Nội dung chương trình hội nghị khách hàng cần có

Làm thế nào để nội dung tổ chức một chương trình hội nghị khách hàng gây ấn tượng và thu hút đến khách mời, quý đối tác và khách hàng tiềm năng? Nội dung chương trình hội nghị khách hàng cần có những gì? Cần lưu ý những vấn đề gì khi thực hiện nội dung chương trình hội nghị khách hàng? Hãy cùng HCMC Events tham khảo nội dung chương trình hội nghị khách hàng cần có dưới đây để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Đón khách mời và ổn định tổ chức

• Phía ngoài hội trường (khu vực tổ chức sự kiện) thực hiện hướng dẫn, hỗ trợ khách mời vào nơi đậu xe.
• Tại sảnh tiếp đón khách và dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện.
• Điều hướng, hướng dẫn khách chụp ảnh check in tại các không gian được bày trí của sự kiện.
• Sau khi khách mời check in sau ban lễ tân/khánh tiết hướng dẫn khách mời di chuyển vào chỗ ngồi đã được ban tổ chức sắp xếp và gửi các tài liệu (nếu có) của hội nghị.
• Các bộ phận nhân sự khác tiến hành kiểm tra, rà soát lại lần cuối máy móc, trang thiết bị, nhân sự tổ chức, các vật dụng, phần quà đã chuẩn bị sẵn… trước khi chương trình diễn ra.

Giới thiệu nội dung chương trình hội nghị khách hàng

Sau khi khách mời ổn định chỗ ngồi, MC (dẫn chương trình) sẽ gửi lời chào, lời chúc sức khỏe, lời cảm ơn tới khách mời đồng thời giới thiệu tổng quan nhất các nội dung tổ chức được diễn ra theo kịch bản đã lên sẵn để khách mời có thể nắm được sơ bộ mạch sự kiện.

Để hội nghị khách hàng diễn ra trong không khí vui vẻ gần gũi, chương trình có thể mở đầu bằng tiết mục văn nghệ sau lời dẫn của MC. Cần chuẩn bị tiết mục văn nghệ hướng đến ý nghĩa thông điệp, chủ đề của hội nghị khách hàng hoặc là nhằm mục đích tạo ấn tượng đối với khách mời tham gia sự kiện để thu hút sân khấu.

Thông tin về công ty, quý đại biểu/ đại diện công ty

Sau phần giới thiệu chương trình, MC sẽ thay mặt ban tổ chức giới thiệu công ty, các đại biểu, đại diện công ty tới toàn thể khách mời trong hội trường. Nội dung phần này có thể kết hợp video mở màn giới thiệu về công ty, sau đó MC dẫn dắt giới thiệu các vị đại biểu, đại diện công ty. 

Đây là một phần bắt buộc phải có trong nội dung chương trình hội nghị khách hàng. Một mặt là để thể hiện sự tôn trọng đối với đơn vị tổ chức sự kiện, mặt khác để khẳng định giá trị và tầm vóc của người đại diện doanh nghiệp. Hơn thế nữa, khách mời cũng có được thông tin quan trọng về đơn vị tổ chức sự kiện.

Đại diện doanh nghiệp phát biểu

Ban lãnh đạo công ty sẽ phát biểu trước toàn hội nghị để cảm ơn các khách mời, nhà tài trợ đồng thời sẽ nhấn mạnh ý nghĩa và chủ đề của hội nghị khách hàng được tổ chức. Đây là phần sẽ do doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng chuẩn bị trước kịch bản.

Tri ân khách hàng thân thiết/ đại lý

Một trong những nội dung chính của chương trình hội nghị khách hàng là phần gửi lời cảm ơn và tri ân đến các khách hàng thường niên, các đại lý thân thiết và các nhà tài trợ đồng hành cùng doanh nghiệp. Đây là phần quan trọng về mặt hình thức và thể hiện sự long trọng của một nội dung chương trình hội nghị khách hàng cần có.

Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới của doanh nghiệp

Hội nghị khách hàng được tổ chức nhằm tri ân đến nhóm khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá và ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới. Tổ chức hội nghị khách hàng là bước đầu gây ấn tượng cho khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ mới. Đồng thời công bố sản phẩm với công chùng để làm tăng tính cạnh tranh của sản phẩm/ dịch vụ mới trên thị trường. 

Chính vì vậy, ban tổ chức cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho phần trình bày nội dung này thông qua các thông tin nổi bật nhất của sản phẩm như: Ưu điểm của sản phẩm, tính cải tiến hay thế mạnh của sản phẩm/dịch vụ mới nếu có (so với các sản phẩm tượng tự đã có trên thị trường) và thuyết phục khách hàng vì sao nên lựa chọn sản phẩm. Ngôn ngữ trình bày trong nội dung này cần ngắn gọn, cô đọng súc tích nhưng phải đảm bảo dễ hiểu và dễ cảm nhận đối với khách hàng.

Trải nghiệm sản phẩm và thu thập thông tin

Để tạo lòng tin cho khách hàng và các khách mời tham dự chương trình hội nghị khách hàng về sản phẩm/dịch vụ mới, ban tổ chức sự kiện sẽ phải có thêm kịch bản nội dung trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ sau phần giới thiệu ra mắt sản phẩm.Khu vực bố trí nội dung trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ có thể được thực hiện trực tiếp trên sân khấu tổ chức chương trình hội nghị hoặc sẽ được bố trí riêng bên ngoài hội trường để các khách mời dùng thử và cho đánh giá. 

Ban tổ chức có thể chuẩn bị thêm phần quà nhỏ hoặc voucher mua hàng của doanh nghiệp để khuyến khích người tham dự sự kiện tích cực trải nghiệm và đánh giá sản phẩm hơn. Thông qua trải nghiệm sản phẩm, đội ngũ chịu trách nhiệm thực hiện nội dung này sẽ thu thập thông tin, lấy ý kiến đánh giá về sản phẩm/dịch vụ mới từ khách hàng để làm tư liệu sau hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp.

Gửi lời cảm ơn và chào tạm biệt

Sau khi kết thúc phần trải nghiệm sản phẩm, MC dẫn nội dung chương trình hội nghị khách hàng sẽ thay mặt ban tổ chức hội nghị gửi lời cảm ơn chân thành và lời chào tạm biệt đến toàn bộ khách mời để kết thúc sự kiện.

Một vài lưu ý khi thực hiện nội dung chương trình hội nghị khách hàng 

Căn cứ theo nội dung chương trình hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp, cần lựa chọn chủ đề phù hợp với nội dung của hội nghị. Chủ đề ở đây bao gồm: background hội nghị, màu sắc, ánh sáng khu vực tổ chức, trang trí không gian sự kiện và nhân sự thực hiện tổ chức nội dung chương trình hội nghị khách hàng. 

Tùy theo từng yêu cầu của mỗi doanh nghiệp, nội dung chương trình hội nghị khách hàng cần được sắp xếp theo một lịch trình hợp lý để đảm bảo thời lượng tổ chức mà doanh nghiệp mong muốn. Đơn vị tổ chức sự kiện cần lên sẵn các kịch bản thực hiện nội dung chương trình để quá trình chuẩn bị và tổ chức diễn ra thuận lợi.

Dựa vào mục đích mà hội nghị khách hàng hướng đến, cần lựa chọn diễn giả và người dẫn chương trình phù hợp về mặt hình thức, nội dung, kiến thức để trình bày nội dung một cách hiệu quả nhất.

Trong quá trình tổ chức tri ân khách hàng và trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ mới, kịch bản của nội dung này cần gây ấn tượng và có nhiều yếu tố làm tăng sự tương tác, kết nối giữa khách hàng với doanh nghiệp.

Đảm bảo chất lượng hình ảnh, âm thanh, ánh sáng và trang thiết bị kỹ thuật ổn định trong suốt quá trình tổ chức chương trình.

Đội ngũ trực tiếp hỗ trợ thực hiện nội dung chương trình hội nghị khách hàng cần có kinh nghiệm dày dặn và tay nghề cao để linh hoạt xử lý tình huống trong quá trình tổ chức sự kiện một cách nhanh nhẹn và chính xác.

Trên đây là bài viết cung cấp các thông tin chi tiết về “Nội dung chương trình hội nghị khách hàng cần có”. HCMC Events hy vọng rằng những thông tin chi tiết trên sẽ giúp cho quý khách hàng và quý đối tác có thêm sự lựa chọn phù hợp nhất để tổ chức một chương trình hội nghị khách hàng. Nếu cần thêm thông tin về các dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng tại HCM của chúng tôi hãy liên hệ với HCMC Events theo thông tin bên dưới.

• Website: https://hcmcevents.com/
• Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
• Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
• Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội.
• Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.
• Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.