Layout ảnh hưởng đến hệ thống kỹ thuật trong tổ chức sự kiện như thế nào?

Layout được xem là bản vẽ thiết kế chi tiết của không gian tổ chức sự kiện và nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thành công của sự kiện. Do đó trong bài viết hôm nay, HCMC Events chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn về “Tầm quan trọng của Layout đến hệ thống kỹ thuật trong tổ chức sự kiện” và những lưu ý khi setup hệ thống kỹ thuật trong tổ chức sự kiện.

Layout là gì?

Layout sự kiện là một không gian bày trí chi tiết do người tổ chức sự kiện thiết kế ra để cụ thể hóa toàn bộ khung cảnh, các bố cục của khu vực tổ chức sự kiện. Khi lên ý tưởng thực hiện Event cho các doanh nghiệp bạn sẽ cần quan tâm đến layout khu vực tổ chức và cách bày trí hệ thống các thiết bị, đạo cụ phục vụ cho sự kiện.

Những ảnh hưởng của layout với hệ thống kỹ thuật

Với ý nghĩa và tầm quan trọng như vậy, layout sự kiện là yếu tố quan trọng và then chốt trong suốt quá trình thực hiện chương trình, dưới đây là những ảnh hưởng của layout sự kiện đối với hệ thống kỹ thuật.

Hệ thống dây điện trong tổ chức sự kiện

Một sự kiện được tổ chức sẽ không thể thiếu hệ thống âm thanh – ánh sáng, để toàn bộ hệ thống này làm việc được hiệu quả phục vụ cho sự kiện thì bắt buộc phải có nguồn điện. Việc bố trí đường dây điện trong không gian sự kiện đòi hỏi phải có tính thẩm mỹ cho sự kiện, cung cấp nguồn điện để phục vụ cho mọi hoạt động của sự kiện ổn định và phải đảm bảo an toàn điện cho khu vực tổ chức sự kiện.

Trước khi thực hiện lắp đặt và bố trí đường dây điện cho không gian sự kiện bạn và đội ngũ kỹ thuật cần khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện để biết vị trí nguồn, các khu vực cần sử dụng điện như sân khấu, khu đón khách… Từ đó lên bản vẽ sơ bộ để định vị đường đi của hệ thống dây điện sao cho phù hợp với không gian sự kiện. Ngoài ra, khi thực hiện bày trí hệ thống dây điện trong khu vực tổ chức sự kiện bạn cần chuẩn bị thêm một số dụng cụ để lắp đặt đường dây như kéo, băng keo, áo bọc dây điện,… để đảm bảo mỹ quan cho không gian sự kiện và an toàn cho người sử dụng cũng như các khách mời tham dự sự kiện.

Vị trí đặt thùng thiết bị

Để thuận tiện cho quá trình vận chuyển và đảm bảo an toàn khi sử dụng tất cả các thiết bị như màn hình LED, loa, đèn chiếu sáng,… sẽ được đặt vào các thùng chuyên dụng. Sau khi lắp đặt xong hệ thống thiết bị, các thùng trống này sẽ được đặt ở những khu vực trống không sử dụng tới sự kiện để tập kết.

Khi thuê một địa điểm để tổ chức sự kiện, có thể có song song nhiều đơn vị khác đang cùng tổ chức các sự kiện ở những không gian khác và bạn sẽ phải chia sẻ khu vực chứa các thùng đựng thiết bị với họ. Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện cho doanh nghiệp, chúng tôi khuyên bạn khi thuê địa điểm tổ chức phải khảo sát khu vực trống chung của địa điểm thuê và trao đổi trực tiếp với quản lý địa điểm để “đặt chỗ” trước một vùng trong khu vực trống đó để đặt các thùng thiết bị.

Nếu sự kiện của doanh nghiệp bạn tổ chức với quy mô lớn, khối lượng các hạng mục nhiều và số lượng thùng đựng thiết bị cũng tăng lên. Lúc này bạn hãy cân nhắc trong việc tính toán và thiết kế một không gian trống ở khu vực hậu đài để đặt các thùng thiết bị này và phải tránh ảnh hưởng đến các hoạt động trong hậu trường.

Ngoài ra, bạn có thể chọn tốn thêm một phần chi phí để thuê các bên có cung cấp dịch vụ chở các thùng trống cất về kho, bạn hãy tính toán, cân nhắc thật kỹ và lựa chọn phương án phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Setup hệ thống thiết bị theo loại hình sự kiện

Trong khâu chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần xác định được loại hình sự kiện vì đây sẽ là yếu tố quyết định đến thiết kế sân khấu, yêu cầu lắp đặt hệ thống kỹ thuật và đòi hỏi các thiết bị cần sử dụng để phục vụ sự kiện khác nhau. Một sự kiện sử dụng càng nhiều thiết bị thì càng dễ xảy ra các rủi ro, do đó bạn cần lập trước danh sách các thiết bị cần thiết được sử dụng trong sự kiện tương ứng với từng loại hình sự kiện. Bạn nên hạn chế tối đa các thiết bị có thể phát sinh khi tổ chức sự kiện nhằm tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và tránh các rủi ro hỏng hóc, trục trặc kỹ thuật có thể xảy khi tổ chức sự kiện thực tế.

Đối với những sự kiện hội thảo đơn giản bạn chỉ cần một hệ thống đèn, các thiết bị cơ bản đặt trước sân khấu để phục vụ cho việc chiếu sáng, ghi hình và để khách mời dễ dàng theo dõi các hạng mục trên sân khấu. Các thiết bị loa đài bạn nên đặt ở hai bên sân khấu đủ để cung cấp âm thanh vừa đủ với không gian hội trường và số lượng khách mời. Do đó khi thiết kế layout cho các sự kiện đơn giản, bạn chỉ cần chừa chỗ trống cho vị trí đặt các thiết bị cần thiết và giúp cho việc đi đường dây điện dễ dàng, thuận tiện hơn.

Đối với những sự kiện có quy mô lớn hơn và có nhiều hạng mục tổ chức như biểu diễn nghệ thuật, lễ ra mắt sản phẩm, chương trình âm nhạc, tiệc cuối năm, gala dinner… sẽ yêu cầu một hệ thống kỹ thuật cao hơn. Trước khi sự kiện diễn ra, bạn cần trao đổi với đạo diễn, biên tập chương trình và bộ phận kỹ thuật sự kiện về việc bố trí lắp đặt các thiết bị để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của sự kiện.

Tùy thuộc vào loại hình sự kiện và layout khu vực tổ chức, bạn cần quan tâm đến vị trí lắp đặt các hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống loa âm thanh, màn hình LED, màn hình chiếu tại các khu vực sản tiếp đón khách, trên sân khấu, khu vực dùng tiệc, cổng ra vào sự kiện,… Một lưu ý khi setup các thiết bị đối với sự kiện có quy mô lớn là bạn phải phân bổ layout phù hợp mà vẫn giữ được các khoảng trống đủ cho các hạng mục cần biểu diễn, khu vực hậu đài, không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời tham dự sự kiện và đội ngũ thực hiện chương trình.

Diện tích của không gian tổ chức sự kiện

Để lắp đặt một hệ thống kỹ thuật tốt phục vụ cho quá trình tổ chức sự kiện, bạn cần phải khảo sát kỹ địa điểm thuê để tổ chức bao gồm layout các khu vực, kho bãi, phòng ốc, lối thoát hiểm, mức độ an ninh, nguồn điện nước,…và thiết lập mối quan hệ với quản lý chính cho thuê địa điểm.

Tổng diện tích của địa điểm thuê để tổ chức sự kiện sẽ quyết định đến việc bố trí, sắp xếp các hạng mục và ảnh hưởng đến việc lắp đặt các thiết bị cần thiết trong chương trình. Dựa vào diện tích của không gian tổ chức bạn sẽ tính toán được âm lượng đủ cung cấp cho khu vực tổ chức sự kiện và vị trí lắp đặt hiệu quả để âm thanh được truyền đi tốt nhất đến toàn bộ các khách mời có mặt tại sự kiện.

Đối với những sự kiện ngoài trời có quy mô lớn vài chục nghìn người, các khách mời ở xa sẽ không thể theo dõi được các hoạt động diễn ra trên sân khấu. Do đó bạn cần bố trí thêm màn chiếu lớn và lắp đặt một hệ thống âm thanh công suất lớn, chất lượng đủ để đáp ứng được toàn bộ khách mời. Song song với đó là việc đi đường dây điện, cách bảo vệ hệ thống dây điện an toàn không bị giẫm đạp, không gây nguy hiểm cho khách mời khi không gian tổ chức sự kiện là quá lớn và khó kiểm soát. Thông thường trong các sự kiện có quy mô lớn, dây điện sẽ được bọc chắc chắn bằng các áo bọc chuyên dụng cứng cáp, đi men theo lối đi của đội ngũ tổ chức sự kiện và hạn chế đi đường dây điện qua khu vực tập trung của khách mời.

Hệ thống thiết bị trong tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và cảm giác của khách mời tham dự. Do đó bạn cần nghiên cứu và tính toán cẩn thận khi thiết kế layout khu vực lắp đặt cho các thiết bị này.

Khu vực bàn điều khiển trung tâm

Khi thiết kế Layout cho khu vực tổ chức sự kiện, hầu hết chúng ta đều không để ý đến khu vực bàn điều khiển các thiết bị kỹ thuật nên sẽ có những trường hợp khi đang tổ chức chương trình khu vực này gây bất tiện cho sự kiện. Do đó, ngoài việc bố trí, sắp xếp các thiết bị kỹ thuật trên layout, bạn cần lựa chọn khu vực đặt bàn điều khiển thích hợp trong quá trình setup sự kiện.

Thông thường trong các sự kiện chuyên nghiệp, Vị trí đẹp nhất cho khu vực bàn điều khiển trung tâm luôn đối diện sân khấu và nằm trong khoảng hoạt động tốt nhất của các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Tuy nhiên trên thực tế khi tổ chức sự kiện có rất nhiều hạng mục khác cần được ưu tiên do đó bạn nên nghiên cứu và sắp xếp vị trí phù hợp cho khu vực này.

Trong một số trường hợp, khu vực bàn điều khiển không nhất thiết phải đặt ngay đối diện với trung tâm sân khấu mà hoàn toàn có thể lệch qua trái hoặc qua phải tùy layout thuộc vào người thiết kế layout sự kiện. Bạn chỉ cần đảm bảo sân khấu luôn nằm trong tầm quan sát của các kỹ thuật viên và đạo diễn để thuận tiện cho việc điều khiển các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho các hoạt động diễn ra trên sân khấu.

Đối với những sự kiện không đòi hỏi quá cao về hệ thống kỹ thuật, chúng ta có thể sử dụng hệ thống thiết bị có sẵn của địa điểm, khu vực bàn điều khiển thiết bị lúc này đa số sẽ nằm bên hông sân khấu đủ để người điều khiển quan sát các hoạt động diễn ra trên sân khấu. Riêng đối với các thiết bị âm thanh, bạn cần bố trí nhân sự trong đội ngũ tổ chức sự kiện phối hợp với đơn vị cho thuê địa điểm để cân chỉnh âm thanh cho phù hợp với không gian bên dưới của khách mời.

Những lưu ý khi setup hệ thống kỹ thuật trong tổ chức sự kiện

Để giảm thiểu những rủi ro, sự cố xảy ra khi setup hệ thống kỹ thuật trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo cho sự kiện được tổ chức hiệu quả và thành công nhất, bạn cần lưu ý các vấn đề sau:

Xây dựng kế hoạch dự phòng cho những rủi ro liên quan đến hệ thống kỹ thuật như cháy nổ, chập điện, rò điện hay đổ vỡ các thiết bị.
Trước khi thực hiện chương trình, nên rà soát kiểm tra bộ đàm trao đổi thông tin một cách kỹ lưỡng và setup các máy móc thiết bị phục vụ sự kiện một cách hợp lý.
Đảm bảo an toàn khi lắp đặt kỹ thuật các đường dây điện để tránh xảy ra sự cố rò rỉ, gây nguy hiểm cho khách mời tham dự sự kiện.
Nên sử dụng nguồn điện áp 3 pha ổn định để hệ thống thiết bị kỹ thuật có thể chịu tải tốt nhất cho quá trình phục vụ sự kiện.
Đối với các thiết bị khác như thiết bị âm thanh, thiết bị chiếu sáng, hiệu ứng sân khấu cần lựa chọn các thiết bị phù hợp với không gian sự kiện và đạt tiêu chuẩn chất lượng tốt để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách mời tham dự sự kiện đồng thời giảm thiểu các sự cố hỏng hóc, trục trặc không mong muốn.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, ấn tượng

HCMC Events tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và hội nghị, với đội ngũ chuyên nghiệp và đầy sáng tạo. Chúng tôi cung cấp dịch vụ toàn diện, cam kết tư vấn nhiệt tình và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

Với kinh nghiệm hơn 10 tổ chức các sự kiện lớn nhỏ cho các đối tác Vietcombank, Honda, Dat xanh Group, FLC Group,…HCMC Events chúng tôi tự hào là đơn vị uy tín, chất lượng hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp ấn tượng, sáng tạo và chuyên nghiệp nhất.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của chúng tôi cung cấp hoặc cần thêm sự tư vấn, thiết kế, báo giá trọn gói các dịch vụ tổ chức sự kiện hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội.

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.

Trên đây là tổng hợp các chia sẻ của HCMC Events chúng tôi khi làm việc thực tế về tầm quan trọng của layout đến hệ thống kỹ thuật và những lưu ý khi setup hệ thống kỹ thuật trong tổ chức sự kiện. Mặc dù đó không phải là tất cả những thông tin về hệ thống kỹ thuật trong tổ chức sự kiện nhưng đó là những điều cơ bản mà chúng tôi đúc kết được trong quá trình làm sự kiện cho các đơn vị doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng rằng những thông tin trên đã giúp bạn có một cái nhìn tổng quan nhất về layout tổ chức sự kiện và cách bố trí các hệ thống thiết bị kỹ thuật phục vụ cho sự kiện một cách hiệu quả nhất.