Phân tích 5 yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện được xem là một hoạt động dịch vụ của doanh nghiệp với mục đích gặp mặt tri ân, quảng bá sản phẩm, tiềm kiếm khách hàng tiềm năng,…Nhưng không phải chương trình nào cũng diễn ra một cách suôn sẻ và đúng theo dự kiến. Bởi vì sẽ có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng trong quá trình tổ chức, ta sẽ chia các yếu tố ảnh hưởng thành hai nhóm chính đó là: các yếu tố vi mô và các yếu tố vĩ mô . Vậy hãy cùng HCMC Events tìm hiểu những yếu tổ ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện thông qua bài viết này nhé!

Các yếu tố vi mô trong quá trình tổ chức sự kiện

Để một sự kiện thành công, các công ty tổ chức sự kiện phải lên kế hoạch chi tiết và tối ưu hóa các nguồn lực của mình, ngoài ra còn phải cân nhắc về sự ảnh hưởng của những người cung cấp dịch vụ trung gian. đối thủ cạnh tranh, nhà đầu tư và khách hàng. Các yếu tố vi mô liên quan chặt chẽ đến đơn vị tổ chức sự kiện và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tổ chức. Các yếu tố bao gồm:

Các yếu tố đơn vị tổ chức: Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện bao gồm: nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, kinh nghiệm tổ chức, nhà cung cấp dịch vụ, chính quyền,…

Các nhà cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo cung cấp các yếu tố cần thiết cho đơn vị tổ chức sự kiện để có thể thực hiện và triển khai chương trình.

Ảnh hưởng của các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện
Cách thức phục vụ
Mô hình giải trí
Trang trí, thiết bị sự kiện
Các hiệu ứng đặc biệt

Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào từ phí nhà cung ứng sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình. Để chắc chắn mọi việc đều ổn định và có sự cạnh tranh thì các dịch vụ phải đảm bảo chất lượng, số lượng và thời gian giao đúng như dự kiến. Đa phần các công ty sự kiện đều phải thiết lập được mối quan hệ chặt chẽ với đối tác và nhà cung cấp dịch vụ của mình.

Khách hàng: Khách hàng là người đem lại lợi nhuận cho các đơn vị tổ chức sự kiện, dựa vào nhu cầu của khách mà sự kiện diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau. Ví dụ trong trường hợp công ty thuê để tổ chức một buổi ra mắt sự kiện thì khách hàng là nhà đầu tư. Trong trường hợp công ty tổ chức sự kiện tự đứng ra tổ chức thì khách hàng chính là đơn vị tài trợ hoặc khách mời của chương trình.

Đối thủ cạnh tranh

Đối với doanh nghiệp nói chung và các đơn vị tổ chức sự kiện nói riêng thì phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh ở nhiều mức độ khác nhau. Trong quá trình tìm kiếm đối tác, khách hàng tiềm năng thì việc đầu tiên phải xác định được đối thủ cạnh tranh để đưa ra chiến lược và chính sách cạnh tranh hợp lý. Trong trường hợp bạn và đối thủ tham gia chung đấu thầu thì mức độ cạnh tranh càng khốc liệt hơn ( ngân sách, ý tưởng, chương trình, profile,…)

Chính quyền và dân cư nơi diễn ra tổ chức sự kiện

Chính quyền và dân cư giới hạn trong một phạm vi địa lý chịu tác động trong quá trình tổ chức sự kiện. Phạm vị ảnh hưởng sẽ tỉ lệ thuận với quy mô sự kiện có thể là: xóm, phường, cơ quan, trường học và rộng hơn là thành phố, quận, địa điểm du lịch, quốc gia, vùng lãnh thổ,…

Chính quyền và dân cư sẽ quyết định sự kiện của bạn có được diễn ra hay không, do đó có thể tạo thuận lợi hay khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình tổ chức. Để chương trình diễn ra đúng kế hoạch thì bạn cần phải tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp để mọi công việc diễn ra thuận lợi nhất.

Các yếu tố vĩ mô trong quá trình tổ chức sự kiện

Các yếu tố vĩ mô trong quá trình tổ chức bao gồm: lực lượng mang tính chất xã hội và chúng có ảnh hưởng đến các hoạt động tổ chức.

Môi trường nhân khẩu học trong tổ chức sự kiện

Môi trường nhân khẩu học là bao gồm các vấn đề liên quan đến dân số và con người như: mật độ dân cư, quy mô, phân bổ dân cư, tỷ lệ sinh, tỷ lệ tủ, giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp,…tạo ra các loại thị trường cho các đơn vị tổ chức sự kiện, vì thế môi trường nhân khẩu là vấn đề lớn mà các nhà hoạt động thị trường cần chú tâm. Vấn đề mà những công ty tổ chức sự kiện hướng đến đó là quy mô và tốc độ tăng trưởng dân số. Bởi vì, hai vấn đề phản ánh trực tiếp đến quy mô và nhu cầu trong tương lai dựa vào đó để đoán được sự chu kỳ phát triển của thị trường tổ chức sự kiện.

Sự thay đổi trong tuổi tác, quy mô hộ gia đình cũng ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu cung và ứng của hàng hóa. Thêm một yếu tố các tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện đó là quá trình đô thị hóa. Bên cạnh việc phân bố lại lực lượng sản xuất, phân vùng lãnh thổ, đặc khu kinh tế cũng là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thị trường sự kiện.

Môi trường kinh tế

Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế của từng vùng mà từ đó tạo ra sức hút về thị trường mua. Theo đánh giá của các chuyên gia thì các sự kiện kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh thương mại chiếm hơn 60% về số lượng là 75% cho phí tổ chức. Nhu cầu của doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường từ đó môi trường sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến dịch vụ tổ chức sự kiện.

Cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội của người dân mà tác động trực tiếp đến thu nhập và nhu cầu của người dân. Thu nhập của người dân càng cao thì nhu cầu dịch vụ như: sinh nhật, cưới hỏi, sự kiện,…sẽ ngày được tăng cao và đòi hỏi chuyên môn cao hơn. Đây cũng là thị trường kinh doanh cần phải quan tâm và có tiền năng trong tương lai.

Môi trường tự nhiên

Môi trường tự nhiên là bao gồm các yếu tố như: Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện được diễn ra ở không gian mở, không gian ngoài trời.

Các vấn đề môi trường như: Dân cư, chính quyền nơi diễn ra chương trình, hệ sinh thái tại nơi đó. Điều kiện này tác động đến việc lựa chọn chủ đề của sự kiện, nếu không đáp ứng được tất cả các yêu cầu tối thiểu về môi trường thì các đơn vị tổ chức sẽ không được cấp phép quyền tổ chức.

Môi trường kỹ thuật công nghệ

Môi trường kỹ thuật là bao gồm những tác nhân gây tác động trực tiếp đến với thực thi các giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện:

Tiến độ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở trong các lĩnh vực, cụ thể như:
Trong công việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức
Quá trình chuẩn bị sự kiện như: lựa chọn địa điểm, chủ đề và màu sắc trang trí
Các hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện
Trình diễn nghệ thuật (âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng như đèn LED, photobooth,…)

Môi trường chính trị trong tổ chức sự kiện

Đóng vai trò quan trọng trong các quyết định của tổ chức sự kiện, đây cũng bao gồm hệ thống luật và các điều khoản luật, chính sách nhà nước, cơ chế điều hành của chính phủ trong quá trình triển khai dự án. Đây cũng là yếu tố có tác động không nhỏ đến hoạt động tổ chức.

Môi trường văn hóa trong tổ chức sự kiện

Văn hóa được coi là hệ thống giá trị và cũng là thước đo hành vi đối với một nhóm đối tượng cụ thể nào đó, bao gồm: những giá trị văn hóa truyền thống, giá trị văn hóa thứ phát và các nhánh nhỏ trong môi trường văn hóa tác động trực tiếp trong tổ chức sự kiện

Giá trị văn hóa truyền thống: Là bao gồm các chuẩn mực trong xã hội có mức độ bền vững, khó thay đổi và mang tính kiên định cao được truyền từ đời này sang đời khác. Chúng có tác động mạnh mẽ đến thái độ, hành vi và hành vi tiêu dùng của từ cá nhân, tổ chức mua hàng. ‘
Giá trị văn hóa thứ phát: Là những nhóm văn hóa mang tính “tự phát” có khả năng điều chỉnh hoặc thay đổi các giá trị và chuẩn mực đạo đức xã hội và có khuynh hướng tạo ra những điều mới đòi hỏi các đơn vị phải luôn cập nhật và làm mới để theo kịp.
Các nhánh văn hóa khác: Là những “tiểu nhóm” văn hóa luôn tồn tại trong xã hội và đây cũng là cơ sở quan trọng trong việc hình thành một đoạn thị trường nào đó. Nhóm này được chia thành các hệ thống giá trị văn hóa – đạo đức – tôn giáo…

Tóm lại các giá trị văn hóa trong xã hội được thể hiện ở dưới dạng quan niệm, cách nhìn nhận, mối quan hệ giữa con người, thể chế xã hội, thiên nhiên và thế giới.

HCMC Events đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – uy tín trên toàn quốc

HCMC Events tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hàng đầu trên toàn quốc. Chúng tôi cũng là đối tác đáng tin cậy cũng là lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp. Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chúng tôi đã xây dựng được uy tín cũng như danh tiếng tiếng trong việc mang đến trải nghiệm dịch vụ sự kiện tốt nhất cho khách hàng.

Với mục tiêu và tầm nhìn trở thành đơn vị đứng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi không ngừng nỗ lực, phát triển để đem đến cho quý khách những chương trình mãn nhãn cùng chất lượng dịch vụ hàng đầu thể hiện đẳng cấp doanh nghiệp.

Với đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình và các chuyên gia trong lĩnh vực sự kiện chúng tôi hứa rằng sẽ biến ý tưởng của bạn thành hiện thực và mang đến giải pháp tối ưu nhất trong quá trình triển khai dự án. Nếu có nhu cầu hoặc thắc mắc về dịch vụ vui lòng liên hệ số Hotline 0989.496.239 – 0913.311.911 để được tư vấn và báo giá dịch vụ nhanh nhất. HCMC Events rất hân hạnh khi được phục vụ quý khách!

Thông tin liên hệ

Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Du Lịch Quốc Tế Hòa Bình

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
Website: https://hcmcevents.com/
Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM

Bài viết dưới đây, HCMC Events đã giải thích giúp bạn về những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình tổ chức sự kiện. Hãy để HCMC Events là người bạn đồng hành, là đối tác tin cậy đảm nhiệm các sự kiện ấn tượng và làm tăng giá trị, uy tín thương hiệu của bạn trên toàn quốc. Hãy theo dõi chúng tôi để nhận được những thông tin bổ ích bạn nhé!