vị khác
• Cân nhắc đến sự phù hợp, tính thẩm mỹ và dung lượng của hình ảnh
• Nếu hình ảnh cần có người, nên chọn người châu Á, trừ khi đối tác của bạn là người nước ngoài hoặc sự kiện quốc tế. 
• Hình ảnh đưa vào nên có mục đích rõ ràng như nhấn mạnh, tạo ấn tượng hoặc miêu tả cụ thể về ý tưởng. Tránh tình trạng đưa vào chỉ để đẹp hoặc đỡ trống. 
• Một số nền tảng cho phép bạn download hình ảnh chất lượng cao, không dính watermark thay vì Google đó là pexels.com, freestock.com, unsplash.com, stocksnap.io, …

Bảng biểu 

Sử dụng bảng biểu khi cần trình bày các nội dung về số liệu một cách rõ ràng và trực quan hơn. Một số lưu ý bạn nên biết khi sử dụng table trong Event Proposal như: 

• Chỉnh màu của bảng phù hợp với màu tổng thể của Proposal.
• Điều chỉnh các cột và nội dung sao cho tương đồng và bằng với layout => Distribute column. 
• Nếu bảng có ít nội dung, bạn có thể bỏ qua border. Còn nếu phải chứa nhiều nội dung, bạn nên chèn thêm border để phân định rõ ràng hơn. 

Kiểm tra chính tả

Chính tả là yếu tố cơ bản phải đảm bảo trong một Event Proposal được thực hiện bởi dân chuyên nghiệp. Bạn có thể bật chế độ kiểm tra lỗi chính tả tự động mà mình đang sử dụng hoặc tự kiểm tra thật nhiều lần trước khi hoàn thiện và gửi đến khách hàng. 

Nhiều khách hàng muốn có một proposal sự kiện thật bay bổng trong khi người khác lại thích sự liên kết chặt chẽ. Bạn hãy khéo léo quan sát sở thích của khách hàng để mang đến một bản đề xuất phù hợp. Ngoài ra, quý bạn đọc có nhu cầu tổ chức sự kiện hoặc đang tìm kiếm một đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong việc viết proposal, xin vui lòng liên hệ về địa chỉ sau để được hỗ trợ chi tiết nhất. 

• Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
• Website: https://hcmcevents.com/
• Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM