Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

Cũng như các loại hình dịch vụ khác, thì tổ chức sự kiện cũng là một thỏa thuận dịch vụ cần ký kết hợp đồng và có những điều khoản ràng buộc từ hai phía để đảm bảo quyền và nghĩa vụ hợp pháp cho đôi bên. Nếu quý khách có những hiểu biết sâu sắc về các khâu trong bản hợp đồng thì sẽ mang lại rất nhiều lợi ích và sự thuận lợi trong quá trình thuê dịch vụ tổ chức sự kiện. Để giúp cho khách hàng có thêm những hiểu biết cơ bản về hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện thì dưới đây HCMC Events sẽ cung cấp cho quý vị những thông tin cơ bản nhất về hình thức ký kết hợp đồng này!

Hợp đồng tổ chức sự kiện là gì?

Có thể hiểu đơn giản hợp đồng tổ chức sự kiện là một loại hợp đồng dịch vụ. Đó là sự thỏa thuận giữa các bên. Trong đó, bên cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện tổ chức và setup các chương trình sự kiện theo hợp đồng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Đồng thời bên thuê sẽ đưa ra các thỏa thuận và đề xuất mong muốn và kỳ vọng trong việc tổ chức sự kiện. Hợp đồng được xuất hiện như một biểu tượng pháp lý để ràng buộc trách nhiệm và nghĩa vụ của đôi bên. Đồng thời đảm bảo dịch vụ diễn ra một cách hiệu quả và tốt nhất theo kế hoạch bản hợp đồng.

Tầm quan trọng của hợp đồng tổ chức sự kiện

Hợp đồng sự kiện là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh của mình trong hoạt động kinh doanh. Một bản hợp đồng cụ thể, chi tiết và có nhiều ưu đãi chất lượng sẽ trở thành sự lựa chọn tối ưu của quý khách hàng.

Hợp đồng là cơ sở pháp lý để công ty sự kiện thực thi mọi nhiệm vụ, các hoạt động tổ chức sự kiện một cách trách nhiệm và nhiệt tình nhất. Đồng thời, bên thuê dịch vụ cũng có cơ sở để kiểm tra tiến độ, thực thi của kế hoạch.

Một bản hợp đồng chuyên nghiệp sẽ đưa uy tín và sự ảnh hưởng của các đơn vị tổ chức sự kiện ở Việt Nam thâm nhập thị trường nước ngoài, nâng cao vị thế quốc tế, tạo doanh thu cao cho doanh nghiệp.

Các thỏa thuận trong hợp đồng là cơ sở căn cứ để hai bên thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ của mình, đảm bảo quyền lợi, lợi ích, công bằng, ý thức kỷ luật cho cả bên thuê và bên cung cấp dịch vụ.

Trong quá trình diễn ra sự kiện nếu có các vấn đề phát sinh hay các rủi ro mâu thuẫn thì sẽ dựa trên hợp đồng để giải quyết. Căn cứ vào các điều khoản đã ký để xem bên nào đúng bên nào sai, và bên vi phạm điều khoản hợp đồng sẽ phải bồi thường và chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Nội dung trong hợp đồng tổ chức sự kiện

Thông tin cơ bản về các bên trong hợp đồng

Trong bản hợp đồng các bên phải kê khai rõ các nội dung quan trọng không thể thiếu. Thông thường đó sẽ là những thông tin về họ tên, tuổi, địa chỉ, căn cước công dân, số điện thoại liên hệ….Tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu của mỗi bên mà số lượng thông tin sẽ khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo đáp ứng những yêu cầu cơ bản, cần thiết.

Khách thể trong hợp đồng

Đôi bên cần xác định rõ ràng đối tượng công việc thực hiện ở đây là gì để có thêm những đề án, ý tưởng triển khai cũng như hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Số lượng và chất lượng các dịch vụ

Trên cơ sở thực hiện thì bên thuê cần cung cấp số lượng khách mời tham dự, nhân viên phục vụ, các công cụ vật dụng cần thiết như bàn ghế, loa đài, âm thanh và các thiết bị khác. Chất lượng bao gồm chất lượng mức độ phục vụ, thực phẩm và đồ ăn uống, trang trí thiết kế sự kiện và các yếu tố liên quan khác. Nội dung này cần được hai bên thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng để đảm bảo sự kiện thành công tránh những rủi ro, mâu thuẫn phát sinh.

Bảng giá dịch vụ và cách thức thanh toán

NHà cung cấp dịch vụ báo giá các chi phí cho các mục nội dung để bên thuê có thể lựa chọn mức giá phù hợp cho các dịch vụ liên quan đến tổ chức sự kiện.

Phương thức thanh toán bao gồm: hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán, có thể trả góp hoặc trả một lần cùng các ưu đãi hấp dẫn.

Thời gian, địa điểm và các cam kết thực hiện hợp đồng

Thời gian thực hiện hợp đồng gồm: thời gian bắt đầu, thời gian diễn ra sự kiện và thời gian kết thúc sự kiện.

Địa điểm tổ chức sự kiện và thanh toán dịch vụ hợp đồng

Phương thức thực hiện hợp đồng và những cam kết thực hiện, trách nhiệm của mỗi bên và các yêu cầu ngoài của hợp đồng.

Đưa ra những giới hạn những quy định được phép thực hiện và những việc làm không được thực hiện trong quá trình tổ chức sự kiện. Hai bên tham gia sẽ dựa trên những điều khoản, phạm vi hợp đồng để chấp hành hoàn thành nghĩa vụ của mình.

Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong thực hiện hợp đồng

Các bên phải chấp hành và thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ của bản thân trong khi ký kết thỏa thuận hợp đồng. Mỗi bên phải tự ý thức, và có trách nhiệm tinh thần với công việc của mình hoàn thành một cách năng suất và hiệu quả nhất. Nếu vi phạm điều khoản hợp đồng thì sẽ sẽ chịu trách nhiệm bồi thường cho đối phương. Tùy vào mục đích riêng mà nội dung thỏa thuận là khác nhau.
Quy tắc hợp đồng

Việc đặt ra những quy tắc chung sẽ giúp thuận lợi trong quá trình làm việc, đôi bên tuân thủ các nguyên tắc, thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Đó thể hiện cái quan điểm nhất quán của đôi bên trong khi tiến hành các khâu của bản hợp đồng.

Vấn đề phát sinh bên ngoài thỏa thuận

Tùy theo mỗi loại hình sự kiện, cũng như mong muốn của mỗi bên mà xuất hiện các nội dung thỏa thuận khác, những yêu cầu phát sinh từ phái khách hàng nhằm đáp ứng điều kiện để tổ chức sự kiện. Bên cạnh những cái riêng thì điều khoản phải tuân thủ các quy định của ngành tổ chức sự kiện nói chung, những quy định căn bản nhất.

Các mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo

Dưới đây là một số mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chuẩn:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

__________________________

HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

(Số……………………………………………..)

Căn cứ Luật dân sự số 33/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005;
Căn cứ Luật thương mại số 36/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005;
Căn cứ vào nhu cầu và điều kiện của hai bên.

Hôm nay, ngày …… tháng…….năm ……, chúng tôi gồm:

Bên A(Bên sử dụng DV):

– Địa chỉ :

– Điện thoại : Fax:

– Mã số thuế:

– Đại diện : Chức vụ:

– Số tài khoản :

Bên B (Bên cung cấp DV):

– Địa chỉ :

– Điện thoại : Fax:

– Mã số thuế:

– Đại diện : Chức vụ:

– Số tài khoản :

Sau khi thỏa thuận, hai bên thống nhất thỏa thuận ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện với các điều khoản như sau:

ĐIỀU 1: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG

Bên A đồng ý chọn Bên B nhận cung cấp dịch vụ theo các điều khoản sau:

– Địa điểm tổ chức:

– Thời gian tổ chức:

– Thi công lắp đặt ngày:

Các nội dung công việc thực hiện tại chương trình đã được Bên A đồng ý và phê duyệt tại bảng báo giá đính kèm

ĐIỀU 2: GIÁ CẢ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

Tổng giá trị hợp đồng :

Giá đã bao gồm 10% VAT.

Bên A tạm ứng trước cho Bên B 50% giá trị hợp đồng tương đương ………… trong vòng 5 ngày sau khi ký kết hợp đồng và trước khi thi công

Bên A thanh toán cho bên B 50% giá trị còn lại tương đương ………….. sau khi bên A nghiệm thu và bên B xuất hóa đơn VAT, cung cấp biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức chương trình cho bên A.

Phương thức thanh toán: Chuyển khoản qua ngân hàng.

ĐIỀU 3: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A

Bên A có trách nhiệm đưa ra ý tưởng và nội dung chương trình cho Bên B trước 2 ngày để Bên B chuẩn bị và tổ chức thực hiện.

Quản lý và giám sát trong thời gian diễn ra chương trình, đảm bảo Bên B thực hiện đúng các nội dung trong hợp đồng.

Bên A, trong khả năng của mình, sẽ hợp tác và tạo điều kiện cho Bên B triển khai các công việc thuộc phạm vi hợp đồng này một cách khẩn trương, thuận lợi và phù hợp với quy định của pháp luật.

Tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Bên B trong việc tổ chức chương trình.

Phối hợp với Bên B giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình thuộc về trách nhiệm của Bên A.

Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn số tiền đã cam kết trong Điều 2.

Nếu trong trường hợp đã ký hợp đồng nhưng hoãn lại Bên A phải có công văn chính thức gửi sang Bên B để thông báo việc hoãn lại tối thiểu trước 03 ngày diễn ra chương trình và chịu phạt 30% giá trị hợp đồng, dưới 03 ngày diễn ra sự kiện bên A chịu phạt 50%.

Cử Ông (bà) …………………….. là đầu mối liên lạc của Bên A, chịu trách nhiệm giám sát trong suốt thời gian chuẩn bị và kết thúc sự kiện.

ĐIỀU 4: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B

Bên B có trách nhiệm đảm bảo rằng chương trình sẽ được thực hiện theo đúng với tiến độ đã được hai bên thống nhất tại các điều khoản của hợp đồng.

Hợp đồng tổ chức dựa trên nội dung yêu cầu của bên A đưa ra, các vấn đề phát sinh ngoài hợp đồng Bên B sẽ phối hợp với bên A giải quyết.

Bên B có trách nhiệm bảo vệ tài sản của bên A trong phạm vi Dự án để đảm bảo chương trình luôn được hoạt động tốt nhất.

Triển khai tổ chức và kết nối với các bộ phận để sản xuất chương trình, giám sát chặt chẽ từ ý tưởng, kịch bản. Đảm bảo chính xác các nội dung và hình thức thể hiện theo yêu cầu của Bên A.

Bên B phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại và chịu phạt Hợp đồng trong các trường hợp, cụ thể sau:

Bên B không thực hiện đúng các nội dung của hợp đồng, dựa vào các khoản mục không hoàn thành Bên B sẽ phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng cho khoản mục đó.
Làm Chậm tiến độ của chương trình hoặc vi phạm các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng mà hai Bên thống nhất thì Bên B phải bồi thường cho Bên A 50% giá trị hợp đồng.
Bên B không phải chịu trách nhiệm khi có sự cố liên quan đến bên A hoặc thiên tai: hỏa họa, bão lũ, mưa gió lớn (gió giật trên 40Km/h),.. không thể tiếp tục diễn ra sự kiện. Hoặc nếu tiếp tục diễn ra sẽ gây nguy hiểm cho người và thiết bị lúc đó bên A hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Bên B phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về đồ đạc và vật dụng mang vào khu vực tổ chức của bên A nếu để xảy ra hoả hoạn gây thiệt hại cho chương trình và tài sản của Bên A.
Bên B bàn giao toàn bộ các hạng mục cung cấp cho Bên A trong báo giá trước (thời gian bàn giao)
Cử Ông (bà) là đầu mối liên lạc của Bên B, chịu trách nhiệm điều khiển, tổ chức, đạo diễn chương trình trong suốt thời gian chuẩn bị và kết thúc sự kiện.

ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN VỀ CAM KẾT

Sau khi hai bên chính thức ký kết hợp đồng kinh tế một trong hai bên tự ý hủy Hợp đồng thì vẫn phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng cho bên bị hại.

Hai bên chủ động thông báo cho nhau biết tiến độ thực hiện Hợp đồng. Mọi phát sinh sẽ được hai bên kịp thời thông báo cho nhau biết và chủ động bàn bạc giải quyết trên cơ sở thương lượng vì lợi ích chung.

Trong trường hợp có tranh chấp không tự giải quyết được thì hai bên thống nhất sẽ khiếu nại lên Toà án Kinh tế Việt Nam là cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

ĐIỀU 6: ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản của Hợp đồng tổ chức sự kiện. Trong thời hạn hợp đồng, nếu các bên có sự phân chia, sáp nhập, giải thể, đổi tên thì hợp đồng này vẫn giữ nguyên hiệu lực.

Hợp đồng tổ chức sự kiện này có giá trị hiệu lực từ ngày ký và được lập thành 02 bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để cùng nhau thực hiện.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

HCMC Events – đơn vị tổ chức sự kiện uy tín chất lượng

HCMC Events tự hào mang đến cho quý doanh nghiệp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chất lượng và nhiều ưu đãi. Không chỉ có thế mạnh sự am hiểu về hình thức dịch vụ hợp đồng tổ chức sự kiện mà chúng tôi còn cung cấp tất cả những dịch vụ sự kiện khác.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ và tạo được danh tiếng trên thị trường cả nước. HCMC Events sở hữu trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, âm thanh, ánh sáng chất lượng cùng đội ngũ nhân viên phục vụ sáng tạo, nhiệt huyết, chuyên nghiệp hứa hẹn sẽ mang đến cho quý doanh nghiệp những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

Phương châm hoạt động trong nghề của HCMC Events là không ngừng học hỏi rèn luyện mỗi ngày để hoàn thiện hơn cả về chất lượng và dịch vụ chăm sóc khách hàng. Khi đến với HCMC Events quý công ty sẽ được sở hữu dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói uy tín mà chúng tôi có thể tự tin khẳng định đây là thế mạnh độc tôn chỉ có ở đơn vị HCMC Events. Hotline của chúng tôi luôn mở 24/24 sẵn sàng giải đáp và tư vấn mọi thắc mắc cho các doanh nghiệp.